De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis Kwaliteitssysteem.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis Kwaliteitssysteem."— Transcript van de presentatie:

1 Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis Kwaliteitssysteem

2 Overzicht voorstelling Inleiding Het kwaliteitsdecreet Begrippen Kwaliteit - kwaliteitssysteem SMK’s Gebruiker Kwaliteitshandboek In de praktijk Discussie

3 Situering Jullie zijn toekomstige beleidsvoerders. Kwaliteitsdenken is een realiteit in welzijns- en gezondheidszorg. Inhoudelijke werking wordt ingekapseld in dit kwaliteitsbeleid. Aantoonbaarheid is voor de OH een must. Planning, strategisch denken…

4 Het kwaliteitsdecreet  29 april 1997 Kwaliteitszorg binnen de welzijnsvoorzieningen  Iedere erkende voorziening is verplicht een kwaliteitsbeleid te voeren  Achtergronden:  Visie op beleidsvoering  Bedrijfsvoering – management  Zorginhoudelijk  Overheidsbeleid

5 1 januari 2003 kwaliteitssysteem is van toepassing: aantonen dat we voldoen aan de kwaliteitseisen die de overheid opgelegd heeft (SMK)

6 Wat is kwaliteit? De mate waarin de werkelijkheid overeenstemt met de wenselijkheid

7 Zorg voor kwaliteit Kwaliteitszorg Individueel Intuïtief Indrukken Persoonlijke ambitie Gezamenlijk Planmatig Aantoonbaar Ambitie van de organisatie

8 De gebruiker Is de persoon die beroep doet op de hulp- en dienstverlening van de voorziening. Impliciet worden ook de wettelijke vertegenwoordigers en/of de vertrouwenspersonen en/of belangrijke derden van de gebruiker bedoeld, met inbegrip van de plaatsende instanties bij gedwongen hulp en dienstverlening.

9 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen Sturen de inhoudelijke beoordeling van het kwaliteitsbeleid dat de overheid voorschrijft  5 artikelen 1. Gebruikersgerichtheid 2. Maatschappelijke aanvaardbaarheid 3. Doeltreffendheid 4. Doelmatigheid 5. Continuïteit

10 1. Gebruikersgericht 1.1 Overleg tussen gebruiker en voorziening 1.2Duidelijkheid van het aanbod 1.3Respectvolle bejegening van de gebruiker 1.4Hulp- en dienstverlening op maat van de gebruiker 1.5Tevredenheid van de gebruiker

11 2. Maatschappelijke aanvaardbaarheid 2.1Maatschappelijke integratie van de gebruiker 2.2Niet-discriminerend 2.3Regionaal overleg 2.4Veiligheid en gezondheid

12 3. Doeltreffend 3.1Kwaliteitsbeleid 3.2Planmatig en methodisch handelen 3.3Kennis 3.4Corrigerende en preventieve maatregelen 3.5Personeel 3.6Organisatiestructuur 3.7Kwaliteitshandboek

13 4. Doelmatigheid 4.1Overlegkanalen 4.2Interdisciplinaire werking 4.3Evaluatie van ingezette middelen 4.4Financiële middelen

14 5. Continuïteit 5.1Aanmelding 5.2Naadloosheid 5.3Samenwerking met derden 5.4Doorverwijzing 5.5Beëindiging 5.6Informatieoverdracht

15 Opbouw Tijdsnood Handleiding gebruiken Vallen en opstaan… Documenten steeds weer verbeteren en vollediger maken Kloof tussen praktijk en boek zo klein mogelijk houden. Overleg en afwegen

16 Kwaliteitssysteem 1.Vastleggen van kwaliteit  Procedures - richtlijnen - voorschriften – afspraken en methoden vastleggen… 2.Verbeteren van kwaliteit  Registreren - observeren - bespreken - vorming - evalueren - auditen… 3.Behouden van kwaliteit  Vasthouden van verbeteringen  Aantoonbaar maken van wat we doen, naar binnen en naar buiten

17 Kwaliteitshandboek Het document waarin het kwaliteitsbeleid is vastgelegd en waarin het kwaliteitssysteem van de welzijnsvoorziening is beschreven.

