Samen sterk in verandering 1 Begeleiden van nieuwe medewerkers op de werkvloer na fusie/staatshervorming Stephanie Dewulf (DLV), Sandra Lauf (AgO)

Agenda 2 Getuigenis vanuit DLV, Stephanie De Wulf Getuigenis vanuit Vlabel, Els Vermeir (Sandra Lauf) Wat onthouden we ? Even inzoemen op onderzoek … Vragen ?

Getuigenis vanuit DLV 3

Na een staatshervorming of andere fusiebewegingen INTEGRATIE GROTE GROEPEN MEDEWERKERS

5 Een hobbelig parcours, zoveel is zeker!

6 INHOUDSTAFEL 1. Context 2. Concrete aanpak 3. Wat liep goed en waar liepen we tegenaan? 4. Wat brengt 2015?

7 1. Context

8 BIRB wordt Vlaams … BIRB?! Belgisch Interventie- en RestitutieBureau What?! BIRB is een erkend betaalorgaan in het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid van de Europese Unie. Nog steeds onduidelijk? BIRB is belast met de uitbetaling van financiële tegemoetkomingen aan economische marktdeelnemers die geen producent zijn en met de controle op de uitgaven die verband houden met deze tegemoetkomingen. Deze tegemoetkomingen gebeuren in de vorm van restituties (subsidies bij uitvoer), interventies (rechtstreekse aankoop of steun bij opslag van overschotten) of van steunmaatregelen (steun voor productie, verwerking en bevordering van de afzet).

9 … en maakt nu deel uit van Landbouw en Visserij Sinds 16/10/2014 In de loop van 2014 werd het grootste deel reeds onder gebracht bij het Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) … … al zal ALV niet meer bestaan miv 1/01/2015, gezien integratie ALV-Departement LV en dus behoort het BIRB eigenlijk bij het Dept. LV.

10 Personeelsbestand Dept. LV op 1/01/2015 EntiteitAantal personeelsleden ALV320 BIRB70 Dept. LV310 Totaal700

11 Specificiteiten regionalisering BIRB Volledige en ambtshalve overdracht BIRB = geen keuze Core business BIRB telt 20 personeelsleden Tem 31/12/2014 beslist BIRB zelf over haar personeel; ook al werkt ondertussen zo goed als iedereen bij ons. Vanaf 1/01/2015 staan BIRB’ers op onze payroll 3 collega’s versterkten de Dienst P&O

12 2. Concrete aanpak

Actie X Actie Y Idee A Plan Z Hoe willen we de missie realiseren?

14 Projectwerk Projectgroep SG + AG Staf SG + AG Afdelingshoofd MOD Juristen Diensthoofden (IT, Beleid, Begroting, P&O, Logistiek, e.a.) Rolverdeling? Verwachtingen?

“Als we niet weten naar welke haven we koers zetten, is geen enkele wind gunstig.” (Seneca)

16 Projectplan Doelstelling : “Op 1/01/2015 zijn de collega’s van BIRB geïntegreerd binnen het Beleidsdomein LV.” Projectfases: Opstartfase (projectstructuur en kennis opdoen) Kennismakingsfase (BIRB-collega’s en management BIRB) Informatie en communicatie-fase (met BIRB, op niveau VO (BZ, Regelgeving, GVDC, andere BD’en), binnen LV, met leidinggevenden, enz.)  permanent proces tijdens traject Actiefase (matchen profielen binnen LV, inschaling, gesprekken, invoer personeelsdossiers, onthaal in januari 2015)

17 HR-aanpak Communicatie en informatie als rode draad doorheen traject: Projectwerking: projectgroep P&O BIRB-LV; Deelname HR aan stuurgroep regionalisering BIRB-LV; Deelname HR aan horizontale werkgroep personeel niveau VO; Overleg met GVDC. 1 ste infosessie in januari ste onthaalmoment begin februari 2014 Chaotische periode Communicatie mbt voorlopige inschaling 2 de infosessie in september de onthaalmoment op 16/10/2014 Definitieve communicatie mbt inschaling Onthaalmoment januari 2015

18 HR-aanpak: traag maar gestaag …

19 HR-aanpak: invulling functies Core business: 20-tal medewerkers BIRB Deel van de taken inzake veilingen, groenten en fruit, enz.  Deze mensen kiezen niet voor een taakinvulling; sommigen mogen zelfs geen andere voorkeur aangeven qua taken Collega’s Dienst P&O en Logistiek  Deze mensen wensen taakinvulling te behouden en krijgen hiertoe ook de kans door inkanteling binnen huidige diensten van LV.

20 HR-aanpak: invulling functies Overige personeelsleden van BIRB: Via vacatures voorkeur doorgeven Voorkeur standplaats doorgeven ‘Plaatsing’ op basis van een aantal criteria Lopende sinds januari-februari Op enkele uitzonderingen na heeft iedereen een taakinvulling bij LV.

21 HR-aanpak: Individuele gesprekken

22 3. Wat liep goed en waar liepen we tegenaan?

23 Als HR zijn we opnieuw wijzer geworden en …

Informatie Communicatie Projectplanning HR en rolverdeling Samenwerking niveau P&O Individuele gesprekken Kleinschaligheid Te lange ‘chaos’fase ‘mentaliteits’verschil Gedwongen regionalisering Veel gesprekspartners Verkiezingen Communicatie Kennisoverdracht Andere fusietrajecten LV Wat liep goed?Waar liepen we tegenaan? … zijn er toch wel wat lessons learned …

25 4. Wat brengt 2015?

