Gesprekken tussen SB-en Proces BOS (fase 1) Verhaal Droom Visie VSKO t.a.v. schaalvergroting Diocesane processen Gesprekken tussen SB-en

Intentie tot verdere gesprekken Beslissing tot fusie/ samenwerking Proces BOS (fase 2) Intentie tot verdere gesprekken Quick Scan Beslissing tot fusie/ samenwerking Veranderingsproces

4 fases van verandering 4 0’s of 4 D’s Ontplooien Destiny Ontdekken Ontwaken Discover Oriënteren Dream Ontdekken Design Ontplooien Destiny 4 0’s of 4 D’s

World-Café Codi’s – Dirco’s 13-11-2015 Willy Penninckx

World-Café Situatieschets: Samenwerking door schoolbesturen 24 bestuurders 12 directeurs 12 Beleidsmedew Personeel. Situatieschets: Samenwerking door schoolbesturen SB met 4 scholen basis en secundair SB met 2 scholen secundair 6 SB met 1 school basis Thema: Nadenken over nieuwe organisatiestructuur BOS Doelgroep: Bestuurders Directie Middenkader (beleidsmedewerkers, beleidsondersteuners, …) Vertegenwoordiging personeel (LOC, Ped. Raad, …)

Café’s zijn broedplaatsen voor de toekomst 2. Goeie vragen 1. Een levend netwerk 3. Verschillende perspectieven 5. Ontvouwen van het nieuwe 4. Kruisbestuiving

World-Café Jullie zijn een levend netwerk … (en relatie-mensen) We hebben een aantal goede vragen die naar boven zijn gekomen uit eerste overleg De “World Café” aanpak zal jullie verschillende perspectieven op een spontane manier bij elkaar brengen Zodanig dat via kruisbestuiving er stap voor stap een uitdagend toekomstbeeld ontstaat voor nieuw schoolbestuur Juiste omgeving creëren!

Café Spelregels … Elkeen heeft zijn ervaring en vertegenwoordigd in die zin een bepaalde reële doelgroep gekoppeld aan het gestelde thema … Luister daarom als wijzen naar elkaar: Luister en spreek als gelijken Focus op wat belangrijk is Deel mee wat er in je hoofd speelt Spreek vanuit je eigen denken en voelen Luister om te begrijpen i.p.v. defensief luisteren Luister naar onderliggende verbanden en patronen Schrijf, teken, speel, droedel … op het tafelkleed … Bouw verder op, voeg toe, draai om, trek het open, concretiseer, waardeer Wees vooral oplossingsgericht (zie verder)

jullie gesprek na, via de flip-over vellen en via de Hosts ! Laat een spoor van jullie gesprek na, via de flip-over vellen en via de Hosts ! WORLD-CAFE in één minuut

Ronde 1 : praktisch

Ronde 1 : Start - theorie Er kan gewerkt worden aan één of meerdere thema’s Gedurende drie rondes zal je aan hetzelfde thema werken! Ronde 1 (20’) Korte kennismaking en introductie Aanboren van het thema op het menu Exploratie, uitwisseling, … “Nog 5 min en eindsignaal” = Afronden “Reizigers” zwermen uit 1 “Host” blijft per tafel 1ste RONDE: groene en rode kleefbriefjes: 5’ individueel nadenken over wat ‘belangrijk’ (groen) is voor nieuwe structuur en wat de ‘gevaren zijn (rood). Vervolgens gegevens samenleggen en toelichten. Mekaar niet afbreken!!!  Lijst van ‘belangrijk’ en ‘gevaren’

Ronde 1 : Start - praktijk ‘Bouwstenen voor nieuwe organisatiestructuur’ 5’ zelf nadenken ‘wat vind ik belangrijk in nieuw structuur m.b.t. bestuur en organogram?’ Vanuit ervaringen SB – SG - … Gegevens samen brengen met groep en lijstje opmaken - Iedereen doet inbreng - Geen evaluatie van huidige situatie Doel: eerste lijstje van bouwstenen 1ste RONDE: groene en rode kleefbriefjes: 5’ individueel nadenken over wat ‘belangrijk’ (groen) is voor nieuwe structuur en wat de ‘gevaren zijn (rood). Vervolgens gegevens samenleggen en toelichten. Mekaar niet afbreken!!!  Lijst van ‘belangrijk’ en ‘gevaren’

