Een zorgsysteem voor betere arbeidsomstandigheden OHSAS 18001 Een zorgsysteem voor betere arbeidsomstandigheden Er zijn vele manieren om de zorg voor arbeidsomstandigheden te regelen. Echter, anders dan in de sfeer van kwaliteits- en milieuzorg was er voor arbozorg tot voor kort geen internationaal erkende norm. Dit is met de komst van de OSHAS 18000 aan het veranderen.

VOORAF Certificeerbaar Volledig afgestemd op de ISO-9000 en de ISO-14000 De OSHAS 18000 is nog geen internationaal erkende norm, in de zin dat ze opgenomen is in de ISO familie. Wel hebben en groot aantal certificerende instellingen en nationale accreditatieorganen zich gevonden in de OSHAS 18000. Daarmee is deze norm een zekere voorloper van een internationaal erkende norm. Bedrijven kunnen zich door deelnemende certificerende instanties laten certificeren. Formeel heeft men daarmee niet een certificaat als een ISO-9000 of een ISO-14000 certificaat, maar de inhoud is eigenlijk hetzelfde.

DE 6 HOOFDELEMENTEN Algemene eisen Arbobeleid Planning Implementatie en uitvoering Controle Directiebeoordeling De norm is opgebouwd uit een zestal hoofdelementen. Deze elementen zijn allemaal verder uitgewerkt in concrete aandachtspunten voor bedrijven. In het volgende schema wordt duidelijk hoe de verschillende elementen zich ten opzichte van elkaar verhouden.

HET SYSTEEM IN SCHEMA Dit schema maakt duidelijk dat de organisatie zich in eerste instantie moet oriënteren op de eisen die vanuit wet- en regelgeving en vanuit de omgeving gesteld worden met betrekking tot de zorg voor de arbeidsomstandigheden. Op basis van deze oriëntatie formuleert de organisatie het beleid voor de komende periode. Doormiddel van een systeem van planning worden de doelstellingen vertaald in concrete actieprogramma’s die vervolgens in de organisatie uitgevoerd dienen te worden. Door middel van een systeem van evaluatie en correctie worden tekortkomingen tijdens de uitvoering opgespoord en bijgestuurd. Daar de wereld voortdurend in verandering is, dient de organisatie het beleid telkens kritisch te toetsen in het licht van veranderingen die zich bijvoorbeeld voordoen in de wet- en regelgeving, de stand van de wetenschap en de techniek en de eisen die de omgeving stelt. Ten slotte is het van belang dat er voortdurend verbeterd wordt. Telkens zal men een stapje hoger op de ladder van het zorgniveau moeten komen.

ALGEMENE EISEN Draag zorg voor een effectief geïmplementeerd zorgsysteem Onderhoud het systeem Verbeter de arbeidsomstandigheden continu In het hoofdstuk over de algemene vereisten wordt niet veel meer gezegd dan dat de organisatie een effectief zorgsysteem moet opzetten dat in overeenstemming is met de eisen die de norm daaraan stelt, dat dit systeem geïmplementeerd en onderhouden wordt. Tevens wordt de opdracht tot continu verbetering nog eens benadrukt.

ARBOBELEID DOELSTELLING De richting aangeven van de weg die bewandeld moet worden om te komen tot een steeds verdere verbetering van de arbeidsomstandigheden Arbobeleid is het eerste echte element in de norm. Met het formuleren van het arbobeleid wordt de basis gelegd voor alle vervolg stappen. Daarom is het belangrijk hier in de organisatie veel aandacht aan te besteden. Immers, wanneer de basis zwak is, is ook het gehele verder op te bouwen arbohuis zwak.

ARBOBELEID WERKWIJZE Vergelijk de eigen situatie met de wettelijke regels, bedrijfsinterne normen en de eisen die de omgeving stelt Formuleer heldere doelstellingen voor de komende jaren Communiceer met de werknemers Toets het beleid regelmatig In de norm wordt aangegeven op welke manier de organisatie het arbobeleid op een goede manier gestalte kan geven. Zeker wanneer men voor de eerste keer met een zorgsysteem aan de slag gaat, is het belangrijk een gedegen analyse van de uitgangssituatie te maken en deze af te zetten tegen de gewenste situatie. Uit het verschil tussen beide situaties blijken de stappen die gezet moeten worden om die gewenste situatie te bereiken. De allereerste keer zal men dan ook een risico-inventarisatie en evaluatie uit moeten voeren, zal men na moeten gaan of er eventuele bedrijfsinterne normen bestaan (bijvoorbeeld van het moederbedrijf) en zal men na moeten gaan op welke wijze de omgevingsfactoren van belang zijn voor het functioneren van de organisatie. Wanneer dit beeld compleet is kan men de doelstellingen gaan formuleren die men de komende periode wil gaan bereiken. In de hele norm is communicatie een wezenlijk onderdeel. Over arbozorg moet met de werknemers gesproken worden. Zij zullen er het meest direct mee te maken krijgen en zij zullen het ook voor een belangrijk deel moeten dragen. Daarom moet over iedere activiteit gecommuniceerd worden. Dus ook over het te voeren beleid.

