Opleiding BBC-financieel Elementaire kennis rond het concept van de financiële meerjarenplanning, de nieuwe budget- en boekhoudsleutel en te gebruiken financiële rekeningen

Inhoudsopgave Welkom 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 2.A Inleiding 2.B 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 4. Kredietbewaking 2.A Inleiding 2.B 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

1. Wat is BBC? Waarom? Inspiratie New Public Management Gemeentedecreet (2005), Provinciedecreet (2005) en OCMW decreet (2008) Besluit beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW's (2010) Geen/nauwelijks koppeling beleid-financiën Verschillend systeem gemeenten-OCMW

De strategische en de financiële cyclus haken in op elkaar Essentie De strategische en de financiële cyclus haken in op elkaar Vanuit één geïntegreerd systeem de beleidsvoering én de financiële vertaling en gevolgen ervan Plannen (meerjarenplan) Budgetteren (budget – kredietbewaking) Registreren (boekhouding) Rapporteren en evalueren (jaarrekening) Sterk gericht op input, output en effecten en op het meten hiervan Reeks regels over meerjarenplanning, budget, boekhouding en de jaarrekening Hier gaat het over subtitel : essentie

In welke financiële regels voorziet het BBC-besluit? Nieuwe regels rond: Budget- en boekingssleutel Indeling budgetten Exploitatie – investeringen – andere Verbintenis- en transactiekredieten Kredietbewaking Financieel evenwicht Aantal boekhoudtechnische wijzigingen Boekhoudtechnische wijzigingen: vb: structuur balans, indeling patrimonium, dubieuze debiteuren, …

B B C BBC ……. lok aan het been voor politici ehendigheidsparcours voor secretarissen lok aan het been voor politici hinees voor burgers Of toch iets anders ?? Bron: De Standaard B B C

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 2.B 7 stappen 2.A Inleiding 2.B 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

2.A Inleiding: drie soorten budget Enkele voorbeelden: Andere = liquiditeitenbudget Budgetteren op kasstromen Exploitatiebudget Uitgaven Ontvangsten Aankopen van grondstoffen, bezoldigingen, werkingssubsidies, financiële kosten van leningen,… Verkopen uit de werking, fiscale ontvangsten, gemeentefonds, financiële opbrengsten,… Investeringsbudget Verwerven van belangen in EVA’s, investeringen in wegen, investeringssubsidies, … Verkoop van een gebouw, ontvangen investeringssubsidies, … Andere Kapitaalsaflossingen van leningen, toegestane lening, … Op te nemen leningen, schenkingen zonder specifiek doel, … Ipv “rentes” “financiele kosten van leningen” vermelden (met rentes bedoelen we normaal gezien een soort van pensioen) Bij ontvangsten investeringsbudget, ook “ontvangen investeringsnsubsidies” vermelden OK, dit is aangepast

Concreet BBC-regelgeving: Ontvangsten en uitgaven zo veel als mogelijk koppelen aan de juiste activiteit of project Aantal stromen kunnen niet gekoppeld worden: algemene financiering Gemeentelijke bijdrage Gemeentefonds Opname van leningen … Koen

Twee soorten kredieten bij investeringen Transactiekrediet het krediet voor ontvangsten en uitgaven binnen één financieel boekjaar Verbinteniskrediet het totaal van de transactiekredieten van een rubriek van een investeringsenveloppe Gevolg Belang van het transactiemoment voor inzet financiële middelen Verbinteniskrediet Transactiekrediet Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Bouw nieuw WZC 3.500 500 2.000 1.000 Opmerking: ook in BEA’s wordt gewerkt met transactiekredieten!

Vb: In 2014 zal een opdracht gegund worden voor de bouw van een WZC Vb: In 2014 zal een opdracht gegund worden voor de bouw van een WZC. De projectleider/FM voorziet Planning 2014 2015 2016 2017 Bouwrijp maken terrein 500 Ruwbouw 2.000 Afwerking 1.000 Katrien, Je vroeg een betere uitwerking van de voorbeelden. Is dit beter? BO 2014 VB 2014 2015 2016 2017 Project ‘bouw van een WZC’ 3.500 500 2.000 1.000

Vb: In 2014 werd de opdracht gegund, maar de werken verlopen minder snel dan gepland. Eind 2015 VB 2014 2015 2016 2017 BUDGET 3.500 500 2.000 1.000 VASTGELEGD AANGEREKEND 300 Begin 2016 Resterend VB 2014 2015 2016 2017 BUDGET 3.200 2.200 1.000 VASTGELEGD AANGEREKEND Katrien, Je vroeg een betere uitwerking van de voorbeelden. Is dit beter?

