De Menselijke Maat Sociale interactie als de kern van succesvol risicomanagement Dr. Karel de Bakker PMP

Onderwerpen Het begrip risico en risicomanagement Effecten van sociale interactie Onderzoek in projecten Experimenteel onderzoek Toepassing in de praktijk

Theorie en praktijk Gebaseerd op: Promotieonderzoek RU Groningen (‘07-’11) Innovatie Award 2011 P&P management Outstanding Research contribution IPMA 2012 Praktijkervaringen Vanuit deB Project & Risk En samen met collega’s van PBLQ HEC

Wat is een risico? Twee omschrijvingen die erg op elkaar lijken, maar toch net even anders zijn: “Een gebeurtenis of situatie die op kan treden, en die bij optreden een negatief (positief) effect heeft op gestelde doelen.” “Een gecreëerd beeld, een idee of projectie van iets dat kan optreden in de toekomst, en dan een effect (negatief of positief) heeft.”

Wat “is” risicomanagement? (… en waarom staat “is” tussen “ ”?) Daarvoor moeten we aandacht geven aan de verschillende manieren waarop we risicomanagement kunnen beschouwen (en dat gaat verder dan het geven van een definitie)

Risicomanagement Risicomanagement Project invloed PROCES OBJECT Handeling/ Effect

Traditioneel risicomanagement Gebaseerd op instrumenteel handelen Filosofisch gezien gebaseerd op het positivisme (= objectief observeerbaar) Historisch gezien voortkomend uit de engineering (technische benadering) “Rationele probleemoplossing”

En? Werkt het? Ja, het is aannemelijk dat traditioneel risicomanagement werkt indien het object van risicomanagement een technisch object is (d.w.z. een object dat zich gedraagt volgens wetmatigheden). Maar dit geldt niet voor sociale objecten.

Risicomanagement Risicomanagement Project invloed “Sociaal” PROCES OBJECT “Communicatief” Effect

Communicatief risicomanagement Gaat uit van de interactie tussen mensen tijdens het risicomanagement proces en binnen het object van risicomanagement Elementen van het proces zijn onderdeel van het object, waardoor interactie tussen de elementen optreedt.

Consequenties Individuele risicomanagement activiteiten kunnen een effect hebben op het succes van projecten. Risicomanagement kan een effect hebben op de succesbeleving van projecten (perceptie van succes).

Communicatieve effecten Actie Perceptie Verwachting Relatie 2, 3 en 4 creëren een gezamenlijke situatiedefinitie (Habermas) oftewel een handelingsperspectief.

Handelingsperspectief Over dit onderwerp is een boekje geschreven dat gedownload kan worden van de site www.hec.nl

Praktijkonderzoek Conclusies: Risico identificatie is veel gebruikt en krachtig (het genereert alle 4 effecten) Alle 4 effecten zorgen gezamenlijk voor een invloed op succes Communicatief gedrag lijkt een noodzakelijke voorwaarde voor de werking*

Strategisch of Communicatief? Beiden zijn vormen van sociaal gedrag Strategisch: doelmaximalisatie van de ene actor ten koste van de andere actor Communicatief: actoren zoeken samen naar een voor beiden acceptabele set van doelen

De vermoedens Strategisch gedrag is in de regel slecht voor de effectiviteit van risicomanagement Iedere organisatie kent een omslagpunt; de organisatielaag waar communicatief gedrag overgaat in strategisch gedrag Bij de overheid ligt het omslagpunt in de regel laag in de organisatie

Experimenteel onderzoek Bekijk één van de relaties uit het model, en test deze relatie in een experimentele context; logischerwijs is gekozen voor risico identificatie Risico identificatie Project succes

Opzet van het onderzoek 53 projectgroepen van 4 personen (totaal 212 personen); uitvoering van een eenvoudig project 17 projectgroepen: risico identificatie met gebruik van een prompt list: projectleden overleggen met elkaar 18 projectgroepen: risico identificatie met gebruik van een prompt list; projectleden overleggen NIET 18 projectgroepen: geen risico identificatie, maar direct project uitvoering

Resultaten (1) H1: Projecten die risico identificatie uitvoeren scoren beter op het aantal goed uitgevoerde taken dan controlegroepen Groepen die risico identificatie uitvoeren waarbij overlegd wordt, scoren significant beter dan controlegroepen (op .99) Groepen die risico identificatie uitvoeren, scoren beter dan controlegroepen, maar dit verschil is niet statistisch significant (op .95) De trendlijn volgt de theorie en is statistisch significant

Resultaten (2) H2: Projecten die risico identificatie uitvoeren gebruiken daarvoor minder tijd dan controlegroepen Er is geen enkel verband aan te tonen in het experiment tussen het gebruik van risico identificatie (met of zonder onderling overleg) en de hoeveelheid tijd die daarvoor wordt gebruikt Mogelijke verklaringen: Homogene groepen Wet van Parkinson

Resultaten (3) H3: Leden van projecten die risico identificatie uitvoeren geven hun projectresultaat een hoger rapportcijfer dan controlegroepen Grade difference Type 1 projects (no RI) and Type 2 projects (RI) Grade difference Type 1 project (no RI) and Type 3 projects (RI + comm.) t = 3 Project members not informed about their own project results (G3) Not significant U= 2440.50, r = .05, p > .05, (n1 = n2 = 72) Significant U = 2061.00, r= .14, p < .05, (n1 = 72, n3 = 68) t = 4 Project members informed about their own project results (G4) U= 2363.50, r = -.03, p > .05, (n1 = 68, n2 = 72) U = 2168.50, r = .05, p > .05, (n1 = n3 = 68)

De conclusies voor de praktijk? Meer aandacht voor risico-inventarisatie Minder aandacht voor kwantitatieve risico-analyse Meer aandacht voor uitwisseling van informatie Minder aandacht voor formele beheersing/controle Meer sturing voor en door projectmanagers Minder invloed van experts en auditors

De take-aways van vandaag Vergeet RM als een control-instrument; het werkt niet (vooruit: nauwelijks, alleen in bijzondere gevallen) Beschouw het RM proces en het object waarop RM van toepassing is (organisatie, project) als processen waar menselijk gedrag de boventoon voert Het effect van RM wordt bepaald door de dynamiek en interactie tussen mensen: maximaliseer dat effect!

Vragen en discussie Dank voor uw aandacht Proefschrift download: www.debee.nl (pdf) Dank voor uw aandacht Karel de Bakker