18 Doel van het kwaliteitshandboek  Kwaliteitszorg  Transparant maken van de werking van onze organisatie. Zowel naar binnen als naar buiten toe.  Aantoonbaar maken van de SMK’s naar de inspectie

19 Kwaliteitshandboek  Toepassingsgebied  PIH Tehuis  Verspreiding van het kwaliteitshandboek  Boek met goedgekeurde documenten bij het diensthoofd  Boek aan het onthaal  Op iedere pc van het personeel

20 Werken met het kwaliteitshandboek  Handboek is een handleiding zijn voor iedere medewerker  Handboek moet de weergave zijn van wat we effectief doen.  Het werken met het handboek is geen discussie binnen de organisatie

21 Werken aan het handboek  Het handboek moet een weergave worden van de ideëen, de ervaring en de kennis die in onze organisatie gehanteerd worden.  Het handboek is nooit af. Het is de foto ( =handboek) uit de film (=kwaliteitsysteem).  Discussie,verantwoordelijkheid, kritische geest, fouten herkennen en erkennen zorgen voor aanpassen en verbeteren van de inhoud van het handboek.

22 De beschrijvenden hoofdstukken van het kwaliteitshandboek  Verplicht: 1. Inleiding 2. Kwaliteitsbeleid 3. Kwaliteitsplanning 4. Kwaliteitssysteem

23 1.Inleiding 1.1Structuur van het kwaliteitshandboek Boek - PC - Website 1.2Beschrijving van het aanbod van de voorziening Doel Historiek Aanbod van de voorziening Plaats en omgeving Samenwerkingsverbanden van het tehuis.

24 2.Kwaliteitsbeleid 2.1Opdracht, doelstellingen en visie van de organisatie Missie: de opdracht of de bestaansreden van de voorziening Visie: Verklaring waarin wordt beschreven wat de voorziening wil zijn op lange termijn ( pedagogisch concept) Objectieven Waarden: opvattingen en verwachtingen die het handelen bepalen 2.2Kwaliteitseisen of SMK’s

25 3.Kwaliteitsplanning in PIH Per werkingsjaar: september tot september Structuurmodule Materieel – financieel – inhoudelijk Procesmodule M.b.t. medewerkers: v.t.o. M.b.t. de organisatie: Swot –analyse Productmodule Interne audits Tevredenheidsmeting organisatieklimaatindex

26 4.Kwaliteitssysteem overzicht 4.1.Organisatiestructuur 4.2.Verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsbeleid 4.3.Overzicht en werking van de overlegorganen 4.4.Deelname aan externe overlegorganen 4.5.Middelen 4.6.Overzicht van de procedures

27

28 4.2.Verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsbeleid: Kwaliteitscoördinator: Systeembeheerder van het handboek Voorbereiden en opvolgen van de kwaliteitsplanning Methodische bijstand inzake kwaliteit aan alle medewerkers Organisator van interne audits Begeleiden externe audits ( inspecties) Preventieve en corrigerende en maatregelen aansturen

29 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen Interne overlegorganen Externe overlegorganen Collectieve overlegorganen Provinciale overlegorganen

30 4.5. Middelen Overzicht personeel Financiële middelen Gebouwen en inrichting Uitrusting Technieken en methoden Met betrekking tot de hulp en dienstverlening Met betrekking op de organisatie Provinciale diensten

31 Operationele delen van het kwaliteitshandboek

32 Procedures P.  Is de weergave van afspraken tussen medewerkers van verschillende afdelingen of functies betreffende bepaalde routines.  De procedure is gericht op het coördineren van activiteiten over de afdelings- en disciplinegrenzen heen.  Van procedures wordt verwacht dat ze duidelijkheid brengen in de organisatie.

