Toelichting Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet 1995 VNG Bijeenkomst Horizontale verantwoording Archiefwet 1995, Haarlemmermeer – 13 november 2012 Herman Bongenaar

Archief-KPI’s: yes we can! Presentatie Waarom? Wat? Hoe?

Waarom KPI’s? Aanleiding: versterking horizontaal toezicht als gevolg van Wet Revitalisering generiek Toezicht (1 okt. jl.) Doel: het afleggen van verantwoording door B&W aan de gemeenteraad Afgeleide doelen: Informatiebehoefte provincie Referentiekader voor inrichting informatiehuishouding Verantwoording aan burger

Wat zijn de archief-KPI’s? KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving; zij meten de rechtmatigheid van de informatiehuishouding (compliance) Minimum boodschappenlijstje voor de interne toezichthouder (meer mag, minder niet) Van toepassing op niet-overgebrachte én overgebrachte archieven (= het statische archief bij de archiefdienst)

Wat zijn de archief-KPI’s? Bieden standaardisering en dus de mogelijkheid om het interne toezicht te professionaliseren Bieden mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken (via website waarstaatjegemeente.nl)

Wat zijn de archief-KPI’s niet? KPI’s zijn niet het ultieme inspectie-instrument voor archiefinspecteurs KPI’s schrijven niet voor hoe moet worden geïnspecteerd (methodiek) Over normering KPI’s is bijna geen overeenstemming te krijgen (bijvoorbeeld aan hoeveel procent van een KPI moet zijn voldaan om een voldoende/antwoord ‘ja’ te krijgen?)

Wat zijn de archief-KPI’s niet? KPI’s meten rechtmatigheid en dus niet alle aspecten van de informatiehuishouding (bijvoorbeeld niet de efficiëntie) Maar: voldoen aan wet- en regelgeving moet het fundament van iedere inrichting van de informatiehuishouding van een gemeente zijn!

Kpi’s en Baseline KPI’s: overzicht van wet- en regelgeving waar gemeenten aan moeten voldoen op het gebied van archief en informatiebeheer. Hiermee kunnen gemeenten verantwoording afleggen. Baseline: biedt een handvat aan gemeenten om informatiehuishouding volgens wet- en regelgeving + standaarden in te richten; geeft een intellectuele verantwoording van zaakgericht werken; wil op termijn modellen, best practices en standaarden bieden.

Hoe aan de slag met de KPI’s? Ervaringen pilotgemeenten Handreiking en toelichting van de VNG Wie vult de KPI’s in? Verslaglegging Invulformulier van BRAIN Website Waarstaatjegemeente.nl KPI’s en Aanvullend beleidskader provincie (toezichthouder)

Pilot en Handreiking Naar aanleiding van VNG-Ledenbrief 2011 is een pilot met gemeenten gestart in 2012 Met de uitkomsten van de pilot is een werkgroep aan de slag gegaan Resultaat: VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)

Toelichting In de Handreiking bevindt zich een toelichting op de archief-kpi’s: Nadere uitleg over KPI-subvragen Deelvragen die invuller op weg helpen Kolom Taakverwaarlozing (TVW) Kolom N-O/O geeft aan of subvraag voor niet-overgebrachte archieven, overgebrachte archieven, of beide geldt

Wie vult de KPI’s in? Interne toezichthouder, indien benoemd (= gemeentearchivaris of namens hem de archiefinspecteur) Indien geen interne toezichthouder is benoemd: toezicht extern regelen Afdeling DIV levert input voor het invullen van de KPI’s, maar is niet degene die de rapportage opstelt KPI’s overgebrachte archieven: ?

Verslaglegging KPI-onderwerpen moeten herkenbaar worden behandeld; Opties: ingevuld formulier KPI’s in Excel kort verslag op basis van KPI’s uitgebreid verslag op basis van KPI’s jaarverslag [KPI-gegevens + verantwoording van de invulling van de toezichtfunctie] In alle gevallen moeten conclusies en aanbevelingen worden toegevoegd

Invulformulier en website De Sectie Inspectie van branchevereniging BRAIN stelt een invulformulier in Excel ter beschikking om de KPI’s in te vullen Op www.waarstaatjegemeente.nl van KING zullen gemeenten onderling kunnen worden vergeleken op alle toezichtterreinen,

KPI’s en aanvullend beleidskader Provincie ontvangt uitkomsten KPI’s van gemeenten – in principe jaarlijks. Ook van andere lokale overheidsorganisaties en archiefdiensten? Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre KPI’s voldoende goed zijn ingevuld (mede afhankelijk van wie invult) Wanneer grijpt provincie in? Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

Archief-KPI’s: yes we can! Vragen? Ga gewoon aan de slag!