Opleiding BBC-financieel Elementaire kennis rond het concept van de financiële meerjarenplanning, de nieuwe budget- en boekhoudsleutel en te gebruiken financiële rekeningen

Inleiding Welkom 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 7 stappen Kredietbewaking 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Overzicht vormingen 5. Vragen

1. WAT IS BBC? Waarom werd het BBC Besluit genomen ? Wat is de essentie van dit besluit? In welke financiële regels voorziet het besluit? Goed om de “subvragen” onderaan bij te voegen – dit steeds doen

Wat is BBC? Waarom? Inspiratie New Public Management Gemeentedecreet (2005), Provinciedecreet (2005) en OCMW decreet (2008) Besluit beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW's (2010) Geen/nauwelijks koppeling beleid-financiën Verschillend systeem gemeenten-OCMW

Wat is BBC? Essentie De strategische en de financiële cyclus haken in op elkaar Vanuit één geïntegreerd systeem de beleidsvoering én de financiële vertaling en gevolgen ervan Plannen (meerjarenplan) Budgetteren (budget – kredietbewaking) Registreren (boekhouding) Rapporteren en evalueren (jaarrekening) Sterk gericht op vooropgestelde resultaten (output) en effecten (outcome) en op het meten hiervan Reeks regels over meerjarenplanning, budget, boekhouding en de jaarrekening Hier gaat het over subtitel : essentie

In welke financiële regels voorziet het BBC-besluit? Nieuwe regels rond: Budget- en boekingssleutel Indeling budgetten Exploitatie – investeringen – andere Verbintenis- en transactiekredieten Kredietbewaking Financieel evenwicht Aantal boekhoudtechnische wijzigingen Boekhoudtechnische wijzigingen: vb: structuur balans, indeling patrimonium, dubieuze debiteuren, …

B B C BBC ……. lok aan het been voor politici ehendigheidsparcours voor secretarissen lok aan het been voor politici hinees voor burgers Of toch iets anders ?? Bron: De Standaard B B C

2. CONCEPT FMJP Inleiding begrippen Het budgetteringsproces Kredietbewaking Goed om de “subvragen” onderaan bij te voegen – dit steeds doen

INLEIDING: BEGRIPPEN Drie soorten budget Twee soorten kredieten Het financieel evenwicht

Drie soorten budget Enkele voorbeelden: Andere = liquiditeitenbudget Budgetteren op kasstromen Exploitatiebudget Uitgaven Ontvangsten Aankopen van grondstoffen, bezoldigingen, werkingssubsidies, financiële kosten van leningen,… Verkopen uit de werking, fiscale ontvangsten, gemeentefonds, financiële opbrengsten,… Investeringsbudget Verwerven van belangen in EVA’s, investeringen in wegen, investeringssubsidies, … Verkopen van belangen in EVA’s, verkoop van een gebouw, ontvangen investeringssubsidies, … Andere Kapitaalsaflossingen van leningen, toegestane lening, … Op te nemen leningen, schenkingen zonder specifiek doel, … Ipv “rentes” “financiele kosten van leningen” vermelden (met rentes bedoelen we normaal gezien een soort van pensioen) Bij ontvangsten investeringsbudget, ook “ontvangen investeringsnsubsidies” vermelden OK, dit is aangepast

Concreet BBC-regelgeving: Ontvangsten en uitgaven zo veel als mogelijk koppelen aan juiste beleidsveld / activiteit / project Aantal stromen kunnen niet gekoppeld worden: algemene financiering Gemeentelijke bijdrage Gemeentefonds Opname van leningen … Koen

Twee soorten kredieten Transactiekrediet het krediet voor ontvangsten en uitgaven binnen één financieel boekjaar Verbinteniskrediet het totaal van de transactiekredieten van een rubriek van een investeringsenveloppe Gevolg Belang van het transactiemoment voor inzet financiële middelen Verbinteniskrediet Transactiekrediet Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Bouw nieuw WZC 3.500 500 2.000 1.000 Opmerking: ook in BEA’s wordt gewerkt met transactiekredieten!