33 Verplichte procedures 1. Intake 2. Opstellen handelingsplan 3. Uitvoeren evalueren en bijsturen handelingsplan 4. Beëindigen handelingsplan 5. Collectief overleg 6. Toetsen van tevredenheid 7. Klachtenbehandeling 8. Corrigerende en preventieve maatregelen 9. Selecteren en aanwerven van personeel 10. Vormen en trainen van personeel 11. Ondersteunen en evalueren van personeel 12. Periodiek evalueren van de middelen 13. Beheren van de documenten van het handboek 14. Interne audits 15. Het beoordelen van het kwaliteitshandboek

34 P.13 Het beheren van de documenten van het KHB  Opstellen van een document  Eigenaar van een document : bevoegde persoon en/of personen  Proceseigenaar: Kwaco  Verantwoordelijk voor het beheerssysteem  Kwaliteitscoördinator  Verantwoordelijke voor de documenten  Beoordeling en goedkeuring: Staf  Bevoegde overheid  Mandaathouder van het kwaliteitssysteem

35 P.1 Intake Definiëring: Intake is het proces van informatie-uitwisseling tussen hulpvrager en hulpverlener dat een inleiding op de hulpverlening vormt. Proceseigenaar: psychologisch assistente

36 P.2 Opstellen handelingsplan Binnen 3 maand na opname Specifiek handelingsplan Algemeen handelingsplan In de onthaalunit Proceseigenaar: psycho-pedagogische dienst

37 P.3 Uitvoeren evalueren en bijsturen van het handelingsplan Jaarlijkse algemene ( multidisciplinaire) evolutiebespreking Permanent en aantoonbaar uitvoeren en evalueren en bijsturen per discipline Unit A en B en in het buitenhuis. Proceseigenaar: psycho-pedagogische dienst

38 P.4 Beëindigen handelingsplan In overleg met de gebruiker Beëindiging onder druk Proceseigenaar: Sociale dienst - psycho-pedagogische dienst

39 P.5 Het organiseren van collectief overleg  Naar gebruikers  Bewonersraden  Gebruikersraad  Bevraging gebruikers  Ideëenbus Proceseigenaar: Kwaco  Naar personeel  Programmatievergadering  Themavergadering  Hoc en Boc

40 P.6 Het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers Wie of watFrequentieHoe Gebruikers: oudersjaarlijksEnquête Gebruikers: jongeren2 x per schooljaarEnquête Evalueren van activiteiten Op initiatief van organisator ( b.v. leefgroep) Evaluatie- formulier (ontwikkelen) Vakantie- activiteiten jaarlijksBevraging jongeren + personeel Proceseigenaar: Kwaco

41 P.7 Het afhandelen van klachten van gebruikers  Definiëring:  Een klacht is een uiting van onvrede of ongenoegen over een behandeling of bejegening die door de gebruiker als onjuist wordt ervaren  Soorten klachten:  Mondeling – Schriftelijk  Policy:  Een klacht is een kans tot verbeteren  Proceseigenaar: diensthoofd

42 Klachten afhandelen WatWieHoeAantonen Je ( aan-) hoort een klacht Iedere medewerker van de organisatie Je beantwoordt de klacht Aanbod doen om klacht schriftelijk in te dienen Doorgeven Via logboek en briefing Rechtstreeks aan het diensthoofd Klachten beoordelen StafledenBespreking op de wekelijkse stafvergadering Klachtenregister en eventueel klachtendossier Klachten afhandelen Diensthoofd Proceseigenaar Analyse van de feiten Omstandigheden evalueren Mogelijke oorzaken Gegrondheid van de klacht Ernst van de klacht Klachtendossier Een klacht is een kans KwaliteitscelCorrigerende en preventieve maatregelen uitwerken Handboek

43 P.8 Het implementeren van preventieve en corrigerende maatregelen Er gaat iets fout: Zorg dat het in orde komt: corrigerende maatregel(-en) Zorg dat het niet opnieuw voorkomt: preventieve maatregel(-en) Proceseigenaar: Kwaco

