1 Syntheserapport Kwalitatieve Bevraging van de Stakeholders van het FAVV Syntheserapport

2 Syntheserapport Inleiding Kwalitatieve bevraging van de stakeholders Bevraging kadert in Bevraging met dubbel doel: –beoordeling en verwachtingen mbt processen  verbeterprojecten –houding t.a.v. strategische visie  verfijning en draagvlak Werkwijze: –35 respondenten geselecteerd door het FAVV (bijlage 1) –Interviews: diepte-interviews gestructureerd met vragenlijst. –Vragenlijst: Vooral open vragen, één gesloten vraag (Bijlage 2) –Vragenlijst + nota strategie vooraf verzonden aan respondenten –Vragenlijst opgesteld in samenspraak met een interne werkgroep Presentatie: Bevindingen van respondenten uit bedrijfswereld

3 Syntheserapport Verloop Bevraging Alle aangesproken respondenten (35) hebben meegewerkt Interviews afgenomen tussen 27 januari en 18 februari De interviews vonden plaats bij de respondenten. De interviews werden afgenomen door medewerkers van Deloitte. De interviews duurden gemiddeld 2,5 uur. Van elk interview werd een verslag opgesteld. De respondenten hadden een open houding en vonden de bevraging een positief initiatief

4 Syntheserapport Structuur van de rapportering van de bevindingen Overzicht: Gevoeligheidsaanvoelentabel Overzicht van de antwoorden op de prioriteitsvragen Overzicht van de antwoorden op de gesloten stellingen Overzicht van de antwoorden op de open vragen, gestructureerd per thema, met telkens aanduiding van volgende punten: –Evaluatie van de werking –Evaluatie van de strategische visie –Aandachtspunten en verbeterpunten

5 Syntheserapport Leeswijzer Kwalitatieve bevraging bij 35 respondenten uit verschillende sectoren en overheidsdiensten Respondenten werden geselecteerd door het FAVV. Aandacht voor spreiding maar geen statistische representativiteit. De resultaten mogen dan ook enkel beschouwd worden als een weergave van de opinies van de bevraagde respondenten. De bevindingen mogen niet worden beschouwd als een statistisch representatieve weergave van de opinies van de populatie ‘geadministreerden’.

6 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht “Gevoeligheidsaanvoelingstabel”

7 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Prioritiseringsvragen (slotvragen) De meest frequent vermelde prioritaire aan te pakken knelpunten zijn: –Communicatie en overleg naar sectoren –Eenvormigheid van de controles –Interne communicatie naar favv-medewerkers* op het veld De meest frequent vermelde verbeteringsopportuniteiten realiseerbaar op korte termijn zijn: –Meer informatie over de resultaten van de doorgevoerde analyses –Meer opleiding en informatiedoorstroming naar de favv-medewerkers op het veld –Meer gerichte informatie over regelgeving –Eenvormigheid van de controles Strategische doelstellingen die zeker moeten worden gerealiseerd. Elementen die het meest naar voren komen zijn : –Invoering en operationalisering van autocontrole –Harmonisering normering en kosten op europees niveau

8 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (1)

9 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (2)

10 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (3)

11 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (4)

12 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (5)

13 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (6)

14 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (7)

15 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (8)

16 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: Overzicht Stellingen (9)

17 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven per thema FAVV, Organisatie in beweging Evaluatie van het functioneren  De integratie heeft voor de meeste respondenten nog maar een beperkte impact gehad  Een aantal respondenten geeft wel aan dat zij merken dat er meer integratie is tussen de diensten  De meeste respondenten voelen wel aan dat er een veranderingstraject opgestart is  De meeste respondenten percipiëren het FAVV nog grotendeels als een repressieve instelling  De respondenten wensen meer overleg tussen FAVV en sectoren  De meeste respondenten tonen goodwill t.a.v. het FAVV en haar veranderingstraject Evaluatie van de strategische visie  Integratie van de controlediensten wordt als positief ervaren door de meeste respondenten  De meeste respondenten zijn van oordeel dat de strategische visie in de juiste richting gaat  Zekere bekommernis bij een aantal respondenten over de evenwichtige uitbouw van het FAVV (t.g.v. ontstaan uit crisis) Aandachtspunten/ verbeterpunten  Meer pro-actieve (push) communicatie vanuit FAVV over doelstellingen en veranderingstraject  Betere interne informatiedoorstroming over het veranderingstraject naar de FAVV- medewerkers  Uitklaren interactiemodel naar sectoren en bedrijven toe – meer overleg gewenst

