Het ‘nieuwe’ organiseren Jac Christis ( )

Het lectoraat Basisformatie: 0,8 fte lector en 0,4 docentonderzoekers Wat moet een lectoraat doen? Met werkveld onderzoeksvoorstellen ontwikkelen Daarvoor externe financiering zoeken (cofinanciering) Onderzoek met docenten en studenten uitvoeren Hoe meer financiering, des te groter het lectoraat (en omgekeerd)

De onderzoekslijnen Een onderwerp (Slim Organiseren) en drie lijnen: 1.Slim organiseren in het mkb (TB: minor Slim Produceren) 2.Slim organiseren in de zorg (MiZ: keuzevak Onderzoeksmethodologie) 3.Slim organiseren in het HBO Professionele leeromgevingen: KWP, IWP, …

Netwerken Regionaal: mkb, NPAL, COPE, Metaal Unie, MKB Noord Nationaal: HAN (lectoraat WCP), USI, LIN Internationaal: KU Leuven, Flanders Synergy, STSRT, EUWIN, GLOWIN, QRM center Lectoraat: Lean/QRM centrum Groningen?

Wie organiseren slim?

Resource versus flow efficiency Traditionele organisaties Belangrijkste verspilling: capaciteitsbuffers Functionele structuur Complexe planning Moeizame kwaliteit Tijdbuffers: lange doorlooptijden Nieuw organisaties Belangrijkste verspilling: tijdbuffers Flow structuur Pull planning Continu verbeteren Capaciteitsbuffers

Buurtzorg Nederland Opgericht in 2006 door Jos de Blok uit ontevredenheid met traditionele organisatie van de thuiszorg –Spectaculaire organische groei: van 1 naar meer dan 900 wijkteams in paar jaar ( werknemers) –Spectaculaire resultaten: betere zorg tegen lagere kosten en uitdagender werk –Vele prijzen: beste werkgever, beste ondernemer, slimste ICT Basisidee: organiseer zodanig dat professionals hun beroep weer kunnen uitoefenen. Hoe ziet dat er uit? Quick Response Manufacturing, Jac Christis316 april 2015

Hoe ziet dat eruit? Op bezoek bij Buurtzorg Nederland Quick Response Manufacturing, Jac Christis416 april 2015

Functionele structuur Aanmelding Ondersteuning Intake/indicatie Planning X 1…n X 1…n ABCDEF Quick Response Manufacturing, Jac Christis516 april 2015

Functionele fabriek: organogram Directie Voorbereiding Productie Ondersteuning Boren FrezenLassen Assem- bleren Draaien Quick Response Manufacturing, Jac Christis616 april 2015

Functionele fabriek: afhankelijkheden Directie Voorbereiding Productie Ondersteuning Boren FrezenLassen Assem- bleren Draaien Quick Response Manufacturing, Jac Christis716 april 2015 Opslag

12 Functionele structuur Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Suri: dat gaat fout! MinimizeBreak into simpleLow skills costs(specialized) stepsLow wages Minimize resourcesMangers:Functional maximize efficiencyminimize costdepartments EnsureLong feedbackPoor quality backlogloops,Long lead times batchingbacktracking,and expeditingOOOPS! High Costs Quick Response Manufacturing, Jac Christis916 april 2015

Het gelijk van Suri Ontevreden wijkverpleegkundigen en verzorgenden, want –Slechte zorg: 40 verschillende mensen komen bij mijn demente bejaarde moeder over de vloer –Dure zorg door (1) hoge overhead en (2) lage productiviteit (veel onderweg) –Slecht werk: een activiteit bij vele verschillende cliënten Oorzaak: –Complexe productiestructuur, want erg arbeidsdelig –En dus gecentraliseerde besturingsstructuur Resultaat: complexe organisatie met eenvoudige functies Quick Response Manufacturing, Jac Christis1016 april 2015

Suri: hoe moet het dan? Cost-basedTime-based (schaalvoordelen)(flow voordelen) 1.Organization: FunctionalCellular (cross functional) 2.Management: Top-downTeam controlownership 3.Team members: Narrow,Cross- specializedtrained 4.QRMindset: Efficiency andRelentless focus utilization goalson MCT reduction Quick Response Manufacturing, Jac Christis1116 april 2015

