Mogen we ons laten verleiden? Over verleidingen en valkuilen bij overheidsopdrachten

Afdeling Overheidsopdrachten Departement Bestuurszaken Even voorstellen Christof Impens Afdeling Overheidsopdrachten Departement Bestuurszaken Gunter Schryvers Audit Vlaanderen CI / GS

Agenda (Mogen we ons laten verleiden tot …) Impulsaankopen? Uitgebreid kennis maken met aanbieders? Vertrouwde huisleveranciers? Gerichte besteksvoorwaarden? Snel komaf maken met het gunningsverslag? Zicht houden op al die contracten? Wijzigingen, meerwerken, … en oplevering? Meer (relatieve) zekerheid dat het niet misloopt? Een helpende hand? GS

GS

Efficiënte besteding van middelen Waarom is deze aankoop nodig voor de dienst? Is er al zo een <licentie, product, …> aanwezig elders binnen onze dienst / ons agentschap / de Vlaamse overheid? (m.a.w.: Is er een consulteerbaar en betrouwbaar inventaris?) Halen we het bij de winkel hier tegenover, bestellen we het op de eerste de beste website, vragen we onze huisleverancier of hij ons dat ook kan leveren, is er al een raamcontract voor, … ? (OF: Wanneer starten we een overheidsopdracht?) Wie is bevoegd voor beslissingen over dergelijke bedragen? (delegaties/budgethouderschap) En is deze persoon ook overtuigd van de noodzaak van deze aankoop? GS

Marktverkenning… mag dat? Toegelaten, voor zover dit niet tot een verhindering of een vertekening van de mededinging leidt (art. 5 KB Plaatsing) Interessant om bv.: keuze te maken uit verschillende technische oplossingen  Varianten technische specificaties te beschrijven deelnemers voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te kiezen Opgelet: mag er niet toe leiden dat een welbepaalde marktspeler geprefereerd wordt, opdrachtdocumenten moeten neutraal blijven CI

Opdrachtdocumenten Specificaties overnemen van een voorbeeld of voorgaande opdracht is makkelijk maar is het wel open genoeg om concurrentie toe te laten? Geen welbepaalde marktspeler of een product bevoordelen, o.m. door: kwalitatieve selectiecriteria technische voorschriften facturering en betaling (bv. cloud, nutsvoorzieningen) bepaalde informatie niet vrijgeven (bv. preadvies) CI Kwalitatieve selectiecriteria: bv. opdracht voor asfaltering autostrade met de eis dat opdrachtnemer minstens 2 asfaltcentrales in straal van 10km rond de werf heeft + nog een reserve binnen dezelfde straal. Slechts één bedrijf bleef daaraan te kunnen voldoen zonder dat het moest gaan samenwerken met andere aannemers. Technische voorschriften: bv. exclusief beveiligingssysteem gevraagd op pistolen voor federale politie, enkel Smith & Wesson had een dergelijk systeem terwijl FN dit niet kon bieden. Nadien bleek er ook sprake te zijn van corruptie bij de opstellers van het bestek.

Marktafbakening Een bredere markt aanspreken of in zee (moeten) gaan met de huisleverancier of ‘specialist’? Bij te grote contracten gaat het schaalvoordeel soms verloren door de benodigde structuur om alles te coördineren en te garanderen (vb.: ICT-outsourcing) Bestaat de markt uit grote spelers? KMO’s? Voornamelijk buitenlandse bedrijven? CI