18 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Organisatie en Structuur Evaluatie van het functioneren  Huidige structuur nog onduidelijk voor meeste respondenten  Onduidelijkheid over contactpunten binnen organisatie  Onzekerheid en onduidelijkheid over structuur, ook bij FAVV-medewerkers Evaluatie van de strategische visie  Meeste respondenten positief over de opzet van de PCE’s  Meeste respondenten hebben geen problemen met opdeling primair- tranformatie-distributie. Sommigen wensen wel een aantal specialismen te behouden.  Zekere bekommernis dat structuur te zwaar zal zijn.  In de structuur en werking zal men flexibel moeten omgaan met toenemende mate van integratie/vervaging tussen sectoren Aandachtspunten/ verbeterpunten  Afronding van de opzet van de organisatie  Meer informatie over de organisatiestructuur naar de bedrijven  Uitklaren en duidelijk communiceren van de contactpunten voor de bedrijven in de FAVV-organisatie  Meer informatie naar eigen medewerkers  Uitwerken werkingsmodel dat om kan gaan met integratie/vervaging tussen sectoren

19 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Verantwoordelijkheid voor de voedselveiligheid: Taakverdeling (1) Evaluatie van het functioneren  Meeste respondenten vinden dat er nog teveel onduidelijkheden zijn met betrekking tot taakverdeling  Aantal respondenten weten niet meer waar terecht voor begeleiding Evaluatie van de strategische visie  Principe van eigen verantwoordelijkheid van de operatoren wordt gedragen door de respondenten  Principe van autocontrolesystemen in bedrijven wordt gedragen door het merendeel van de respondenten  Autocontrole als basis van beheersingsaanpak van voedselveiligheid gedragen door het merendeel van de respondenten  Impact van het hebben van autocontrole op financiering, controle en erkenning/vergunning moet uitgeklaard worden

20 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Verantwoordelijkheid voor de voedselveiligheid: Taakverdeling (2) Evaluatie van de strategische visie (vervolg)  Evolutie binnen FAVV van controle naar audit wordt gedragen door een aantal respondenten, niet iedereen is overtuigd dat het FAVV een grote rol heeft inzake audit en certificering  De strategische bepaling met betrekking tot de relatie met andere belanghebbenden is nog niet volledig doorgedrongen. Bij respondenten leeft wel besef dat FAVV niet instaat voor begeleiding van bedrijven, maar de vraag naar ondersteuning en begeleiding blijft sterk leven bij een aantal respondenten Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Link van autocontrole met financiering, controle en erkenning/vergunning uitklaren en specificeren.  Concretisering/operationalisering van de bepalingen rond autocontrole (samenhang met andere controlesystemen, wie doet wat m.b.t. certificering en audit,…)  Verduidelijken en beter communiceren van de relatie met sectoren en bedrijven (welke ondersteuning kan/wil men als FAVV bieden)

21 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Controleprogramma (1) Evaluatie van het functioneren  Het controleprogramma als instrument of document is een grote onbekende voor de respondenten  Respondenten hebben weinig tot geen zicht in de wijze van opmaak van controleprogramma  Een aantal respondenten geeft aan dat het FAVV onvoldoende autonomie heeft om een wetenschappelijk onderbouwd programma op te stellen  Respondenten geven verschillende probleempunten aan t.a.v. het huidige controlebeleid (twijfels over mate waarin het risico’s over de onderdelen van de voedselketen correct inschat, twijfels over basis waarop verdeling van controles over controlepunten gebeurt, disproportionele aandacht voor bepaalde contaminanten,…)

22 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Controleprogramma (2) Evaluatie van de strategische visie  Respondenten gaan akkoord met visie dat FAVV controleprogramma en plan moet hebben dat aangestuurd wordt door efficiënt risico- evaluatieproces Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Meer transparantie over controleprogramma en in opmaak controleprogramma  Concretiseren van de overleg- en communicatieprocedures rond opmaak van controleprogramma (overleg met sectoren)  Uitwerken en toepassen van duidelijke risico-evaluatie (voor de globale voedselketen)  Beter gebruik van beschikbare informatie  Rekening houden met autocontrole, focus op probleembedrijven  Meer concrete informatie over de verplichtingen van de bedrijven in kader van traceerbaarheid

