Tandartsensoftware: hulpmiddel voor uw financieel beheer Guy Sneyers Veerle Van Damme 22 april 2006

Agenda Voorstelling Omegasoft Evolutie Baltes® sinds introductie in 2004 Houding Omegasoft t.a.v. golf fiscale controles Hedendaagse evoluties in de tandartsenpraktijk en hun invloed op de praktijksoftware. Vertaling van enkele van deze evoluties in Baltes® Databasestructuur en informatieopslag in Baltes®

Voorstelling van Omegasoft Toonaangevend in medische informatica Actief naar tandartsen, artsen, apothekers, oogartsen, dierenartsen, rusthuizen, opticiens, kinesisten en verpleegsters Informatisering van 10.000 locaties 243 medewerkers Dentale divisie (Vlaanderen) 6 helpdesk/support medewerkers (2 in 2005) 5 programmeurs/analysten (2 in 2005) 6 techniekers (3 in 2005) + centrale administratieve diensten en management Veerle Van Damme Tandarts consultant Guy Sneyers ir, project leider Dentaal

Hedendaagse situatie Baltes® Een hele evolutie sinds de introductie van Baltes® Software functionaliteit is sterk geëvolueerd Input van gebruikers via ODUC Conversie programma geoptimaliseerd Opleidingen uitgebreid Nu ook ter plaatse Begeleiding van opstart 550 kabinetten operationeel 750 kabinetten ingeschreven

Omegasoft en de fiscale controles 1 Omegasoft werkt NIET actief mee met de fiscale administratie. Er is wel een gedwongen passieve medewerking op basis van : Art. 322 W.I.B. recht op inlichtingen betreffende een met name aangeduide belastingplichtige. Art. 323 W.I.B. recht om inlichtingen te vorderen betreffende één of meerdere, zelf niet met name aangeduide belastingplichtigen. Art. 445,449 en 450 : administratieve en strafrechtelijke sancties bij inbreuken op bovenvermelde bepalingen.

Omegasoft en de fiscale controles 2 Concreet krijgt Omegasoft vragen om inlichtingen betreffende de verschillende programma’s. Voorbeeld 1: Vraag: Leg uit waarom er in programma X tussen het totaal van lijst a en b een verschil kan bestaan. Antwoord: Lijst a geeft alle contante inkomsten van behandelingen waarvoor een getuigschrift werd afgeleverd, terwijl lijst b ook de contante inkomsten weergeeft zonder getuigschrift. (enkel in vennootschap mogelijk) Voorbeeld 2: Leg uit waarom er in tabel x bepaalde lijnnummers kunnen ontbreken.

Enkele evoluties in de tandartsenpraktijk Vennootschapsvorm Groeiend aantal tandartsen gaan over van het statuut van vrij beroep naar het statuut van bestuurder in een vennootschap Dit heeft zeer belangrijke consequenties op het niveau van de boekhouding (vennootschapsboekhouding i.p.v. eenvoudige boekhouding voor vrije beroepen) Het is belangrijk dat de tandarts bestuurder een minimale kennis heeft betreffende vennootschapsboekhouding. Wat te doen bij betalingsafwijkingen. Hoe corrigeren van een foutief ingegeven betaling (bancontact i.p.v. contant) enz… Tandarts gaat ervan uit dat hij hiervoor een boekhouder heeft en dat dit zijn probleem niet is. Boekhouder komt echter slechts éénmaal per maand. Als tandarts niet weet met wat hij bezig is maakt hij ondertussen fouten.

Enkele evoluties in tandartsenpraktijk 2 Betaalwijze Eurocheque bestaat niet meer, gewone cheque privaat zo goed als niet gebruikt. Patiënt betalingen per overschrijving laten uitvoeren, brengt administratief heel wat werk mee => debiteurenopvolging. In vennootschap komt erbij dat bij wanbetalingen moet aangetoond worden dat alles in het werk werd gesteld om bedrag te innen. Betaalterminals worden dan ook meer en meer gebruikt. Voeren boekhouding wordt hierdoor duidelijk complexer.

