Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis

Presentatie over: "Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis"— Transcript van de presentatie:

1 Provinciaal Instituut Heynsdaele Tehuis
Kwaliteitssysteem

2 Overzicht voorstelling
Inleiding Het kwaliteitsdecreet Begrippen Kwaliteit - kwaliteitssysteem SMK’s Gebruiker Kwaliteitshandboek In de praktijk Discussie

3 Situering Jullie zijn toekomstige beleidsvoerders.
Kwaliteitsdenken is een realiteit in welzijns- en gezondheidszorg. Inhoudelijke werking wordt ingekapseld in dit kwaliteitsbeleid. Aantoonbaarheid is voor de OH een must. Planning, strategisch denken…

4 Het kwaliteitsdecreet
29 april Kwaliteitszorg binnen de welzijnsvoorzieningen Iedere erkende voorziening is verplicht een kwaliteitsbeleid te voeren Achtergronden: Visie op beleidsvoering Bedrijfsvoering – management Zorginhoudelijk Overheidsbeleid

5 1 januari kwaliteitssysteem is van toepassing: aantonen dat we voldoen aan de kwaliteitseisen die de overheid opgelegd heeft (SMK)

6 De mate waarin de werkelijkheid overeenstemt met de wenselijkheid
Wat is kwaliteit? De mate waarin de werkelijkheid overeenstemt met de wenselijkheid

7 Zorg voor kwaliteit Kwaliteitszorg
Individueel Intuïtief Indrukken Persoonlijke ambitie Gezamenlijk Planmatig Aantoonbaar Ambitie van de organisatie

8 De gebruiker Is de persoon die beroep doet op de hulp- en dienstverlening van de voorziening. Impliciet worden ook de wettelijke vertegenwoordigers en/of de vertrouwenspersonen en/of belangrijke derden van de gebruiker bedoeld, met inbegrip van de plaatsende instanties bij gedwongen hulp en dienstverlening.

9 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen
Sturen de inhoudelijke beoordeling van het kwaliteitsbeleid dat de overheid voorschrijft 5 artikelen Gebruikersgerichtheid Maatschappelijke aanvaardbaarheid Doeltreffendheid Doelmatigheid Continuïteit

10 1. Gebruikersgericht 1.1 Overleg tussen gebruiker en voorziening
1.2 Duidelijkheid van het aanbod 1.3 Respectvolle bejegening van de gebruiker 1.4 Hulp- en dienstverlening op maat van de gebruiker 1.5 Tevredenheid van de gebruiker

11 2. Maatschappelijke aanvaardbaarheid
2.1 Maatschappelijke integratie van de gebruiker 2.2 Niet-discriminerend 2.3 Regionaal overleg 2.4 Veiligheid en gezondheid

12 3. Doeltreffend 3.1 Kwaliteitsbeleid
3.2 Planmatig en methodisch handelen 3.3 Kennis 3.4 Corrigerende en preventieve maatregelen 3.5 Personeel 3.6 Organisatiestructuur 3.7 Kwaliteitshandboek

13 4. Doelmatigheid 4.1 Overlegkanalen 4.2 Interdisciplinaire werking
4.3 Evaluatie van ingezette middelen 4.4 Financiële middelen

14 5. Continuïteit 5.1 Aanmelding 5.2 Naadloosheid
5.3 Samenwerking met derden 5.4 Doorverwijzing 5.5 Beëindiging 5.6 Informatieoverdracht

15 Opbouw Tijdsnood Handleiding gebruiken Vallen en opstaan…
Documenten steeds weer verbeteren en vollediger maken Kloof tussen praktijk en boek zo klein mogelijk houden. Overleg en afwegen

16 Kwaliteitssysteem 1. Vastleggen van kwaliteit
Procedures - richtlijnen - voorschriften – afspraken en methoden vastleggen… 2. Verbeteren van kwaliteit Registreren - observeren - bespreken - vorming - evalueren - auditen… 3. Behouden van kwaliteit Vasthouden van verbeteringen Aantoonbaar maken van wat we doen, naar binnen en naar buiten

17 Kwaliteitshandboek Het document waarin het kwaliteitsbeleid is vastgelegd en waarin het kwaliteitssysteem van de welzijnsvoorziening is beschreven.