ARBOBELEID RESULTAAT Een voor een ieder begrijpelijk arbeidsomstandighedenbeleid waarover met de gehele organisatie gecommuniceerd is Het einddoel van de eerste stap is dat er een helder geformuleerd beleid is, dat concrete doelstellingen bevat en waarvan de gehele organisatie kennis genomen heeft.

PLANNING DOELSTELLING Het uitwerken van de beleidsdoelstellingen in concrete plannen Doelstellingen zijn nog vrij algemeen geformuleerd. Om de doelstellingen te kunnen realiseren moeten deze uitgewerkt worden in concrete actieplannen.

PLANNING WERKWIJZE Risico’s inventariseren en evalueren Concrete doelen stellen Een actieplan opstellen (arbomanagement programma) Zicht blijven houden op nieuwe/veranderde eisen Tijdens het beleidsproces zijn de risico’s globaal in kaart gebracht. Om precies aan te kunnen geven welke risico’s eerst en welke later aangepakt moeten worden, dient eerst een gedegen risico-inventarisatie en evaluatie uitgevoerd te worden. Onder andere op basis hiervan kunnen vervolgens concrete doelen gesteld worden. Bijvoorbeeld : ‘het aanpassen van de beveiligingen om de machines in de afdeling voorbewerking binnen 3 maanden’ of ‘het terugdringen van het ziekteverzuim in de afdeling X tot 4% in het jaar 2002’. Om deze doelstellingen te kunnen realiseren is het natuurlijk wel nodig dat dit in concrete actieplannen uitgewerkt gaat worden. In de tijd gefaseerd zal aangegeven moeten worden welke stappen gezet moeten worden, hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is, welke middelen in geld en menskracht nodig zijn, wie verantwoordelijk is voor de realisatie van het programma en wie daar allemaal nog meer een betrokkenheid bij hebben. Omdat arboplanning, net als beleidsvoering, een continu proces is, is het van belang voortdurend zicht te houden op veranderingen. Bepaalde actieprogramma’s lopen vaak langere tijd. In de looptijd van een programma kunnende eisen veranderen. Het is dan ook van belang een systematiek in de organisatie te hebben waarbij deze informatie verzameld wordt en ter kennis gebracht wordt van de medewerkers die er iets mee moeten doen/

PLANNING RESULTAAT Een risico-inventarisatie en -evaluatie Concrete, kwantificeerbare doelen Een concreet actieplan Een procedure voor het bijhouden van relevante ontwikkelingen op het gebied van regelgeving, normering en stand van de techniek Als alles goed verlopen heeft beschikt men aan het einde van het proces over de op de sheet genoemde zaken.

IMPLEMENTATIE EN UITVOERING DOELSTELLING Het invoeren van de beleidsvoornemens en het uitvoeren van de plannen Nadat de plannen gemaakt zijn dienen deze uitgevoerd te worden. Dat gaat niet van zelf. Er zal een organisatie gebouwd en instandgehouden moeten worden om dit te kunnen realiseren. Daarom geeft dit onderdeel van de norm met name aan wat er in organisatorische zin allemaal dient te geschieden.

IMPLEMENTATIE EN UITVOERING WERKWIJZE De organisatie vormgeven Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toedelen Medewerkers trainen en bewustmaken De betrokkenheid van werknemers organiseren Communiceren met de werknemers De eerste stap is het opzetten van een organisatie waarbinnen de zorg voor de arbeidsomstandigheden kan gedijen. Daartoe is het noodzakelijk dat allereerst duidelijk gemaakt wordt wie binnen dat geheel welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Iedereen die met taken op dit terrein belast wordt (in feite iedereen binnen de organisatie) zal zich goed bewust moeten zijn van het belang van een goede zorg voor de arbeidsomstandigheden en zal over de nodige vaardigheden en kennis moeten beschikken om die taken en verantwoordelijkheden waar te kunnen maken. Daarom moet een ieder, afgestemd op de toebedeelde taken en verantwoordelijkheden, getraind en geschoold moeten worden. Bewustmaken is een ding. Van zeker even groot belang is het om de daarmee gerealiseerde betrokkenheid vast te houden. Dit vraagt om voortdurende initiatieven, waarbij communicatie een heel belangrijke rol speelt.

IMPLEMENTATIE EN UITVOERING WERKWIJZE (vervolg) Het beschrijven (documenteren) van het zorgsysteem Documenten en gegevens beheren Arbokritische handelingen identificeren Plannen voor het beheersen van calamiteiten Wil men een zorgsysteem kunnen evalueren en beoordelen, dan is het noodzakelijk dat het systeem goed beschreven is. Dit kan in een handboek arbozorgsysteem, maar ook in andere documenten. Van belang is dan wel welke documenten onderdeel uitmaken van het zorgsysteem. Al deze documenten, en alle gegevens die van binnen en buiten de organisatie komen moeten goed beheerd worden. Op ieder moment in de tijd dienen ze actueel en vindbaar te zijn. In iedere organisatie gebeuren dingen die van invloed zijn op de arbeidsomstandigheden, of waarbij arbeidsomstandigheden in het geding kunnen komen. Denk daarbij aan het inkoopbeleid. Bij inkoop dient nagegaan te worden of de aan te schaffen goederen consequenties hebben voor de arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf. Bepaalde werkzaamheden kunnen grote gevaren met zich meebrengen. Er dienen maatregelen getroffen te worden om die gevaren zo goed mogelijk te beheersen. Al dit soort kritische handelingen binnen een organisatie dienen goed in kaart gebracht te worden. We kunnen ons uiterste best doen om de arbeidsomstandigheden zo goed mogelijk te organiseren. Zelfs dan kunnen calamiteiten, groot of klein, niet altijd vermeden worden. Daarom dient de organisatie op deze calamiteiten voorbereid te zijn.