23 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Certificaten, erkenningen,… Evaluatie van het functioneren  Processen kunnen geoptimaliseerd worden (doorlooptijd en standaardisatie)  Niet altijd duidelijke basis voor facturatie. Evaluatie van de strategische visie  Samenhang van erkenningen en vergunningen met autocontrole uit te klaren  Respondenten gaan akkoord met standaardisering van de procedures  Akkoord met een facturatie van de diensten, maar moet eenduidiger Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Standaardisering van de processen van exportcertificaten en erkenningen  Uitklaren link erkenning – certificaat autocontrole  Eenduidiger en meer onderbouwde facturatie  Automatisering van proces exportcertificaten (via internet)

24 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Uitvoering van de controles (1/2) Evaluatie van het functioneren  Meerdere respondenten geven een probleem aan inzake de uniformiteit van de controles (tussen controleurs en over pce’s)  Onvoldoende transparantie over operationalisering normen  Aantal bedenkingen bij de uitvoering en opvolging controles (expertise medewerkers, hoffelijkheid)  Onvoldoende feedback over uitgevoerde controles Evaluatie van de strategische visie  De respondenten zijn zeker te vinden voor geharmoniseerde en gestandaardiseerde procedures en voor een certificering van de processen van het FAVV  In het kader van de uniformiteit van de controles wensen meerdere benchmarking zoals voorzien in strategische visie

25 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Uitvoering van de controles (2/2) Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Meer eenvormigheid in de doorgevoerde controles o Meer gestandaardiseerde tools o Meer transparantie over de instrumenten o Meer vorming van de controleurs o Opvolging en ‘calibratie’ tussen de controleurs en pce’s  Meer transparantie en overleg over de operationalisering van de normen (drempels, meettechnische issues,…)  Uitklaren en standaardiseren van de informatieverplichtingen van de controleurs in kader van controles  Uitklaren en communiceren van beroepsprocedures  Meer (en meer gestandaardiseerde) feedback over de controles en de resultaten van de analyses (ook als er geen problemen worden vastgesteld); in bijzonder meedelen van resultaten analyses  Herdenken van de competenties van de controleurs in kader van nieuwe controleaanpak  Meewerken aan harmoniseren controles op Europees niveau

26 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Uitvoering van de analyses Evaluatie van het functioneren  Aantal respondenten hebben bedenkingen bij doorlooptijd  Meerdere respondenten vinden dat de procedures onvoldoende uitgewerkt zijn  Bedenkingen bij de kost van de analyses  Onvoldoende feedback en informatie over de doorgevoerde analyses Evaluatie van de strategische visie  Respondenten vinden het belangrijk dat er voldoende labo-capaciteit is om redenen van kost en mogelijkheid van tegenanalyses Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Transparanter maken van de gehanteerde procedures en meer doorstroming van resultaten aan gecontroleerden  Ringtesten tussen labo’s

27 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Financiering Evaluatie van het functioneren  Het huidige financieringsstelsel wordt door de meeste respondenten als inadequaat beschouwd  Meerdere respondenten beschouwen de huidige contributies als onevenwichtig en onvoldoende verantwoord vanuit de risico’s van de sector  De link tussen de geleverde diensten en de facturatie (retributie) is onduidelijk voor meerdere respondenten Evaluatie van de strategische visie  De meningen rond het aangewezen financieringsstelsel voor het FAVV zijn sterk variërend. De meeste respondenten aanvaarden wel het principe dat zij deels moeten meefinancieren via een generieke bijdrage. Ook de facturatie van diensten is een aanvaard principe. Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Gestandaardiseerde en eenduidige tarieven en facturatie van de geleverde diensten  Duidelijker verantwoording van de geleverde prestaties (globaal) door het FAVV, zeker wanneer men contributies van bedrijven vraagt

28 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Communicatie Evaluatie van het functioneren  Contactpunten niet altijd even duidelijk en controleurs in het veld niet altijd voldoende geïnformeerd  Website en nieuwsbrief als positief ervaren, maar informatie moet vooral door de respondent zelf gezocht worden  Communicatie naar media en publiek geprofessionaliseerd  Communicatie wordt als te open en te snel gepercipieerd, zeker rond incidenten Evaluatie van de strategische visie  Sectoren appreciëren professionele communicatie en een optimaal gebruik van de verschillende kanalen Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Meer informatie-doorstroming naar de eigen FAVV-medewerkers, zij zijn een belangrijke informatiebron voor de bedrijven  Duidelijker aangeven van de contactpunten in de organisatie  Meer gericht (sectorspecifiek) maken van de communicatie  Meer push-communicatie  Verdere professionalisering van communicatie naar media, maar openheid binnen grenzen  Meer communicatie rond positieve aspecten

