Project Samen Vereenvoudigen Voorstel van aanpak

Samen vereenvoudigen = Samen met burgers en vanuit hun belevenis de overheid herdenken Samen met burgers: Denken met de gebruiker (en er niet te snel van uitgaan dat je die gebruiker kent) Vanuit belevenis burgers: niet vanuit verkokerde Vlaamse bril, maar vanuit de vraag wat er op de burger afkomt (ook vanuit lokaal bestuur, federaal en Europees) De overheid herdenken: minstens bestaande processen verbeteren, idealiter betere oplossingen vinden

DOEL = concrete vereenvoudigingen realiseren Vanuit kleine verhalenGebruikers centraal Samen met de betrokken entiteiten en overheidsniveaus Samen met de stakeholders Met multidisciplinaire teams Met methoden die de gebruiker centraal stellen en blauwdrukken in hun leefwereld uitproberen

Campagnes Innovatielabs Netwerk Ontsluiten technieken STIMULEREN & INSPIREREN Dienstverlening en processen herdenken Begeleiding projecten VEREENVOUDIGEN Gesprekken met klanten en collega’s Themascans Nieuwe ontwikkelingen opvolgen (trendwatching) DETECTEREN We zetten in op

Dienstverlening en processen herdenken Begeleiding projecten VEREENVOUDIGEN LOPENDE PROJECTEN kinderopvang Regulitis bij jeugd Digitaal ondertekenen van formulieren Subsidiedatab. Ondernemers helpen verrijken en subs. vereenvoudigen New Ondersteuning projecten Rad. Digit. BEOOGDE NIEUWE PROJECTEN Aanmoedigingspremies Dienstencheques Invulonderzoek formulieren omgevingsvergunning Projecten vanuit onderzoek interacties lok. best.? MOGELIJK NIEUWE PROJECTEN zie detecteren EXTERNE BEGELEIDING VOORZIEN Raamcontracten (link met AgO)

Campagnes en comm. Netwerk Innovatielabs Ontsluiten technieken STIMULEREN en INSPIREREN CAMPAGNES Doel: bewustmaking problematiek, bekendmaking aanbod en opstart netwerk Doelgroep: ambtenaren VO Timing: eerste helft 2015, beperkt in tijd (aantal maanden) Opzet: persona’s in de kijker Kanalen: herkenbare opzet, via versch kanalen (klemtoon sociale media) INNOVATIELABS Doel: herdenken dienstverlening stimuleren en experimenteren (out of the box) Opzet: creatieve brainstorm over concreet probleem met een mix van profielen (ambtenaren, ingenieurs, ICT-ers edm) Timing: twee per jaar Mogelijke topics: (…) NETWERK Doel: stimuleren interactie over problemen, oplossingen en goede praktijken Doelgroep: opstart met ambtenaren VO en lokale besturen Kanalen: soc media en events Timing: korte termijn, event per kwartaal Mogelijke topics: Facturen sturen Vergunningen edm ONTSLUITEN TECHNIEKEN Opzet: toolbox voor vereenvoudiging opgebouwd rond competenties vereenvoudiging (zie verder) Kanaal: interactieve website (gekoppeld aan soc. media) en events

Gesprekken met collega’s en ‘klanten’ Themascans Nieuwe ontwikkelingen opvolgen (trendwatching) DETECTEREN GEPLANDE GESPREKKEN AgO OK iMinds/soc innovatielabs gepland MindLab (DK) gepland Relatiebeheerders (redacteurs) Vlaamse Infolijn te plannen BELANGRIJKE PARTNERS Vlaamse Infolijn Audit Vlaanderen Dienst Admin Vereenv. (Fed.) en Ellen Ombudsman Buitenlandse voorbeelden: BIT (UK), MindLab (DK), kafkabrigade (NL), Actal (NL) Stimuleren eigenaarschap over doelgroep bij AO (ondernemers), ABB (lok. Best.), CJSM (jeugd), … THEMASCANS Doel: In het veld screenen wat er op een bepaalde doelgroep allemaal afkomt Ook collega’s uit VO en federale mee in bad trekken Timing: één doelgroep per jaar Voorbeeld: zorgsector ONTWIKKELINGEN OPVOLGEN Dmv gesprekken en actieve trendwatching (sharks spotten) kerntakenplan Opvolgen beleidsdomeinen (cfr. gesprekken met relatiebeheerders Infolijn)

Benodigde expertise EXPERTISEWERKPUNTACTIE PR (overtuigen en netwerken) Gedragswetensch Procesmngmt Effectief communiceren naar burgers ICT (auth. bronnen, bouwstenen, edm) Saar in programmateam radicaal digitaal Regelgeving Klantgericht design (intuïtief gebruik edm) Trends / ontwikkelingen volgen Faciliteren Analytische geest/ nt focussen op details/ On the job Participatiemethodieken en testen van nieuwe producten en diensten

Vragen Afbakening AgO Samenwerking ABB Federale? Raamcontracten?

EINDE PRESENTATIE Verder nog ideeën voor verdere uitwerking van vereenvoudigings- verhaal

Radicaal digitaal (Homans): Niet zomaar het bestaande digitaliseren, wel nieuwe oplossingen zoeken. Kerntakenplan (Bourgeois): kerntaken herdenken. Wat moet de VO doen en wat niet? Wat kan anders en beter? Opportuniteiten binnen VO

“Een goede vriend van mij heeft een premie moeten aanvragen. Wat een gedoe! De ideale oplossing voor heel het probleem is een online loket.”

Op hoeveel van hen lijkt die goede vriend? Samen met burgers: niet denken vanuit de klant, maar met de klant

Zijn we in staat om de nieuwste oplossingen te benutten? De enige keer dat je een brief stuurt is voor de overheid (beeld: rij wachtenden aan gemeenetloket die elk bezig zijn met hun smartphone. Of beeld groene doktersbriefjes voor ziekenfonds) De enige keer dat je een foto laat ontwikkelen is voor de overheid (ID, rijbewijs) (beeld: jongere neemt selfie terwijl hij in een fotokotje zit) Wat met grootmoeders en digitalisering evt. De nannyphone

Vanuit belevenis van burger Unieke lokettendiaree (cijfer van aantal loketten en sites bij VO) Aantal manieren waarop VO een financieel voordeel financieert aan burger Overal andere paswoorden en logins, tokens en bakjes (beeld: ‘uw paswoord is fout’ op scherm van laptop waarop post-it met paswoorden plakt)