44 Kwaliteitscel Wie: Verticale groep van medewerkers uit het tehuis  Wat: –Aanpassingen KHB verspreiden –Apelleren: aanbrengen van situaties die als een probleem worden gezien of ervaren.  Frequentie:  5 x per schooljaar

45 P.9 Het selecteren en aanwerven van personeel  Vastgelegd in  Administratief statuut  Reglement contractuelen  Proceseigenaar:  Personeelsdienst  Diensthoofd

46 P.10 Het vormen, trainen en opleiden van personeel  Vastgelegd in: Adminstratief statuut Reglement contractuelen  Proceseigenaars: Eerste stafdienst, vorming Diensthoofd

47 P.11 Het ondersteunen en evalueren van personeel  Functioneringsgesprekken en evaluaties  Vastgelegd in:  Administratief statuut  Reglement voor contractuelen  Proceseigenaar:  Dienst 12: werving en loopbaan

48 P.12 Het periodiek evalueren van de ingezette middelen  Middelen:  Personeel: b.v. functioneringsgesprekken  Proceseigenaren: diensthoofd, kwaco, boekhoudster  Financiële middelen: b.v.opmaken begroting  Gebouwen en inrichting: b.v. herinrichting leefgroepen…  Technieken en methoden:  Met betrekking tot de kerntaken: b.v. het drugbeleidsplan evalueren  Met betrekking tot de organisatie: jaarlijkse evaluatie per overlegorgaan

49 P.14 Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits  Een audit: een onderzoek waarbij een persoon ( auditor) op een objectieve wijze de toepassing van een procedure nagaat. Proceseigenaar: kwaco  Een kwaliteitsaudit: een onderzoek waarbij men niet alleen nagaat of we doen wat in onze afspraken en procedures staat maar ook of onze afspraken en procedures goed zijn.  Interne kwaliteitsaudit: het woord intern verwijst naar de initiatiefnemer voor de audit. Een interne audit wordt gepland vanuit de organisatie zelf. De auditor is niet noodzakelijk een persoon van de organisatie zelf. Het kan dus ook een externe persoon zijn die de audit uitvoert.  Externe audit: een auditonderzoek dat niet op initiatief van de eigen organisatie gebeurt.

50 P.15 Het beoordelen van het KHB  Inhoudelijke opbouw en goedkeuring van het kwaliteitshandboek: Diensthoofd Tehuis  Aansturen en bekrachten van het te voeren beleid: Opdrachthouder en bestuurder: Provincie Oost-Vlaanderen

51 Inspectie Vlaams Fonds Erkenningsaudit Om de 4 jaar  Opvolgingsaudit  Jaarlijks  Correctieaudit  6 maand na erkennings- of opvolgingsaudit  Ad hoc audit  Willekeurig

52 Auditrapport Grote afwijking De vaststelling dat niet voldaan wordt aan een SMK  (kleine) Afwijking  De vaststelling dat niet voldaan wordt aan een gedeelte van een SMK  Aandachtspunten  Vaststelling van een voor verbetering vatbaar element

53 Wat zit er nog in het handboek? Werkvoorschriften Formulieren Bijlagen

54 Werkvoorschriften W.  Is een weergave van afspraken tussen medewerkers van een zelfde afdeling of met dezelfde functie.  Een werkinstructie moet enkel worden beschreven als het ontbreken ervan problemen zou geven.

55 Formulieren F. Is een gestandaardiseerd invuldocument. Een registratie: is een ingevuld formulier

56 Bijlagen Documentering van het kwaliteitshandboek 1. Leefgroepdocumenten 2. Protocollen en reglementen 3. Lijsten en kalenders 4. Dossier en begeleiding 5. Functiebeschrijvingen 6. Reglementering overheid 7. Brochures intern 8. Medische documentering 9. Overlegorganen 10. Beoordelingsverslagen van het pedagogisch comité 11. Resultaten van peiling en onderzoek in PIH 12. Brochures van externe organisaties 13. Informatie over de school 14. Over het kwaliteitshandboek

57 In de praktijk……


Download ppt "Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis Kwaliteitssysteem."

Verwante presentaties


Ads door Google