Twee soorten kredieten Voorbeeld : In 2014 zal een opdracht gegund worden voor de bouw van een WZC. De projectleider/FM voorziet Planning 2014 2015 2016 2017 Bouwrijp maken terrein 500 Ruwbouw 2.000 Afwerking 1.000 Katrien, Je vroeg een betere uitwerking van de voorbeelden. Is dit beter? BO 2014 VB 2014 2015 2016 2017 Project ‘bouw van een WZC’ 3.500 500 2.000 1.000

Twee soorten kredieten Voorbeeld (vervolg): In 2014 werd de opdracht gegund, maar de werken verlopen minder snel dan gepland. Eind 2015 VB 2014 2015 2016 2017 BUDGET 3.500 500 2.000 1.000 VASTGELEGD AANGEREKEND 300 Katrien, Je vroeg een betere uitwerking van de voorbeelden. Is dit beter? Begin 2016 VB 2014 2015 2016 2017 BUDGET 3.200 2.200 1.000 VASTGELEGD AANGEREKEND

Dubbel evenwichtscriterium Toestandsevenwicht: evenwicht op korte termijn 1ste voorwaarde resultaat op kasbasis ≥ 0 Structureel evenwicht: evenwicht op lange termijn 2de en 3de voorwaarde autofinancieringsmarge ≥ 0 som autofinancieringsmarges MJP ≥ 0 4de voorwaarde: er zijn geen andere elementen waaruit blijkt dat het financiële evenwicht fictief is

Het financieel evenwicht

Het financieel evenwicht Autofinancieringsmarge = structureel evenwicht Zijn er voldoende middelen uit exploitatie beschikbaar om de aangegane leningen terug te betalen? GEEN rekening met saldo vorige jaren!!

HET BUDGETTERINGSPROCES Link budgettraject en de zeven stappen

7 conceptuele stappen Koen : ik zou dit koppelen aan een tijdspad (ofwel via de slide van tine ofwel door op deze slide de timing voor bO2014 bij te voegen

Stap 1: uittekenen strategie College: Vastklikken budgettaire enveloppe per (P)OD MEI 2013 College: Strategische en Financiële krijtlijnen FEBRUARI 2013 Inter-departementale workshops POD’s OD’s MAART 2013 Departementale workshops OD’s=> activiteiten en projecten APRIL - MEI 2013 Aanpassen MJP ifv financiële keuzes Finale validering MJP Karl-Filip FINANCIËLE VERTALING per (P)OD maken PERSONEELSBEHOEFTEPLAN per (P)OD maken

Stap 1: uittekenen strategie Strategische workshop CBS (incl. Voorzitter OCMW) Vertaalslag bestuursakkoord naar strategische ambities door CBS Eindresultaat Missie Hoofdstrategische doelstellingen Strategische doelstelling Aanzet formulering (P)OD Workshops (inter)Departementaal Bepalen activiteiten Bepalen projecten Koen : Bedoeling is om zowel SD’s als ambitieniveau SD’s te bepalen - ik zou hier “aantal topambtenaren” toch schrappen (wij zitten wel op de strat.workshop, maar vooral als waarnemer) Katrien, Deze slides was een copy/paste uit de presentatie van donderdag (ik heb strategische doelstelling ingevuld) De topambtenaren zijn geschrapt. Ik zou voor deze slides dezelfde werkwijze als KFC gebruiken: nadruk op slide 26 (het overzicht van Tine) en de rest vlug overlopen.

Stap 2: berekenen financiële ruimte Financiële workshop CBS (25-26 februari) Beslissingen rond algemene financiering Beslissing rond high-level verdeling van de middelen : gemeentelijke bijdrage OCMW, nog niet definitief gekend Specifieke procedure voor opmaak MJP 2014 – 2019 Ombouwen startpositie naar budgetplaatsen/activiteiten Exploitatie Huidige reguliere werking Impact extra budgetten Impact op exploitatie (+ en -) van legislatuuroverschrijdende projecten Investeringen Legislatuuroverschrijdende projecten

Stap 2: berekenen financiële ruimte Op het einde van Stap 2: Koppeling van ontvangsten en uitgaven aan activiteiten / projecten Pot algemene financiering gekend Algemene afspraken rond verdeling van middelen Koen : het klopt toch niet dat we op het eind van stap 2 ontvangsten en uitgaven aan projecten gaan hangen. Katrien, Met de eerste bullet wou ik aanduiden dat er een koppeling is. We kennen de projecten (legislatuuroverschrijdende, onderhoud, FT) en weten ‘ongeveer’ wat hun financiële impact kan zijn. Misschien moet het iets anders uitgedrukt worden. Of volstaat deze toelichting?

