Frans Manders MPMA fransmanders@yahoo.co.uk Project Architectuur Frans Manders MPMA fransmanders@yahoo.co.uk Loopbaan en ervaring toelichten. Bouwkundige Hoofd IT BAM Projectleider Cap Gemini IT Manager Ahrend NL en Bel Proejctmanager Digital Zelfstandig

Stellingen Een goed plan van aanpak dat strikt wordt uitgevoerd leidt vrijwel zeker tot succes. De organisatie stelt de vraag, het project geeft de oplossing. Een projectleider met een Prince II of IPMA certificering zal een project vrijwel zeker tot een succesvol einde brengen.

Wat is Project Architectuur Een bewezen succesvolle benadering voor de organisatie en uitvoering van complexe ICT gerelateerde projecten. Een filosofie die de klant echt centraal plaatst, zowel bij de benadering van een probleem als de uitvoering van de oplossing. Een breed toepasbare aanpak voor projecten en veranderingsmanagement, als referentiemodel zowel voor klanten als leveranciers. Een werkwijze die situationeel het beste uit mensen, methoden en technieken weet te halen.

Achtergrond Oorzaken Standish onderzoek 26% projecten mislukt volledig 50% 200-200-50 regel al vijftien jaar dezelfde uitkomsten Oorzaken 1. User Involvement 15.9% 2. Executive Management Support 13.9% 3. Clear Statement of Requirements 13.0% 4. Proper Planning 9.6% 5. Realistic Expectations 8.2% 6. Smaller Project Milestones 7.7% 7. Competent Staff 7.2% 8. Ownership 5.3% 9. Clear Vision & Objectives 2.9% 10. Hard-Working, Focused Staff 2.4% Other 13.9%

van Henderson >>> Project Architectuur Business IT Business Scope Technology Scope Extern Administratieve Infrastructuur IT Infrastructuur Intern

Project Architectuur Filosofie Plaats de klant altijd centraal, zowel bij de benadering van een vraagstuk als de aanpak. Richt je op de klant zijn kennis, kunde en ervaring, en op oplossingen die voor hem het meeste rendement opleveren.

Positionering Hoog Commiment Laag Laag Hoog Toegevoegde Waarde

Traditionele Aanpak

Waar moet de focus komen te liggen? 1. User Involvement 15.9% 2. Executive Management Support 13.9% 3. Clear Statement of Requirements 13.0% 4. Proper Planning 9.6% 5. Realistic Expectations 8.2% 6. Smaller Project Milestones 7.7% 7. Competent Staff 7.2% 8. Ownership 5.3% 9. Clear Vision & Objectives 2.9% 10. Hard-Working, Focused Staff 2.4% Other 13.9%

OMGEVING INHOUD VORM MIDDELEN Bedrijfs- Technologie voering Besturing produkten & diensten marktpositie richting besturing organisatie kennis management trends innovatie partnerships differentiatie Strategie modellen vermogen programma communicatie- model info stroom kennis ontwikkeling architectuur keuzes principes VORM Struktuur INHOUD projecten processen ervaring afspraken procedures training standaards vaardigheden uitvoering Operatie MIDDELEN

Project Architectuur Wat is Project Architectuur Hulpmiddelen Aanpak versus methode Organisatie centraal Relatie tussen doelen, omgeving en mogelijkheden Besturingsmodellen Omvang en reikwijdte Programma/Project gericht Interactief Kennisoverdracht Hulpmiddelen Organisatie, advies en ICT hulpmiddelen Modellen Methodieken Voorbeelden Ervaringsgegevens

Case voorbeeld 1 SAP/Euro implementatie Wijzigen artikel nummer en interface development SAP Core Solution Eerste implementatie zeer moeizaam verlopen Geen documentatie Fixed deadline 30% te weinig resources Slechte ervaring met verander trajecten

Management Involvement Inventarisatie Verandering aspecten toetsen Aanpak definiëren en toetsen

Scope management Toetsing verander bereidheid afstemming verwachtingen, waar staan we, wat kunnen en willen we Scope sessie(s) Toetsing vermogen organisatie vermogen organisatie en individuen, sterkte/zwakte analyse Toetsing aanpak herkenning, vertrouwen, bewustwording

Vermogen om te veranderen Druk om te veranderen Duidelijke visie Eerste uitvoerbare stappen Capaciteit om te veranderen Veranderen + + + =  Onderaan het stapeltje = Snelle start zonder grip = Valse start, goed geluk  Frustratie, tegenwerking

