Welkom Podiumbijeenkomst ‘FF opletten: communicatie verplicht!’ Titel presentatie Welkom Podiumbijeenkomst ‘FF opletten: communicatie verplicht!’ 21 augustus 2014 Gemeente Amsterdam 1 januari 2003

Programma Welkom en waarom dit onderwerp Wijziging proces vergunningverlening WIOR Michiel Wentholt (BSR) C-generator - Anne Heeroma (BSR) Toen-Nu-Straks - Rachida Abdellaoui (Bestuursdienst) Borrel - circa 16.30 uur Welkom allemaal bij deze podiumbijeenkomst! Gezien de naderende verhuizing de laatste keer in de Smederij en deze prachtige binnentuin. Laten we ervan genieten! Voor elke bijeenkomst nodigen we, afhankelijk van het onderwerp, speciale gasten uit. Dit keer omgevingsmanagers en communicatieadviseurs. Ook zijn zijn vandaag aanwezig. Welkom! Programma uitleggen: sprekers vandaag zijn > … Uiteraard is er ook ruimte voor vragen en discussie. Streven is 16:30 klaar. Verder praten tijdens de borrel kan! Huishoudelijk: Graag telefoon op stil / WC is niet in Smederij, wel in hoofdgebouw. Sleutel met ‘tag’ hang aan haakje naast de deur. Graag terughangen.

Communicatie: waarom dit onderwerp? grote hoeveelheid werken in de stad communicatie > draagvlag onderzoeken C-generator Toen-Nu-Straks wijziging proces vergunningverlening WIOR Waarom niet? Een scala aan redenen. Hoeveel WIOR werken er in 2013 plaatsvonden in de stad? Duren langen langer dan 3 dagen, zijn lager dan 10m en groter dan 10 strekkende meter. Antwoord: 1943 in 2013 Dat vraagt veel van de Amsterdammers. Communicatie is belangrijk voor draagvlak. Feestje buren Afgelopen jaren zijn er door de gemeente diverse onafhankelijke onderzoeken uitgevoerd onder BOB: uitkomst daaruit is unamiem. 1. Er is begrip voor wegwerkzaamheden. Het hoort bij een stad die leeft. 2. De Amsterdammers hebben behoefte aan tijdige informatie en aan concrete informatie: wat gebeurt / wanneer / wat betekent dat voor mij (> waar vuilniszakken zetten, bereikbaarheid tramhalte, verdwijnen parkeerplekken). Communicatie is dus heel belangrijk! Het is niet niets En moet worden meegenomen in het voortraject van een project. En juist dat voortraject wijzigt. Daarover gaat Michiel straks vertellen. TNS

Wijziging vergunningverlening Michiel Wentholt (BSR)

Per 1 september iedereen een BLVC Titel presentatie Per 1 september iedereen een BLVC Michiel Wentholt 21-08-2014 Gemeente Amsterdam 1 januari 2003 5

Wat, waarom, hoezo Nu: Na coördinatieproces volgt apart proces voor vergunningverlening Straks: Na coördinatieproces volgt direct vergunningverlening Coördinatieproces is: 1. Samenwerking. Bezwaren zijn weggenomen 2. Tracé (DTA). Vaststellen ondergrondse infrastructuur 3. BLVC. Hoe er gewerkt gaat worden

Toen, Nu 7

Straks 8

Titel presentatie 9 Nu We vragen projecten 2x gegevens over hun plannen: bij aanmelding CS en bij vergunningaanvraag We vragen kabel- en leidingbedrijven 2x ‘formeel’ om reactie: één keer na aanmelding CS en één keer na vergunningaanvraag We stellen BLVC-plannen op én we stellen uitvoeringsvoorschriften vast Verschillende stadsdelen stellen verschillende eisen aan projectvoorbereiding. Gemeente Amsterdam 1 januari 2003 9

Straks We vragen projecten 1 x gegevens We consulteren 1 x Titel presentatie 10 Straks We vragen projecten 1 x gegevens We consulteren 1 x Altijd een DTA! Ook bij enkelvoudige kabels Altijd een BLVC-plan (groot of klein) Standaard Vooroverleggen in stadsdelen Geen loketvragen meer In CORA de documenten Na coördinatieproces direct vergunning Gelijke procedure in verschillende stadsdelen Gemeente Amsterdam 1 januari 2003 10

BLVC wordt straks inhoud vergunning Intake (eigenlijk de huidige vergunningvragen) plan (alleen als nodig) werk per deelnemer (ivm aansprakelijkheid)

BLVC straks Invoerscherm BLVC-format

Vragen?

C-generator Vragenlijst, waarmee je stapsgewijs een communicatieparagraaf kunt schrijven, die voldoet aan de vergunningscriteria Speciaal ontwikkeld voor collega’s / partners zonder communicatieachtergrond maar mét communicatietaak op het gebied van wegwerkzaamheden. Is er iemand inde zaal die wel eens een communicatietaak krijgt, maar daarvoor geen communicatieachtergrond heeft? Hoe ga je daarmee om? Wat doe je dan?