Stap 3: koppeling strategie aan financiële ruimte SD OD 1 OD 2 POD 1

Stap 4: financiële doelstellingenplan Volgende processen HR-luik in Gent2020 HR-luik in Cevips begroting Verdeling BEA’s Budgethouders Taak dienst Budgettering Ondersteuning Centrale opmaak mjpl en budget Samen met HR en FM

Stap 4: financiële doelstellingenplan HR-luik in Gent2020 Norm ≠ euro = VTE Koppelen personeel aan activiteiten of projecten HR-luik in Cevips begroting Enkel van toepassing voor personeelsbeheer Opmaken MJPL door Budgettering budgetplaats Activiteit en/of Project: BMAR Stad Gent: hoog niveau OCMW Gent: idem AMAR Koen : wat bedoel je met : norm≠ euro => Katrien, in Gent2020 wordt gewerkt met VTE’s en niet met euro’s… En timing” zal vlugger klaar moeten zijn” : vlugger dan wat? Katrien, dit moet nog eens verder bekeken worden met HR. Voorlopig heb ik het op dat de diensten wordt gevraagd om hun voorstellen tegen de Gentse Feesten in te dienen in SAP (zodat we begin augustus kunnen starten met de controles). De budgetten HR zouden tegen 15/8 ook klaar moeten zijn, zodat ze kunnen opgeladen worden in de tool FMJP. Personeelsbeheer heeft hiervoor minimaal een maand nodig, dus alle invoer in Gent2020 zal tegen begin juli klaar moeten zijn. Vandaar ‘zal vlugger klaar moeten zijn’. Veel concreter zou ik op de slides niet gaan… Akkoord? AKkoord

Stap 5: herberekenen financiële ruimte High level controle door Dienst Budgettering Is alles ingevoerd? Controle op basis van vorige ronde Overlopen afspraken in voortraject Integratie van nieuwe input HR Juistere verdeling van personeelskosten aan activiteiten/projecten Herberekening BEA’s voor Stad Gent Normaal gezien geen wijzigingen meer aan GB Berekening financieel evenwicht Excel-tool FMJP

Stap 6: bespreking vertaling en herberekening Wat is niet de bedoeling? Volledige hertekening van de strategie Nieuwe verdeling van de BEA’s, gemeentelijke bijdrage Wat kan wel? Bijschaven/verfijnen van strategie en financiële middelen Wie? MT Budgettering In overleg met Voorzitter

Stap 7: goedkeuring Goedkeuring in OCMW-Raad Bespreking in commissies Goedkeuring in gemeenteraad

KREDIETBEWAKING Het begrip ‘investeringsenveloppe’ Regelgeving uit de BBC Afspraken OCMW Gent

Nu PKC: project - kostenplaats – categorie 31 Afspraken OCMW Nu PKC: project - kostenplaats – categorie Toekomst “PAC” + investeringsenveloppe

Afspraken OCMW Kredietbewaking OCMW Project 1ste 5 posities Activiteit 32 Afspraken OCMW Kredietbewaking OCMW Project 1ste 5 posities Activiteit 1ste 3 posities Categorie 1ste 3 posities van de BMAR Investeringsenveloppe 1 per project 1 voor de investeringen onder de activiteiten verzameld per prioritaire beleidsdoelstelling en overig beleid 1 voor beleidsdomein Algemene financiering

3. NIEUWE BUDGET- EN BOEKHOUDSLEUTEL Kadering: waarover gaat het? Wat vereist de regelgeving en wat zijn onze interne behoeften? Vertaling regelgeving naar praktijk Goed om de “subvragen” onderaan bij te voegen – dit steeds doen