18 Doel van het kwaliteitshandboek
Kwaliteitszorg Transparant maken van de werking van onze organisatie. Zowel naar binnen als naar buiten toe. Aantoonbaar maken van de SMK’s naar de inspectie

19 Kwaliteitshandboek Toepassingsgebied
PIH Tehuis Verspreiding van het kwaliteitshandboek Boek met goedgekeurde documenten bij het diensthoofd Boek aan het onthaal Op iedere pc van het personeel

20 Werken met het kwaliteitshandboek
Handboek is een handleiding zijn voor iedere medewerker Handboek moet de weergave zijn van wat we effectief doen. Het werken met het handboek is geen discussie binnen de organisatie

21 Werken aan het handboek
Het handboek moet een weergave worden van de ideëen, de ervaring en de kennis die in onze organisatie gehanteerd worden . Het handboek is nooit af. Het is de foto ( =handboek) uit de film (=kwaliteitsysteem). Discussie,verantwoordelijkheid, kritische geest, fouten herkennen en erkennen zorgen voor aanpassen en verbeteren van de inhoud van het handboek.

22 De beschrijvenden hoofdstukken van het kwaliteitshandboek
Verplicht: Inleiding Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsplanning Kwaliteitssysteem

23 1.Inleiding 1.1 Structuur van het kwaliteitshandboek
Boek - PC - Website 1.2 Beschrijving van het aanbod van de voorziening Doel Historiek Aanbod van de voorziening Plaats en omgeving Samenwerkingsverbanden van het tehuis.

24 2.Kwaliteitsbeleid 2.1 Opdracht, doelstellingen en visie van de organisatie Missie: de opdracht of de bestaansreden van de voorziening Visie: Verklaring waarin wordt beschreven wat de voorziening wil zijn op lange termijn ( pedagogisch concept) Objectieven Waarden: opvattingen en verwachtingen die het handelen bepalen 2.2 Kwaliteitseisen of SMK’s

25 3.Kwaliteitsplanning in PIH
Per werkingsjaar: september tot september Structuurmodule Materieel – financieel – inhoudelijk Procesmodule M.b.t. medewerkers: v.t.o. M.b.t. de organisatie: Swot –analyse Productmodule Interne audits Tevredenheidsmeting organisatieklimaatindex

26 4.Kwaliteitssysteem overzicht
4.1.Organisatiestructuur 4.2.Verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsbeleid 4.3.Overzicht en werking van de overlegorganen 4.4.Deelname aan externe overlegorganen 4.5.Middelen 4.6.Overzicht van de procedures

27

28 4.2.Verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsbeleid:
Kwaliteitscoördinator: Systeembeheerder van het handboek Voorbereiden en opvolgen van de kwaliteitsplanning Methodische bijstand inzake kwaliteit aan alle medewerkers Organisator van interne audits Begeleiden externe audits ( inspecties) Preventieve en corrigerende en maatregelen aansturen

29 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen
Interne overlegorganen Externe overlegorganen Collectieve overlegorganen Provinciale overlegorganen

30 4.5. Middelen Overzicht personeel Financiële middelen
Gebouwen en inrichting Uitrusting Technieken en methoden Met betrekking tot de hulp en dienstverlening Met betrekking op de organisatie Provinciale diensten

31 Operationele delen van het kwaliteitshandboek

32 Procedures P. Is de weergave van afspraken tussen medewerkers van verschillende afdelingen of functies betreffende bepaalde routines. De procedure is gericht op het coördineren van activiteiten over de afdelings- en disciplinegrenzen heen. Van procedures wordt verwacht dat ze duidelijkheid brengen in de organisatie.

