Keuzes in regionale samenwerking Eerste verkennende regiobijeenkomst declaratieprocessen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Beleidsmatige keuzes regionale samenwerking Om tot een gedegen besluit over het organisatieniveau te komen, dienen afwegingen gemaakt te worden op het gebied van toegang, inkoop en administratie Organisatievorm ToegangInkoopAdministratie

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Relevante keuzes over regionale samenwerking in de toegang De toegang tot jeugdhulp is overal lokaal ingericht maar er kan wel regionaal worden samengewerkt. De mate van samenwerking verschilt op de volgende onderdelen: Uitbesteding: In een enkele regio is de toegang uitbesteed aan een andere partij. Als deze partij voor verschillende gemeenten werkt betekent dat ook meer regionale aansturing Lokaal beleid: Gemeenten hebben beleidsvrijheid op verscheidene aspecten binnen de jeugzorg. De belangrijkste aspecten in relatie tot de bedrijfsvoering zijn: Toekenning van PGB’s De wijze waarop gemeenten omgaan met beschikkingen De mate waarin gemeenten hier meer gezamenlijk mee op trekken bepaalt ook in hoeverre de administratieve processen gelijk getrokken kunnen worden. In het algemeen geldt dat hoe eenduidiger de processen hoe eenvoudiger een regionale backoffice in te richten is

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Relevante keuzes over regionale samenwerking in Inkoop & Contractbeheer Regionale samenwerking op het gebied van inkoop is wenselijk maar de wijze waarop en bijbehorende keuzes kunnen verschillen: Solidariteit: Volledige solidariteit van budgetten maakt contractbeheer en afrekening op regionaal niveau overzichtelijker Niveau van contractering: Contracten met aanbieders kunnen lokaal of regionaal afgesloten worden. Er zijn ook mogelijkheden om te werken met een algemeen raamcontract en specifieke lokale invulling Financiële afspraken: Met aanbieders kunnen afspraken gemaakt worden over garanties en budgetplafonds. Lokale afspraken beperken de noodzaak om regionaal af te stemmen in de administratie en facturatie. Regionale budgetplafonds daarentegen kunnen het gewenst maken om een (schaduw)administratie te voeren Niveau van financiering: Bevoorschotting en afrekening kan zowel lokaal als regionaal plaatsvinden. Als gemeenten zelf willen betalen dan beperkt dat de mogelijkheden voor een regionale administratie en levert het mogelijk dubbeling van functies op Communicatie: Vanuit de aanbieders bestaat de voorkeur voor één centraal punt voor communicatie. Hoe decentraler de organisatie, hoe meer werk het voor hun oplevert. Vaak opereren aanbieders namelijk in meerdere regio’s en (samenwerkende) gemeenten

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Afweging regionale samenwerking administratie Uit gesprekken blijkt dat gemeenten verschillende overwegingen hanteren om de administratieprocessen regionaal of lokaal in te richten: Is een regionale inrichting efficiënter dan een lokale organisatie? Dat is primair afhankelijk van de keuzes die in de inkoop en toegang gemaakt zijn. Grote regionale (en politieke) verschillen kunnen ten grondslag liggen aan lokale uitvoering Ben ik voldoende ‘in control’ als gemeente en loop ik geen onnodige risico’s als een regionale organisatie die administratie uitvoert? Dat geldt zowel voor sturing op de kwaliteit van de regionale als op het totale budget aan Jeugdhulp. Hierin is ook de afbakening van taken (beleid, administratief, inkoop) met regionale organisatie van belang Zijn we niet te kwetsbaar als (kleine) gemeente op dit proces op het gebied van capaciteit en kwaliteit? Verschillende kleine gemeenten werken vaak met een grotere (buur-) gemeente samen in de administratie als zij onvoldoende interne mogelijkheden hebben Hebben we voldoende zicht op de haalbaarheid van een regionale uitvoeringsorganisatie? Afhankelijk van de organisatie- en implementatiekracht van een gemeente kan deze keus verschillend uitpakken. Een belangrijk aspect hierin is de mogelijkheid om de noodzakelijke ICT aansluitingen te organiseren

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Organisatievormen regionale samenwerking administratieve processen (i.c.m. inkoop) Er zijn verschillende vormen van regionale samenwerking om de inkoop en administratie vorm te geven: (Losse organisatie) als onderdeel van een bestaande GR (Losse organisatie) op basis van een nieuwe GR Uitvoering door één van de (grotere) gemeenten Volledige uitbesteding De regionale samenwerking kan van tijdelijke aard (projectmatig) zijn of meerjarig worden opgezet. De keuze hierin heeft effect op de manier van inrichten van bedrijfsvoering In de verschillende pilotregio’s is al een principebesluit genomen over de mate van regionale samenwerking. Meestal in de vorm van ‘regionaal tenzij …’ of ‘lokaal tenzij…’ Uitwerking van de overgang en samenwerking tussen het lokale en regionale domein volgt bij de concretisering van de werkprocessen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Eerste verkennende regiobijeenkomst Doel Maken regionale afspraken en afstemmen lokale belangen Invullen benodigde beleidskeuzes en verkennen afhankelijkheden Knooppunten voor besluitvorming identificeren Agenda (3 uur) Bespreken beleidskeuzes regionale samenwerking Inkoop & toegang Bespreken overwegingen regionale samenwerking administratie Bepalen voorlopige keuze organisatievorm administratieve processen In kaart brengen risico’s en afhankelijkheden Uitwerken huiswerk en vervolgstappen binnen en tussen de gemeentes Deelnemers (< 10 deelnemers) Selectie van Inkoop, toegang en beleid vanuit verschillende gemeentes. Huiswerk vooraf Inventarisatie keuzes regionale samenwerking Inkoop & Toegang