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Waarover gaat het? Heden: Budget in volgende vorm: Vb Rapportering: Officiële documenten: meerjarenplan en budget Interne rapporten: ??? Budgetsleutel Jaar Project Kostensoort of rekening Kostenplaats 6051100 Bureaumateriaal 1070500 Talent Algemeen Jaar Budgetsleutel = wat men in het financieel systeem moet opgeven om een budgetlijn te creëren (of een boeking te doen) Voorbeeldje: dienst protocol (weten we nu uit de f.code via een afleidingstabel) - prestaties aan overheidsinstellingen (hier : voorbeeldje van een ontvangst G.D.) 34746 = beheer van middelen en personeel dienst protocol Niet_relevant : niet gesubsidieerd – kan bv ook STF.STF zijn Toekomst: fonds valt weg f.Code valt weg (zie verder : wordt een beetje vervangen door het beleidsveld/beleidsdomein – maar deze gaan we afleiden) Activiteit blijft behouden – komt naast project (wat er bij komt) – voor projecten gaan we gedetailleerd budgetteren en boeken, nl. op projectstap Subsidiecode blijft behouden v.Dienst wordt afzonderlijk geregistreerd – zat vroeger vervat in de f.code De kern van de nieuwe regelgeving is integratie tussen strategie en financiën. De nieuwe regelgeving bepaalt immers dat het meerjarenplan, het budget en zelfs de jaarrekening niet meer enkel financiële gegevens mogen bevatten, maar moeten opgebouwd zijn vanuit de strategie van de stad of het OCMW. Dit betekent een andere aanpak dan voorheen: bij het opgeven van de middelen die men denkt nodig te hebben in de komende periode, zal vanaf nu telkens ook moeten opgegeven worden welke doelstellingen men daarmee zal trachten te realiseren. Meerjarenplan, budget en jaarrekening worden daardoor niet meer louter financiële documenten, ze gaan evenveel over de inhoud en de strategie.

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Waarover gaat het? Vanaf begrotingsopmaak 2014: Nieuwe regelgeving BBC => integratie tss strategie en financiën Nieuwe budget- en boekingssleutel, dwz. Wettelijk vereist om een begrotingskrediet op andere elementen te registreren en rapporteren Interne behoeften qua rapportering Terminologie: elk onderdeel van de budget- en boekhoudsleutel is een “dimensie” Vanaf begrotingsopmaak 2014 volgen we de nieuwe BBC-regelgeving. De kern van de nieuwe regelgeving is integratie tussen strategie en financiën. De nieuwe regelgeving bepaalt immers dat het meerjarenplan, het budget en zelfs de jaarrekening niet meer enkel financiële gegevens mogen bevatten, maar moeten opgebouwd zijn vanuit de strategie van de stad of het OCMW. Dit betekent een andere aanpak dan voorheen: bij het opgeven van de middelen die men denkt nodig te hebben in de komende periode, zal vanaf nu telkens ook moeten opgegeven worden welke doelstellingen men daarmee zal trachten te realiseren. Meerjarenplan, budget en jaarrekening worden daardoor niet meer louter financiële documenten, ze gaan evenveel over de inhoud en de strategie. Naast registratie op doelstellingen, zijn er nog een heel aantal andere elementen waarop de regelgeving zal verplichten te registreren en rapporteren. Daarnaast zijn er ook interne behoeften: daar deze niet altijd afgedekt zijn door wat wettelijk is opgelegd, zullen we nog enkele elementen toevoegen. Qua terminologie: in wat volgt zal ik het woord dimensies veelvuldig gebruiken. Een dimensie is een onderdeel van de budget- en boekhoudsleutel, maw een element waarop we moeten registreren om er op te kunnen rapporteren.

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Waarover gaat het? Huidige budgetsleutel Vanaf begrotingsopmaak 2014: Kostensoort of rekening Jaar Project Kostenplaats Dienst Subsidiecode Activiteit Project(stap) Jaar Kostensoort of rekening Een project zoals we het nu kennen: investeringsprojecten maar ook subsidieprojecten, valt dus weg. Kostenplaats wordt in de toekomst ingevuld door een activiteit of een project. Activiteit wordt behouden, maar in de toekomst ook project. Deze dimensie wordt zeer belangrijk (gezien de link met strategie en de manier waarop we dimensies daar aan koppelen.

