Mailen van documenten Software that makes life easy …

1 april 2015www.quint-ict.nl2 De vraag … Geautomatiseerd mailen van documenten in PDF formaat naar relaties (inclusief gedetailleerde logging) Voordelen: Kostenreductie (briefpapier, porti, arbeidsloon) Minder foutgevoelig Mogelijkheid om de documenten geautomatiseerd op te nemen in een Document Management Systeem Nota bene: Mailen van facturen en aanmaningen is al gerealiseerd in een BaanIV omgeving De gekozen aanpak is ook bruikbaar in latere Baan/Infor versies Toepasbaar op alle uitgaande documenten (orderbevestigingen, pakbonnen, inkooporders)

1 april 2015www.quint-ict.nl3 Het antwoord … De relevante standaard sessie wordt -geautomatiseerd- gestart: Voor facturen: Voor elke debiteur met een adres. Voor aanmaningen: voor elke aan te manen debiteur. Het ontstane document wordt i.v.m. de latere conversie naar PDF naar een device (van het type ‘bestand’) geprint. Het document ontstaat als een ASCII file (.txt) in een vastgestelde directory Voor facturen gaat het om sessie tdsls4404m000 (facturen printen), voor aanmaningen om tfacr3420m000 (aanmaningen printen) Het versturen van de mail wordt verzorgd door een query, die op een vastgesteld tijdstip (of handmatig) wordt gestart: De ontstane ASCII files worden 1 voor 1 geconverteerd naar PDF (inclusief toevoegen van kop en voet teksten) De mail wordt geprepareerd en verzonden. Desgewenst kunnen extra bijlagen (bijv. leveringsvoorwaarden) worden meegestuurd Verzonden documenten worden verplaatst naar een vastgestelde directory Per documentsoort wordt 1 query gecreëerd.

1 april 2015www.quint-ict.nl4 Het adres … Het adres van de relatie moet – ergens - worden ingegeven. In de standaard aanwezige tabelvelden (die velden zijn BaanIV niet aanwezig!) OF In een binnen SMI (Sales & Marketing Info) toe te voegen zogenaamd ‘kenmerk’ (slechts voor debiteuren beschikbaar) OF In een tabelveld van voldoende lengte dat niet in gebruik is OF In een als maatwerk toe te voegen tabelveld

1 april 2015www.quint-ict.nl5 Genereer de documenten … Sessie tdsls9404m000 voert voor debiteuren met een ingevuld adres de standaard sessie Facturen printen uit. Sessie tfacr9410m000 voert de standaard sessie Aanmaningen printen uit.

1 april 2015www.quint-ict.nl6 Het document is gegenereerd …

1 april 2015www.quint-ict.nl7 Converteer naar PDF en verstuur … Query ELFA/ELMA converteert naar PDF en verstuurt de mail

1 april 2015www.quint-ict.nl8 De wordt ontvangen … Alle elementen van de (cc, bcc, mee te sturen bijlagen, onderwerp, tekst) kunnen eenvoudig worden aangepast

1 april 2015www.quint-ict.nl9 Divers … De logging (wat is wanneer naar wie verstuurd) wordt per documentsoort en per Baan company bijgehouden Diverse files die bij het versturen van de mail van belang zijn (kop en voet teksten, bijlagen, tekst (‘body’) e.d.) zijn verzameld in een vastgestelde directory