H 1 Competenties

Kenmerken projecten Tijd: Kosten: Resultaat: een project is tijdelijk: het heeft een vooraf vastgestelde start- en einddatum Kosten: een project heeft een vooraf vastgesteld budget een project wordt uitgevoerd door één of meerdere personen Resultaat: een project heeft een vooraf vastgesteld resultaat een project bestaat uit verscheidene activiteiten het resultaat moet voldoen aan vooraf vastgestelde eisen

Een project: Het geheel van activiteiten om in een tijdelijke projectorganisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken (NCB). Afvragen: Juiste transportmiddel Kan het de lading aan (haalbaarheid)? Hoeveel is de lading, waar naar toe, tussenstops? Kan het op tijd de eindbestemming bereiken? Wat kost het om naar de eindbestemming te reizen? Beschikbaarheid, locs, machinisten, wagons Welke risico’s kom men tegen op de reis? Het duurt even voordat de trein op gang is maar als de trein eenmaal rijdt dendert hij door. De weg is bekend, de lading is bekend, het einddoel is bekend. Om de klant gerust te stellen wordt regelmatig gerapporteerd dat hij op schema ligt, dat er geen lading is beschadigd. Bij de eindbestemming keurt de klant de lading en wordt de lading afgeleverd. Einde missie

Projectleider vs andere manager Projectleider leidt een team slechts tijdelijk Projectleider focust op resultaat Als het resultaat gehaald is wordt het team opgeheven Andere managers moeten zich focussen op lange termijn

Doel en verantwoordelijkheid projectleider Vooraf gesteld resultaat opleveren: Scope: de leveringsomvang, de op te leveren producten en diensten en uit te voeren activiteiten Tijd: het op tijd opleveren van het eindresultaat Geld: het binnen het vooraf vastgestelde budget opleveren Kwaliteit: het binnen de vooraf vastgestelde eisen en specificaties opleveren van het eindresultaat

Competenties Zijn gewenste gedragsdisposities. Dit is onder te verdelen in kennis en inzicht, vaardigheden en attituden/houding Soorten competenties: Vakinhoudelijke, organisatorische, relationele

Competenties

Kennis en inzicht- vakinhoudelijk Vakbekwaamheid als projectleider: op zijn eigen gebied, de competenties die in de matrix zijn genoemd Hoofd- en bijzaken kunnen scheiden: inschatten welke zaken belangrijk zijn Analyseren van problemen: weten waar problemen (kunnen) ontstaan

Kennis en inzicht - organisatorisch Vooruit denken/visie hebben: beeld kunnen vormen van het eindresultaat Project in fasen indelen: initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidende fase, realisatiefase, nazorgfase Project in deelprojecten en activiteiten onderverdelen (WBS): structureren Risico’s herkennen en analyseren, voorkomen, tegenmaatregelen bepalen, inzicht hebben in alternatieven Beheersplannen opzetten: hoe ga je de scope, tijd, geld en kwaliteit het project sturen en bewaken Doelen stellen

Kennis en inzicht - relationeel Team samenstellen: het regelen van goede mensen voor het projectteam Mogelijke samenwerkingsproblemen voorzien: inzicht in onderlinge relaties hebben Stakeholdersanalyse maken: belangen alle partijen in kaart brengen Machtsverhoudingen analyseren: machten en belangen van alle partijen in kaart brengen Doelen van anderen kennen en respecteren

Houding - vakinhoudelijk Omgaan met onzekerheden: onzekerheid is kenmerkend voor projecten Ambitie: om project binnen de resultaatgebieden te volbrengen Betrokkenheid: een betrokken persoon geniet meer respect, een belangrijk leiderschapsverschijnsel Taakgericht werken binnen beperkingen: roeien met de riemen die je hebt Kwaliteitsbewustheid: één van de aspecten waarop een projectleider wordt afgerekend

Houding - organisatorisch Proactief zijn: initiatief nemen, invloed uitoefenen op omgeving Resultaatgericht zijn: gedreven om doelen en resultaten te halen Openstaan voor projectomgeving: kwetsbaar en open opstellen voor suggesties Procedures durven doorbreken, indien procedures niet voldoen: ‘het doel heiligt de middelen’ Besluiten durven nemen: besluiten hebben nogal wat consequenties Gestructureerd werken: hierdoor wordt minder snel iets vergeten

Komen tot een juist besluit Verzamel feiten en informatie om alternatieve besluiten te bepalen Bespreek de consequenties van de alternatieve besluiten met je team en vraag hun mening Overweeg de alternatieven, besluit en aarzel niet meer Communiceer het besluit aan je projectteam en licht het eventueel de keuze toe Bevestig het besluit schriftelijk Controleer of je besluit juist is uitgevoerd

Houding - relationeel Leiding durven nemen: duidelijke visie hebben en deze goed verwoorden Aanspreekbaar zijn: niet met het hoofd in de wolken maar voor reden vatbaar Luisteren: geeft inzicht in de visie van een ander Stress hanteren: focussen op het einddoel Klantgerichtheid: inbeelden in de visie van de klant Besluiten onderbouwen en draagvlak creëren: besluit is in lijn met de visie Lobbyen: besluitnemer via anderen bespelen

Lobbyen Wees duidelijk over wat je wilt Wees actief Vergeet je gêne om te bellen met een kennis Begin bij oude contacten Gebruik je relatie eerst om informatie te vergaren Gebruik je relatie niet louter functioneel Kom meteen je afspraken na Wees nieuwsgierig naar nieuwtjes en roddels, maar roddel niet mee Beschrijf of onthoud persoonlijke details bij namen Bewerk het netwerk rond de beslisser

Vaardigheden – vakinhoudelijk Multisiciplinair werken: alle disciplines kunnen overzien Planningen opstellen vanuit de deelprojecten en vanuit de scope

Vaardigheden - organisatorisch Organiseren: als jij niets doet gebeurt er niets Delegeren: vertrouwen hebben in de ander aan wie je delegeert Beheersinstrumenten kunnen hanteren: bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit Voortgang bewaken: weten wat er nog gedaan moet worden Procedures bewaken: projectleden en leveranciers moeten zich houden aan afspraken Eenvoudige financiële analyses maken: kostencalculaties kunnen maken en begrijpen wat anderen hebben berekend Timemanagement: behoort het tot je taken of is het een gunst

Vaardigheden - relationeel Adequate communicatievaardigheden hanteren: behouden spreker, goed luisteraar, goede schriftelijke vaardigheden Mensen enthousiast maken: met name bij de kick-off en om mensen een hart onder de riem te steken Effectief omgaan met conflicten: adequaat ingrijpen Effectief onderhandelen: ken de sterkten en zwakten van de onderhandelingspartner Confronteren: afspraak is afspraak Coachen: zonder advies te geven, medewerkers de juiste richting op geleiden Zich kwetsbaar opstellen: door een open houding kan meer geleerd worden Omgaan met machtstegenstellingen en tegenstrijdige belangen: niet iedereen is blij met een verandering

Valkuilen Het gevaar van te gestructureerd werken is dat als iets buiten de structuren valt, het stress veroorzaakt Onderschat niet de invloed van eindgebruikers Neem geen taken uit handen van je projectmedewerkers, het kost jou tijd en het demotiveert Wel afvragen of verzoeken in jouw belang zijn maar niet arrogant worden en niets meer voor anderen doen Doe geen toezeggingen die je tijd en geld kosten