Business Intelligence Kennismanagement ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Wat kom ik hier vanavond doen? Discover what you know Inspiration Waarom Kennismanagement in de minor Business Intelligence? http://www.youtube.com/watch?v=Cj0oV8oeVys&NR=1 http://www.youtube.com/watch?v=f_x78XLBBVM&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=PcwO47ujCs4 ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kenniseconomie Kenniseconomie (ook wel informatiemaatschappij) is een vrij abstract begrip uit de economie waarmee wordt bedoeld dat een significant deel van de economische groei in de samenleving voortkomt uit (technische) kennis. Het is een maatschappij waarin de productiefactor kennis een steeds belangrijkere plaats in neemt ten opzichte van arbeid, natuur en kapitaal (de drie traditionele productiefactoren). Dit past binnen de algemene verschuiving van arbeid in de landbouw via industrie naar diensten. Door het toepassen van kennis is innovatie mogelijk, die op zijn beurt weer leidt tot nieuwe producten of diensten en daarmee economische groei mogelijk maakt. Een van de speerpunten van de Europese Unie, en daarmee ook van Nederland en België, is om Europa in 2010 de meest kennisintensieve economie van de wereld te laten zijn. Dit is in 2000 vastgelegd in de Lissabonstrategie. (Wikipedia) Thema: Creatieve Economie In de kenniseconomie wordt de waarde van steeds meer producten en diensten in toenemende mate bepaald door de creatieve component. Oftewel, de betekenis, identiteit of ervaring die het ons verschaft. Dit vereist uiteenlopende innovaties op allerlei vlakken (bv. technologisch, organisatorisch, cultureel) om dat mogelijk te blijven maken. De kracht van een kenniseconomie wordt bepaald door de capaciteit van mensen en organisaties om nieuwe concepten, ideeën en kennis om te zetten in economische waarde. De kenniseconomie is daarmee letterlijk een creatieve economie. http://www.kennisland.nl/binaries/documenten/rapporten/kennisland_kenniseconomiemonitor_2006.pdf ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Relatie met business intelligence Kan een intelligente organisatie zonder kennismanagement? Waar binnen de BI-cyclus speelt kennismanagement een rol? ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Programma van vandaag Wat is kennismanagement? Wat is kennis? Welke rol speelt kennis in een organisatie? Welke kennis bezit een organisatie? Waarom kennismanagement? Wat doen organisaties aan kennismanagement? Hoe succesvol zijn organisaties t.a.v. kennismanagement? “Moderne” organisaties De lerende organisatie Kennisintensieve organisatie De intelligente organisatie ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Wat is kennis? Neem een activiteit in gedachten vanuit jouw werksituatie … Welke kennis heb je nodig om … Wat voor soorten kennis herken je? Welke begrippen / woorden associeer je met kennis? Wat doe je met kennis? Welke soorten kennis zijn van belang? Vakkennis Kennis over het bedrijf Kennis over de markt Waar is de kennis? Hoe belangrijk is kennis …. ? Wat is de economische waarde van kennis ? ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Een paar definities … Kennis beschouwen we als informatie die je op een specifiek moment nodig hebt om te gebruiken voor een vooraf bepaald doel. Leurink Kennis = Deskundigheid Weten + doen Collectieve wijsheid (Gartner) Know what: welke informatie is nodig how: hoe moet informatie worden verwerkt why: waarom welke informatie nodig is where: waar informatie te vinden is when: wanneer welke informatie nodig is Formule van Weggeman K = I * EVA I = informatie E = ervaring V = vaardigheden A = attitude ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Data, Informatie, Kennis, Competenties (gegevens) KENNIS INFORMATIE transformatie Expliciet , geborgd … Impliciet, tacit vastgelegd … persoonsgebonden Davenport & Prusak Veranderlijke combinatie van vastgelegde ervaring, waarden, contextuele informatie en vakkundig inzicht dat een kader