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Wettelijk vereiste registratie/rapportering Strategisch: beleidsdoelstellingen – actieplannen Functioneel: beleidsdomeinen – beleidsvelden Organisatorisch: budgettaire entiteit Bevoegdheid: budgethouder Rekening: algemene en budgettaire rekeningen Deelrapport: verwijzing nr Vlaamse subsidie (planlastdecreet) Economische sector tegenpartij Maar om daartoe te komen, moeten we eerst een stukje pure theorie door nl. wat vereist de regelgeving. Het is nodig om deze begrippen te vermelden, omdat ze in diverse rapporteringen kunnen terugkomen. We vertellen dan geleidelijk aan hoe we deze begrippen vertaald hebben naar de praktijk van OCMW Gent. Strategisch Wetgeving: Beleidsdoelstellingen die geconcretiseerd worden in actieplannen. Onderscheid tussen prioritaire en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen. Heeft niets te maken met belangrijk of niet, wel bepaalt het volgende zaken: De mate van detail waarin aan de OCMW-raad moet worden gerapporteerd De hoogte van de wettelijke kredietbewaking (voor investeringen): hoe minder prior. doelstellingen, hoe breder de kredietbewaking Functioneel Nieuwe functionele indeling nl. opgelegd stelsel van beleidsvelden (voorbeelden meenemen!!!) Bv 0953 Woonzorgcentra 0112 Personeelsdienst en vorming Wetgeving zegt dat beleidsvelden 1 op n moeten geclusterd worden in beleidsdomeinen. De OCMW-raad bepaalt de beleidsdomeinen. Het aantal beleidsdomeinen bepaalt mee: De mate van detail waarin aan de GR moet worden gerapporteerd De hoogte van de wettelijke kredietbewaking: hoe minder beleidsdomeinen, hoe minder noodzaak voor een BW Huidige piste is dat er 4 beleidsdomeinen zullen zijn (Algemene financiering – Algemeen bestuur – Sociale dienstverlening – Ouderenzorg) Organisatorisch Wetgeving: vereist indeling in intern verzelfstandigde agentschappen (bv Mobiliteitsbedrijf bij de stad), OCMW en stad. OCMW is een budgettaire entiteit Bevoegdheid Budgethouderschap wordt door het OCMW-decreet omschreven als de bevoegdheid die wordt toegekend om een taakstellend budget te beheren. Taakstellend slaat op doelstellingen. Een budgethouder moet maw zijn doelstellingen realiseren met de hem toegekende middelen. Fin. Rekening: zijn boekhoudkundige algemene rekeningen en budgettaire rekeningen – opgelegd stelsel dat verder uitgewerkt is (Stad en OCMW samen) Deelrapport: de code deelrapport is een verwijzing naar een Vlaamse subsidie die valt onder het planlastdecreet. Dit decreet stelt dat Vlaamse subsidiërende overheden geen bijkomende rapperteringsvereisten mogen opleggen, maar moet wel elk krediet of elke boeking op een code geboekt worden die verwijst naar de juiste Vlaamse subsidie. Deze codes zijn een verplicht opgelegd stelsel. Economische sector tegenpartij: omwille van Europese verplichtingen moet bij elke verrichting ook de sector aangegeven worden van de tegenpartij.

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Extra intern gewenste registratie/rapportering Organisatorisch: departement – dienst Bevoegdheid: schepen (stad) Subsidiecode (voor alle subsidies) Naast alle wettelijke dimensies waarop moet geregistreerd en gerapporteerd worden, zijn er ook een aantal interne rapporteringsbehoeften. Daarom worden nog een aantal dimensies toegevoegd waarop elke budget- of boekingslijn wordt geregistreerd. Het gaat niet om nieuwe dimensies, momenteel werden die ook al gebruikt. Organisatorisch: Dit omwille van de departementale en dienststructuur van de stad. Bevoegdheid: de bevoegde schepen, gezien schepenmodel voor Stad Subsidiecodes voor alle subsidies, niet enkel de Vlaamse die onder het planlastdecreet vallen. Dit zijn nieuwe codes ter vervanging van de huidige subsidieprojecten.  

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Aanpak invulling OCMWGent Voldoen aan nieuwe BBC-regelgeving Behoud van bestaande en ingeburgerde dimensies en codes voor zover mogelijk Evenwicht tussen gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden/logica systemen Evenwicht tussen behoeften van de diverse betrokkenen

Begrippenkader Strategie Functioneel Organisatiestructuur Bevoegdheid MISSIE GROEP GENT Strategie Functioneel Organisatiestructuur Bevoegdheid GENT Schepen Hoofd Strategische Doelstelling STAD OCMW AGSOB Digipolis Beleidsdomein Budgethouder Budget-Enveloppe Strategische Doelstelling Departement Departement Beleidsveld Project Operationele Dienst Dienst Operationele Doelstelling Doelstelling Cel Koppeling middelen Personeel Project Hier uitleggen dat al dit samenhangt met de strategie. Aanduiden waar “financiën” op gaat werken => niveau activiteit en project(stap) Dat door al de linken in het systeem, zal kunnen gerapporteerd worden op alle blokjes op de slide. Activiteit Budget Cijfermatig Evaluatie Label Actie kostenplaats (kwantitatief) (kwalitatief) Mijlpalen

