Opzetten van programma’s: Hoe doe ik dat?

Essenties Programmatisch Creëren Gedeelde en doorleefde visie Gecommitteerde opdrachtgever die strategische keuzen maakt Vertrouwen in competenties van teamleden en aandacht voor commitment aan programma Balans in aandacht voor zowel externe & interne aspecten en persoonlijke & teamaspecten Sturen naar doelen vanuit energie en co-creatie Maatwerk

Onderdelen Workshop: Starten! Bewuste keuze voor een werkwijze die bij het vraagstuk past Fasering van een programma Fase van visievorming Maatwerk: do’s and dont’s

Onderdelen Workshop: Starten! Bewuste keuze voor een werkwijze die bij het vraagstuk past Fasering van een programma Fase van visievorming Maatwerk: do’s and dont’s

Inspanningsverplichting Resultaatverplichting STUREN OP EFFICIËNCY CONCREET RESULTAAT DOEL ZOEKEND SPECIFIEKE DOEl TRIAL AND ERROR

Concreet beschreven resultaat Concreet beschreven doelstelling   Routine Project Programma Creatief proces Improvi-satie Uitkomst Repeterend vraagstuk ‘voorspelbaar’ product Concreet beschreven resultaat Concreet beschreven doelstelling Verkennend en doelzoekend Vinden van oplossingsrichting Voorspel-baarheid Voorspelbaar Tot redelijk niveau voorspelbaar Beperkt voorspelbaar Onzeker Zeer onzeker Tijds-horizon Voortgaand, repeterend Tijdelijk, vooraf bepaald, veelal redelijk beperkt in doorlooptijd Tijdelijk, vooraf globaal bepaald, einde wanneer mogelijk Tijdelijk, einde moeilijk te voorzien Tijdelijk, afhankelijk van uitkomsten van acties Kern van activiteiten Repeterend en bekend Redelijk strak geprogrammeerd en gepland In fasen, belegd in projecten en activiteiten ‘Wyberen’, divergeren, convergeren (kennen en kiezen) Trial and error-aanpak Omgeving Bekend, stabiel systeem Bekend Open systeem, spelers deels bekend Open, spelers te ontdekken Open, onvoorspelbaar

Wat is een programma? INSPANNINGEN

Gevoel van voortgang en dat er iets bereikt wordt Focus INSPANNINGEN Energie en commitment

Bewust kiezen Is kiezen voor een sturingsfilosofie die past bij het type vraagstuk Scheidt WHY, WHAT in de startperiode met het HOW Theorie en de levende praktijk: spelregels helpen Vanaf de start balans in aandacht voor alle 4 de domeinen van het creatielemniscaat

Onderdelen Workshop: Starten! Bewuste keuze voor een werkwijze die bij het vraagstuk past Fasering van een programma Fase van visievorming Maatwerk: do’s and dont’s

Evaluatie & verant-woording Eilanden van reflectie Initiëren Definiëren Realiseren =Afsluiten Fase 1 Fase 2 Fase 3 Programma- opdracht Programma- contract 1ste fase-plan 2de fase-plan 3de fase-plan Evaluatie & verant-woording Doel reali-satie Dirigeren door opdrachtgever Sturen uitvoering door projectleiders en anderen programmamanager Sturen op doel- realisatie door 12 12

OPDRACHTGEVER VAN HET PROGRAMMA Opdrachtgever METASTURING Opdrachtnemer PROGRAMMAMANAGER Opdrachtgever METASTURING Opdrachtgever Opdrachtnemer PROJECTLEIDERS & LIJNMANAGERS STURING UITVOERDERS. MEDEWERKERS

PROGRAMMACONTRACT PROJECTCONTRACTEN OPDRACHT-GEVER VAN HET PROGRAMMA PROGRAMMACONTRACT PROGRAMMA-MANAGER PROJECTCONTRACTEN PROJECT-LEIDER PROJECT-LEIDER PROJECT-LEIDER PROJECT-LEIDER

DOELGERICHTHEID REALISEREN DOELEN DOELMATIGHEID GEBRUIK VAN MIDDELEN CULTUUR EN SFEER VAN SAMENWERKING OMGEVINGSMANAGEMENT RISICOMANAGEMENT

Ontwikkelen programma Initiëren Definiëren tijd 16 x maanden tijd Programma- opdracht contract 1ste faseplan Ontwikkelen programma Algemene programmacontract Scope Visie Doelenboom Programmaorganisatie Middelen en sturing Omgevings- en risicoanalyse Communicatiestrategie 1ste faseplan DIN 1ste fase Begroting en middelen Organisatie en werkwijze 1ste fase Specifieke risico’s 1ste fase Programmaopdracht Context Visie/Doelen Randvoorwaarden Betrokken actoren Eigenaarschap Afspraken voor definitiefase 16

Scope programmacontract Initiëren Definiëren Realiseren Afsluiten Fase1 Fase 2 Fase 3 x maanden Doelen bereikt Programma- contract Programma- evaluatie en verantwoor-ding. Programma- opdracht 1ste faseplan 2de faseplan 3de faseplan Scope faseplannen tijd 17

Fasering Vier mijlpalen met externen en de lijn Neem voldoende tijd voor de initiatieffase (luwte is een voordeel!) Organiseer PSU, PFU en PCU Haal gedoe naar voren; het komt er toch

