Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt Ondernemingsplanning VREG Netwerk organisatiebeheersing – 24/03/2011

Inhoud VREG Hoe ondernemingsplanning bij VREG? Communicatie Timing Verbeter- en aandachtspunten

VREG Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt Missie: toezicht, controle en verbeteren transparantie Vlaamse elektriciteits- en gasmarkt Personeel : 32,5 VTE Budget: 4 miljoen euro (waarvan grootste deel personeelskosten) Opgericht december 2001

Ondernemingsplanning VREG Uitgangspunten: –Integratie –Efficiëntie –Op maat van de VREG Centrale instrumenten: –Beheersovereenkomst –Ondernemingsplan –Monitoringinstrument

Beheersovereenkomst 6 strategische organisatiedoelstellingen (SOD’s): 5 extern, 1 intern Principe = onder SOD’s kunnen alle activiteiten (taken en projecten) van de VREG geplaatst worden Link met beleidsdoelstellingen uit regeerakkoord en beleidsnota Elke SOD wordt onderverdeeld in operationele organisatiedoelstellingen (OOD’s) Elke OOD in taken en strategische projecten (>1j) Per taak en project indicator en prestatienorm

Beheersovereenkomst Voorbeeld: SOD 1: VREG wil goed werkende en efficiënt georganiseerde markt OOD 1. Zorgen voor voldoende en duidelijke regels inzake marktwerking Taak : Regulering van de marktwerking Strategisch project: Naar een “nieuw marktmodel”, dat inspeelt op nieuwe uitdagingen en technologieën (o.a. slimme meters)

Ondernemingsplan Vertrekkende vanuit BO, beleidsbrief en begroting Bevat SOD, OOD, taken en projecten uit BO Strategische projecten uit BO => verdere concretisering - welke acties dat jaar Jaarlijks extra projecten: vanuit beleidsbrief, extra vragen van de minister in de loop van het jaar, projecten vanuit managementvisie, vanuit andere hoeken (IAVA, beleidsdomein, Bestuurszaken,…) Indicator en norm per taak en project (bij taken idem als in BO)

Monitoringsinstrument Exceldocument opgemaakt begin van het jaar Taken en projecten uit ondernemingsplan, volgens indeling in SOD’s en OOD’s uit BO Toewijzing taken en projecten aan persoon (verantwoordelijke + medewerkers/back-up’s) Met link naar tekst uit ondernemingsplan  Personeelsleden weten zo wat er van hen verwacht wordt en kunnen eigen planning opstellen  Wordt opgenomen in individuele doelstellingen

Monitoringsinstrument Wordt ook aangevuld als extra taken of projecten opgenomen worden of opgelegd worden in loop van het jaar Indicator en norm uit ondernemingsplan wordt opgenomen en daarna verfijnd in mijlpalen

Monitoringsinstrument Maandelijkse aanvulling svz door verantwoordelijke voor project of taak –Kleur: groen-oranje-rood –Kwantitatieve svz (bv. %, 4/5 maanden, 45 klachten,…) –Kwalitatieve svz : korte stand van zaken, discussiepunten, datum volgend overleg,… Maandelijks opgevolgd/bijgestuurd via DR en op iedere RvB => Zo opvolging uitvoering BO, ondernemingsplan, individuele doelstellingen Monitoringsinstrument op het eind van het jaar = basis voor rapportering over uitvoering van de BO en ondernemingsplan (jaarverslag VREG voor minister)

Monitoringsinstrument

Communicatie Eind januari: –Voorstelling ondernemingsplan aan stakeholders en personeel –Focus op projecten, niet op taken Publicatie ondernemingsplan op website Monitoringinstrument is voor intern gebruik

Timing Input voor begrotingsopmaak/beleidsbrief (mei- augustus): –Oplijsten taken en (gewenste) projecten met financiële weerslag –Debat over gewenste uit te voeren projecten: prioriteiten en haalbaarheid (eerst intern per directie – daarna op niveau directieraad) => input naar minister voor beleidsbrief Duidelijkheid over beleidsbrief en begroting (september-november) Opmaak ondernemingsplan (november- december)

Timing Vertaling ondernemingsplan naar monitoringsinstrument (januari) Voorstelling ondernemingsplan aan belanghebbenden en personeel (januari) Vertaling monitoringsinstrument naar individuele planning (januari-februari) Opmaak jaarverslag (februari-maart)

Verbeterpunten Link ondernemingsplan met personeelsplan Link ondernemingsplan met begroting Input belanghebbenden bij opmaak ondernemingsplan

Aandachtspunten Volledigheid >< praktische haalbaar/relevant Mijlpalen opnemen in ondernemingsplan >< bijsturing planning moet kunnen als nodig Voldoende intern debat over welke taken en projecten zullen worden opgenomen en haalbaarheid (goed evenwicht tussen voldoende ambitieus en realistisch) Belang van het maken en naleven van de interne afspraken i.v.m. rapportering over uitvoering ondernemingsplan

Regeerakkoord Beleidsnota Beleidsbrief Beheersovereenkomst Decretale taken Ondernemingsplan Monitoringsinstrument Individuele doelstellingen Personeel Raad van bestuur Directie Jaarverslag Evaluatie GB Begroting

Dank u voor uw aandacht !