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Alles begint bij de strategie… Hoofdstrategische doelstelling Strategische doelstelling Operationele doelstelling Activiteit Project operationele doelstelling Project Strategisch begrippenkader: Gezien kern van de nieuwe regelgeving is integratie tussen strategie en financiën: logisch dat bij het registreren van elke budgetlijn (dit is elk krediet dat men aanvraagt) of boekhoudkundige verrichting (dit is een bestelbon, een factuur, een invorderingsstaat,...) zal moeten opgegeven worden op welk deel van de strategie de registratie betrekking heeft. Anders is het uiteraard onmogelijk om dit in de officiële beleidsdocumenten zoals meerjarenplan, budget en jaarrekening op te nemen. Binnen de diensten van de secretaris / strategie heeft men daartoe een strategisch begrippenkader uitgewerkt, dat aangepast is aan de vereisten van de nieuwe regelgeving. Ik bespreek dit hier kort, maar dit wordt Ellen Wyns en Annelies Decraene verder toegelicht op de strategische workshops die per departement zijn ingepland. - Bestuur bepaalt missie en hoofdstrategische doelstellingen Strategische doelstellingen: zijn stadsbreed, verschillende departementen kunnen dus bijdragen tot dezelfde strategische doelstellingen aanduiding van prioritaire en niet-prioritaire doelstellingen: dit bepaalt de mate van detail van wettelijk vereiste rapportering + bepaalt mee de kredietbewaking voor investeringen SD’s worden geconcretiseerd via OD’s: Er zijn operationele doelstellingen mbt de reguliere werking. Die zijn departementsgebonden. Daarnaast zijn er projectoperationele doelstellingen mbt de projectwerking. Deze zijn stadsbreed. OD’s en POD”s worden gerealiseerd door middel van activiteiten en/of projecten: Op het laagste (financieel relevante) niveau van de doelstellingencascade staan activiteiten en projecten naast mekaar. Project: Gekenmerkt door feit dat het “projectmatig” wordt aangepakt => volgen van opgelegde methodiek projectwerking Zijn per definitie tijdelijk van aard en hebben een duidelijk begin en einde Belangrijk: uitgaven en ontvangsten voor projecten kunnen zowel investeringen als exploitatie zijn. Vb: communicatiefolder project WZC Mariakerke is een exploitatiekost op een project. Activiteit: Alles wat niet projectmatig wordt aangepakt. Komt neer op reguliere werking. Stabiel in de organisatie aanwezig, weinig aan verandering onderhevig. Belangrijk: uitgaven en ontvangsten voor activiteiten kunnen zowel investeringen (BD) als exploitatie (GD) zijn. Vb: Structurele vervanging dienstwagen is een investering op een activiteit.

Voorbeeld strategische cascade Strategische doelstelling Het verhogen van de bestuursefficiëntie Deze strategische ambitie krijgt een vertaling in operationele doelstellingen, activiteiten en projecten. Dit wordt opgenomen door diverse departementen, diensten en organisaties. Operationele doelstelling Administratieve vereenvoudiging realiseren. Activiteit Notulenbeheer en ondersteuning besluitvorming Projectoperationele doelstelling - Project:DSD  Project E-besluitvorming Operationele doelstelling Sport verhogen van de gelijke toegang tot sport door het maximaal weghalen van drempels en door de uitbouw van een kwalitatief aanbod Activiteit Organiseren sportkampen Project jeugdwerking sportclubs   Operationele doelstelling Jeugd Het verbeteren van het vrijetijdsaanbod voor kinderen en jongeren, met bijzondere aandacht voor de toegankelijkheid Activiteit Ondersteunen jeugdwerk Project speelstraten Operationele doelstelling Natuur en Groen Verbeteren van speelmogelijkheden voor kinderen in de 19de eeuwse gordelwijken Activiteit onderhoud wijkgroen Project speelweefsel Operationele doelstelling OCMW Het verhogen van de toegang tot vrijetijdsactiviteiten voor maatchappelijk kwetsbare groepen. Activiteit vakantiewerking Project Project Operationele doelstelling Communicatie Verbeteren ontsluiting Informatie over vrijetijdsaanbod in Gent Project website www.watvandaagtedoeningent.be Project vrijetijdspas Hoe vertaalt deze strategie Zich verder? Eens de strategie bepaald is moet de organisatie zich gaan organiseren op die richting. Hoe verloopt dit precies? We nemen een aantal voorbeelden om dit verder uit te werken. Welke vragen kunnen we stellen? Is dit project een antwoord op de bepaalde strategie? Gaat dit er voor zorgen dat kinderen/jongeren een leuker vrijetijdsaanbod krijgen? Welke financiële middelen heb ik nodig? Hoeveel personeel heb ik nodig? Welke competenties hebben die nodig? Welke persoonlijke doelstellingen geven we die medewerkers mee? Welk materiaal moet ik hebben? Is dat materiaal er of moeten we dit aanschaffen? Welke logistieke ondersteuning is er nodig? Elke beleidsdoelstelling bestaat uit: een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft. 42 42

Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies Ze worden bij ontstaan gekoppeld aan: 1 beleidsveld 1 budgethouder 1 dienst 1 operationele doelstelling (1 schepen) Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies 1.Activiteiten en projecten: centrale dimensies Komen vanuit de diensten zelf => via activiteiten en projecten realiseren jullie jullie doelstellingen. De activiteiten zijn in overleg met de diensten bepaald Voor de projecten zal hetzelfde gebeuren Voordelen: Herkenbaarheid voor alle gebruikers bij budget, boeken en rapporten Geen zorgen bij financiële input over beleidsvelden en –domeinen, budgethouder, welke schepen etc Geen rigide functionele codes meer We voorzien ook ruimte voor diensteigen indelingen van budget en boekhouding Komen ook terug in de kostenplaatsen 2.Activiteit of project koppelen we bij aanmaak in het systeem aan 1 beleidsveld, 1 budgethouder, ... Hierdoor bekomen we met 1 ingave rapporteringsmogelijkheden op al deze dimensies Gezien al deze dimensies afgeleid worden, is het van groot belang dat men de juiste activiteit of project kiest. Enkele vuistregels: Vuistregel bij budgetteren: overleg met de inhoudelijk verantwoordelijke Vuistregel voor de boekhouding: kies de activiteit of het project waarop werd gebudgetteerd 3.Specifiek voor budgettering en boekhouding gaan we voor projecten nog een niveau lager: er zal steeds gebudgetteerd en geboekt worden op een lager niveau nl. de projectstap. Dit komt overeen met het huidige niveau PSP-element, alleen niet met de rigide koppelingen aan functionele en economische codes.

Kostensoort of rekening De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies Dienst Subsidiecode Activiteit Project(stap) Jaar Kostensoort of rekening (Project) operationele doelstelling - strategische doelstellingen Centrale dimensies financieel systeem Beleidsveld - beleidsdomein Dienst – departement – budgettaire entiteit Budgethouder

Centrale dimensies: waarom? De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies Slechts 1 dimensie ingeven Rapportering mogelijk op alle gekoppelde dimensies Maar: belang juistheid! Bepaalt afgeleide dimensies Bepaalt kredietbewaking: via dienst Dus: Nood aan duidelijke communicatie Centrale dimensies: waarom?

Centrale dimensies: ook bij personeel De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies Activiteit en project : ook centrale sleutels bij plannen en rl: Plannen VTE, budgetteren, … : op activiteit of project Opmerking: projecten enkel als permanent en lange duur Centrale dimensies: ook bij personeel

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Andere dimensies in de sleutel Kostensoort of rekening: Onderscheid tussen : BMAR (budgettair MAR): om te budgetteren AMAR (algemeen MAR): om te boeken Wettelijk minimum aangevuld met behoeften stad en OCMW BMAR = AMAR voor OCMW Sommige rekeningen in AMAR specifiek voor algemene boekhouding en dus geen budgettaire “tegenhanger”, bv. afschrijvingen Dienst Subsidiecode Activiteit Project(stap) Jaar Kostensoort of rekening