Aanpak, strategie Middle management betrokkenheid spelletjes, voorbeelden, interactieve sessies Aanpak vertalen in houding, gedrag, afspraken en voorbeelden herkenning, bewustwording, eigen-kaders en voorbeelden Change “bewustzijn” en tempo afstemmen synchronisatie, proces-belang, impact Restricties en randvoorwaarden van buiten naar binnen redeneren

Project Definitie Plan van Aanpak van binnen naar buiten maar het moet wel passen Milestones en Planning verwachtingen Project Organisatie

Project Management Besluitvorming en afstemming principes, optimalisatie Sturing en begeleiding onderdeel van dagelijkse werkzaamheden, binnen de organisatie Impact van buiten naar binnen, interactie tussen doel en middelen Verankering ownership

Case voorbeeld 2 Ziekenhuis Introductie nieuwe infrastructuur Grootschalige wijzigingen in de organisatie structuur Grip op financiële rapportage en control Eerste implementatie zeer moeizaam verlopen ICT heeft geen eigen gezicht en probeert de eisen en wensen zo goed als mogelijk in te vullen

Besturing en Besluitvorming Aandachtgebieden Formele Technologie Eisen en wensen Besturing en BELEID Planvorming I&A Rapportage Ziekenhuis Beleidsplan Bestuurlijk Model Technologie Plan Visie Richten Informatiebeleid Taken en richting gevend verantwoordelijkheden Missie Kaderbrief Comm .Plan Beheerplan Doelen (meetbaar) Inrichten ICT Projecten Plan Sturing IT Architectuur Actie Plan Draagvlak Blauwdruk Aanpak (plannen) Organisatie, Functionaliteit, Techniek Huidige situatie Scope UITVOERING Principes Aanpak Fasering COMMUNICATIE COMMUNICATIE Normen Standaards Fasering Verrichten Plan van Aanpak, Goedkeuring Uitvoering Werkwijze Project & Risk Management Plan Change Mngmt Beheer Regulier Info Support Uitvoering Besturing Verantwoordelijkheden: Management IT afdelingen Besliscriteria: Denkmodel voor Besturing en Besluitvorming van de ICT

Focus Q ?™ F t  $

OMGEVING INHOUD VORM MIDDELEN Bedrijfs- Technologie Besturing voering produkten & diensten marktpositie richting besturing organisatie kennis management trends innovatie partnerships differentiatie Strategie modellen vermogen programma communicatie- model info stroom kennis ontwikkeling architectuur keuzes principes VORM Struktuur INHOUD projecten processen ervaring afspraken procedures training standaards vaardigheden uitvoering Operatie MIDDELEN

?

De Tien Geboden voor de Project Architect Luisteren en Leren: Klanten waarderen het als je hun omgeving en business goed leert kennen voordat je hen iets verkoopt. Diplomatiek Sturen: In vrijwel alle gevallen betaalt de klant niet alleen voor diensten maar ook voor een gemotiveerd persoon die hem helpt zijn richting te bepalen. Vakkennis: Wees een expert op je eigen gebied. Werk samen met andere experts om je eigen kennis te verbreden. Ervaring: Kapitaliseer op het werk dat je eerder hebt uitgevoerd. Gebruik de ervaringen uit andere omgevingen om jezelf te ondersteunen en om een zo hoog mogelijke service bieden. Markt Bewustzijn: Zorg voor een brede kijk op ICT oplossingen in het algemeen en toets je eigen aanpak en kennis voortdurend. Business Gevoel: Wees jezelf bewust van de impact die je adviezen en aanpak hebben op een organisatie. De klant zijn voordelen hebben altijd de hoogste prioriteit. Manage Acceptatie: Zorg voor een voortdurende interactie met je klant tijdens de ontwikkeling van je plannen. Stel je eerlijk en kwetsbaar op en wees bereid de uitgangspunten en aanpak ter discussie te stellen om het beste resultaat te verkrijgen. Zoek het niet in extremen: Zoek een “Gezond verstand oplossing” en toets het aan de klant omgeving. De ICT hypes en je persoonlijke voorkeur zijn niet altijd de beste oplossingen. Wees open minded. Zoek het optimum: Als een oplossing te duur of te complex is, kies dan die elementen die het meeste effect sorteren en de minste impact veroorzaken. (80/20). Duurzame oplossingen: Gebruik de klant zijn kennis, kunde en ervaring. Investeer niet in zaken die een twijfelachtig rendement opleveren voor een klant.