vormt waarmee nieuwe ervaringen en informatie geevalueerd en geintegreerd kunnen worden. Kennis komt voort uit het verstand van bezitters ervan en daar wordt het ook toegepast. Binnen organisaties … vastgelegd in documenten, informatiecentra, routines, werkwijzes, gewoontes en regels. Weggeman Het vermogen dat iemand in staat stelt een bepaalde taak uit te voeren door (externe) gegevens te verbinen en te laten reageren met eigen informatie, ervaringen en attitude Begrippen data, information, knowlegd … een verhaal: http://www.youtube.com/watch?v=sdzUfHwNCVQ Vergelijk dit met de BI cyclus! What is information … the mug : http://www.youtube.com/watch?v=WytNkw1xOIc ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Structuur van kennis – Kennisdimensies VORM LOCATIE INHOUD en TOEPASSING TIJD Beschikbaarheid INHOUD Message is information MUG http://www.youtube.com/watch?v=WytNkw1xOIc Vorm Niet in optimale vorm aanwezig Vorm leent zich niet voor onderhoud Inhoud Kennis niet volledig Kennis niet actueel Kennis niet uniform Tijd Niet beschikbaar op tijdstip dat het nodig is Locatie Niet aanwezig op de plaats waar het bedrijfsproces wordt uitgevoerd. ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Betekenis van kennis voor een organisatie Kennis als produktiefactor - Kenniswerker - Kennisproductiviteit - Kennis intensieve organisatie - Kenniseconomie Senge: “The fifth discipline, the art and practice of the learning organisation” (1990) Nonaka: “ The knowledge creating company: how Japanese companies create the dynamics of innovation (1995)” Davenport: “Working knowledge: How organisations manage what they know” (1998) Dixon: “Common knowledge, How companies thrive by sharing what they know” (2000) Larry Prusak over knowledge in individuals and organisations. http://www.youtube.com/watch?v=ErDjxpK2kkw Davenport, Thomas H.; Prusak, Laurence (2000). Working Knowledge: How Organizations Manage What they Know. Harvard Business School Press. pp. 240. ISBN 1578513014. Belangrijke produktiefactor in een omgeving die snel verandert waar klantwensen steeds meer centraal staan Zorgen voor flexibiliteit: snel kunnen reageren op veranderende marktvragen Snel en effectief mobiliseren van kennis Kennisvooraad moet beheerd worden Kennis moet worden ontwikkeld Een goede afstemming van vraag en aanbod van kennis maakt het mogelijk de doorlooptijd van cruciale bedrijfsprocessen te verkoren en kosten te reduceren. Daarnaast zal de flexibiliteit van de organsiate toenemen evenals de kwaliteit van produkten en diensten. ICTiB_D1H4_DWH_EIS

De kenniswerker Bijlage 1: verkorte vaardigheidstest Iemand die informatie interpreteert en het resultaat daarvan vervolgens (zelf) toepast om waardevolle oplossingen te ontwikkelen en gefundeerde aanbevelingen te doen (Winslow en Bramer 1994) Wat produceert een kenniswerker? Wat zijn kenmerken van kenniswerk? Welke eigenschappen heeft de kenniswerker? Is jouw buur een kenniswerker? Ben jij een kenniswerker? Vinden en bewerken van informatie op de werkplek Produceert nieuwe kennis (geen tastbare goederen) Wikipedia: De kenniswerker houdt zich bezig met het inventariseren, ontwikkelen, integreren, delen, toepassen en evaluaren van kennis. Dit alles om de organisatiedoelen te realiseren en belanghebbenden tevreden te stellen. Heb jij genoeg ruimte in je organisatie om creatieve ideeën te ontwikkelen? Hoe gaan jullie om met de grote hoeveelheid informatie die elke dag op je af komt? Ben jij ook op zoek naar manieren om de kennis die je nu al in huis hebt, beter te benutten? En hoe is eigenlijk het gesteld met de innovatie-kracht van jouw organisatie? Als je deze vragen herkent, dan is de Dag van de Kenniswerker 2010 iets voor jou. Bijlage 1: verkorte vaardigheidstest ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Dag van de Kenniswerker … Heb jij genoeg ruimte in je organisatie om creatieve ideeën te ontwikkelen? Hoe gaan jullie om met de grote hoeveelheid informatie die elke dag op je af komt? Ben jij ook op zoek naar manieren om de kennis die je nu al in huis hebt, beter te benutten? En hoe is eigenlijk het gesteld met de innovatie-kracht van jouw organisatie? Ben jij een kenniswerker? Welk type kenniswerker ben je? Wat is je marktwaarde? Hoe ervaar je de ondersteuning in het werk? Deze dag van de kenniswerker 2010 was in mei (leuven) en juni (utrecht) De test komt van www.dekenniswerker.com Als je die invult krijg je een persoonlijk rapport. ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennis Intensieve Organisatie Een kennisintensieve organisatie (KIO) is een organisatie waarin de productiefactor kennis een dominante rol heeft. Deze productiefactor is de laatste decennia in veel organisaties steeds meer gedaald van de top van het bedrijf naar de productievloer. Daarom kunnen we een kennisintensieve organisatie definiëren als een organisatie met (a) overwegend kenniswerkers in het primaire proces, of (b) overwegend kenniswerkers in de technische staf mits deze een dominante invloed heeft op het functioneren van het primaire proces. Voor de kennisintensieve organisatie is kennismanagement een onmisbare factor. Daarnaast is een aantal andere aspecten specifeik voor kennisintensieve organisaties van belang, omdat deze voorwaardelijk zijn voor het werk van professionals en kenniswerkers. Deze aspecten zijn de volgende: Kennis; Uitdaging; Leervermogen, -bereidheid en -condities; Taakstelling; ICT en intrinsieke (arbeids)motivatie; Feedback; Autonomie. Deze tien factoren (KULTIFA-factoren) vormen de determinanten van kennisintensieve arbeid. Kennisintensieve organisaties en de innovatie die zij brengen worden door de overheid als essentieel gezien voor verdere economische groei. wikipedia ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennismanagement “Kennismanagement is alles wat je kunt doen om een omgeving te creëren waarin mensen worden verleid om slim om te gaan met hun eigen kennis en die van anderen.Op deze manier kunnen collectieve en individuele ambities worden gerealiseerd.” (Rob van der Spek) Leren van successen en fouten Het delen van opgedane kennis Gedemotiveerd personeel, herhaling van fouten, gebrek aan innovatie en het ontbreken van een gedegen risicoanalyse waar het gaat om cruciale kennis De Romeinen hanteerden al werkvormen om kennis uit hun expedities te delen, de gilden in de middeleeuwen waren een mooi voorbeeld van kennisnetwerken en de zeevaarders van de V.O.C. hielden gezamenlijke debriefings waar zelfs concurrenten bij mochten zijn. http://www.dnv.nl/onzediensten/advies/kennismanagement_nieuw/publicaties/kennismanagement_programma_s/ 10_jaar_masterclass_kennismanagement.asp ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennisprocessen (cibit) Combineren van beschikbare kennis Distribueren van kennis Borgen van kennis Ontwikkelen van nieuwe kennis KENNIS ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Weggeman’s kenniswaardeketen De volgorde van de Kenniswaardeketen is als volgt: Kennis inventariseren. Om te weten welke kennis een organisatie nodig heeft, dient afgevraagd te worden: “Welke informatie en (technische) vaardigheden zijn noodzakelijk , en welke ervaring en attitude zijn wenselijk om de strategie te kunnen uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld door de gewenste competentieprofielen van de medewerkers af te stemmen op de strategie. Tevens dient geïnventariseerd te worden welke kennis in huis is. Dit kan enerzijds door de aanwezige expliciete informatie (ook best practices) te codificeren en toegankelijk te maken. Anderzijds door de aanwezige competenties en POP’s te inventariseren. Kennis Ontwikkelen. Door de benodigde kennis en de reeds aanwezige kennis te “mappen” zal blijken over er een “knowledge gap” is. Aan de hand hiervan kan bepaald worden hoe de ontbrekende kennis opgedaan kan worden (interne opleiding en/of inkopen). Veel gebruikt is bijvoorbeeld de alom bekende ideeënbus. Kennis delen. Kennis delen heeft veel barrières, te weten: Kennis toepassen. Dit is de belangrijkste fase ofwel : “The proof of the pudding is in the eating”. Hier is de kenniswerker bezig zijn informatie, ervaringen en vaardigheden te kapitaliseren. In eerste instantie zal de kenniswerker de juiste informatie combineren om vervolgens, door een aantal soortgelijke opdrachten uit te voeren, te kunnen internaliseren. Kennis evalueren. Gedurende het proces dient kennis geëvalueerd te worden. Ook wordt er nieuwe kennis opgedaan . Deze kennis kan leiden tot het aanpassen van de strategie. ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kenniswaardeketen + besturing ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Toepassen zoekstrategie Leren Vraag I K I + ∆ K+ ∆ Kennisproduktie Beschikbare Kennis Informatie EVA Dialoog Uitkomsten Toepassen zoekstrategie overdragen toepassen tbv uitvoering taak Empirisch leren Rationeel leren Endogeen = van binnen uit ontstaan Rationalisme: Kennis deductief verkregen door redeneren Plato, Augustinus …. Wiskunde Empirisme: kennis deductief ontstaat door zintuigelijke waarnemingen Arostpte;es. Tjp,as vam Aciomp: psychotherapeutische kennis, management kennis ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Leercyclus van Kolb Beslissen Doen: concrete ervaring = feeling, observatie Bezinnen, reflectie, wat is er gebeurd Denken: abstracte begrippen en generalisaties Beslissen, implementatie of toetsing in nieuwe situatie ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennisconversie (vier leerprocessen) Nonaka & Takeuchi Naar Impliciete kennis Naar Expliciete kennis Socialiseren empirisch Externaliseren empirisch, rationeel Van Impliciete kennis Internaliseren empirisch, rationeel Combineren rationeel Van Expliciete kennis De vier leerprocessen Socialiseren:Kijk af, doe na, Imiteren, meester-gezel; ervaar door trial & error leren praten, netjes leren eten, kinderen Externaliseren: schrijven: druk uit in taal wat duidelijk is geworden door socialisatie, dialoog of reflectie op het eigen handelen, visualisatie. Aritculeer impliciete kennis in expliciete concepten, modellen, theorien broodbakmachine … doen en vervolgens documenteren ‘twitching en stretch’ KADS Combineren: Studeer, reconfigueer bestaande kennis door te sorteren, te rubriceren , te koppelen. samenvoegen van bestaande bodies of knowledge boeken schrijven Body of knowlegde Internaliseren: learning by doing; vergroot de operationele efficieny van denken en doen. Integreer socialisatie, externalisatie en combineer ervaringen in de individuele tacit knowlegde onbewust toepassen van kennis; intensive care rondje … lijkt weinig toch veel gedaan. expert gedrag Worden gebruikt voor kennisoverdracht of ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennis toepassen in 4 situatie zwerven verkennen regelen zoeken Onbekend (?) Beginsituatie Bekend (!) Onbekend (?) Bekend (!) Gewenst resultaat Resultaat / Kwaliteit Afhankelijk van de informatie in de opdracht Toereikendheid van de kennis Doeltreffendheid waarmee de kennis is ingezet. Kennis creatie en exploitatie spiraal ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Hoe leren organisaties ? Competentie (v.e. organisatie) = het (door collectief leren) verkregen vermogen waarover een groep beschikt om een bepaald, gemeenschappelijk doel te (gaan) realiseren. Bundle of skills and technologies Sum of learning across individual skill sets and individual organisational units Kern competentie (core competence) Onderscheidt van concurrenten Strategisch concurrentievoordeel (toekomst) http://www.dnv.nl/onzediensten/advies/kennismanagement_nieuw/publicaties/ kennismanagement_programma_s/leren_van_ekaars_verhalen.asp ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Deming circle PLAN Activiteiten uitzetten om streefwaarden te gaan realiseren Committeren, coördineren en communiceren DO Meten & rapporteren CHECK/STUDY Analyse van afwijkingen Zoeken naar oorzaken ACT Bijsturen Deming heeft later zijn cirkel aangepast: in plaats van Check heeft hij Study ingevoerd omdat dit beter de handeling beschrijft die in deze fase uitgevoerd moet worden. De cirkel wordt aldus: Plan - Do - Study - Act. Overigens noemde Deming het PDCA model altijd de Shewhart cirkel, naar de eerdere bedenker hiervan. ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennismanagement strategieën Vastleggen van kennis Ontwikkelen van vaardigheden Creëren van een kennisproductieve omgeving Verhogen kennisproductiviteit Bevorderen kennisuitwisseling en hergebruik Codificatie strategie Personalisatie strategie ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Kennismanagement – Business intelligence Waarom ….. intelligente organisatie? Leren is niet verplicht … overleven ook niet (W.E. Deming) It is not enough to have a good mind. The main thing is to use it well (Rene Decartes) A wealth of information creates a poverty of attention (Herbert Simon) 4 perspectieven … voordelen/noodzaak BI Organisatie-perspectief: … betere kennis van … Mens-perspectief: … kenniswerkers …informatie bij de juiste denker, op het juiste tijdstip, in de juiste vorm te krijgen op basis van procesanalyse verbeteringen binnen organisaties kunnen initiëren Lees IO (van Beek) H1 en zoek naar verbanden ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Business intelligence als proces Business Intelligence (BI) is het gerichte proces, met bijbehorende voorzieningen, om gegevens te verzamelen, te analyseren en de als resultaat daarvan verkregen informatie toe te passen. (bron : De organisatie van business intelligence) ACTIE KENNIS Signalen Ruwe, doorgaans niet gestructureerde gegevens die nog niet op een medium zijn opgeslagen. Data Veelal in gestructureerde vorm op een medium vastgelegde signalen Informatie Geinterpreteerde data die iets betekent Kennis Inzichten en verbanden ontstaan op basis van informatie Actie Het handelen op basis van kennis Business Intelligence INFORMATIE DATA SIGNALEN ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Voorbeeld: kledingwinkelketen Een internationaal opererende kledingwinkelketen kampt met krappe marges door toenemende concurrentie. Om goede resultaten te blijven boeken, streeft de keten naar een zo slim mogelijk voorraadbeheer: zo laag mogelijke voorraadniveaus om kosten te drukken en tegelijkertijd zo min mogelijk nee-verkopen. Om dat te bereiken registreren alle filialen sinds enkele jaren zo precies mogelijk verkopen, retouren, uitval en diefstal van alle artikelen. Uit analyse van die gegevens kan de keten dagelijks precies bepalen hoeveel voorraad per artikel in elke filiaal benodigd is. Helaas bleek uit een evaluatie dat er toch nog regelmatig artikelen uitverkocht zin. Onderzoek wees uit dat onvoldoende rekening werd gehouden met effecten van marketing campagnes van leveranciers en seizoensinvloeden. Daarom is een correctiefactor gebruikt en combineert de keten op optimale wijze uit de grote hoeveelheden data verkregen informatie met de kennis van ervaren medewerkers en vertaalt dat in effectieve verandering en actie… typisch kenmerkend voor een “intelligente organisatie” ICTiB_D1H4_DWH_EIS

Volgende week KENNIS DELEN IN DE PRAKTIJK Presentaties over kennis, leren & kennismanagement Instrumenten voor kennismanagement Kennismanagement in je eigen organisatie Kennismanagement & Business intelligence Huiswerkopdrachten: Kennisdelen Lees IO (van Beek) H1 en zoek naar verbanden Zoek meer informatie over de getoonde modellen Zoek andere interessante modellen Verhalen uit de praktijk Welke instrumenten gebruikt jouw organisatie voor kennismanagement? http://www.managementsite.nl/overzicht/kennismanagement Beschrijving van de organisatie Beschrijf de werkplek en de afdeling waar je werkt Beschrijf je functie en bevoegdheden Wie zijn je collega’s Welke communicatie voeren jullie, via papier, gesprek, … Welke kennis gebruik je bij welke werkzaamheden In welke vorm is deze kennis beschikbaar Is de kennis die je nodig hebt in de juiste vorm, op het juiste moment beschikbaar Zijn er knelpunten ICTiB_D1H4_DWH_EIS