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Andere dimensies in de sleutel Dienst Subsidiecode Activiteit Project(stap) Kostensoort of rekening Vervanging voor huidige subsidieprojecten Bestaat uit een code en een omschrijving Bv. VWF VWW Verwarmingsfonds Verwarmingstoelage - werking Nu ook verplicht, voor bepaalde Vlaamse subsidies -> decreet planlastvermindering (PLV): vaste codes deelrapport: aanvraag subsidie via extract uit Meerjarenplan verantwoording subsidie (enkel)via extract uit rekening Subsidiecode: in Gent2020 (voor personeelsplanning in VTE) in Cevips (budgetteren en boeken personeelskosten) VWF VWW Verwarmingsfonds Verwarmingstoelage - werking RSZ SMV Rijksdienst voor sociale zekerheid Sociale Maribel verpleegkundigen Opleiding volgt in kwartaal 4 voor budgethouders (light) en medewerkers

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Andere dimensies in de sleutel Dienst Subsidiecode Activiteit Project(stap) Kostensoort of rekening Binnen dit kader: Keuze om aan subsidiebeheer te doen, ruimer dan enkel subsidiecode Preventieve melding van subsidies, door middel van een subsidiefiche Subsidieproject Subsidiegever en kanaal Informatie over de voorziene middelen of koppeling aan personeel = G2020 Taak van de budgethouder, ook voor de subsidies zonder code deelrapport  Leidt tot een goede communicatie tussen financiën en de departementen VWF VWW Verwarmingsfonds Verwarmingstoelage - werking RSZ SMV Rijksdienst voor sociale zekerheid Sociale Maribel verpleegkundigen

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Conclusie Huidige budgetsleutel Vanaf begrotingsopmaak 2014: Kostensoort of rekening Jaar Project Kostenplaats Dienst Subsidiecode Activiteit Project(stap) Jaar Kostensoort of rekening Een project zoals we het nu kennen: investeringsprojecten maar ook subsidieprojecten, valt dus weg. Kostenplaats wordt in de toekomst ingevuld door een activiteit of een project. Activiteit wordt behouden, maar in de toekomst ook project. Deze dimensie wordt zeer belangrijk (gezien de link met strategie en de manier waarop we dimensies daar aan koppelen.

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Conclusie Met rapporteringsmogelijkheden op: Strategisch: doelstellingen – actieplannen/operationele/projectoperationele doelstelling Functioneel: beleidsdomeinen – beleidsvelden Organisatorisch: budgettaire entiteit, departement, dienst Bevoegdheid: budgethouder Fin. rekening: algemene en budgettaire rekeningen Subsidiecode en verwijzing planlastdecreet Economische sector tegenpartij Rapporteringsmogelijkheden op: Strategisch: doelstellingen – actieplannen Functioneel: beleidsdomeinen – beleidsvelden Organisatorisch: budgettaire entiteit, departement, aanvragende dienst, verantwoordelijke dienst Bevoegdheid: schepen, budgethouder Kostensoort: algemene en budgettaire rekeningen Deelrapport: verwijzing nr Vlaamse subsidie (planlastdecreet) Economische sector tegenpartij

4. OVERZICHT VORMINGEN Dienst budgettering Budgethouders

Overzicht vormingen Vormingsprogramma Voorjaar – i.f.v. budgetteren Najaar – i.f.v. boekhouding Twee soorten financiële vorming ifv budgettering “light” : voor beleid en management - in grotere groepen “full” : voor de financiële medewerkers – kleine(re) groepen, interactief Deelnemers: voor de start: budgethouders en 1 stafmedewerker – voor boekhouding nog op te lijsten

Programma – dienst budgettering Sessie 1 BBC en NFI op 7 maart: Concept FMJP Budget- en boekhoudsleutel Sessie 2 SAP-introductie (praktijk) op 21 mei: Basis SAP Sessie 3 SAP op maat (praktijk) op 28 mei: SAP voor budgettering

Programma – budgethouders Sessie 1 (jan) Gent2020: Begrippenkader Strategische cascade, opbouw,… Sessie 2 (maart) NFI: Nieuwe budget- en boekingssleutel (dimensies) Proces opmaak MJP en budget,… Sessie 3 (mei) Gent2020: Vastklikken activiteiten, onderbouw aan bovenbouw,… Sessie 4 (okt) : SAP-introductie Sessie 5 (nov) : SAP-winkelwagentje

5. CONCLUSIE Vragenronde