De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid Terugkoppeling project P&O-rollen 28 januari 2005 Rudy Vansevenant

Inhoud presentatie Inleiding: de wijzigende rol van P&O in organisaties Samenvatting van de opdracht van de verschillende P&O-entiteiten (conform het voorontwerp van besluit van de Vlaamse regering van 7 mei 2004) Vragen/bedenkingen bij deze voorgestelde taakverdeling Advies ter aanvulling of verbetering de voorgestelde taakverdeling De werking van de P&O-organisatie(s) & de samenwerkingsverbanden Drie generieke processen De werking van de P&O organisatie-entiteiten De overlegstructuren De generieke functie(familie)beschrijvingen & competentieprofielen Loopbaanpaden

Inleiding: evolutie in de wijzigende rol van P&O in organisaties Personeel-en loonadministratie Human Resources Management: functiebeschrijving, competentiemanagement, evaluatie, assessment, vorming & ontwikkeling, … (‘transactioneel HRM’) ‘Strategisch’ of ‘Transformationeel’ HRM: Focus op ‘organisatie-ontwikkeling’, op het transformeren van de organisatie met het oog op het realiseren van de doelstellingen Topics: bedrijfscultuur, organisatie-effectiviteit, leiderschap-en competentieontwikkeling, veranderingsmanagement, … HR Manager als ‘business partner’ van het lijnmanagement

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid Missie/opdracht van de P&O-entiteiten (samenvatting, conform het voorontwerp van besluit van de Vlaamse regering van 7 mei 2004)

Missie/opdracht beleidscel dpt. Algemeen P&O-beleid Vlaamse overheid Managementcode Regelgeving (arbeidsvoorwaarden) Strategische planning P&O Vlaamse overheid Beleidsvoorbereiding voor de minister Interactie met het lijnmanagement en met de P&O-professionals Personeelsbeheerssystemen (beleidsindicatoren en rapporteringsystemen) Beheersovereenkomsten Interne en externe communicatie (P&O) Sociaal overleg Welzijn op het werk, gender en diversiteit Studie Modern Beloningsbeleid

Missie/opdracht agentschap Overheidspersoneel Generieke activiteiten: Beleidsvoorbereiding Detectie P&O-noden Processen, methodieken, instrumenten P&O-projecten (op vraag, op maat) Vorming P&O-personeel Op een aantal specifieke domeinen: Prestatiemanagement Competentiemanagement & loopbaanbeleid Personeelstevredenheid & arbeidsklimaat Corporate organisatieontwikkeling Vorming, Training, ontwikkeling Anders werkenbeleid Stafplanning topkader (doen) & middenkader (steun) Hulpverlening en welzijn op het werk Personeelsbeheersystemen (ontwikkelen en beheren) Partnerships

Missie/opdracht EVA Sel. & Rekr. Ondersteunen (vrije afname) van de S&R van de medewerkers van de entiteiten: Aanbod typefunctiebeschrijvingen Arbeidsmarktonderzoek Aanbod selectiesystemen en testbatterijen Raamcontracten met bureaus Advies bij rekrutering van medewerkers < middenkader S&R van het top- en middenkader: Organisatie & uitvoering van de S&R van topkader Ondersteuning topkader bij S&R van middenkader (testen vd generieke competenties)

Missie/opdracht decentrale P&O (MOD) Opzetten eigen P&O-beleid van de entiteit / beleidsdomein Implementeren van het P&O-beleid (*) Personeelsbeheer & personeelsadministratie Relatie met Corporate P&O (input & terugkoppeling) ivm het globale Vlaamse P&O-beleid Ondersteuning van het lijnmanagement op vlak van rapportering (opvolgen van P&O-beleid, P&O-budget, …) (*) Staat niet expliciet in het voorontwerp van decreet

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid Onduidelijkheden en bedenkingen bij de voorgestelde organisatiestructuur & adviezen ter aanvulling

Onduidelijkheden / bedenkingen Organisatie interne arbeidsmarkt Beleidsdomeinoverschrijdende arbeidsmarkt? (‘Arbeidsmarktbureau’ = EVA) Hulpverlening en welzijn op het werk Expertise mbt S&R enkel binnen de EVA? Plaats in de organisatie van de cel ‘Beloningsbeleid’ en van de cel ‘Regelgeving’? De opdracht ivm ‘Sociale Relaties’? Organisatie arbeidsmarktcommunicatie & campusrecruitment? Taakverdeling en plaats van ‘Beleidsinformatie’ en ‘Personeelsbeheersystemen’ Decentrale P&O Interne coördinatie tussen de MOD’s Waar zit ‘strategisch, transformationeel’ P&O? Aanspreekpunt(en) met Corporate P&O?

Advies: decentrale P&O: per beleids-domein een P&O-coördinator ? (1) Rol: de “business partner” van het managementcomité & van de beleidsraad, verantwoordelijk voor de organisatieontwikkeling i.h. beleidsdomein Algemene P&O strategie van het beleidsdomein Ondersteuning entiteiten (management & MOD’s) bij het definiëren van hun specifiek P&O-beleid Respect managementcode (challengen topmanagement) Organisatie-ontwikkeling: structuur en processen, veranderingsmanagement, competentiemangement (top & LT) Samen met MOD’s waken over correcte uitvoering van het P&O-beleid Link met Corporate P&O

Advies: decentrale P&O: per beleids-domein een P&O-coördinator ? (2) Profiel: ‘Business’ profiel (lijnmanager, eerder dan HR professional) Ervaring organisatie-ontwikkeling en veranderingsmanagement Brede, niet diepe kennis HR-domeinen (eerder ‘affiniteit’) Gedragscompetenties: toekomstgericht, communicatief, overtuigingskracht, resultaatgericht (focus op de ‘business’), conceptueel denken, waardengericht

Advies: decentrale P&O: per beleids-domein een P&O-coördinator ? (3) Plaats in de organisatie: Rapporteert hiërarchisch aan het managementcomité (en aan de beleidsraad) (dit is een onafhankelijke positie tov de LA van het dpt. die hij/zij ook moet kunnen ‘challengen’, een positie vergelijkbaar met bijv. een ‘interne audit’ functie) Alternatieven: ‘meer’: organisatie-ontwikkeling voor alle MOD-domeinen, (ICT, Facility, …), maar steeds met focus op ‘personeel & organisatie’ ‘minder’: beperkt tot coördinatie binnen beleidsdomein en met corporate P&O, indien meerdere MOD’s (dan wordt dit een ‘rol’, niet meer een ‘functie’ die door (één van) de MOD-manager(s) kan opgenomen worden)

Advies P&O-structuren binnen de beleidsdomeinen Na start BBB, opzetten of herzien van de organisatiestructuur ifv aantal principes: Basisprincipe: subsidiariteit Maar taakverdeling ook ifv het type activiteit of het P&O-domein bijv: indien algemeen P&O-beleid: = dpt BZ vb: beloningsbeleid indien materie zeer specifiek is aan het werkdomein: = entiteit vb: ‘technische vorming’, S&R van uitvoerend personeel, specifiek P&O-beleid bepalen, ... domein dat diepe expertise vergt en/of synergetisch is: = ondersteuning door de IVA vb: VTO middenkader, prestatiemanagement op maat, … domein waar schaalvoordelen spelen: = via “Shared Service Center” met SLA vb: personeels- en salarisadministratie Opties: specialisatie van de verschillende MOD’s in het beleidsdomein ifv eigen sterktes of uitbesteding?

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid Het generieke P&O-proces, uitgangspunt voor de werking van P&O-centraal en - decentraal uitgangspunt voor de functiebeschrijvingen

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid Werking van de Corporate P&O entiteiten

Werking van de Corporate P&O-entiteiten: overzicht Het departement BZ: Directeur P&O-beleid Vlaamse overheid Cel P&O-beleid Cel P&O beleidsinformatie Cel Interne/Externe Communicatie P&O Directeur Sociale Relaties Het agentschap Overheidspersoneel

Werking departement Cel P&O beleid Werkwijze: Zeer kleine cel van HR-generalisten die nauw samenwerken met de experten in de IVA & EVA en met de P&O-coördinatoren in de beleidsdomeinen Vooral: luisteren, juiste noden detecteren, tot synthese en concepten komen Typische functie: ‘beleidsadviseur P&O’ (zie FB verder) Profiel: Samenwerking, Conceptueel denken, sterk communicatief, organisatiesensitiviteit, 360° inlevingsvermogen, overtuigingskracht

Werking departement Cel P&O-beleidsinformatie Werkwijze Werkt als een klassieke ‘controller’-functie op vlak van P&O die instaat voor het ontwikkelen, coördineren en analyseren van de rapporteringen, interne en externe ‘benchmarks’, ... om hieruit adviezen te distilleren voor de minister van BZ en voor het management van de beleidsdomeinen Typische functie: De verantwoordelijke P&O beleidsinformatie Profiel: Analytisch denken, synthetisch denken, conceptueel denken, voortdurend verbeteren

Werking departement Cel interne/externe communicatie Werkwijze: Deze cel bepaalt het interne en externe communicatiebeleid en beheert ook de verschillende P&O communicatie-instrumenten en ondersteunt de andere P&O-entiteiten op dit vlak. Deze cel werkt binnen het departement eigenlijk als een expertisecel en voor de generieke functie en het algemeen profiel verwijzen we dan ook naar de beschrijving van de P&O-expert in het IVA.

Werking van het agentschap Overheidspersoneel Werkwijze: Dit agentschap werkt als een intern adviesbureau dat eigen initiatieven kan (moet?) nemen of, op vraag van zowel het departement als van de beleidsdomeinen en entiteiten, opdrachten kan uitvoeren. Het telt een aantal senior, professional en junior adviseurs die elk een eigen diepe expertise hebben opgebouwd in een specifiek P&O-domein, maar die ook een voldoende brede P&O-kennis bezitten om breed inzetbaar te kunnen zijn in verschillende projecten en te kunnen inspelen op diverse vragen van klanten Typische functie: de P&O-adviseur Profiel: Voortdurende verbeteren, organisatiesensitiviteit, klantgerichtheid, samenwerking, initiatief, ondernemingszin, innovatie,

Werking van het agentschap Overheidspersoneel (2) Tweede functie: De P&O Expert regelgeving (eveneens drie niveaus) Profiel: Juridische vorming met zeer goede kennis van de regelgeving in de overheid (Vlaanderen, Federaal, Europa, …) Gedragscompetenties: Samenwerken, analytisch en synthetisch denken, nauwgezetheid, organisatiesensitiviteit, klantgerichtheid

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid De overlegstructuren en de samenwerkingsverbanden tussen P&O-centraal en -decentraal

De overlegstructuren en de samenwerkingsverbanden Een regelmatig formeel overleg tussen P&O -centraal en -decentraal: met alle P&O-coördinatoren van de beleidsdomeinen, het departement BZ, de IVA Personeelszaken, de EVA S&R, de directeur Sociale Relaties, … over alle ‘strategische’ P&O-onderwerpen De projectmatige samenwerking cfr. de beschreven generieke processen centraal: vraagt input en toetsing decentraal: verleent hiertoe zijn medewerking De informele overlegstructuren cfr. beschrijving in de P&O-nota van de ambtelijke werkgroep

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid De functiebeschrijvingen & competentieprofielen

De generieke functies: Het departement: De directeur Sociale Relaties De directeur P&O-beleid Vlaamse overheid De P&0-beleidsadviseur De verantwoordelijke P&O-beheersinformatie Het agentschap Overheidspersoneel De P&O-adviseur De adviseur P&O-regelgeving Het beleidsdomein De P&O-coördinator van een beleidsdomein De P&O functies binnen de MOD: voorbeeld uit het project MOD/BZ P&O Manager Adviseur S&R Opleidingsadviseur Teamleider Sociaal Secretariaat

De directeur P&O-beleid Vlaamse overheid Doel van de functie: De minister van BZ bijstaan bij de beleidsvoorbereiding, teneinde een coherent, doelmatig en duurzaam P&O-beleid te ontwikkelen dat bijdraagt tot het realiseren van de (strategische) doelstellingen van de Vlaamse overheid en de medewerkers maximale kansen tot zelfontplooiing biedt. Resultaatgebieden: Algemeen P&O-beleid & de managementcode Strategische planning P&O voor de Vlaamse overheid Organiseren van de beleidsvoorbereiding voor de minister (beleidsnota, beleidsbrieven, …) Strategisch overleg met de beleidsdomeinen Organisatie interne & externe communicatie (P&O-vlak) Organisatie personeelsbeheersinformatie Inhoudelijk advies beheersovereenkomsten binnen het beleidsdomein Voorbereiden van de toekomst (aansturing beleidsgericht wetenschappelijk onderzoek, ...)

De directeur P&O-beleid Vlaamse overheid Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 4 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 4 Betrouwbaarheid 3 Functiegebonden: Conceptueel denken 3 Organisatiesensitiviteit 3 Overtuigingskracht 3 360° inlevingsvermogen 3 Netwerken 3

De P&O-beleidsadviseur Doel van de functie: In overleg met de beleidsdomeinen, ten behoeve van de minister van BZ, opmaken van beleidsnota’s, beleidsbrieven, beleidsvoorstellen op vlak van P&O, teneinde een coherent, doelmatig en duurzaam P&O-beleid te ontwikkelen dat bijdraagt tot het realiseren van de (strategische) doelstellingen van de Vlaamse overheid en de medewerkers maximale kansen tot zelfontplooiing biedt. Resultaatgebieden/ Trends en ontwikkelingen Studies en wetenschappelijk onderzoek Behoeftendetectie Proces van beleidsvoorbereiding Opmaak beleidsnota’s, beleidsbrieven, beleidsvoorstellen, ad hoc adviezen Netwerking Eigen expertise

De P&O-beleidsadviseur Competentieprofiel: Waardengebonden: niv 1 niv 2 niv 3 Voortdurend verbeteren 2 2 3 Klantgerichtheid 2 2 3 Samenwerken 2 3 4 Betrouwbaarheid 1 2 2 Functiegebonden: Conceptueel denken 1 2 3 Organisatiesensitiviteit 1 2 3 360° inlevingsvermogen 1 2 3 Overtuigingskracht 1 2 3 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid 2 2 /

De verantwoordelijke P&O-beleidsinformatie Doel van de functie: De minister, de beleidsraad van het departement BZ en de beleidsraad van de verschillende beleidsdomeinen inzicht geven in welke mate het gewenste P&O-beleid door deze beleidsdomeinen gerealiseerd wordt en advies tot bijsturing verlenen. Resultaatgebieden: Opzetten & actualiseren van een set beleidsindicatoren Rapporteringsmethodiek Coördinatie rapporteringen Analyse en advies op basis van de rapporteringen P&O-audits adviseren (*) Advies verlenen bij de beheerscontracten voor de agentschappen (*) P&O audits kunnen - heel algemeen - uitgevoerd worden door de centrale auditcel; meer diepgaande analyses kunnen eventueel op vraag uitgevoerd worden via een soort visitatieopdracht (door IVA + externen)

De verantwoordelijke P&O-beheersinformatie Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 2 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 4 Betrouwbaarheid 2 Functiegebonden: Analytisch denken 3 Synthetisch denken 3 Conceptueel denken 2

De P&O-adviseur Doel van de functie: Vanuit een eigen specialisatie en/of vanuit een brede P&O-kennis, zelfstandig of in teamverband, professioneel advies verlenen aan het departement en aan de decentrale P&O-entiteiten of hen in projecten begeleiden, om bij te dragen tot het ontwikkelen en implementeren van het algemeen P&O-beleid van de Vlaamse overheid Resultaatgebieden: Detectie van de noden, prospectie, promotie Beleidsvoorbereiding voor het departement BZ Ondersteuning van de beleidsdomeinen (beleidsvoorbereiding & uitvoering) Programma’s, processen, methodieken, instrumenten Communicatie Partnerships & raamcontracten met externen vakkennis (eigen expertise) Coördinatie, planning, begeleiding, coaching van collega’s (Sr) Bijdrage tot de werking van het agentschap (Sr)