Gemeentelijke bijdrage NU: ingewikkelde berekening als tussenkomst in het kastekort TOEKOMST: Subsidie van de stad Zowel voor exploitatie als investeringen Evenwichtsvoorwaarden!

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 2b.7 stappen 2a. Inleiding 2b.7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

2.B 7 conceptuele stappen Koen : ik zou dit koppelen aan een tijdspad (ofwel via de slide van tine ofwel door op deze slide de timing voor bO2014 bij te voegen

Stap 1: uittekenen strategie College: Vastklikken budgettaire enveloppe per (P)OD MEI 2013 College: Strategische en Financiële krijtlijnen FEBRUARI 2013 Inter-departementale workshops POD’s OD’s MAART 2013 Departementale workshops OD’s=> activiteiten en projecten APRIL - MEI 2013 Aanpassen MJP ifv financiële keuzes Finale validering MJP Karl-Filip FINANCIËLE VERTALING per (P)OD maken PERSONEELSBEHOEFTEPLAN per (P)OD maken

Stap 1: uittekenen strategie Strategische workshop CBS (incl. Voorzitter OCMW) Vertaalslag bestuursakkoord naar strategische ambities door CBS Eindresultaat Missie Hoofdstrategische doelstellingen Strategische doelstelling Aanzet formulering (P)OD Workshops (inter)Departementaal Bepalen activiteiten Bepalen projecten Koen : Bedoeling is om zowel SD’s als ambitieniveau SD’s te bepalen - ik zou hier “aantal topambtenaren” toch schrappen (wij zitten wel op de strat.workshop, maar vooral als waarnemer) Katrien, Deze slides was een copy/paste uit de presentatie van donderdag (ik heb strategische doelstelling ingevuld) De topambtenaren zijn geschrapt. Ik zou voor deze slides dezelfde werkwijze als KFC gebruiken: nadruk op slide 26 (het overzicht van Tine) en de rest vlug overlopen.

Stap 2: berekenen financiële ruimte Financiële workshop CBS (25-26 februari) Beslissingen rond algemene financiering Beslissing rond high-level verdeling van de middelen : gemeentelijke bijdrage OCMW, nog niet definitief gekend Specifieke procedure voor opmaak MJP 2014 – 2019 Ombouwen startpositie naar budgetplaatsen/activiteiten Exploitatie Huidige reguliere werking Impact extra budgetten Impact op exploitatie (+ en -) van legislatuuroverschrijdende projecten Investeringen Legislatuuroverschrijdende projecten

Stap 2: berekenen financiële ruimte Op het einde van Stap 2: Koppeling van ontvangsten en uitgaven aan activiteiten / projecten Pot algemene financiering gekend Algemene afspraken rond verdeling van middelen Koen : het klopt toch niet dat we op het eind van stap 2 ontvangsten en uitgaven aan projecten gaan hangen. Katrien, Met de eerste bullet wou ik aanduiden dat er een koppeling is. We kennen de projecten (legislatuuroverschrijdende, onderhoud, FT) en weten ‘ongeveer’ wat hun financiële impact kan zijn. Misschien moet het iets anders uitgedrukt worden. Of volstaat deze toelichting?

Stap 3: koppeling strategie aan financiële ruimte €

Stap 4: financiële doelstellingenplan HR-luik in Gent2020 Norm ≠ euro = VTE Koppelen personeel aan activiteiten of projecten HR-luik in Cevips begroting: voor personeelsbeheer Verdeling budgettaire enveloppe Budgethouders Taak dienst Budgettering Ondersteuning Centrale opmaak mjpl en budget (met HR en FM)

Stap 5: herberekenen financiële ruimte High level controle obv vorige ronde door Dienst Budgettering Overlopen afspraken in voortraject Integratie van nieuwe input HR Juistere verdeling van personeelskosten aan activiteiten/projecten Herberekening BEA’s voor Stad Gent Normaal gezien geen wijzigingen meer aan GB Berekening financieel evenwicht Excel-tool FMJP

Stap 6: bespreking vertaling en herberekening Wat is niet de bedoeling? Volledige hertekening van de strategie Nieuwe verdeling van de gemeentelijke bijdrage Wat kan wel? Bijschaven/verfijnen van strategie en financiële middelen Wie? MT Budgettering In overleg met Voorzitter

