Stad Kortrijk Omgevingsvergunning December 2014

Digitalisering – omgevingsloket Minder administratieve lasten Efficiëntie verhogen Globale beoordeling Kwaliteit vergunningverlening verhogen Vereenvoudiging procedures Kwalitatief betere vergunningen Omgevingsloket Uitwisselingsplatform Omgevingsvergunning 2015

Dienst “Gevaarlijke, Ongezonde of Hinderlijke gestichten” Dienst “Hinderlijke inrichtingen” Technische dienst - Stedenbouw 1993 Milieudienst Dienst Stedenbouw 2008 Loket voor Ondernemers 2012 Eén directie, één Team: “Bouwen – Milieu – Wonen” Dienstverlening Stad Kortrijk

Wetten, decreten en regels bepalen de opdeling van de dienstverlening: ARAB Vlarem Socio-economische machtigingen Wet op de stedenbouw DRO VCRO Omgevingsvergunning Organisatie is (was) gebaseerd op een administratieve logica

Technische diensten – Dienst Stedenbouw – Milieudienst – Dienst Wegen en Waterlopen – Groendienst – Patrimonium – Dienst huisvesting Thematische opdeling van de organisatie

Historiek werking en verwerking van dossiers Via fiches (20ste eeuw) Via XLS – bestand (sinds 2000) Via CIPAL (sinds 2004) Via GIS (vanaf 2013)

Fiches

XLS - bestand

CIPAL

GIS

Probleemstelling – Bij gemengde projecten zijn minstens twee procedures van toepassing – Procedures voor bouw- en milieuvergunningen duren te lang – De administratie(s) hebben geen zicht op de initiatieven van de aanvrager – Procedures worden op verschillende momenten gestart – Openbare onderzoeken zijn niet duidelijk – Tijd gaat verloren – Bij behandeling en adviesverlening wordt soms dubbel werk geleverd (op verschillende niveau’s) Wat vooraf ging… 2004 Een Uniek Loket,

GEMENGDE PROJECTEN zijn projecten waar voorafgaandelijk zowel een milieuvergunning als een bouwvergunning moet verkregen worden. Milieuvergunningsprocedure : gemiddeld 68 dagen behandelingstermijn Bouwvergunningsprocedure : gemiddeld 113 (nu 60 – 87) dagen behandelingstermijn

Huidige situatie (2004) of simultane behandeling Uniek Vergunningenloket Gewenste situatie

– Voortraject met aanvrager – Eén contactpersoon bij de stad (SPOC) – Vraag om de verschillende vergunningsaanvragen gelijktijdig in te dienen – Geïntegreerde bespreking binnen de verschillende diensten (Forum) – Organisatie van één inspraakmoment (openbaar onderzoek) – Engagement voor snelle beslissingen Voor Gemengde projecten één aanspreekpunt stroomlijnen van processen

Voortraject schept duidelijkheid Afspraken met bouwheer, initiatiefnemer binnen een werkgroep Vergunningstrajecten (procedures en timing) vooraf bespreken Informatie en communicatie met publiek Simultane indiening Simultaan openbaar onderzoek Eén beslissingsmoment (2 agendapunten) Kortere van termijnen Vaststellingen

Thematische benadering Hiërarchie - specialisatie Interne adviesverlening Toch soms lange procedures Dubbele openbare onderzoeken Twee nota’s CBS Verschillende beslissingsmomenten (niveau’s) Verschillende beroepsprocedures Vaststellingen 

K in Kortrijk – procedure 6 maanden – MER – Socio economische Machtiging – Bouwvergunning – Milieuvergunning – Eén openbaar onderzoek – Infovergadering (Schouwburg) – Eén beslissingsmoment AZ Groeninge Barco nv Wienerberger nv Enkele voorbeelden – Best Practices

Eén loket Eén aanvraag Eén openbaar onderzoek Eén adviesronde Eén vergunning door één bevoegd niveau Wat is wenselijk? Omgevingsvergunning 25