26 Informatie, communicatie en budget … Onthaalmoment 2015 Budgettaire plaatje opvolgen: Beschikbare budget vanuit BIRB? Opvolging invoer personeelsgegevens en bijgevolg tijdig en correct loon Opvolging afleggen gecertificeerde opleidingen en impact slagen competentiepremie (o.a. herberekenen schaalanciënniteit) Opvolgen personeelsleden via informeel contact Andere suggesties zijn steeds welkom!

27 … en geloven dat uiteindelijk altijd alles goed komt

28 Vragen, opmerkingen en suggesties?

Getuigenis vanuit Vlabel 29 Context Concrete Aanpak Wat liep goed en waar liepen ze tegenaan ? Wat brengt 2015 ?

Context Vlabel 30 Vlabel : agentschap binnen BFB, staat in voor uitvoering van het beleid inzake Vlaamse fiscaliteit Op kwamen, met het regionaliseren van de verkeersbelastingen, 281 mensen over vanuit de FOD financiën; Op komen, met het regionaliseren van de registratie & successierechten, 403 mensen over waarvan intussen 329 vrijwillig Pas beslist: ook de aankoopcomités & vastgoedakten gaan over naar Vlabel ipv naar DFB : + 87 mensen (procesopvolging door HR DFB).

Personeelsbestand Vlabel op 1.01.’15 31 ‘Onderdelen’Aantal personeelsleden Vlabel ‘as is’479 Registratie & successierechten403 Aankoopcomités & vastgoedakten87 Op : meer dan een verdubbeling van het ‘ as is’ personeelsbestand !

Concrete aanpak (1/3) 32 Uitgangspunt: maximaal inzetten op vrijwillige overkomst ! Begin ‘14: HR houdt 1 ste info-sessies over de te begeven functies (ideeën rond functiedesign), arbeidsvoorwaardenregeling binnen de VO, simualties voorlopieg inschaling (leerpunt ! ) De nieuw te begeven functies op niveau A,B,C en D verdeeld over de ≠ standplaatsen (6  14) : keuze vr standplaats kan, niet voor een functie ! Eerste helft ‘14: 329 mensen kiezen om vrijwillig over te komen ! HR voert oriënteringsgesprekken met alle 329 personeelsleden

Concrete aanpak (2/3) 33 Senior HR voert de gesprekken met niveau A mensen en peilt naar ervaring, verwachtingen, ambities, ook op leidinggevend vlak, inschatten interpersoonlijke problemen ( houvast via eerdere ervaringen loopbaantraject Vlabel ‘ as is’ obv Gallilei) Advies HR aan coördinator AH rond leidinggevend potentieel, 2 de gesprek met coördinator AH Obv gebundelde info uit oriënteringsgesprekken: voorstel van organisatie-invulling 2 de info-sessie: oktober ‘14 over standplaats, functiebeschrijving (obv fufa’s) Dec ‘14: ‘pre –onthaal’ leidinggevend kader

Concrete aanpak (3/3) ’15: onthaaldag voor alle overgekomen personeelsleden Eerste week : intens pakket aan vaktechnische opleidingen Aantal federale ambenaren zijn vóór de zomer overgekomen om voorbereiding inhoudelijk op te nemen ( systemen opzetten, interen Vlabel mensen opleiden rond nieuwe materie etc).

Lessons learned 35 Wat loopt goed ? Waar lopen we tegenaan ? InformatieOnzekerheid rond voorlopige inschaling ! Communicatie Groot overwicht van vrijwillige overkomsten Persoonlijke zorg, om via Oriënteringsgesprekken Zichtbare rol HR, aanspreekbaarkennisoverdracht ! & klantgericht Tijdsinvestering voor HR, té korte doorlooptijd !

Wat brengt 2015 ? ’15: onthaaldag voor alle overgekomen personeelsleden Mei / juni ‘15: HR organiseert personeelstevredenheidmeting, mbt opstart & integratie-proces HR zet in op ontwikkeltraject voor leidinggevenden, vanaf voorjaar ‘15, menskant van verandering, leidinggeven op afstand etc. HR gaat regelmatig langs op elke standplaats, doorheen ‘15 ! Hr staat desgevallend in voor conflictbemiddeling

Wat onthouden we uit deze getuigenissen ? 37

Even inzoemen op een model … 38 “Getting On Board. A Model for Integrating and Engaging New Employees” Mei 2008, Booz/Allen, Hamilton from the Parntership for Public Service, US).

Stadium 1: vóór de eerste dag Stadium 2: de eerste dag/oriëntatie Stadium 3: de eerste week Stadium 4: de eerste 90 dagen Stadium 5: het eerste jaar Zie verhaal Stephanie & Els, het belang van je welkom voelen, duidelijkheid scheppen, … Besteed zorg aan het onthaal, zorg voor een persoonlijke toets ! Zorg voor een duidelijke betrokkenheid van de directe leidinggevende Voorzie in de nodige opleidingen Sta stil bij en erken de positieve werkbijdragen van nieuwe mws Regel administratieve formaliteiten Sta stil bij de visie missie van de organisatie en de bijdrage van de functie vd mw aan deze missie, aan de opdracht vd org. Verduidelijk de concrete opdracht en maak afspraken over te leveren prestaties Volg prestaties op een geef regelmatig feedback, speel kort op de bal ! Geef formele en informele feedback op prestaties Zorg dat werkplek ingericht is Schets een realistisch beeld van de organisatie en haar cultuur, doe geen irreeële beloftes. Communiceer over beschikbare middelen en relevante contacten Volg op hoe de mw zich voelt, maak dit voorwerp van gesprek (bv. ook personeelspeiling) Zorg voor een ontwikkelplan voor de nieuwe mw Zorg dat duidelijk is wie peter/meter is Zorg voor een verwelkoming door het hoger mngmt

Vragen ? 40