eGovernment in Vlaamse gemeenten sabine.rotthier@hogent.be

eGovernment in kleine Vlaamse gemeenten Rapport “Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten”. Rotthier, S., Boudry, E. & F. De Rynck (mei 2006). Opbouw onderzoek: Verkennende gesprekken met 4 gemeentesecretarissen Selectie van 2 gemeenten voor verdere verdieping + opstellen hypothesen Uitbreiding naar 10 gemeenten voor de toetsing van de hypothesen. Rondvraag bij Vlaamse gemeenten per mail gericht naar gemeentesecretaris met volgende vragen: Beschikt de gemeente over een voltijdse systeemverantwoordelijke? Tot welk niveau behoort de systeemverantwoordelijke (A, B, C of D)? Beschikt de gemeente over een afzonderlijke ICT-dienst? Hoeveel personen telt de ICT-dienst? Is er een schepen specifiek bevoegd voor ICT?

De omgeving

De omgeving Complexe omgeving: ICT-leveranciers: Andere gemeenten: aanbieden allerhande pakketten. Voorkeur voor vaste huisleverancier om problemen te vermijden Andere gemeenten: geen concrete samenwerking, wel over de eigen grenzen kijken, me-too Provincies: GIS, bibliotheek, gedeelde ICT-verantwoordelijke Vlaamse overheid: GIS, bibliotheek, Vlaanderen Online, diensten- en productencatalogus Federale overheid: eIK Kortom: Zelden toepassingen als antwoord op noden/ behoeften van de organisatie. Aanbeveling: ICT niet om externe redenen, maar als antwoord op de eigen behoeften en in overeenstemming met de eigen organisatorische doelstellingen.

Afstemming tussen ICT en organisatie Strategic Alignment Model:

Interne organisatie Linkerzijde model Gemeentesecretaris: speelt de rol van sleutelfiguur, ook al kent hij zelf niets van ICT Diensthoofden: Spelen een belangrijke rol in het detecteren van opportuniteiten en het stimuleren van de mensen van de eigen dienst. Nieuwe diensthoofdenfuncties met (jonge) enthousiaste personen. Rechterzijde model Systeemverantwoordelijke Voltijds/ deeltijds Niveau ICT-dienst Schepen ICT

(Voltijdse) Systeemverantwoordelijke Minder dan 10 000 inwoners Tussen 10 000 en 20 000 inwoners Tussen 20 000 en 30 000 inwoners Tussen 30 000 en 40 000 inwoners

Niveau Systeemverantwoordelijke Minder dan 10 000 inwoners Tussen 10 000 en 20 000 inwoners Tussen 20 000 en 30 000 inwoners Tussen 30 000 en 40 000 inwoners

Eigen ICT-dienst Minder dan 10 000 inwoners Tussen 10 000 en 20 000 inwoners Tussen 20 000 en 30 000 inwoners Tussen 30 000 en 40 000 inwoners

Schepen voor ICT Minder dan 10 000 inwoners Tussen 10 000 en 20 000 inwoners Tussen 20 000 en 30 000 inwoners Tussen 30 000 en 40 000 inwoners

Aandachtspunten interne organisatie Veranderende interne ICT-organisatie naargelang de schaalgrootte: Hoe groter de gemeente, hoe groter de kans op een voltijdse systeemverantwoordelijke van een hoger niveau, behorende tot een ICT-dienst met verschillende medewerkers, en een bevoegde schepen. Aanbeveling: Engageer het management! Overtuig hen dat ze ook zonder technologische kennis een belangrijke rol kunnen spelen. Maak gebruik van de komst van nieuwe diensthoofden Investeer in een ICT-verantwoordelijke op managementniveau Breng de bevoegdheid voor ICT onder bij een schepen

Twee soorten invloeden: Andere overheden Twee soorten invloeden: Beleid gericht op ICT-ontwikkelingen Sectorale initiatieven met ICT-implicaties Slecht zicht op ontwikkelingen van andere overheden Wat doen ze wel en wat doen ze niet? Wat komt er op de gemeenten af? Angst om stappen te zetten (met bijhorend prijskaartje) die achteraf niet de juiste blijken te zijn. Probleem bij zender en ontvanger van de boodschap Zender: gebrekkige informatie/ wacht soms te lang omdat zaken nog in een ontwikkelingsfase zitten Ontvanger: het is niet steeds duidelijk aan wie de boodschap binnen de organisatie moet verzonden worden. Geen eenduidig aanspreekpunt. Andere ontvanger naargelang de boodschap? Aanbeveling: COMMUNICATIE!

Aanbevelingen ICT niet om externe redenen, maar als antwoord op de eigen behoeften en in overeenstemming met de eigen organisatorische doelstellingen. Engageer het management! Overtuig hen dat ze ook zonder technologische kennis een belangrijke rol kunnen spelen. Maak gebruik van de komst van nieuwe diensthoofden Investeer in een ICT-verantwoordelijke op managementniveau Breng de bevoegdheid voor ICT onder bij een schepen Communicatie (en niet enkel met externen!)