De P&O-adviseur Competentieprofiel: Waardengebonden: niv 1 niv 2 niv 3 Voortdurend verbeteren 1 2 3 Klantgerichtheid 1 2 3 Samenwerken 1 2 3 Betrouwbaarheid 1 2 2 Functiegebonden: Conceptueel denken 1 2 2 Organisatiesensitiviteit 1 2 3 360° inlevingsvermogen 1 2 3 Initiatief 1 2 3 Organiseren 1 2 3 Coaching / / 2

De adviseur P&O-regelgeving Doel van de functie: Vanuit een eigen specialisatie en/of vanuit een brede kennis van de relevante regelgeving, zelfstandig of in teamverband, de Vlaamse regelgeving m.b.t. P&O uitwerken en hierover professioneel advies verlenen aan het departement en aan de decentrale P&O-entiteiten, om bij te dragen tot het ontwikkelen, het correct interpreteren en toepassen van deze regelgeving. Resultaatgebieden: Beleidsnota’s of -voorstellen in conceptnota vertalen Conceptnota vertalen in regelgeving Op eigen initiatief beleidsvoorstellen doen EVA’s Rp ondersteunen bij specifieke regelgeving Communicatie en toelichting geven Evaluatie van de bestaande regelgeving + voorstellen tot bijsturing Vakkennis (eigen expertise) Coördinatie, planning, begeleiding, coaching van collega’s (Sr) Bijdrage tot de werking van het agentschap als geheel (Sr) Administrat. ondersteuning beroepscommissie, sectorcomité, comité A (Jr)

De adviseur P&O-regelgeving Competentieprofiel: Waardengebonden: niv 1 niv 2 niv 3 Voortdurend verbeteren 1 3 3 Klantgerichtheid 1 2 3 Samenwerken 1 2 3 Betrouwbaarheid 1 2 2 Functiegebonden: Analytisch denken 1 2 2 Synthetisch denken 1 2 3 Organisatiesensitiviteit 1 2 2 Coaching / / 2

De P&O-coördinator Beleidsdomein Doel van de functie: Binnen het kader van het centrale P&0-beleid en in overleg met de P&O-functie in de MOD(‘s), instaan voor de organisatie-ontwikkeling binnen het beleidsdomein, teneinde de functionele minister, de beleidsraad en het managementcomité te ondersteunen bij het realiseren van hun strategie. Resultaatgebieden: Algemene strategie P&O beleidsdomein Ondersteuning bij P&O-strategie van de entiteiten Organisatiestructuur en processen Veranderingsmanagement Ondersteuning topmanagement (challenge, advies, coaching, …) Competentiemanagement lange termijn Stafplanning middenkader Met MOD, implementatie algemeen P&O-beleid Vlaamse overheid Relatie met corporate P&0 Rapportering Bijdrage tot het algemeen P&O-beleid vlaamse overheid Bijdrage tot Corporate P&O projecten

De P&O-coördinator Beleidsdomein Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 4 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 4 Betrouwbaarheid 3 Functiegebonden: Conceptueel denken 2 Overtuigingskracht 3 Organisatiesensitiviteit 3 360° inlevingsvermogen 3 Initiatief 3

P&O Manager (MOD) Doel van de functie: Vertalen van de MOD-strategie in doelstellingen voor de cel en aansturen en coördineren van alle middelen binnen de cel teneinde een optimale werking te garanderen en te verzekeren dat de cel de klant maximaal ondersteunt bij het uitvoeren van zijn/haar beleid. Resultaatgebieden: Jaardoelstellingen voor de cel Input strategie & beleid MOD & corporate P&O Implementeren van een effectief personeelsbeleid voor de cel P&O Verzekeren van de nodige competentie (vorming, rekrutering) Kostenbewaking & kosten efficiëntie Kwaliteit, klantentevredenheid Periodieke rapportering Detecteren behoeften aan rapportering