33 Verplichte procedures
Intake Opstellen handelingsplan Uitvoeren evalueren en bijsturen handelingsplan Beëindigen handelingsplan Collectief overleg Toetsen van tevredenheid Klachtenbehandeling Corrigerende en preventieve maatregelen Selecteren en aanwerven van personeel Vormen en trainen van personeel Ondersteunen en evalueren van personeel Periodiek evalueren van de middelen Beheren van de documenten van het handboek Interne audits Het beoordelen van het kwaliteitshandboek

34 P.13 Het beheren van de documenten van het KHB
Opstellen van een document Eigenaar van een document : bevoegde persoon en/of personen Proceseigenaar: Kwaco Verantwoordelijk voor het beheerssysteem Kwaliteitscoördinator Verantwoordelijke voor de documenten Beoordeling en goedkeuring: Staf Bevoegde overheid Mandaathouder van het kwaliteitssysteem

35 P.1 Intake Definiëring: Intake is het proces van informatie-uitwisseling tussen hulpvrager en hulpverlener dat een inleiding op de hulpverlening vormt. Proceseigenaar: psychologisch assistente

36 P.2 Opstellen handelingsplan
Binnen 3 maand na opname Specifiek handelingsplan Algemeen handelingsplan In de onthaalunit Proceseigenaar: psycho-pedagogische dienst

37 P.3 Uitvoeren evalueren en bijsturen van het handelingsplan
Jaarlijkse algemene ( multidisciplinaire) evolutiebespreking Permanent en aantoonbaar uitvoeren en evalueren en bijsturen per discipline Unit A en B en in het buitenhuis. Proceseigenaar: psycho-pedagogische dienst

38 P.4 Beëindigen handelingsplan
In overleg met de gebruiker Beëindiging onder druk Proceseigenaar: Sociale dienst -psycho-pedagogische dienst

39 P.5 Het organiseren van collectief overleg
Naar gebruikers Bewonersraden Gebruikersraad Bevraging gebruikers Ideëenbus Proceseigenaar: Kwaco Naar personeel Programmatievergadering Themavergadering Hoc en Boc

40 P.6 Het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers
Wie of wat Frequentie Hoe Gebruikers: ouders jaarlijks Enquête Gebruikers: jongeren 2 x per schooljaar Evalueren van activiteiten Op initiatief van organisator ( b.v. leefgroep) Evaluatie-formulier (ontwikkelen) Vakantie- activiteiten Bevraging jongeren + personeel Proceseigenaar: Kwaco

41 P.7 Het afhandelen van klachten van gebruikers
Definiëring: Een klacht is een uiting van onvrede of ongenoegen over een behandeling of bejegening die door de gebruiker als onjuist wordt ervaren Soorten klachten: Mondeling – Schriftelijk Policy: Een klacht is een kans tot verbeteren Proceseigenaar: diensthoofd

42 Klachten afhandelen Wat Wie Hoe Aantonen Je ( aan-) hoort een klacht
Iedere medewerker van de organisatie Je beantwoordt de klacht Aanbod doen om klacht schriftelijk in te dienen Doorgeven Via logboek en briefing Rechtstreeks aan het diensthoofd Klachten beoordelen Stafleden Bespreking op de wekelijkse stafvergadering Klachtenregister en eventueel klachtendossier Klachten afhandelen Diensthoofd Proceseigenaar Analyse van de feiten Omstandigheden evalueren Mogelijke oorzaken Gegrondheid van de klacht Ernst van de klacht Klachtendossier Een klacht is een kans Kwaliteitscel Corrigerende en preventieve maatregelen uitwerken Handboek

43 P.8 Het implementeren van preventieve en corrigerende maatregelen
Er gaat iets fout: Zorg dat het in orde komt: corrigerende maatregel(-en) Zorg dat het niet opnieuw voorkomt: preventieve maatregel(-en) Proceseigenaar: Kwaco