IMPLEMENTATIE EN UITVOERING RESULTAAT Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd en aan een ieder bekend Het management is op alle niveaus actief betrokken bij het verbeteren van de arbeidsomstandigheden Als de verschillende onderdelen van de norm goed ingevuld zijn, dan zijn de resultaten bereikt die op deze en de volgende sheets staan.

IMPLEMENTATIE EN UITVOERING RESULTAAT (vervolg) Bekwaam personeel Personeel is zich bewust van het belang van een goede zorg voor de arbeidsomstandigheden Er wordt met de medewerkers gecommuniceerd (or en werkoverleg) Werknemers worden betrokken en geraadpleegd bij veranderingen (zie vorige sheet)

IMPLEMENTATIE EN UITVOERING RESULTAAT (vervolg) Het zorgsysteem is vastgelegd. Documenten en gegevens worden zodanig vastgelegd en bewaard dat ze teruggevonden kunnen worden. Verouderde documenten worden verwijderd. Activiteiten waarbij arbeidsomstandigheden in het geding kunnen komen zijn bekend. Er zijn procedures om deze situaties goed te beheersen. Er is een BHV-organisatie en er zijn calamiteitenplannen. (zie vorige sheet)

CONTROLE DOELSTELLING Het vasthouden van het niveau dat met de voorgaande acties is bereikt Met het beleid, de planning en de organisatie is een proces in gang gezet om arbeidsomstandigheden te verbeteren. Dit proces dient goed bewaakt te worden en indien niet aan de gestelde doelen voldaan wordt, dienen maatregelen getroffen te worden om dit alsnog te bereiken.

CONTROLE WERKWIJZE Prestaties meten en monitoren Het analyseren van ongevallen en meldingen van onveilige en ongezonde situaties Het bijhouden van relevante registraties Het uitvoeren van audits Teneinde deze bewaking mogelijk te maken staan verschillende middelen ter beschikking. Men kan de prestaties op een groot aantal onderdelen bijhouden (bijvoorbeeld het ziekteverzuim, maar ook het terugbrengen van de concentratie van een stof in de lucht, of het niveau van het geluid op de werkplek). Veel zal men kunnen leren van nader onderzoek van ongevallen en gemelde incidenten (waar, hoe vaak e.d.). Analyses kan men echter alleen dan goed maken wanneer zaken binnen de organisatie geregistreerd worden. En wel op een zodanige manier dat de registratie een antwoord kan geven op de vragen die men beantwoord wil zien. Door middel van een audit licht men periodiek de werking van het systeem door en gaat men na of de afgesproken werkwijzen door een ieder gemeld worden. Wanneer zich afwijkingen voordoen, dienen deze gecorrigeerd te worden. Dat zal vaak leiden tot nieuwe acties in het jaarplan.

CONTROLE RESULTAAT Procedures ten aanzien van metingen en monitoren Inspectieschema’s en checklists Onderhoudschema’s Procedures m.b.t. het melden en onderzoeken van klachten, ongevallen en incidenten

CONTROLE RESULTAAT (vervolg) Procedures t.a.v. het bijhouden en het beheren van registraties Een procedure voor het uitvoeren van audits Een auditprogramma Als men dit element heeft ingevuld, zijn in ieder geval de resultaten genoemd op deze sheet zichtbaar.

DIRECTIEBEOORDELING DOELSTELLING Het evalueren van het zorgsysteem en het initiëren van maatregelen om het systeem te verbeteren De voorgaande elementen in het zorgsysteem hadden tot doel een mechanisme van verbetering op gang te brengen. Met behulp van het management review worden de resultaten daarvan beoordeeld en wordt tevens bezien of er in de omgeving ontwikkelingen gaande zijn die noodzaken tot het bijstellen van het beleid.

DIRECTIEBEOORDELING WERKWIJZE Het verzamelen en bijeenbrengen van alle relevante informatie om het systeem te kunnen beoordelen Het daadwerkelijk, periodiek, beoordelen van het functioneren van het systeem Het aanpassen van het beleid en/of het formuleren van verbeteracties Teneinde een management review goed uit te kunnen voeren dienen voorafgaande aan de review een aantal gegevens verzameld te worden. Op basis van deze gegevens kan het management de review uitvoeren.

DIRECTIEBEOORDELING RESULTAAT Verslag van directiebeoordeling Een bijgesteld beleid Vastgestelde verbeteracties Als alles goed uitgevoerd is levert het management review de resultaten op die op deze sheet staan.