Aalter gaat digitaal

1. ISO-normen ISO 9002:1994 ISO 9001:2000 model voor kwaliteitsborging bij vervaardigen, installeren en nazorg afspraken waarmaken continue verbetering ISO 9001:2000 producten /diensten leveren die voldoen aan de eisen van de klant de van toepassing zijnde wet- en regelgeving door gebruik van procesmanagement met het oog op continue verbetering consistent handelen klanttevredenheid verhogen én derden aantonen dat de organisatie daartoe in staat is

Het kwaliteitshandboek: verzameling van de gedocumenteerde procedures, met volgende (norm)vereisten ISO-9002:1994 Directieverantwoordelijkheid Kwaliteitssysteem Contractbeoordeling Ontwerpbeheersing Document- en gegevensbeheer Inkoop Beheersing van door de klant verstrekte producten Identificatie en naspeurbaarheid van producten Procesbeheersing Keuring en beproeving Beheersing van keuring-, meet- en beproevingsmiddelen Keuring- en beproevingsstatus Beheersing van producten/diensten met afwijkingen Corrigerende en preventieve maatregelen Behandeling, opslag, verpakking, conservering en aflevering Beheersing van kwaliteitsregistraties Interne audits Opleiding Nazorg Statistische technieken ISO-9001:2000 Onderwerp en toepassingsgebied Normatieve verwijzingen Termen en definities Kwaliteitsmanagementsysteem Directieverantwoordelijkheid Management van middelen Realiseren van het product/dienst Meting, analyse en verbetering

2. Mijlpalen 1998 2000 Gemeenteraad wenst “ISO:9002:1994” Gemeenteraad keurt raming en bestek goed voor externe begeleiding NV Incoman Consult wordt aangesteld (45.860 €) 2000 juni 2000 – certificatieaudit ISO 9002:1994 april 2001 – 1ste nacontrole februari 2002 – 2de nacontrole oktober 2002 – 3de nacontrole

2002 2003 2006 een kwaliteitsmedewerker wordt in dienst genomen juni 2003 – certificatieaudit ISO 9001:2000 april 2004 – 1ste nacontrole februari 2005 – 2de nacontrole oktober 2005 – 3de nacontrole 2006 juli 2006 – hercertificatieaudit

3. Stappen I. ISO 9002:1994 (start in 1998) I.1. Registratie van procedures en -activiteiten Procedure = beschrijving van afdelingsoverschrijdende afspraken, in overeenstemming met de 20 normvereisten Kwaliteitshandboek = alle procedures samen opgemaakt door de diensthoofden en de directie afdelingenoverschrijdend actuele afspraken werden vastgelegd 20 procedures 123 procedureactiviteiten (onderdelen procedure)

I.2. Samenstellen van een instructiehandboek Instructie = omschrijving van de te hanteren uitvoering-, bediening- of controlemethode. Een instructie beschrijft stap voor stap, in de gebiedende wijs, hoe een bepaalde taak moet uitgevoerd worden. werden opgemaakt door elk personeelslid niet afdelingenoverschrijdend actuele manier van werken werd vastgelegd 518 instructies

I.3. Ontwikkelen van een geregistreerd documentenbeheer DS-formulier (Document Spécifique) = (invul)documenten die door een dienst zelf zijn ontworpen en die van een voetnoot voorzien moeten zijn mbt wetgeving eigen documenten premiereglementen retributie- en belastingreglementen opgemaakt door de dienst zelf beheerd door de dienst Kwaliteit (versiebeheer) centraal te raadplegen en gebruiken (K-schijf) 379 eigen documenten 82 belastingen-, retributie- en premiereglementen 34 adressenlijsten

I.4. Activeren van het kwaliteitsbeleid kwaliteitsdoelstellingen (verbeterprojecten) maandelijkse kwaliteitsvergaderingen niet-conformiteitsrapporten (afwijking die niet conform is aan de procedures en instructies) interne audits externe audits (nacontroles) I.5. Raadpleging markt aanstelling externe auditor Toewijs aan de firma Eurosym Kostprijs: 2000/2001: 9101,36 €