P&O Manager (MOD) Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 3 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 3 Betrouwbaarheid 3 Functiegebonden: Conceptueel denken 2 Overtuigingskracht 2 360° inlevingsvermogen 3 Richting geven 2 Ontwikkelen van anderen 3

MOD - adviseur S&R (‘personeelsinvulling’) Doel van de functie: De klant ondersteunen in het formuleren en implementeren van een rekrutering- en selectiestrategie voor alle aanwervingen, behalve top- en middenkader, om ervoor te zorgen dat op zo efficiënt mogelijke wijze de juiste profielen worden geselecteerd voor de juiste posities, met naleving van het diversiteitbeleid. Resultaatgebieden: In kaart brengen van de behoeften (met VTO & HRM-advies) Kostenefficiënte keuze van het proces Uitvoeren van het selectieproces Advies over potentieel, loopbaanplanning, ontwikkeling (met VTO) Trends binnen en buiten de organisatie (arbeidsmarkt, …) Afhandelen meest complexe dossiers Leiding eigen medewerkers Vertrouwenspersoon (*) Input leveren voor de managementrapporteringen (*) Dit is een ‘rol’ die door iemand met een P&O-functie wordt opgenomen

MOD - adviseur S&R (‘personeelsinvulling’) Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 2 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 2 Betrouwbaarheid 2 Functiegebonden: Overtuigingskracht 2 360° inlevingsvermogen 2 Synthetisch denken 1 Organisatiesensitiviteit 1 Organiseren 1

MOD - Verantwoordelijke ‘personeelsontwikkeling’ Doel van de functie: De klant ondersteunen in het formuleren en implementeren van een opleidings- en organisatiestrategie om ervoor te zorgen dat op zo efficiënt mogelijke wijze de competenties worden ontwikkeld en de processen en structuren worden geoptimaliseerd, met naleving van het diversiteitbeleid. Resultaatgebieden: Identificeren van de behoeften Loopbaanplanning & ontwikkeling (met S&R) Invullen van de vormingsbehoefte (kwaliteit/prijs) Detecteren van trends binnen & buiten de organisatie (optimalisatie) Afhandelen meest complexe dossiers Leiding eigen medewerkers Prestatiemanagement proces Verbeteringsprojecten, oa interne organisatie Input leveren voor de managementrapporteringen

MOD - Verantwoordelijke ‘personeelsontwikkeling’ Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 2 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 2 Betrouwbaarheid 2 Functiegebonden: Overtuigingskracht 2 Analytisch denken 3 Synthetisch denken 3 Organisatiesensitiviteit 2 Organiseren 1

Teamleider Sociaal Secretariaat Doel van de functie: Het geheel van alle middelen binnen het team coördineren alsmede toezien op de kwaliteit en correctheid van het Sociaal Secretariaat teneinde optimaal verloop en naleving van wet- en regelgeving en procedures te garanderen en de klantentevredenheid te verzekeren. Resultaatgebieden: Opleiding, coaching van de medewerkers Voldoende competentie verzekeren in het team (S&R, opleiding) Periodieke rapportering Werkverdeling binnen het team Zelf afhandelen meest complexe dossiers, geëscaleerde klachten Verzekeren naleving wet- en regelgeving (kwaliteit van de output) Samenwerking met collega’s binnen en buiten het team (synergie) Consolideren van rapporten ten behoeve van het lijnmanagement

Teamleider Sociaal Secretariaat Competentieprofiel: Waardengebonden: Voortdurend verbeteren 2 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 2 Betrouwbaarheid 2 Functiegebonden: Synthetisch denken 1 Organiseren 2 Voortgangscontrole 2 Richting geven 1 Ontwikkelen van anderen 1

De organisatie van het P&O beleid voor de Vlaamse Overheid Voorbeelden van mogelijke loopbaanpaden