Stap 7: goedkeuring Goedkeuring in OCMW-Raad Bespreking in commissies Goedkeuring in gemeenteraad

Wat betekent dit voor jou? Strategische workshops Gent2020: bepalen activiteiten / projecten personeel vastklikken aan activiteiten (ipv aan HR => in Gent2020) subsidiecodes Eind mei / begin juni fiches Voor investeringen Voor exploitatie bv éénmalig flyers opmaken en verzenden

Filosofie budgetopmaak: blijft zelfde input van de budgethouders verwacht ! budgettering: begeleidt en maakt budget en meerjarenplan op Vormingen !

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 4. Kredietbewaking Inleiding 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

3. De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Heden: Budget in volgende vorm: Vb Rapportering: Officiële documenten: meerjarenplan en budget Interne rapporten Budgetsleutel Jaar Project Kostensoort of rekening Kostenplaats 6051100 Bureaumateriaal 1070500 Talent Algemeen Jaar Budgetsleutel = wat men in het financieel systeem moet opgeven om een budgetlijn te creëren (of een boeking te doen) Vb: Dienst Talent 1070500 heeft een budget staan op rekening 6051100 Bureaumateriaal voor de aankoop van stylo’s, papier, … Dit voor het jaar 2013 en op project algemeen. Vanaf begrotingsopmaak 2014 volgen we de nieuwe BBC-regelgeving. Qua terminologie: in wat volgt zal ik het woord dimensies veelvuldig gebruiken. Een dimensie is een onderdeel van de budget- en boekhoudsleutel, maw een element waarop we moeten registreren om er op te kunnen rapporteren. Voor nieuwe budgetsleutel: Voldoen aan nieuwe BBC-regelgeving Behoud van bestaande en ingeburgerde dimensies en codes voor zover mogelijk Evenwicht tussen gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden/logica systemen Evenwicht tussen behoeften van de diverse betrokkenen

Huidige budgetsleutel Vanaf budgetopmaak 2014: Kostensoort of rekening Jaar Project Kostenplaats Subsidiecode Kostenplaats: Activiteit of Project Jaar Kostensoort of rekening Een project zoals we het nu kennen: investeringsprojecten maar ook subsidieprojecten, valt dus weg! Kostenplaats wordt in de toekomst ingevuld door een activiteit of een project. Activiteit wordt behouden, maar in de toekomst ook project. Deze dimensie wordt zeer belangrijk (gezien de link met strategie en de manier waarop we dimensies daar aan koppelen.

Wettelijk vereiste registratie/rapportering Extra intern gewenste registratie/rapportering Strategisch: beleidsdoelstellingen – actieplannen Organisatorisch: departement – directie – dienst Functioneel: beleidsdomeinen – beleidsvelden Bevoegdheid: voorzitter Organisatorisch: budgettaire entiteit Subsidiecode voor alle subsidies Bevoegdheid: budgethouder Rekening: algemene en budgettaire rekeningen Deelrapport: verwijzing nr Vlaamse subsidie (planlastdecreet) Economische sectorcode: de sector aangegeven worden van de tegenpartij

Activiteiten en projecten zijn centrale dimensies Subsidiecode Kostenplaats: Activiteit of Project Jaar Kostensoort of rekening (Project) operationele doelstelling - strategische doelstellingen Centrale dimensies financieel systeem Beleidsveld - beleidsdomein Slechts 1 dimensie ingeven: Rapportering mogelijk op alle gekoppelde dimensies Maar: belang juistheid! Bepaalt afgeleide dimensies Bepaalt kredietbewaking: via dienst Dus: Nood aan duidelijke communicatie! Plannen VTE, budgetteren, … : op activiteit of project (Opmerking: projecten enkel als permanent en lange duur) Dienst – directie - departement – budgettaire entiteit Budgethouder

Kostensoort of rekening Onderscheid tussen : BMAR (budgettair MAR): budgetteren AMAR (algemeen MAR): boeken BMAR = AMAR voor OCMW Opm: sommige AMAR hebben geen BMAR bv afschrijvingen Subsidiecode Kostenplaats: Activiteit of Project Jaar Kostensoort of rekening Wettelijk minimum aangevuld met behoeften stad en OCMW Sommige rekeningen in AMAR specifiek voor algemene boekhouding en dus geen budgettaire “tegenhanger”, bv. afschrijvingen

