Projectmanagement Hoofdstuk 3 en 4 Het project van begin tot eind De planning Roel Grit

Hoofdstuk 3 Van begin tot eind Project organiseren en uitvoeren Projectvoorstel Intakegesprek met de opdrachtgever Opzetten van een project Projectstart-up-vergadering Ontwerp en voorbereiding Uitvoering van het project Afsluiting van het project Beheersaspecten van projecten Beheersing van projecten in de praktijk Waardoor projecten mislukken Voortijdig stoppen van een project

Fasering

Project Projectvoorstel Intakegesprek Opzetten project Project start-upvergadering Ontwerp en voorbereiding Uitvoering van het project Afsluiting van het project

Beheersen van een project Hoe houd ik mijn project onder controle? Q i O TGKIO-factoren

Beheersaspecten

Beheersing in de praktijk Planning vooraf (T) Voortgangsbewaking (T, I) Overleggen (I, O) Planning aanpassen (T) Bewaking budget (G) Bewaking kwaliteit (K) Verspreiding en archivering info Bewaking projectdoel (O) Bedreigingen project (O)

Waarom projecten mislukken? Een succesvol project: Levert het juiste projectresultaat (doel) van de afgesproken kwaliteit Is op de afgesproken tijd afgerond. Kost niet meer dan afgesproken. Wat krijg ik? Wanneer krijg ik het? Wat gaat het kosten?

Waarom projecten mislukken 2 Wanneer is een project geslaagd? Mislukt project J3 juiste projectresultaat juiste tijd juiste prijs Waarom mislukken projecten? Onduidelijk doel Definitiewijzigingen Een onjuiste / optimistische planning Te laat beginnen met een geplande activiteit Projectmedewerkers onvoldoende bekwaam ……..

Waardoor projecten mislukken 3 Onjuiste planning Projectleden te veel 'aan hun hoofd Projectleden onvoldoende bekwaam Veel kleine afwijkingen maken één grote Te laat beginnen activiteit Projectmedewerkers willen 'te mooi‘ maken Te optimistische planning Materiaalverlies Te late levering Project wordt tegengewerkt Renteverliezen Buitenwereld verandert Herstellen van fouten Calamiteiten Definitiewijzigingen Vergeten voorbereiding Onduidelijk doel/opdracht Vergeten afwerking

Stoppen project? - € 50.000 - € 150.000 + € 50.000 Al besteed op tijdstip T € 100.000 Nog te besteden op tijdstip T € 200.000 € 300.000 Baten aan eind project € 250.000 Doorgaan op tijdstip T? Ja Nee Totaal projectresultaat aan eind + € 50.000 - € 50.000 - € 150.000 Succesvol project?

Hoofdstuk 4 De planning Waarom plannen? Begrippen Strokenplanning Netwerkplanning Strokenplanning uit Netwerkplanning Bijstellen planning Welke activiteiten nodig? Planningssoftware Planningssoftware in praktijk Plannen groot project Time management Minicursus MS Project

Strokenplanning

Strokenplanning winkel

Netwerkplanning

Netwerk en stroken

Planning met de computer

? Doel planning Doel van een planning Wie? Wat? Wanneer? Plan ning Organiseren van het werk van de projectmedewerkers Vaststellen totale projecttijd Vaststellen van de gevolgen van een vertraging Vaststellen van de kosten van het project Bewaken van de voortgang en de kosten ? Wat moet je weten om te kunnen plannen? Welke activiteiten zijn er? Hoeveel tijd per activiteit Welke mensen nodig? Welke middelen nodig? Welke afhankelijkheden zijn er tussen activiteiten? Lange termijn planning

Opstellen planning Verzamelen gegevens Netwerkplanning Opsporen activiteiten Schatting tijdsduur van elk Vaststellen afhankelijkheden Wie moet activiteit uitvoeren? Wat is er verder nodig? Netwerkplanning Analyseren gegevens Opstellen netwerkplanning Vaststellen kritieke pad Maken strokenplanning Strokenplanning

Planning - voorbeeld Aanleg CV installatie (maak eerst een schatting van de totale tijdsduur) Activiteit Onmiddelijke Voorgangers Tijds- duur A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen 6 C Leveren CV ketel 5 D Leveren radiatoren E Installeren radiatoren F Installeren CV ketel C, B G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G Eerst netwerkplanning, dan kritieke pad, dan strokenplanning