29 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Crisispreventie en crisismanagement Evaluatie van het functioneren  Crisisscenario’s van het FAVV nog niet gekend.  Vertrouwen in capaciteit van het FAVV om crisissen te beheren is toegenomen bij de respondenten, maar vertrouwen is zeker nog niet ten volle.  FAVV sluit bij crisissen communicatie met bedrijven teveel af  Meldingsplicht is onduidelijk en onvoldoende genormeerd Evaluatie van de strategische visie  Respondenten verwachten gestructureerde crisisscenario’s Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Meer overleg met sectoren over FAVV crisisscenario’s  Crisisscenario’s duidelijk communiceren naar sectoren en bedrijven  Gezamenlijk oefenen op crisisscenario’s  Communicatie met bedrijven openhouden bij incidenten  Uitklaren meldingsplicht (normen, procedures, meldpunten)

30 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema Beleid en regelgeving Evaluatie van het functioneren  Aanvoelen bij respondenten dat normering en controle in België strikter is. Dit wordt als unfair en concurrentievervalsend aangevoeld.  Respondenten menen dat er onvoldoende communicatie is rond nieuwe regelgeving. Evaluatie van de strategische visie  Harmonisering van normen en controle Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Harmonisering van normering én van controleprogramma en controle- uitvoering op Europees vlak  Meer overleg met sectoren over regelgeving en normering – hanteren van convenanten  Meer proactieve en bedrijfsgerichte communicatie over nieuwe regelgeving en normen

31 Syntheserapport Bevindingen Bedrijven: per thema FAVV en andere overheden Evaluatie van het functioneren  Vooral bekommernis om afstemming met FOD Evaluatie van de strategische visie  Goede werkrelaties met andere overheden worden als belangrijk aanzien door respondenten Aangehaalde aandachtspunten en verbeteropportuniteiten  Aanhouden en versterken van relaties met FOD Volksgezondheid  Gestructureerde samenwerking in kader van fraudebestrijding  Opportuniteiten tot administratieve vereenvoudiging door samenwerking aftoetsen (met EZ, Douane, Gewest)

32 Syntheserapport

33 Syntheserapport RespondentOrganisatiePrioritaire knelpunten –verbeteropportuniteiten Dhr. Cuypers FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu  Ontwikkeling van een intern audit-systeem binnen FAVV  Meer transparantie in financiering/prestaties  Betere afstemming en taakafbakening wetenschappelijke comités Dhr. Mahieu FOD Buitenlandse Zaken  Meer proactieve opvolging van internationale akkoorden en materies  Meer aandacht voor buitenland – relaties met handelsattachés en buitenlandse agencies Dhr. Parent Vlaams Gewest – Afval (OVAM)  Informatiedoorstroming tot op niveau van controleurs  Verder werken aan informatie-uitwisseling met gewesten (goede evolutie)  Inlevingsvermogen in gewestelijke problematieken Dhr. Renault Waals Gewest - Landbouw (DGA)  Stabilisatie en afronding van de structuur  Uitklaren financiering  Verdiepen van de samenwerking van de sectoren Dhr. Sabbe Nationaal hormonenmagistr aat Afronding organisatiestructuur met aanduiding duidelijke contactpunten voor de externe partners  Systematische voorbereiding op crisissen  Betere onderbouwing van de dossiers zodat ze rechtbankwaardig zijn  Realiseren gezond evenwicht tussen eigen labo’s en uitbesteding  Meer proactieve en sturende rol spelen in samenwerking tussen de labo’s

34 Syntheserapport RespondentOrganisatieKT-verbeteropportuniteiten Dhr. Cuypers FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu  Optimalisering gegevensdoorstroming en betere toegang tot data ifv beleidsontwikkelende taak van de FOD  Afspraken over beheer fondsen Dhr. MahieuFOD Buitenlandse Zaken  Buitenlandse Handel mee betrekken bij de uitwerking crisisscenario’s (internationale aspecten) Dhr. ParentVlaams Gewest – Afval (OVAM)  Verderwerken en operationaliseren informatie-uitwisseling  Inlevingsvermogen in gewestelijke problematieken Dhr. RenaultWaals Gewest - Landbouw (DGA) Dhr. SabbeNationaal hormonenmagistr aat Betere onderbouwing dossiers Systeem voor doorstroming van zachte informatie naar NOE operationaliseren Volledige invulling kader NOE