Kostensoort of rekening Subsidiecode Kostenplaats: Activiteit of Project Jaar Kostensoort of rekening Vervanging voor huidige subsidieprojecten! Bestaat uit een code en een omschrijving Bv. VWF VWW Verwarmingsfonds Verwarmingstoelage - werking Nu ook verplicht, voor bepaalde Vlaamse subsidies -> decreet planlastvermindering (PLV): vaste codes deelrapport: aanvraag subsidie via extract uit Meerjarenplan verantwoording subsidie (enkel)via extract uit rekening Subsidiecode: in Gent2020 (voor personeelsplanning in VTE) in Cevips (budgetteren en boeken personeelskosten) VWF VWW Verwarmingsfonds Verwarmingstoelage - werking RSZ SMV Rijksdienst voor sociale zekerheid Sociale Maribel verpleegkundigen Opleiding volgt in kwartaal 4 voor budgethouders (light) en medewerkers Binnen dit kader: Keuze om aan subsidiebeheer te doen, ruimer dan enkel subsidiecode Preventieve melding van subsidies, door middel van een subsidiefiche Subsidieproject Subsidiegever en kanaal Informatie over de voorziene middelen of koppeling aan personeel = G2020 Taak van de budgethouder, ook voor de subsidies zonder code deelrapport  Leidt tot een goede communicatie tussen financiën en de departementen

De nieuwe budget- en boekhoudsleutel Conclusie Huidige budgetsleutel Vanaf begrotingsopmaak 2014: Jaar Project Kostensoort of rekening Kostenplaats Subsidiecode Kostenplaats: Activiteit of Project Jaar Kostensoort of rekening Een project zoals we het nu kennen: investeringsprojecten maar ook subsidieprojecten, valt dus weg. Kostenplaats wordt in de toekomst ingevuld door een activiteit of een project. Activiteit wordt behouden, maar in de toekomst ook project. Deze dimensie wordt zeer belangrijk (gezien de link met strategie en de manier waarop we dimensies daar aan koppelen.

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 4. Kredietbewaking Inleiding 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

Toekomst “PAC” Nu PKC: project – kostenplaats – categorie 38 Afspraken OCMW Nu PKC: project – kostenplaats – categorie Toekomst “PAC” + investeringsenveloppe

rekeningcategorie van de BMAR 39 Kredietbewaking OCMW Project project Activiteit dienst Categorie rekeningcategorie van de BMAR Investeringsenveloppe 1 per project 1 voor de investeringen onder de activiteiten verzameld per prioritaire beleidsdoelstelling en overig beleid 1 voor beleidsdomein Algemene financiering

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 4. Kredietbewaking Inleiding 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen

5. Overzicht vormingen Vormingsprogramma Voorjaar – i.f.v. budgetteren Najaar – i.f.v. boekhouding Twee soorten financiële vorming ifv budgettering “light” : voor beleid en management - in grotere groepen “full” : voor de financiële medewerkers – kleine(re) groepen, interactief Deelnemers: voor de start: budgethouders en 1 stafmedewerker – voor boekhouding nog op te lijsten

Programma – budgethouders Sessie 1 (jan) Gent2020: Begrippenkader, Strategische cascade, opbouw,… Sessie 2 (maart): Intro BBC en NFI (Theorie) Nieuwe budget- en boekingssleutel (dimensies) Proces opmaak MJP en budget,… Sessie 3 (mei) Beleidsplanning en –opvolging (praktijk): Vastklikken activiteiten, onderbouw aan bovenbouw,… Sessie 4 (okt-nov) : SAP Introductie (Praktijk) Sessie 5 (nov) : SAP Winkelwagentje (Praktijk) Sessie 6 (okt) : Subsidiemodule

Programma – dienst budgettering Sessie 1 BBC en NFI (theorie) op 7 maart VM: Concept FMJP Budget- en boekhoudsleutel Sessie 2 SAP introductie (praktijk) op 21 mei NM: Basis SAP CPF, Blauwe zaal Sessie 3 SAP op maat (praktijk) op 28 mei VM: SAP voor budgettering Onderbergen, Oude Raadzaal

Inhoudsopgave 1. Wat is BBC? 2. Concept FMJP: 4. Kredietbewaking Inleiding 7 stappen 3. Nieuwe budget- en boekhoudsleutel 4. Kredietbewaking 5. Overzicht vormingen 6. Vragen