Hoe ziet hij eruit? www.amsterdam.nl/communicatiewegwerkzaamheden Het is een stroomschema. Je start boven en loop het stap voor stap door. Achter de accolades zijn nuttige tips opgenomen. De eerste vraag is: moet je deze lijst wel of niet gebruiken? Schakel anders een communicatieadviseur in! Vervolgens wordt gevraagd om de projectgegevens en mijlpalen. Die staan natuurlijk ook al in het BLV- deel. Type project. > impact vh werk Omgevingsanalyse > Waar werken? Op een industrieterrein aan de rand van de stad of hartje centrum? De ligging van het werk bepaalt uiteraard grotendeels je communicatie-inspanningen. Wonen / winkel etc andere voorzieningen . Denk aan station, ziekenhuis en school. Doelgroepen: wie moet je informeren over het werk? Vergeet je eigen project daarbij niet. Ook interne communicatie is belangrijk. Boodschap: Wat ga je vertellen? Basisboodschap + specifiek Middelen: budget!! Tip voorlezen / Pers > com adviseur Communicatiekalender > Handig instrument. Voorkomt ook dat je iets vergeet. Organisatie van de communicatie:> Het plan is klaar. Wie gaat wat doen en is waarvoor verantwoordelijk?

En nu? Werken met de vragenlijst – Word document Testen van de vragenlijst Deze lijst kun je niet vullen. Daarom staat er ook een Word-document online. Open je deze, dan zie de vragen terug en kun je hem vullen Toetsen: Opgesteld door ABC > Amsterdams Bureau voor Communicatie, in opdracht van Bureau Stadsregie. Input: analyse van de Communicatieplannen, ingediend bij WWU en gesprekken met diverse stakeholders. Ik denk dat hij goed is, maar weet ook: hij moet zijn nut nog bewijzen én hij kan ongetwijfeld ook beter worden. Daarom een vraag aan jullie: wie wil de vragenlijst testen / gebruiken en de ervaringen aan mij terugkoppelen?

Maken C-plan: hulpmiddelen op een rij C-generator: hulp bij maken van een C-plan C-adviseur WWU: check en advies Communicatiepagina website CS  www.amsterdam.nl/communicatiewegwerkzaamheden Proeflabs Projectcommunicatie Factor C (ABC) Vakgroep communicatieadviseurs wegwerkzaamheden Voorbereiding maken plan: C-genrator > Anne C-adviseur WWU-check: Hinke Kappert van Bureau Stadsregiedoor bSR. > Hinke staan en wat zeggen Met de Proeflabs Projectcommunicatie ga je direct aan de slag met je eigen project en zie je gelijk resultaat. Jan Jelle van Hasselt aanwezig. > zelf toelichten? De Proeflabs Projectcommunicatie zijn geschikt voor betrokkenen bij actuele projecten in de gemeente Amsterdam (ruimtelijk en sociaal). Bestemd voor projectleiders en inhoudelijk specialisten. Factor C > trainingen C bewustzijn Vakgroep: Eerste kennismaking tijdens ‘meet &greet’ cluster Ruimte en Economie. > vast van plan om verder uit te werken

Communiceren: hulpmiddelen op een rij Toen-Nu-Straks: Amsterdams vormgevingsconcept Het Verkeer: programma AT5 Website en nieuwsbrief wegwerkzaamheden: online aanpak ontwikkelen Het Verkeer: bekend en geliefd. Al jaren op tv. 42% van de Amsterdammers kijkt het programma soms tot altijd. Uitgaande van 800.000 Amsterdammers, zijn dat maar liefst 336.000 personen. Gemiddelde waardering is 7,2. Bron: onderzoek O&S 2013. 2 keer per week nieuwe aflevering in de lucht. Doel: draagvlak voor wegwerkzaamheden. Gestoeld op TNS.Ingekochte tv, met vooraf doorgenomen script. Wees dus niet bang voor journalistieke vragen. Succes bij gratie van jullie medewerking. Contact en coördinatie via Henk van der laan. Geen kosten voor projecten. Programma blijft zich ontwikkelen. > korte items online?? Via sm AT5

Titel presentatie centrale plek: www.amsterdam.nl/wegwerkzaamheden. maar hier staat een deel van de werken, en alleen op de Hoofdwegen van Amsterdam. De projecten zijn op kaart weergegeven (er is geen zoekmogelijkheid). Maar niet volledig. versnipperd te vinden (op verschillende websites en gemaakt door zowel projecten zelf als centraal bij Bureau Stadsregie) Vorm is ook niet eenduidig (wat vertel je wel en niet/ hoe ziet het eruit?) Begin september starten we met formuleren van nieuwe online strategie wat betreft wegwerkzaamheden. Belangrijkste vraag = Wat willen we online aanbieden? (Willen we een totaal overzicht bieden? Hoe moet dat eruit zien? moet het interactief worden? en hoe verhouden de sociaal media en de andere online media zich tot elkaar. En wie doet wat?) Gebruik maken van:positieve ervaring met webcare, / potentie van nieuwe media /mobiele toepassingsmogelijkheden Het plan is begin volgend jaar te starten met de vernieuwde aanpak online. Heb je ideeen, tips of wil je eens meedenken: je kunt je melden bij Manon Houdijk. Gemeente Amsterdam 1 januari 2003 20

Toen-Nu-Straks Rachida Abdellaoui (Bestuursdienst)

Dank voor uw komst en bijdrage En nu …borreltijd! www.amsterdam.nl/communicatiewegwerkzaamheden Borrel staat klaar achter in de zaal. Zelfbediening. Napraten over het onderwerp mag, maar hoeft niet! Mooi weer, dus geniet van de tuin. Duurt tot 18.30 uur. Verslag van de bijeenkomst wordt binnenkort online gezet en rond gemaild.