Uitwerking voorbeeld Netwerkplanning = Pert chart Kritieke pad = 14 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen 6 C Leveren CV ketel 5 D Leveren radiatoren E Installeren radiatoren F Installeren CV ketel C, B G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G Netwerkplanning = Pert chart Kritieke pad = 14 B=6 A=2 F*=2 C=5 F*=2 H*=2 G*=4 D=2 E=2 H*=2 G*=4 Strokenplanning Speling = marge As soon as possible = ASAP ALAP Must start on Milestones Resources A=2 = Gantt chart 5 10 8 14 2 12 B=6 G*=4 C=5 speling H*=2 D=2 F*=2 speling E=2 speling D, E

Planning – Doe onderstaande opdracht Activiteit Onmiddelijke voorgangers Tijdsduur A Activiteit A - 6 B Activiteit B 8 C Activiteit C 4 D Activiteit D E Activiteit E B, C 3 F Activiteit F G Activiteit G E, F H Activiteit H 10 I Activiteit I H, G 2 - Maak een schatting van de doorlooptijd Maak een netwerkplanning Bereken het kritieke pad Maak een strokenplanning

uitwerking Totaal 24 F=4 D=6 G*=6 A=6 C=4 E*=3 I*=2 E*=3 G*=6 B=8 I*=2 Activiteit voorgangers Tijd A Activiteit A - 6 B Activiteit B 8 C Activiteit C 4 D Activiteit D E Activiteit E B, C 3 F Activiteit F G Activiteit G E, F H Activiteit H 10 I Activiteit I H, G 2 Totaal 24 F=4 D=6 G*=6 A=6 C=4 E*=3 I*=2 E*=3 G*=6 B=8 I*=2 H=10

Lag time en lead time

Groot project

Planning - begrippen Netwerkplanning (Pert-chart) Strokenplanning (Gantt Chart, Bar-chart) Activiteit, taak Mijlpaal Kritieke pad, kritische activiteit Speling/marge in een planning ASAP / ALAP / Must start on, …. Resources Een planning is dynamisch Wat doe je bij een afwijking vd planning? Realiteitswaarde van een planning Informatie verspreiden Planning <-> Plan van aanpak Doorlooptijd <-> Bestede tijd

Planning met de computer Eigenschappen planningsprogramma Eenvoudige invoer van activiteiten en benodigde tijd Stroken- en netwerkplanning uit zelfde gegevens maken Activiteiten groeperen tot fasen Afhankelijkheden met muisklik in te voeren Medewerkers te koppelen aan activiteiten Volledig automatisch doorrekenen van de planning Via tarieven en materiaalkosten kunnen kosten worden gepland Voortgang bijhouden door invoering van ‘actuals’ Beschikbaarheid van ‘resources’ in te voeren (Kalenders) Kalenders Algemene bedrijfskalender Een projectkalender Een kalender per medewerker of hulpmiddel

Time management tips Begin de dag met opstellen van actielijst kost 10 minuten puntsgewijs in agenda noteren, aftekenen indien gereed maak elke dag een of meer taken af u af kunt krijgen Noteer in agenda actiepunten voor de toekomst Doe moeilijke dingen op momenten waarop u fit bent Probeer actiepunten zo snel mogelijk af te handelen Houdt contacten kort Wees betrouwbaar in afspraken Probeer weinig fouten te maken, fouten herstellen kost veel tijd! Zorg voor een opgeruimde werkplek Selecteer de bijeenkomsten waar u heen gaat Lees alleen zaken die de moeite waard zijn

Time management Matrix Dringend Niet dringend Activiteiten Crises Urgente problemen Projecten met deadline Activiteiten Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderzoeken Belangrijk Activiteiten Interrupties Sommige telefoontjes Sommige post & rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tov anderen Activiteiten Beuzelarijen Sommige telefoontjes Sommige post Tijdverdrijf Aanstaande kwesties Plezierige activiteiten Niet Belangrijk

Engelse begrippen Task Schedule Duration To allocate a resource progress Dependencies Finish-to-start Predecessor Succesor Lag time Lead time Priority Effort driven Fixed duration Milestone Recurring task tracking working time