Onderdelen Workshop: Starten! Bewuste keuze voor een werkwijze die bij het vraagstuk past Fasering van een programma Fase van visievorming Maatwerk: do’s and dont’s

visie strategisch programmadoel Operationeel Doel 1 Producten Inspanningen Deliverables Achievements Resultaten Activiteiten Projecten Doel 2 Doel 3 Doel 4

Er wordt substantiële bezuiniging op de kosten van kantoorruimte De medewerkers krijgen meer ruimte in waar en wanneer zij hun werk doen. Dit moet leiden tot hogere werktevredenheid Er wordt substantiële bezuiniging op de kosten van kantoorruimte De scores over werktevredenheid gaan in 3 jaar met minimaal 1 punt omhoog   Het ziekteverzuim is in 3 jaar met 1 % verlaagd   In drie jaar gaat ruimtebeslag per medewerker terug van 0.8 naar 0.6 werkplek per fte.   De werkplekkosten per medewerker worden in 3 jaar teruggebracht met 20 %   Het aantal reiskilometers van medewerkers wordt in drie jaar met 20 % gereduceerd.   Traject workshopper team om af-spraken te maken over HNW Opleiding managers op gebied resultaat-gericht werken Communi-catie-campagne Program-ma van eisen voor aanpassing huisvesting Helpdesk voor medewerkers die op afstand werken Aanschaf laptops en smart-phones Workshops voor secreta-resses Aangepaste ICT infra-structuur

visie Strategisch programmadoel Leidt tot resultaten Concrete effecten Operationeel Doel 1 Producten Inspanningen Projecten Resultaten Activiteiten Doel 2 Doel 3 Doel 4 Leidt tot resultaten Concrete effecten Ideale effecten Streven, ambitie commitment, energie

Doel en resultaat Doel: Duidelijk omschreven ambitie Afgeleid van visie en missie van de organisatie Richtinggevend voor besluitvorming en gedrag Inspirerend en motiverend Voorbeeld: Vergroten van het gevoel van veiligheid van de bewoners van stad X met 10% in 2012 Resultaat: Concreet product of dienst Duidelijk wanneer het klaar is Vrijwel altijd tastbaar Voorbeeld: een wetsvoorstel, een informatiesysteem, een afwegingskader

Visievorming Geen eendaagse klus Spreek beide hersenhelften aan Blijf sturen op doelen en commitment vanuit die visie Betrek relevante partners

Onderdelen workshop: Starten! Bewuste keuze voor een werkwijze die bij het vraagstuk past Fasering van een programma Fase van visievorming Maatwerk: do’s and dont’s

Sturen op basis van regie met budget vanuit bevoegd- heden Sturen op basis van regie Budgetbeheer bij programmamanager Directe aansturing van de uitvoering door de programmamanager volledig geen

Bescherming kernwaarden Wat is een goed proces? Een open proces Waarin partijen veiligheid wordt geboden door hun kernwaarden te respecteren en te beschermen Dat voldoende prikkels voor voortgang en vaart kent Dat voldoende garanties voor inhoudelijke kwaliteit van de resultaten biedt. Openheid Bescherming kernwaarden Voortgang inhoud

Wat is openheid Initiatiefnemer neemt geen eenzijdige besluiten; Anderen worden in de gelegenheid gesteld om de besluitvorming mede richting te geven; Openheid heeft betrekking op de vraag wie meedoet en op de vraag wat er op de agenda moet komen

Collega Programma- managers Baas Lijn- managers Projectleiders Opdrachtgever Externe stakeholdders

De kwaliteiten van de programmamanager Effectief kunnen opereren, zonder positiemacht, sanctiemacht of steun van de management hiërarchie De vaardigheid om vertrouwelijke relaties te ontwikkelen Respect voor zowel het proces als voor de inhoud De vaardigheid om dwars door functies, organisaties en niveaus te opereren. Formele macht wordt als nadeel beschouwd. Inhoudelijke en procesmatige deskundigheid zijn even belangrijk.

De paradoxale eigenschappen van de programmamanager Externe drive Interne verankering Empatisch vermogen Overzicht en onafhankelijkheid Analytisch vermogen Persoonlijk contact Lef Respect voor posities en belangen Initiatief tonen Anderen laten schitteren Creatief en flexibel Sturen Authentiek Adaptief

Maatwerk Kies niet alleen bewust voor een werkwijze maar wees ook bewust van programmavarianten Schaap met de 5 poten Niet iedere programmamanager is geschikt voor ieder programma Vertrouwen is essentie!

Voorwaarden voor een succesvol programma Basis ligt in verbinding, zingeving en creatie Werken aan commitment Werken vanuit gemeenschappelijke visie die Energie creëert en verbindt. Balans in verbinding tussen omgeving, persoonlijke drijfveren, teamsamenwerking en vormgeven met “harde” methodes en middelen Bewuste keuze in werkwijzen Maatwerk door varianten in programma’s

Do’s and dont’s Ieder vraagstuk op dezelfde manier sturen Kies bewust voor een werkwijze Collectieve intake Onderscheidt wat en hoe Betrek partners, bestuurslagen en managementniveaus Maak een contract Doorbreek patronen Zowel inhoud en proces Onafhankelijk belangen behartigen Ieder vraagstuk op dezelfde manier sturen Bilateraaltjes Thuisbasis voortrekken Te SMART Lijn buiten spel zetten Circus optuigen Expert zijn Details voor OG