Certificaat van Goedkeuring De Gemeente Aalter Uitgereikt aan De Gemeente Aalter Europlaan 22 9880 Aalter – België ------------------------------------------------------------------------------- Bureau Eurosym verklaart dat het kwaliteitszorgsysteem van bovengenoemde leverancier beoordeeld en in overeenstemming bevonden werd met de eisen van de kwaliteitsnormen zoals hieronder vermeld: ------------------------------KWALITEITSNORMEN--------------------------- NBN EN ISO 9002:1994 ------------------------------TOEPASSINGSGEBIED------------------------- De organisatie van en tussen de afdelingen en diensten. De wijze waarop de diensten worden aangeboden. De communicatie met de inwoners en instellingen. Het contact met andere besturen van de administratieve diensten van het Gemeentebestuur Aalter. 3 juli 2000 drie jaar geldig, mits negenmaandelijkse gunstige nacontroles.

II. Overgang naar ISO-9001:2000 II.3. NIEUW !!!!! II.1. Vertaling van de 20-normvereisten naar 8 II.2. Behoud en opvolging van Procedures Instructies Geregistreerd documentenbeheer Het voeren van een actief kwaliteitsbeleid II.3. NIEUW !!!!! Projectmatig en procesmatig werken Geregistreerde meting door de balanced scorecard (= een stuurtabel vertrekkend vanuit het concretiseren van de strategie. Stelt de prioriteiten van een organisatie visueel voor op één overzichtelijk schema, met onderlinge verbanden)

Gemeentebestuur Aalter Certificaat van Goedkeuring Uitgereikt aan Gemeentebestuur Aalter Europlaan 22 - 9880 Aalter België ------------------------------------------------------------------------------- Bureau Veritas Quality International verklaart dat het kwaliteitsmanagementsysteem van bovengenoemde organisatie beoordeeld en in overeenstemming bevonden werd met de eisen van de kwaliteitsnormen zoals hieronder vermeld: ------------------------------KWALITEITSNORMEN--------------------------- NBN EN ISO 9001:2000 ------------------------------TOEPASSINGSGEBIED------------------------- is van toepassing op volgende domeinen: Het systeem heeft betrekking op: 1 juli 2003 Behoudens de voortdurende en bevredigende werking van het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie is dit certificaat geldig voor een periode van drie jaar. Burger, Welzijn en Vrije Tijd Wonen en Werken Financiële Zaken InterneZaken de klantgerichtheid het leiderschap de betrokkenheid van iedereen de procesgeoriënteerdheid

Procesmodel STURENDE PROCESSEN Directie - MT Veiligheid Kwaliteit Milieu Middelen Financiën Controle - verbetering Processen Eigen beleid Gemeente Aalter KLANTGERICHTE PROCESSEN klanten- tevredenheid Klanten- verwachtingen Wettelijk verplichte opdrachten Gemeente Aalter Personeel IT Wetgeving Patrimonium ONDERSTEUNENDE PROCESSEN Onderhoud Machines

Primaire processen Voorbeeld: Stedenbouwkundige vergunning

Sturende processen Directie: visie – missie - beleidsplannen Veiligheid / Kwaliteit / Milieu Opmaak begroting – begrotingswijzigingen Voorbeeld: overleg- en communicatieproces

Ondersteunende processen Overzicht

Voorbeeld : opmaak voorbereiding CBS zitting

Primaire of klantgerichte processen Sturende processen II.4. Total Quality Mangement = ISO + BSC BSC is een stuurtabel voor een organisatie en vertrekt vanuit het concretiseren van de strategie van een onderneming; “gebalanceerd”= het geheel van oorzakelijke verbanden: koppeling tussen financiële en niet-financiële elementen. “stuurtabel”= concretisering van het beleid, inzicht in de werking van de organisatie, aanzet tot gerichte discussie over de (komende) knelpunten van een organisatie BSC is een krachtige voorstellingsmethode omdat ze de prioriteiten van een organisatie visueel voorstelt op één overzichtelijk schema, samen met de onderlinge verbanden ertussen, nl. Primaire of klantgerichte processen Sturende processen Ondersteunende processen BSC heeft 4 perspectieven: Finaliteit Klantenperspectief Interne processenperspectief Leren & groei

Algemene strategiekaart

52 verschillende softwarepakketten II.5. ISO wordt E-gov 52 verschillende softwarepakketten Microsoft Cipal andere