Ronde 2 : organisatie

Ronde 2 : Verdiepen - theorie “Host” ontvangt nieuwe “Reizigers” Korte samenvatting van ronde 1 door “Host” + korte intro door “Travelers” + delen wat ze meenamen uit ronde 1 Verdere uitdieping … “Nog 5 min en Eindsignaal” = Afronden “Reizigers” zwermen uit 1 “Host” blijft per tafel Lijsten aanvullen en rangorde bepalen van ‘zeer belangrijk’ tot ‘minder belangrijk’ en van ‘aanvaardbaar gevaar’ tot ‘zeker niet’

Ronde 2 : Verdiepen - praktijk Concreet m.b.t. bouwstenen organisatie Host geeft overzicht van elementen uit 1ste ronde Nieuw leden (reizigers) vullen lijst aan (10 min) Bespreken welke elementen relevant zijn voor nieuwe (grotere) structuur Rangschikking maken i.f.v. belangrijkheid (top 5 of 10) 1. …. 3. …. 2. …. 4. …. 1ste RONDE: groene en rode kleefbriefjes: 5’ individueel nadenken over wat ‘belangrijk’ (groen) is voor nieuwe structuur en wat de ‘gevaren zijn (rood). Vervolgens gegevens samenleggen en toelichten. Mekaar niet afbreken!!!  Lijst van ‘belangrijk’ en ‘gevaren’

Ronde 3 : Verdiepen - theorie “Host” ontvangt nieuwe “Travelers” Korte samenvatting van ronde 2 door “Host” + korte intro door “Travelers” + delen wat ze meenamen uit ronde 2 Verdere uitdieping en Round-up Wat toont zich hier ? Wat zijn grote gemene delers, wat is de rode draad? Welke nieuwe – diepere – vragen tonen zich eigenlijk? Welke stappen, pistes, patronen, … worden zichtbaar? Wat leverde dit op, wat is helder geworden? “Signaal” = Afronden + output verzamelen Vertrekkend van de ontwikkelde ideeën: Concretiseren van ideale organisatie: 1. wat lokaal, wat centraal beslissen 2. wat bij bestuur, wat bij directie, wat bij beleidsmedewerkers 3. Welke organisatiestructuur/matrix 4. Opdracht aan …. voor verdere uitwerking.

Ronde 3 : Verdiepen - praktijk Concreet m.b.t. bouwstenen organisatie Host geeft overzicht: Waar staan we? Rangorde lijst eventueel bijsturen (top 5 of 10 opstellen) ‘Wat verwachten we zeker in nieuwe structuur?’ Concretiseren van belangrijkste bouwstenen Vb korte communicatielijnen - directe relatie ped.directeur – beleidsmedewerker (infrastructuur) - uitschrijven verantwoordelijkheden (hiërarchische/functionele overste) - hoe beslissingen RvB meedelen aan betrokkenen? Vertrekkend van de ontwikkelde ideeën: Concretiseren van ideale organisatie: 1. wat lokaal, wat centraal beslissen 2. wat bij bestuur, wat bij directie, wat bij beleidsmedewerkers 3. Welke organisatiestructuur/matrix 4. Opdracht aan …. voor verdere uitwerking. Tafel 1: Bouwstenen 1 en 5 Tafel 2: Bouwstenen 2 en 6 Tafel 3: Bouwstenen 3 en 7 Tafel 4: Bouwstenen 4 en 8

Realistisch en oplossingsgericht ! (Nog) Niet realiseerbaar Later te bespreken Uitdiepen, onderzoeken, … Makkelijk Realiseerbaar Vertalen naar concrete organisatie-structuur Zeker vertalen naar concrete organisatie-structuur Een beetje impact Heel veel impact

