Op zoek naar de omgevings-expert de omgevingsmanager en Best Value

Paul Hoogerwerf >12 jaar ervaring als procedure- en omgevingsmanager Best Value B-gecertificeerd 4 BV-tenders (ON) 2 interviews als omgevingsmanager 1 BV-project in uitvoering als omgevingsmanager Contact: 06-22 55 64 48 paul.hoogerwerf@anteagroup.com

Best Value in een notendop Het vinden van de beste leverancier Zowel inkoop als uitvoering Niet prijs (25%) maar waarde (75%) is doorslaggevend Uitgangspunt: ON is 'in the lead' Win-win omgeving Op zoek naar… de EXPERT!

Een expert… Doorziet het hele project van begin tot eind. Weet risico's buiten invloedssfeer goed in te schatten en heeft hiervoor (bewezen!) adequate beheersmaatregelen. Heeft geen risico's binnen invloedssfeer.

Voorbeeld Best Value: berggids

Wie zoek je? Berggids A Berggids B Vertel hem: wat de beste periode is om te klimmen welke gereedschappen hij moet gebruiken hoe hij moet klimmen dat het goedkoper en sneller kan dat je iemand inhuurt om hem te controleren Berggids B Is de beste en brengt je naar de top

Best Value-fasen Beoordeling Concretisering Uitvoering

Beoordelingsfase Opstellen documenten ter beoordeling: Interviews: Concretisering Uitvoering Opstellen documenten ter beoordeling: risico's en beheersmaatregelen OG kansendossier prestatieonderbouwing ON Interviews: interviews met sleutelfunctionarissen individueel, op basis van documenten

Concretiseringsfase Alleen voor de 'winnende' partij Beoordeling Concretisering Uitvoering Alleen voor de 'winnende' partij Opstellen projectplan (PMP) Opstellen uitgebreid risicodossier Opstellen KPI's (prestatie-indicatoren) Ongeveer 8 weken Daarna: definitieve gunning

Uitvoeringsfase ON 'in the lead' Beoordeling Concretisering Uitvoering ON 'in the lead' Wekelijkse risicorapportage (thermometer) Tijdens uitvoering minimaliseren OG-risico's (buiten invloedssfeer) Risico's ON zijn geen risico's maar 'fouten' (binnen invloedssfeer) Meten kritische prestatie indicatoren (KPI's)

Dominante informatie Is simpel Niet-technisch Een leek moet het met 'gezond verstand' kunnen begrijpen Beslissingstijd wordt geminimaliseerd

Testvraag dominante informatie Waar ligt de meeste sneeuw? A B C D

Testvraag dominante informatie Waar ligt de meeste sneeuw? A B C D

Best Value en omgevingsmanagement Afhankelijk van projectdoelstellingen, zoals: tevreden omgeving/ stakeholders voorkomen hinder goede communicatie Voorbeeld projectdoelstelling OG: De hinder voor de (vaar)weggebruiker en woon- werkomgeving zo veel mogelijk beperken

Best Value en omgevingsmanagement Voorbeeld prestatieonderbouwing bij ophogen brug: De snelweg moet na de weekendafsluiting op maandag 06:00 uur opengesteld worden, omdat anders ernstige hinder voor de weggebruiker ontstaat. Prestatieonderbouwing: Wij hebben ervaring opgedaan bij een project met daarin 25 weekendafsluitingen, waarvan de weg geen enkele keer te laat is opengesteld. De weekendafsluiting van deze brug is vergelijkbaar met de weekendafsluitingen binnen dat project: opdrachtgever was hetzelfde, het betrof ook een project op het hoofdwegennet met vergelijkbare grootschalige omleidingen en het vijzelen van bruggen.

Vraag Dominante informatie Is dit dominante informatie? (ja/nee) Wij zetten voor dit project een omgevingsmanager in die al 8 jaar ervaring heeft bij vergelijkbare infrastructurele projecten. Uit teverdenheidsverklaringen blijkt dat de omgeving erg tevreden was met de wijze waarop hij de omgeving bij deze projecten benaderde.

Antwoord Dominante informatie Antwoord: nee Ervaren, maar: hoeveel projecten? En in welke rol? Waarom zijn het vergelijkbare projecten (in omvang/ hinder/ etc.?) En hoeveel tevredenheidsverklaringen zijn opgesteld en wat was hierbij de minimale score?

Vraag KPI Is dit een goede KPI (kritische prestatie indicator)? (ja/nee) Achtergrondinfo: Een van de doelstellingen gaat over het voorkomen van hinder. Daarnaast is in de vraagspecificatie over klachten opgenomen: “De opdrachtnemer dient met bekwame spoed, doch uiterlijk binnen twee werkdagen, aan de opdrachtgever aan te geven welke maatregelen hij treft.” Reactietijd opdrachtnemer op maatregelen: Groen: reactietijd ON <36 uur Oranje: reactietijd ON >36 uur, <48 uur Rood: reactietijd ON > 48 uur

Antwoord KPI Antwoord: ja KPI kan gerelateerd worden aan de doelstelling hinder(beleving) 36 uur afhandeling is sneller dan wat in de vraagspecificatie is opgenomen

Vraag kans, risico of prestatie OG wil van A naar B een extra 3e rijstrook aanleggen. Deze rijstrook moet uiterlijk december 2015 worden opgeleverd. In 2020 moet op hetzelfde tracé, 2x4 rijstroken komen. OG eist toekomstvast bouwen. De planstudie voor 2x4 rijstroken is recent gestart. ON biedt aan om de vluchtstrook alvast op de vereiste breedte voor de toekomstige 4e rijbaan aanleggen zodat OG deze vluchtstrook tussen 2015-2020 als extra spitsstrook kan inzetten. Vraag 3. Is dit het meest een: A: Beheersmaatregel op een OG-risico B: Kans C: Prestatieonderbouwing

Antwoord kans, risico of prestatie Antwoord: B. Het meest een kans Je biedt meer aan dan de scope van het project, dat wel van extra waarde voor OG kan zijn.

Conclusie Best Value en OM Grootste risico's vaak bij omgevingsmanagement (externe processen lastiger beheersen dan interne) Tenderfase: start direct met identificeren van risico's vanuit OG- perspectief (gebruik bijv. je netwerk) Ervaring moet meetbaar en verifieerbaar zijn --> start nu al met verzamelen van deze informatie! Voorbeeldprestaties op gebied van OM: tijdige vergunningverlening, minder verkeershinder, tevreden omgeving