Sinds 2007 Forum als lijm tussen de “ruimte – directies” Niveau operationeel Niveau dossier Niveau beleid Sinds 2009 Loket voor Ondernemers Uniek aanspreekpunt voor ondernemers Bedrijfshuisvesting Vergunningen en toelatingen Steunmaatregelen Advies en correct doorverwijzen Reorganisatie in voorbereiding op…

Nieuw Organogram Stad Kortrijk 2012

2012 nieuw organogram – 1 directie Ruimtelijke en Economische Stadsontwikkeling 1 Team “Bouwen - Milieu - Wonen” 1 Team “Ruimtelijke Planning en Realisatie” 1 Team “Beheer en Openbaar domein” – In alle Teams een integrale aanpak van de thema’s milieu, stedenbouw, mobiliteit, natuur, water,… Nieuw Organogram Stad Kortrijk 2012

Team Bouwen Milieu & Wonen (BMW) Teamcoach BMW Ciska Vereecke Balie Vergunningen Premies & Subsidies -Bouwen -Wonen -Milieu -Inname Openbaar Domein -Andere (riolering, huisnrs, …) Backoffice Bouwen en Milieu: -GSA + Milieuambtenaar -Wettelijk kader -Omgevingsvergunning Controle & Handhaving Backoffice Wonen: -Wettelijk kader -Leegstand -Studentenkamers -Bouwblokrenovatie -FRGE -Subsidies en premies

Organisatie - organogram – 1 balie ipv 3 – 1 backoffice – 1 administratie – GSA’s en Milieuambtenaar samen gericht op – Klantgerichte dienstverlening – Ontvoogding – Omgevingsvergunning – Digitale bouwaanvraag – Geïntegreerde administratieve behandeling Team Bouwen Milieu Wonen

Verdere digitalisering van de Administratieve verwerking – Cipal Milieu en Stedenbouw: (Nestor) één platform – Vastgoedinfo Notarisinfo Geïntegreerde info – Bouw – Milieu – Vlarebo – Natuur – Webgis Team Bouwen Milieu Wonen

Milieu – Klasse 1 en 2: ongeveer 50 per jaar – Klasse 3: ongeveer 70 per jaar Trend: afname klasse 1 en 2, toename klasse 3 effect van declassering Stedenbouw – Bouwaanvragen : ongeveer 800 per jaar – Meldingen: ongeveer 70 per jaar Trend: algemeen afname van aanvragen effect melding en vrijstelling Waarvan Gemengde dossiers: – ongeveer 25 per jaar Aantal dossiers

1. Dossier met een gunstig verloop en geen bijkomende verwikkelingen – Ong. 80 % van de dossiers – Vereenvoudiging dringt zich op, kortere termijnen 2. Dossier waar bijkomende inzichten en input gewenst is. – Ongeveer 15 % van de dossiers – Voortraject, inspraak noodzakelijk. Evolueert meestal in een kwalitatiever dossier 3. Dossier is niet haalbaar (project niet wenselijk) – Ongeveer 5 % van de dossiers – Geen compromis mogelijk – Procedure wordt (soms) gebruikt als middel 3 soorten dossiers

OV vraagt een geïntegreerde benadering van het dossier én van de dienstverlening – Een betere dienstverlening – Expertises bouw en milieu samen Voortraject en inspraak wordt geformaliseerd Vooroverleg nog mogelijk – Een vollediger dossier Een simultane behandeling biedt meer duidelijkheid voor betrokkenen. Eén aanvraag en één beslissing (op één niveau) – Vereenvoudiging – Kortere termijnen Conclusies

Tijdstraject goed afspreken met aanvrager – De formele procedure is gebald, maar de voorbereiding is breder en ligt meer bij de aanvrager (alles in één dossier). Formaliseren van voortraject zorgt ook voor langere proceduretermijnen – Informeel of formaliseren van voortraject(en) Is aanvrager in staat om tijdig een kwalitatief dossier in te dienen met alle exploitatie- en bouwtechnische informatie? – Architect en Milieubureau op hetzelfde moment betrekken Ondersteuning gemeenten (overgangsperiode) – Organisatie, integratie,… Conclusies