Enkele evoluties in tandartsenpraktijk 3 Een hele reeks behandelingen heeft geen nomenclatuur meer. In een vennootschap moet enkel een getuigschrift worden aangemaakt als er behandelingen met nomenclatuur worden gefactureerd. Onder het statuut van vrij beroep moet enkel een getuigschrift worden aangemaakt als er behandelingen met nomenclatuur worden gefactureerd (bovenste luik) of als de patiënt een bedrag contant betaald(onderste luik) Hoe los je de afwezigheid van een getuigschrift op in de boekhouding.

Enkele evoluties in tandartsenpraktijk 4 Meer en meer instanties gaan zich bemoeien met de functionaliteit van de programma’s ETD (elektronisch tandheelkundig dossier) label van het Ministerie van volksgezondheid. Voorbeeld criterium : Elke wijziging in het medische dossier moet traceerbaar zijn. RIZIV Regelmatig interpellaties over nomenclatuur. Voorbeeld: Het niet rekening houden met opereerstreken in de chirurgie. (Ondertussen aangepast in Baltes) ODUC (Omegasoft Dental User Club) vertegenwoordigt de wensen van de gebruikers. Fiscus? Hoeft niet per se negatief te zijn => rechtszekerheid, maar maakt alles wel complexer en gebruiker begrijpt niet altijd de zin van bepaalde eisen.

Oplossingen in Baltes 1 Drie verschillende versies op boekhoudkundig vlak Versie voor één of meerdere tandartsen die werken onder het statuut van vrij beroep. Vereenvoudigde boekhouding met bijhouden dagboek. Versie voor één of meerdere tandartsen werkend in een vennootschap, maar met externe boekhouder die de boekhouding voert. De cijfers moeten periodiek overgebracht worden naar de externe boekhouding. Versie voor één of meerdere tandartsen werkend in een vennootschap, die al dan niet in samenwerking met een externe boekhouder de volledige boekhouding voeren in Baltes tot en met de jaarrekeningen.

Oplossingen in Baltes 2 Interne motor gebaseerd op principes vennootschapsboekhouding Er worden steeds genummerde uitgaande facturen aangemaakt waaraan al dan niet een getuigschrift hangt. De structuur van de database is zo opgemaakt dat er een strikte scheiding is tussen medische en boekhoudkundige bestanden. Boekingen gebeuren intern in factuurboeken, kasboeken, bankboeken en boek diverse verrichtingen. Het is onmogelijk om een verrichting te schrappen of te wijzigen. Correcties worden uitgevoerd door correctieboekingen. Voordeel : De bewijskracht van de boekhouding is zeer groot Nadeel : Boekhouding is complexer, maar discussies zijn uitgesloten. Tot op heden nog geen vraag om inlichtingen omtrent Baltes.

Databasestructuur Baltes versus beroepsgeheim Basisprincipes: scheiding op 2 niveaus Persoonlijke gegevens patiënten zitten in één bestand. In alle andere tabellen wordt naar patiënten gerefereerd door middel van een nummer. Zonder patiëntenbestand is dus alles anoniem. Strikte scheiding tussen bestanden met boekhoudkundige gegevens en bestanden met medische gegevens. De volgende bestanden geven de volledige boekhouding weer van 2006 zonder medische gegevens: Bkyr2006 : boekingen Afreken : gepresteerde behandelingen Attest : gegevens getuigschriften Acc2006 : rekeningstelsel Book2006 : definitie boeken Fiscyear : gegevens verschillende boekjaren

Databasestructuur Baltes versus beroepsgeheim 2 Administratieve gegevens patiënten Medisch dossier (onderhevig aan ETD voorwaarden) Behandelingen, medische nota’s, briefwisseling patiënten, beelden, behandelingsplan, grafische gebitsvoorstelling,voorschriften, aanvraagformulieren Boekhoudkundige gegevens (eisen fiscus en RIZIV) Factuurboeken, kasboeken, bankboeken, boek diversen, opgemaakte getuigschriften Agenda gegevens