Wat doet Buurtzorg Nederland? Wijkteams: geïntegreerd zorg voor beperkt aantal soortgelijke cliënten (dezelfde wijk) met verschillende zorgvragen Hoofdkantoor Wijkteam Wijkteam Web community Quick Response Manufacturing, Jac Christis1216 april 2015

Het gelijk van Suri Tevreden wijkverpleegkundigen en verzorgenden, want –Betere zorg, want minder gezichten (maar hogere salarislasten) –Goedkopere zorg (minder overhead, minder onderweg, meer preventie) –Leuker werk, want geïntegreerde functies Ontwerpstrategie: vereenvoudigen productiestructuur (fabriek in fabriek, school in school, ziekenhuis in ziekenhuis) als voorwaarde voor decentraliseren besturingsstructuur Resultaat: eenvoudige organisatie met complexe functies Quick Response Manufacturing, Jac Christis1316 april 2015

Achterliggende principe ‘Economies of flow’, gericht, niet op reduceren kosten per uur, maar op creëren waarde voor de cliënt Functie integratie (dus hogere loonkosten) Decentralisering besturing naar de teams Voorwaarde voor continue analyseren, verbeteren en vernieuwen Resultaat: door reduceren complexiteit lagere kosten en hogere kwaliteit Eenvoudige organisatie met complexe functies 13

Revolutionizing home care Ernst &Young: business case analyse: 1.Minder uren per cliënt per jaar 2.Kortere doorlooptijden (mensen sneller uit de zorg) 3.Afname ongeplande (crisis) zorg 4.Hogere productiviteit (productieve uren) 5.Hogere loonkosten, maar minder werknemers 6.Beduidend lagere overhead 7.Lager ziekteverzuim en verloop Conclusie: toepassing door alle thuiszorginstellingen zou leiden tot kostenbesparing van 2 miljard Euro Quick Response Manufacturing, Jac Christis1416 april 2015

Organisatieontwerp Elke organisatie heeft een primair proces met een 1.Productiestructuur: groeperen uitvoerende taken 2.Besturingsstructuur: groeperen regelende taken Functies in de uitvoering: Maken (van product of dienst) Voorbereiden (van maakproces) Ondersteunen (van maakproces) Logische volgorde regels Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

(1) Productiestructuur Mintzberg over hoofdvormen van groeperen Primaire proces is middel voor realiseren doel Doel: realiseren van gevraagde orders (klant met wens) Middel: activiteiten die in proces uitgevoerd worden Groeperingscriteria: op middel (activiteiten) of doel (orders) 1.Op middel: gelijksoortige bewerkingen (functioneel) 2.Op doel: gelijksoortige orders (marktgericht) 2.1. Gelijksoortige producten (product-based) 2.2. Gelijksoortige klanten (customer-based) 2.2. Gelijksoortige projecten (project-based) Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

23 De organisatie van het proces 1.Organiseren: dwars op het procesx,y,z 2.Organiseren: rond soortgelijke ordersxyz ABCDE abcdabcd abceabce bcdebcde

Organisatieontwerp in de zorg De ontwikkelingsfasen: 1.Functionele structuur: organiseren rond soortgelijke activiteiten (specialismen). De patiënt verdwijnt uit het zicht 2.Zorgpaden: het proces dat patiënten met soortgelijke aandoeningen volgen door de functionele structuur 3.Zorgprogramma’s: marktgericht (patiëntgericht) organiseren rond patiënten met soortgelijke aandoeningen 24

Matrix structuur 16 april 2015Quick Response Manufacturing, Jac Christis1

Decentraliseren Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Cross-functionele cellen: fabriek en (!) kantoor Offerte team Order team AcquisitieOrderverwerking AanvragenbeoordelingPlanning CalculatieConstrueren OfferteWerkvoorbereiding Inkoop Expeditie Fried Kaanen: senior Algemene Zaken en Junior Offerte team Teamleden TakenFr Jan He T1S J M T2J M S … TnJ S J 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis