Plekken & ACTiviteiten PACT Plekken & ACTiviteiten 1

Wat is PACT? Een rekenmodel, waarin Plekken (P), die in de huisvesting voorkomen en Activiteiten (ACT) van medewerkers en klanten met elkaar in verband worden gebracht ACTIVITEITEN ACTIVITEITEN KLANTEN MEDEWERKERS Het (reken)model PACT geeft inzicht in: aantallen en soorten werkplekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie consequenties aan van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario’s) te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept Wat doet PACT helpt expliciete keuzes te maken rekent gegeven uitgangspunten door kan simulaties maken toont de gevolgen van andere uitgangspunten integratie uitgangspunten vanuit huisvesting: Beleid Werkproces Huisvestingselementen Pact geeft de uitkomsten van geformuleerd beleid En helpt omgekeerd om beleid juist te bepalen PLEKKEN Wat is PACT?

Ontstaan en ontwikkeling van PACT PACT is tot stand gekomen door onderzoek bij: Belastingdienst 2007 Ontwikkelen van landelijke functieprofielen als basis voor organisatiegericht huisvesten. SoZaWe gemeente Rotterdam 2008 Uitgangspunten voor de huisvesting van geïntegreerde Werkpleinen vanuit klant- en werkprocessen. IB groep 2008 Opstellen huisvestingsplan voor nieuwbouw op basis van scenario’s met als uitgangspunt procesgericht huisvesten. Gemeente Delft 2008 Optimalisatie gebruik bestaande gebouwen door invoering van flexibel werken. Belastingdienst 2009 Pilots bij kantoren in Hoorn, Hoofddorp, Haaglanden en Groningen. Ontstaan 3

Doelgroep PACT Betrokkenen bij huisvestingsvraagstukken: Projectteam Beslissend management Facilitair management Doelgroep 4

Wanneer zet je PACT in? Keuzes in een huisvestingsconcept inzichtelijk maken, zowel fysiek als organisatorisch. Ontwikkelen Programma van Eisen. Berekening benodigd aantal en soort werkplekken (en faciliteiten), eventueel vertaald in vierkante meters. PACT Richt zich op het werkplekconcept binnen een gebouw. Wordt vooral ingezet als een organisatie denkt aan activiteitgerelateerde huisvestingsconcepten. Inzet PACT 5

Wat doet PACT? Het (reken)model PACT: Helpt expliciete keuzes te maken over de omgang met de werkomgeving en de gevolgen hiervan Rekent gegeven uitgangspunten door Kan simulaties maken van benodigde plekken bij scenario’s Verbindt uitgangspunten vanuit huisvesting: Beleid Werkproces Huisvestingselementen Geeft de uitkomsten van geformuleerd beleid en helpt omgekeerd om beleid juist te bepalen Wat doet PACT? 6

Wat biedt PACT? Het (reken)model PACT geeft inzicht in: aantallen en soorten benodigde (werk)plekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie consequenties aan van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario’s) te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept PACT helpt de betekenis van keuzes te expliciteren, een gemeenschappelijke visie te ontwikkelen over de huisvesting en draagvlak te creëren op managementniveau. Wat biedt PACT? 7

Wat vraagt PACT? Inzicht in de (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties Inzicht in (toekomstig) huisvestingsbeleid Doelstellingen voor (nieuw) huisvestingsconcept Wat vraagt PACT? 8

Aan de slag met PACT Inzicht in vaste en variabele gegevens Invoer van gegevens Uitkomsten presenteren 9

Opbouw PACT

Basisgegevens voor PACT Typen werk- en overlegplekken en faciliteiten en hun eigenschappen Aantallen medewerkers en hun eigenschappen Activiteiten van de medewerkers (medewerkersprofielen) Relatie tussen plekken en activiteiten van de medewerkers Aantallen klanten en hun eigenschappen Activiteiten van de klanten (klantprofielen) Relatie tussen plekken en activiteiten van de klanten Basisgegevens

Klantprofielen Klanten 12

Medewerkerprofielen Medewerkers 13

Voorbeelden soorten plekken Werkplekken Overlegplekken Faciliteiten

Match Plekken en ACTiviteiten Kenmerken ruimte/plek Match Passend bij activiteiten: 1- of meerpersoonsruimte Soort bureauwerk Visuele privacy Soort overleg Akoestische privacy Lezen Open/half open/gesloten Telefoneren Teamplek - gesloten, akoestische privacy - projectwerk, overleg Loungeplek - halfopen, gedeeltelijke privacy - bureauwerk, kort overleg Principe verbinding plekken en geschiktheid voor activiteit

Sturing (1): Scenario’s Groei/krimp organisatie Verschuiving werkprocessen Toedeling werkplekken Andere klantenstromen Zoeken naar uitersten Etc. Sturing

Uitgangspunten benutting en gebruik Sturing (2): Uitgangspunten benutting en gebruik Sturing

Verdeling van gebouw in zones Sturing (3): Verdeling van gebouw in zones Gebruik en benutting Sturing

Sturing (4): Kaders Bestaand gebouw Bepaalde faciliteit op x aantal medewerkers Vlekken per organisatie-eenheid etc Sturing

Voorbeeldvragen uit de praktijk Opvang van groei in organisatie Opvang klantenstromen Effect thuiswerken Voorbeeld

Van beleid naar geheel activiteitgerelateerd huisvesten. Conclusie: Hoeveel groei in de organisatie kan ik opvangen door meer flexibel gebruik te maken van de werkplekken? aantal m2 FNO in zone 2 en 3 1000 1100 1200 1300 1400 1500 1600 1700 1800 1900 beleid activiteitgerelateerd 193 mw 261 mw Van beleid naar geheel activiteitgerelateerd huisvesten. Conclusie: Met het meer flexibel gebruiken van de werkplekken kan de groei van de organisatie worden opgevangen. Voorbeeld 1

Door inzet van organisatorische maatregelen kan uitgegaan worden Wat is het verschil in benodigde werkplekken tussen een piek- en een gemiddeld bezoek aan klanten? 1a = minimum bezoek, 1b = gemiddeld bezoek, 1c = piek bezoek Keuze: Door inzet van organisatorische maatregelen kan uitgegaan worden van gemiddeld bezoek: klantafspraken ook op woensdagmiddag en vrijdag promoten van stille tijden onder de klanten Voorbeeld 2

Wat is het effect van thuiswerken met 15 % op de ruimtebehoefte of hoeveel groei in de organisatie kan opgevangen worden door thuiswerken? Voorbeeld 3

Soorten resultaten vanuit PACT Berekening aantallen en soorten plekken Variaties door: splitsing activiteiten inbreng thuiswerken inbreng activiteitgerelateerd werken Scenario’s door kanteling organisatie Bepaling piekbelasting Keuzes in huisvestingsconcept inzichtelijk maken, zowel fysiek als organisatorisch Formulering van een PvE voor architect Uitgangspunten bij aanbesteding 24

Resultaten

Vastleggen resultaten

PACT blijft volop in ontwikkeling ! Elke case nieuwe elementen Vraagstelling en mogelijkheden steeds opnieuw verkennen en ontdekken We willen meer inzicht verkrijgen in: dynamiek ontwikkelingen en effecten afwegingen in keuzes en besluitvorming ontwikkeling input-variabelen betekenis van keuzes Ontwikkeling 27

Meer informatie: info@cfpb.nl 015 – 278 12 71