Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen Infovergadering 29 juni 2009 Thematische Innovatiestimulering (TIS) Technologische Dienstverlening (TD) oproep projectnummer 080XXX Peter Coucke Programma coördinator TIS/TD

2 Agenda 1.Verwelkoming 2.Analyse van de IWT overeenkomst 3.Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project BROODJESLUNCH

3 1.Verwelkoming Korte voorstelling aanwezige adviseurs 1.Uw naam 2.Naam VIS 3.Omvang (# VTE, duur) 4.Hoofddoelgroep van bedrijven 5.Voornaamste projectdoelstelling en voorziene activiteiten

4 IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen : Algemene voorwaarden : op IWT website bij doc en faq's van VIS programma Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage : papieren documenten ter ondertekening door alle begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1 exemplaar naar IWT terugsturen Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt verwezen naar referentiedocumenten waaronder Samenwerkingsovereenkomst(en) Reglement van Orde 2. Analyse van de IWT-overeenkomst

5 Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst IWT VIS Uitvoerder Gebruikersgroep Samenwerkings- overeenkomst (optioneel) Overeenkomst Samenwerkings- overeenkomst (optioneel) Reglement van Orde Begunstigde(n) Onderzoekspartner(s)

6 Aandachtspunten in de Projectspecifiek Voorwaarden : contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon (kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn) waarmee IWT alle communicatie (rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met addenda aan de overeenkomst,…) over het project voert artikel 4 geeft chronologische oplijsting van actiemomenten voor aanlevering van verklaringen, verslagen, overeenkomsten artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of bij de tussentijdse evaluatie van het project artikel 6 staat vermeldt wie betalingen ontvangt

7 De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (1/2)  Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen  Vier mogelijke relaties :  Tussen leden van het consortium die als Vlaams InnovatieSamenwerkingsverband (VIS)optreden  Tussen VISsen  Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners  Samenwerking in kader van internationale samenwerking  Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten

8 De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (2/2)  Wat :  Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie  Afspraken omtrent :  behandeling van vertrouwelijke informatie  eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom  uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT,...  afspraken inzake publicaties & mededelingen  bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...)  begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor niet-gesubsidieerde deel)  duur van de overeenkomst  aansprakelijkheden en geschillenregeling  ontbinding en vereffening  Dient door IWT goedgekeurd te worden !

9 Interactie met de doelgroep (1/2) Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op uitgenodigd wordt Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT

10 Het reglement van orde van de gebruikersgroep (2/2) Praktische modaliteiten : samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te zijn voor het VIS (KMO-karakter !) TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum IWT adviseur als waarnemer uitnodigen IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd agenda voorafgaand uitsturen ; in toekomst in e-tool verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden bezorgen ; in toekomst in e-tool

11 3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD project 3.1.Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project 3.2.Voortgangsverslaggeving adhv RAP getallen die gevoed worden uit projectregister 3.3.Financiële rapportering 3.4.Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar) 3.5.Eindverslag met effectenanalyse 3.6.Meldingen 3.7.Vlaams Innovatienetwerk

3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar 12

3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar 13

Voortgangsverslaggeving : inhoudelijk verloop van het project adhv RAP-getallen (2/2) Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA  melding aan Voorlopig via (electronisch) document (pag. 7 van toelichtingsdocument) tot webtool applicatie voor projectopvolging operationeel is Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk verloop van het project Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project) Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden Definitie en faq van RAP indicator in handleiding oproep 2008 en in handleiding verslaggeving oproep 2007 (paragraaf 4.3)

Voortgangsverslaggeving gevoed door informatie vanuit het projectregister (1/2) Zesmaandelijks verslaggeving vanaf startdatum van project Bevat volgende rubrieken : Inhoudelijk verloop van het project Interactie met de doelgroep Haalbaarheid van het innovatiedoel Inzet van de middelen Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij begunstigde Mogelijkheid tot melding Under construction

Financiële verslaggeving Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging VIS/TIS & TD beschreven ! Aparte projectboekhouding noodzakelijk Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2008 Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of kan per partij aangeleverd worden Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als % van de personeelskost en eventueel coördinatiekost

Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar) Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd. Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 19 de maand Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten voor tweede biënnale Analyse van de financiële status van het project ;indien grote discrepanties  correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale, kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project Template via e-tool volgt

Eindverslag en effectenanalyse Samenvatting van het volledige project: inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten. Effectenanalyse: Effecten van het project in kaart brengen. (klantenbevraging, meting effectenindicatoren,...) Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot verdere financiering van het project. Concrete invulling wordt bij de aanvang van het project besproken. (...nulmeting...) Relatie tussen RAP en effecten : zie doc & faq op IWT website

: Meldingen Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering : artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a. Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep Elke cumulatie met andere steun Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)

Publiek toegankelijke website - Registratie voor KMO’s op de site - Netwerkleden (medewerkers intermediairen) - kunnen inloggen met hun bestaande accountgegevens OF - kunnen account aanvragen bij - Mogelijkheden voor netwerkleden > KMO-medewerkers 3.7. : Vlaams Innovatienetwerk

21 - Rubrieken - Netwerkleden: opzoeken en/of consulteren en/of koppelen met bezoeker - Projecten: projecten van collectieve aard of apart ingebracht (kan ook door KMO’s) - Over innovatie = WIKI-tool. Moet encyclopedie van het Innovatienetwerk worden. Netwerkleden kunnen overal schrijven. Per artikel kan worden aangegeven of KMO’s ook mogen schrijven. - Nieuws = BLOG-tool. Nieuwsartikels welkom! - Kalender = evenementenkalender - Mijn innovatienetwerk: eigen gegevens en mogelijkheden tot schrijven (zie volgende slide)

22 - Mijn innovatienetwerk - aanpassen persoonlijke gegevens - aanmaken/aanpassen projecten - schrijven in Nieuws - schrijven in Kalender - opgeven van RSSfeeds die je wil consulteerbaar maken voor andere leden (kan door admin naar ‘Nieuws’ gebracht worden) - uw contacten (geregistreerden die met u in contact zijn) - vragen: stellen en behandelen van vragen uit het netwerk - diensten: hier abonneert u zich op informatie op uw maat (via dagelijkse of wekelijkse of via RSS).

23 Dank voor jullie aandacht & succes met de projectuitvoering !! Peter Coucke Coördinator TIS/TD projecten 02/ VIS Secretariaat : Grietje Van Nijlen : Conny Van de Velde :