Studieloopbaan uit DHO integreren in inschrijvingsproces Ingrid Reniers Diensthoofd Studentenadministratie en Planning HUB

2 Context & aanleiding Fusie HUB  gewijzigde verantwoordelijkheden m.b.t. ondersteuning inschrijvingsproces: enkel SA-medewerkers Campusconsolidatie HUB  meer studenten inschrijven op eenzelfde lokatie Noodzaak om anders/efficiënter te werken

3 Aanpassen inschrijvingsproces Principiële keuzes Studenten de mogelijkheid geven om in te schrijven zonder zich fysiek te verplaatsen naar de campus  Alle gegevens opvragen via een inschrijvingsapplicatie en uitwisseling van documenten via de post

4 Aanpassen inschrijvingsproces Principiële keuzes Geen opvraging meer van studieloopbaan aan student bij initiële inschrijving  Uitsluiten van mogelijkheid tot foutieve/onvolledige gegevens en (onnodige) controles daarop  DHO beschouwen als enige correcte gegevensbron

5 Aanpassen inschrijvingsproces Principiële keuzes Automatische controle van de toelatingsvoorwaarde tot de opleiding door het systeem op basis van DHO-gegevens

6 Gevolgen van de keuzes Studenten initieel inschrijven via een webapplicatie op basis van hun verklaring te voldoen aan de juiste toelatingsvoorwaarde Nietigheidsclausule toevoegen bij het verstrekken van een niet correcte of onvolledige verklaring

7 Nietigheidsclausule de inschrijving is nietig indien de verleende informatie niet juist blijkt te zijn de inschrijving is pas definitief nadat vaststaat dat de student voldoet aan de toelatingsvoorwaarden na controle met de DHO

8 Inschrijvingsproces Student schrijft in via een webapplicatie waarin hij: - zijn identiteitsgegevens invult - de opleiding waarin hij wenst in te schrijven aanduidt - naargelang de opleiding die hij kiest verklaart dat hij voldoet aan de relevante toelatingsvoorwaarden

9 Inschrijvingsproces Na het invullen van de webapplicatie drukt hij een inschrijvingsformulier (incl. Nietigheidsclausule) af, ondertekent dit, stuurt dit op samen met een pasfoto en kopie identiteitskaart. Geen diploma’s. Verwerking van de inschrijvings(aanvraag) door HUB enkel indien dossier volledig is Inschrijvingsbewijzen, studentenkaart,... worden via de post opgestuurd

10 Controle toelatingsvoorwaarden Per opleiding waarvoor men in HUB kan inschrijven werden de administratieve groepen van de opleidingen die rechtstreeks toegang geven gedefinieerd in het systeem HUB- systeem zoekt of de juiste administratieve groep met diploma aanwezig is in studieloopbaan student in DHO

11 Controle toelatingsvoorwaarden Zo ja: toelating OK Zo nee: Student verschijnt op controlelijst Bacheloropleiding: HUB-systeem zoekt diploma SO in de DHO

12 Controle toelatingsvoorwaarden Masteropleiding HUB-systeem zoekt juiste bachelordiploma in de DHO Hoe? Via administratieve groep DHO Zo ja: toelating OK Geen bachelordiploma of niet het juiste: student verschijnt op controlelijst

13 Beschikbaarheid DHOgegevens 2 problemen: - Inschrijvingsgegevens vorig academiejaar worden aangevuld met behaald diploma tijdens het inschrijvingsproces (timingprobleem) - Gegevens ‘oudere’ studieloopbanen zijn niet beschikbaar (voor 2000)

14 Timingprobleem opgelost Controle in 2 fases: Tot 10 september voldoende om ingeschreven te zijn in de relevante administratieve groep Na 10 september moet diploma zijn behaald  Automatische revisie van alle tot dan toe verwerkte inschrijvingen op behaald diploma in DHO

15 Studieloopbanen voor 2000 Controlelijst wordt vanaf 10 september systematisch opgevolgd Studenten worden uitgenodigd om hun papieren dossier asap in orde te maken Sanctie bij niet vervolledigen van papieren dossier: geen deelname aan examens...

16 Cijfers 91 % van de studenten met een Vlaams diploma werden toegelaten op basis van automatische controle van DHO-gegevens, zonder tussenkomst van een medewerker

17 Evaluatie unaniem positief Studenten moeten veel minder papier indienen, niet meer (terug)komen Medewerkers zijn meer bezig met studenten i.p.v. met papieren en dossiers, minder discussies enz. Dossiers die moeten opgevolgd worden zijn de complexe dossiers, niet meer de routinedossiers

18 Liep er dan niets verkeerd? Jawel hoor! - Foutieve inschatting van de reactiesnelheid van studenten aan wie een papieren dossier werd opgevraagd - Foutieve inschatting van de capaciteit van studenten om te herkennen of hun behaald diploma het juiste is om te voldoen aan de toelatingsvoorwaarde

19 Optimalisering AJ Detectie van bepaalde categorieën studenten waarvan de kans groot is dat hun studieloopbaan niet beschikbaar is in DHO Bv. Studenten die inschrijven voor bacheloropl. geboren vóór 1982 Bv. Studenten die inschrijven voor masteropleiding geboren vóór 1979 Automatische detectie door ons verwerkingsprogramma; geen verwerking tenzij papieren dossier volledig

20 Optimalisering AJ Daarnaast blijven werken met controlelijst toelatingsvoorwaarden - Zeer strikte opvolging vanaf 10 september - Vroeger sanctioneren indien geen reactie student binnen redelijke termijn

21 Optimalisering AJ Leuk om weten: Registratie van aantal studenten die zich persoonlijk aanbieden op de campus en aantal studenten die niet meer langskomen; Voor lopend academiejaar geen cijfers maar de gevreesde files en wachttijden zijn er niet geweest

22 Nog even dit... Complexiteit vd inschrijvingsapplicatie: - Piste student met Vlaams diploma - Piste student zonder diploma (toelatingsassessment) - Piste student met niet-Vlaams diploma (aanmeldingsapplicatie – wachtwoord – inschrijvingsapplicatie) - Creditcontracten, examencontracten