44 Kwaliteitscel Wie: Wat: Frequentie:
Verticale groep van medewerkers uit het tehuis Wat: Aanpassingen KHB verspreiden Apelleren: aanbrengen van situaties die als een probleem worden gezien of ervaren. Frequentie: 5 x per schooljaar

45 P.9 Het selecteren en aanwerven van personeel
Vastgelegd in Administratief statuut Reglement contractuelen Proceseigenaar: Personeelsdienst Diensthoofd

46 P.10 Het vormen, trainen en opleiden van personeel
Vastgelegd in: Adminstratief statuut Reglement contractuelen Proceseigenaars: Eerste stafdienst, vorming Diensthoofd

47 P.11 Het ondersteunen en evalueren van personeel
Functioneringsgesprekken en evaluaties Vastgelegd in: Administratief statuut Reglement voor contractuelen Proceseigenaar: Dienst 12: werving en loopbaan

48 P.12 Het periodiek evalueren van de ingezette middelen
Personeel: b.v. functioneringsgesprekken Proceseigenaren: diensthoofd, kwaco, boekhoudster Financiële middelen: b.v.opmaken begroting Gebouwen en inrichting: b.v. herinrichting leefgroepen… Technieken en methoden: Met betrekking tot de kerntaken: b.v. het drugbeleidsplan evalueren Met betrekking tot de organisatie: jaarlijkse evaluatie per overlegorgaan

49 P.14 Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits
Een audit: een onderzoek waarbij een persoon ( auditor) op een objectieve wijze de toepassing van een procedure nagaat. Een kwaliteitsaudit: een onderzoek waarbij men niet alleen nagaat of we doen wat in onze afspraken en procedures staat maar ook of onze afspraken en procedures goed zijn. Interne kwaliteitsaudit: het woord intern verwijst naar de initiatiefnemer voor de audit. Een interne audit wordt gepland vanuit de organisatie zelf. De auditor is niet noodzakelijk een persoon van de organisatie zelf. Het kan dus ook een externe persoon zijn die de audit uitvoert. Externe audit: een auditonderzoek dat niet op initiatief van de eigen organisatie gebeurt. Proceseigenaar: kwaco

50 P.15 Het beoordelen van het KHB
Inhoudelijke opbouw en goedkeuring van het kwaliteitshandboek: Diensthoofd Tehuis Aansturen en bekrachten van het te voeren beleid: Opdrachthouder en bestuurder: Provincie Oost-Vlaanderen

51 Inspectie Vlaams Fonds
Erkenningsaudit Om de 4 jaar Opvolgingsaudit Jaarlijks Correctieaudit 6 maand na erkennings- of opvolgingsaudit Ad hoc audit Willekeurig

52 Auditrapport Grote afwijking (kleine) Afwijking
De vaststelling dat niet voldaan wordt aan een SMK (kleine) Afwijking De vaststelling dat niet voldaan wordt aan een gedeelte van een SMK Aandachtspunten Vaststelling van een voor verbetering vatbaar element

53 Wat zit er nog in het handboek?
Werkvoorschriften Formulieren Bijlagen

54 Werkvoorschriften W. Is een weergave van afspraken tussen medewerkers van een zelfde afdeling of met dezelfde functie. Een werkinstructie moet enkel worden beschreven als het ontbreken ervan problemen zou geven.

55 Formulieren F. Is een gestandaardiseerd invuldocument.
Een registratie: is een ingevuld formulier

56 Bijlagen Documentering van het kwaliteitshandboek
Leefgroepdocumenten Protocollen en reglementen Lijsten en kalenders Dossier en begeleiding Functiebeschrijvingen Reglementering overheid Brochures intern Medische documentering Overlegorganen Beoordelingsverslagen van het pedagogisch comité Resultaten van peiling en onderzoek in PIH Brochures van externe organisaties Informatie over de school Over het kwaliteitshandboek

57 In de praktijk……