Benchmarking is een instrument dat organisaties in staat stelt de kwaliteit van het eigen werk te beoordelen

project De veranderende Bibliotheek

Agenda Aanleiding Doel en aanpak van het project Projectorganisatie Inleiding benchmarking Resultaten tot dusver Verplichtingen? Afsluiting

Aanleiding (1) opstap naar op leveren instrumenten Rol van Richtlijn & Koepelconvenant Richtlijn heeft hoog abstractieniveau dus instrumenten nodig: Rekeningschema Model voor kostentoerekening BIS-enquête (inclusief BIS) Benchmarkmodel Gericht op toekomst en nieuwe bibliotheekfunctie Van de branche voor de branche

Aanleiding (2) samenhang tussen instrumenten model voor kostentoerekening Be ark Overige financiële trajecten Ontwikkeling Gebruik en toepassing Overige financiële trajecten Rekeningschema/model voor kostentoerekening BIS-enquête BIS Bench -mark Prestatie indicatoren

Aanleiding (3) samenhang met andere projecten/instrumenten Kerncijfers Budgetsubsidiëring Benchmark en Actualiseren financiële instrumenten Vernieuwings agenda Certificering De veranderende bibliotheek

Doel en aanpak van het project doel/concrete resultaten Rekeningschema & model voor kostentoerekening Uitgangspunt is bestaande rekeningschema Aanpassen aan / geschikt maken voor Richtlijn, BIS & benchmarkmodel Rekening houdend met budgetsubsidiëring en kerncijfers BIS & BIS-enquête Uitgangspunt is bestaande BIS (-enquête) Aanpassen aan benchmarkmodel / kengetallen & prestatie-indicatoren Benchmarkmodel Uitgangspunt zijn kengetallen & prestatie-indicatoren Op basis van uitkomsten workshops

Projectorganisatie Tweetal workshops, gericht op bepalen prestatie- indicatoren (medio april / mei) Werkgroep BIS/Benchmark Definitie benchmarkmodel (juni) Bouwen en testen benchmarkmodel (augustus / september) Actualiseren BIS (augustus / september) Werkgroep Financiële Standaarden Actualiseren financiële instrumenten (juli t/m september) Pilotbibliotheken Toetsen benchmarkmodel / BIS (november) Stuurgroep besluit

Projectorganisatie (2) aanpak – invulling stuurgroep Stuurgroep Marianne Bakker (OB Rivierenland) Mari Nelissen (OB Maasland) Wim Schouten (OB Amsterdam) Luit Postma (OB Zuid Oost Friesland) Gerard van Dijk (VOB) Carin Klompen (VOB) Wim Kamerman (PBV) Naomi Deegenaars (PBV) Frank Alberse (M&I/partners) Sanneke van der Linden (M&I/partners)

Projectorganisatie (3) aanpak – invulling werkgroep Annelies Stumpel Arie de Jong Bas Pool Cedric Stalpers Cees Geerhold Harm Smit Herman Horst Jeanette Braam Joost Slager Like Lindeboom Marieke Voorn Naomi Deegenaars Sanneke van der Linden Suus de Jong Twan Roghmans

Inleiding benchmarking (1) VNG:‘Benchmark en is juist nuttig voor gemeenten’ ‘Benchmarking is breder dan alleen de benchmark. Het gaat om het verhaal erachter, het inzicht in de mogelijkheden om beter te presteren’ BZK: ‘Benchmarken: Verrijken door Vergelijken’ ‘The proof of the pudding is – as ever – in the eating; bon apetit’

Inleiding benchmarking (2) verschillende ‘smaken’ Meerdere soorten benchmarking: Gericht op toezicht en verantwoording Gericht op vergelijken Gericht op leren Waar gaat het om bij benchmarking in “onze” context? Het verhaal achter de cijfers staat centraal Onderkennen van verschillen staat niet centraal, maar leren van elkaar Doelstelling is organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering (verhogen van kwaliteit van bedrijfsvoering en dienstverlening)

Inleiding benchmarking (3) ervaringen in andere branches Ervaringen bij benchmarking in andere branches: Vergelijking met soortgenoten helpt Het verhaal achter de cijfers is het belangrijkste element

Inleiding benchmarking (4) stuurinformatie Vraag: waarom benchmarking / prestatie indicatoren? Antwoord: om te kunnen sturen! activiteiten meteningrijpenvergelijken sturen

Inleiding benchmarking (5) definitie van uitkomsten ‘De vergelijkende bibliotheek’ Wat is er, als het klaar is? Instrument ter ondersteuning van analyse van gegevens Op basis van prestatie indicatoren Kwalitatieve en kwantitatieve gegevens  Benchmarkmodel Inclusief aanvullende ondersteunende instrumenten Geactualiseerd rekeningschema Geactualiseerd model voor kostentoerekening Geactualiseerd BIS (inclusief BIS-enquête) Ondersteunend materiaal

Inleiding benchmarking (5) Schematische weergave

Resultaten tot dusver (1) prestatie indicatoren Prestatie indicatoren zijn onderkend Nadere uitwerking in werkgroep BIS/benchmark Voorlopig lijstje prestatie indicatoren collectie (fysiek) toegang tot informatie rol in ontsluiting van informatie werksfeer personeelsbestand imago en bekendheid samenwerking met onderwijsinstellingen partner in het netwerk programma- & cursusaanbod Faciliteren van ontmoeting en debat uitleenfunctie

Resultaten tot dusver (2) wat doen we nu? Op basis van prestatie indicatoren benchmarkmodel maken Concreet: invulling geven aan prestatie indicatoren dmv kengetallen Discussies over scope, haalbaarheid, beeldvorming tav benchmarksysteem Status: concept benchmarkmodel

Resultaten tot dusver (3) hoe verder? November/december: opbouw van de financiële standaarden December/januari: bouw van het benchmark model Februari: Start van pilot Medio 2007: Uitrol via de provinciale organisaties

Verplichtingen? Brief 2 augustus van VOB Beleidsprioriteiten t.b.v. de provinciale marsroute plannen 2007 Concrete en resultaatgerichte afspraken als toetsingskader voor de toekenning van de beschikbare rijksmiddelen voor bibliotheekvernieuwing

Onderwerpen Collectiebeleid Digitale bibliotheek Kwaliteit van de dienstverlening Functionele verbreding Provinciale netwerkvorming

Kwaliteit van dienstverlening Certificering Gebruikersrelaties ( marketing) Kwaliteitszorg Benchmarking Personeelsbeleid

Benchmarking Eind 2007 is 75% van de bibliotheken de bedrijfsadministratie ingericht op het uitvoeren van benchmarking Voor eind 2008 is benchmarking integraal onderdeel van de bedrijfsvoering

Afsluiting Bij wie kun je terecht voor vragen/opmerkingen? Deelnemers stuurgroep en werkgroep VOB (Gerard van Dijk/Carin Klompen) PBV (Wim Kamerman/Naomi Deegenaars) Frank Alberse/Sanneke van der Linden ( )