Beoordeling Geheimhouding Contact met inschrijvers Gelijke behandeling van gebreken aan offertes Puntentoekenning of jurybeoordeling Belangenvermenging? Schijnprocedure (dringend, voorkeur, al grondige wijzigingen, …)? Onderhandelingen (Fyra!) CI Contacten: bv. bouw van nieuw museum in Rotterdam, best gerangschikte ontwerper wordt geweerd wegens een (onschuldig) contact met de aanbestedende overheid in het kader van een ander project. Wordt met succes aangevochten, ook de AO was blij dat zij toch dit ontwerp konden kiezen  Geen al te grote vrees hebben van contacten met inschrijver, gewoon goed opletten… bv. beoordeling van grote opdracht voor verzekeringsmakelaars. Huidige dienstverlener blijkt fout te hebben gemaakt in offerte die bestempeld moet worden als een voorbehoud met onregelmatigheid tot gevolg. Dag na de beoordeling is er al een e-mail van de advocaat van de dienstverlener, met enkele rechtzettingen en verduidelijkingen omtrent dit element uit de offerte… duidelijk dat zij dit ergens opgevangen hebben, brengt AO in lastige situatie want hoe moet men reageren? Onderhandelingen: geheimhouding en gelijke behandeling blijven respecteren, maar ook niet te veel van koers veranderen… Fyra: gunningscriteria waren gericht op het vinden van een ervaren bouwer van hogesnelheidstreinen en een functionerende trein. Maar dit werd belemmerd door enerzijds de technische eisen (combinatie aantal zitplaatsen en de snelheid was nieuw) en anderzijds de vele onderhandelingen. Drie bedrijven dienden een regelmatige offerte in. Siemens valt af want scoort niet goed, met AnsaldoBreda en Alstom. Tijdens onderhandelingen wordt aantal treinen verminderd, en vooral: minimale snelheid wordt aangepast. In bestek stond 220 km/u, nu moet de trein 250 kunnen rijden want dat bleek nodig om Amsterdam – Brussel te kunnen afleggen volgens de voorwaarden van de concessie, rekening houdende met het traject. AnsaldoBreda biedt meteen haar V250, Alstom haakt af. Contract wordt gesloten met AnsaldoBreda. Men had eigenlijk de procedure moeten stoppen en opnieuw starten, of minstens ook Siemens geraadpleegd hebben. De prijs van AnsaldoBreda steeg nadien nog verder, vele signalen duiden op integriteitsinbreuken (zie ook http://wveeneman.weblog.tudelft.nl/2013/06/10/lessen-van-de-fyra-thriller-of-tragedie/)

Hoe leest een gunningsverslag? Beoordeling van de offertes, stap voor stap: Belangenvermenging en kwalitatieve selectiecriteria Formele en materiële regelmatigheid Bij aanbesteding: prijsonderzoek, technische conformiteit etc. van belang Beoordeling op basis van gunningscriteria: niet zomaar loze beweringen of copy-paste uit offerte maar wel onderbouwde en correcte beslissingen, weergave van de redenen waarom een offerte goed of minder goed gequoteerd wordt Verloop onderhandelingen (indien van toepassing) Uitsluitingsgevallen: nazicht best gerangschikte inschrijver(s) Voorstel tot beslissing Gunningsbeslissing: goedkeuring van de beslissing door bevoegde instantie(s) CI / GS Volg de stappen en motiveer bv. bij het ontbreken van een document waarom de offerte hierdoor al dan niet onregelmatig is. Wees dus transparant en geef weer dat de aanbestedende overheid wel degelijk alle elementen onderzocht heeft en telkens een onderbouwde beslissing heeft genomen. Zie model gunningsverslag en gunningsdraaiboek op bestuurszaken.be

Feedback Verplicht: schriftelijke informatie aan kandidaten of inschrijvers Nuttig om verder contact op te nemen, bv.: exit-gesprek na onderhandelingen vragenlijst om feedback te krijgen over de opdrachtdocumenten Was het bestek voldoende duidelijk? Was de opdracht toegankelijk? (selectiecriteria, technische voorschriften) Kon u zich voldoende onderscheiden? (gunningscriteria) CI Feedback helpt om te voorkomen dat later de opdrachtdocumenten overgenomen worden voor een nieuwe opdracht en dat de mededinging zo verder beperkt wordt door onduidelijke bepalingen, te strenge eisen,…

Voor goede overheidsopdrachten Vlotte procedures (incl. voor dringende dossiers) Voldoende aandacht voor functiescheiding, motivering en toezicht In de praktijk gebracht door bekwame en ondersteunde mensen (met vorming en drietrapssysteem) Opgevolgd aan de hand van een goed contractmanagementsysteem GS