Realistisch en oplossingsgericht ! Wat moet verder onderzocht worden? Gemeensch. software Locatie gem. diensten Afgev. bestuurder of Aldi Werken met locale comités Huidige SB-en ver-tegenwoordigd in RvB Werkgroepen SB Wat willen we zeker in nieuwe structuur? Evenwicht bestuurders- directieleden Gemeenschappelijke diensten (fin, infra, …) Verantw. directeurs Korte communicatie-lijnen Behoud van vrijwilligers Pedagogische werking per niveau Evenwichten Basis-Sec. Een beetje impact Heel veel impact

Veel plezier …

Veranderingsprocessen ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Veranderingsstrategieën De Caluwé-Vermaak Heraclitus: alles is in beweging, alles verandert = Panta Rhei BSC = Balanced scorecard PI’s Performance indicator

Veranderingsstrategieën De Caluwé-Vermaak

Rol van de bestuurder Visievorming Planvorming Realisatie reflecteer draagvlak Huidige situatie Transformatie Beoogd resultaat transformeer transformeer Buiten Binnen Buiten Bij veranderingsproces  eigen ingesteldheid! Vb stappen in schaalvergrotingsproces  dixit voorzitter: “We geven ons bestuur nooit op” Eerste vereiste  zelf openstaan voor verandering en de persoonlijk gevolgen daarvan aanvaarden!  TRANSFORMATIE Tweede vereiste  “taak” = mee zoeken naar meerwaarde, opportuniteiten, stimuleren, anderen in beweging brengen, … Derde taak  als leidinggevende: draagvlak zoeken voor resultaat van proces en het implementeren! Imago-switch

Diagram van bestuur

Diagram van bestuur - Belbin Rol in het team Rol van de bestuurder Mijn voorstel tot benaming: Trekker – Doener – Doorzetter Coördinator – teamspeler – onderzoeker Specialist – procesbewaker – innovator

Organisatie - Integrale benadering Wilber Kwadrant van WILBER

Concrete aanpak per beleidsdomein BUITENKANT - BOVENSTROOM 1 JURIDISCHE SITUATIE VAN DE BESTUREN Actie Veranderingsaanpak Doel Timing Beheerder 1.1 Statuten vzw Inventariseren Blauw  Kennisname   1.2 Samenstelling AV Ledenregister 1.3 Samenstelling RvB Inventariseren Brainstorm Geel Rood  Elk SB afvaard. Best mogel.RvB Neerlegging griffie Competenties bestuurders in kaart brengen Bespreken 1.4 Organisatiestructuur en werkwijze Worldcafé Organogram niveau SB  Ontwikkelen Nieuwe structuur Vergaderfrequentie RvB, commissies, werkgroepen Doelen en strategische plannen komende 3 tot 5 jaar  A.I.-proces   Gem. doelen Wijze van besluitvorming Plaats van directie in bestuur Afgevaardigde bestuurders - opdracht 1.5 Aanverwante vzw's Patrimonium vzw - relatie SB Boekenfonds, … Vriendenkringen (oud-leerlingen, ex-leraren, …)

Opvoedings-projecten Concrete aanpak per beleidsdomein BINNENKANT - ONDERSTROOM   9 IDENTITEIT Actie Veranderings-aanpak Doel Timing Beheerder 9.1 Christelijke identiteit Waar voelbaar in de organisatie? Werking pastoraal op school 9.2 Missie en visie op onderwijs Inventaris Bespreken Groen/Rood Opvoedings-projecten 10 CULTUUR 10.1 Type organisatie cultuur (netwerkcultuur, doelmatige, gefragmenteerde, gemeenschapscultuur, ..) 10.2 Waarden en normen Bespreken Witte aanpak Waarden personeel  Worldcafé Waarden-onderzoek? Waarden organisatie Gewenste waarden organisatie 10.3 Cultuur t.a.v. personeel (waarderend , prestatiegericht, 10.4 Cultuur t.a.v. leerlingen 10.5 Omgangscultuur ouders

World-Café Codi’s – Dirco’s 13-11-2015 Hartelijk dank voor uw medewerking!