Contractmanagement Belangrijk om Zicht te hebben op al je bestellingen. Steeds te weten wat er nog komende is. Vragen niet onbeantwoord te moeten laten omdat je in je slordige dossier het antwoord niet (meer) vindt. Te voldoen aan de beslissing van de Vlaamse Regering Met 1 goed samengesteld dossier (eventueel digitaal gearchiveerd met respect voor de ondertekeningen) kom je al héél ver !!! Voor grotere dossiers is er ook e-Delta, e-awarding, … GS

Wijzigingen, meerwerken, … Wat zijn / wanneer kunnen wijzigingen ? noodzakelijke meerwerken ? refracties ? minwerken ? heronderhandeling van prijzen en/of doorlooptijden ? aanvullende opdrachten ? herhalingsopdrachten ? schadevergoedingen ? Wie moet hier toestemming voor geven (inhoudelijk en financieel)? GS

Wijzigingen, meerwerken, … Geen wezenlijke wijzigingen (Pressetext-arrest) geen nieuwe voorwaarden invoeren die, hadden ze deel uitgemaakt van de oorspronkelijke opdracht, zouden hebben geleid tot de toelating van andere inschrijvers of de keuze van een andere offerte dan de oorspronkelijke opdracht niet in belangrijke mate uitbreiden tot prestaties die oorspronkelijk niet waren opgenomen economisch voordeel niet wijzigen in voordeel van opdrachtnemer op wijze die door voorwaarden van oorspronkelijke opdracht niet was bedoeld Geen verregaande toegevingen doen aan opdrachtnemer Wettelijke basis (bv. schadevergoeding, herhalingsopdracht) Zorg voor een geschreven neerslag (verslagen van vergaderingen, bijakte, dading, proces-verbaal) Hou een zekere afstand met opdrachtnemer CI

Oplevering Orafin-ontvangstregistratie Hoe herinner ik me wanneer ik het nazicht moet doen voorafgaandelijk aan of volgend op de opleveringen ? Termijnen voor oplevering Betaaltermijnen CI

Detectie van onregelmatigheden Analyseren van grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen Doel: ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen aan de oppervlakte brengen Verder onderzoek moet uitwijzen of afwijkingen kunnen worden verklaard of er sprake is van malversaties. GS

Detectie van onregelmatigheden Toegepast op overheidsopdrachten: Leveranciers met een opvallend hoog marktaandeel (% van bedrag én % van aantal) Leveranciers met opvallend veel meerwerken, wijzigingen, … Opvallend korte tijd tussen publicatie/uitnodiging en opening Patroon in de indieningsprijzen en/of in de indieningen (visueel of berekend) … GS

Detectie van onregelmatigheden Geselecteerde dossiers bijkomend nakijken Niet enkel m.b.t. het papieren dossier van de gunning maar ook m.b.t. de uitvoering Selecties die snel kunnen worden verklaard Dossiermatige vaststellingen Vaststellingen die kunnen helpen het proces / de werking te verbeteren GS

Leidraden Draaiboek onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB) binnen DBZ Alle stappen van voorbereiding tot oplevering Inclusief: financiële processen tweemaal nazicht door afdeling Overheidsopdrachten (ontwerpbestek en gunningsverslag) Verplichte indiening van offertes via e-tendering Bijhorende modellen CI

Leidraden Gunningsdraaiboek afdeling overheidsopdrachten (http://www.bestuurszaken.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/instrumenten/handleidingen/gundraaiboek_20130701.pdf) E-draaiboek afdeling overheidsopdrachten Handleiding overheidsopdrachten publicprocurement.be (http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/beep%20algemeen/handleiding%20overheidsopdrachten2) CI

Vragen en antwoorden ?

Agenda (Mogen we ons laten verleiden tot …) Impulsaankopen? Uitgebreid kennis maken met aanbieders? Vertrouwde huisleveranciers? Gerichte besteksvoorwaarden? Snel komaf maken met het gunningsverslag? Zicht houden op al die contracten? Wijzigingen, meerwerken, … en oplevering? Meer (relatieve) zekerheid dat het niet misloopt? Een helpende hand? GS

Bedankt en veel succes!