Beleids- en BeheersCyclus Cursus Beleids- en beheersrapporten

Inhoud cursus Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing van de planningsdocumenten De jaarrekening

Algemene bepalingen - Inhoud 2.1 Van een financiële naar een beleidscyclus 2.2 De beleidsrapporten 2.3 De toelichting bij de beleidsrapporten 2.4 De beheersrapporten 2.5 De functionele indeling 2.6 De beleidsdoelstellingen 2.7 De boekhoudkundige registratie 2.8 De digitale rapportering

Concept BBC Omgeving

Concept BBC Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Output Effecten Omgeving (Resultaat) Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Activiteiten Output (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Input Activiteiten (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Omgeving

Concept BBC Strategie Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Financiële vertaling Omgeving

Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

Beleidsrapporten algemeen Welke rapporten zijn beleidsrapporten? Het meerjarenplan De aanpassing aan het meerjarenplan Het budget De budgetwijziging De jaarrekening

Beleidsrapporten algemeen Functie beleidsrapporten De raad bepaalt het beleid en evalueert de beleidsuitvoering De raad geeft autorisatie aan de hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie => Worden vastgesteld door de raad => Regelen de relatie tussen de raad en de hoofdbudgethouder(s)

Beleidsrapporten algemeen Identieke opbouw Van meerjarenplan, budget en jaarrekening Naar structuur, vorm, inhoud Voor gemeenten, OCMW’s en provincies => Verbetering van transparantie, leesbaarheid Onderscheid tussen: Beslissend gedeelte: in beleidsrapport Ondersteunende informatie: in toelichting (verplicht)

Beleidsrapporten algemeen Meerjarenplan Budget Jaarrekening Beleid Strategische nota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie Financiële nota Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening Staat v/h financieel evenwicht Financiële toestand   Lijst overheidsopdrachten Lijst daden van beschikking Nominatieve lijst subsidies Autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening SAR Balans Staat van opbrengsten en kosten

Beleidsrapporten algemeen Verplichting tot vermelden van enkele gegevens Welke vermeldingen Per beleidsrapport Type beleidsrapport en rapporteringsperiode Identificatie bestuur en verantwoordelijken Volgnummers dagboeken Per pagina Identificatie bestuur Waarom? Identificeerbaarheid Reproduceerbaarheid

Toelichting bij beleidsrapport Waarom een toelichting? Beleidsrapporten: Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar Beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch Decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen Toelichting: Begeleidende, ondersteunende info en documentatie Detailinformatie voor raadsleden

Toelichting bij beleidsrapport Inhoud Elementen vermeld in het BVR BBC en in het MB BBC Alle aanvullende info die het bestuur relevant acht en die noodzakelijk is voor een goed inzicht in het beleidsrapport Informatie over specifieke grondslagen die voor significante transacties zijn toegepast Principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

Toelichting bij beleidsrapport Verplichte vermeldingen Voor het geheel Per blad Procedure Samen met ontwerp beleidsrapport aan raadsleden bezorgen Samen met beleidsrapport en besluit van de raad aan het toezicht bezorgen

Beheersrapporten Welke rapporten zijn beheersrapporten? Beheersbudget Beheersrekening Interne kredietaanpassing (IKA) Regelt de relatie tussen een hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders Is element van de organisatiebeheersing (ICS)

Beheersrapporten Inhoud beheersbudget Inhoud beheersrekening Bepalen taakstelling Toekennen kredieten Inhoud beheersrekening Evalueren taakstelling Evalueren gebruik van de kredieten Vorm is zelf te bepalen

Functionele indeling Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen Beleidsdomeinen een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen Beleidsveld “een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB

Functionele indeling Beleidsitem (BI) onderverdeling van een beleidsveld  kostenplaats of activiteitencentrum N Beleidsitems => 1 Beleidsveld N beleidsvelden => 1 Beleidsdomein

Beleidsdomeinen Beleidsdomeinen worden bepaald door de raad 1 uitzondering: verplicht beleidsdomein ‘Algemene financiering’ “De ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering” Samenstelling is bepaald via MB BBC Alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben Als de indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren heen moet dit aangegeven en gemotiveerd worden in de toelichting bij het meerjarenplan

Beleidsdomeinen Belang van de indeling in beleidsdomeinen Indeling van de beleidsrapporten Toekenning van autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget

Een voorbeeld Beleidsdomein Beleidsvelden: Beleidsitems sport Sport en cultuur Beleidsvelden: sport, musea, cultuurcentrum ... Beleidsitems sport sporthal Olympia, zwembad De Plons zaalsporten, buitensporten recreatiesport, competitiesport

Beleidsdoelstellingen Elke beleidsdoelstelling bestaat uit: een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

Beleidsdoelstellingen Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn financiële gevolgen? => realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

Beleidsdoelstellingen Per beleidsdoelstelling: 3 vragen In de planningsfase Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn de financiële gevolgen? => realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar In de evaluatiefase Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen Indeling beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen 2 & 3 = Overig beleid

Beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen Beleidsbepaling is prerogatief raad Selectie PBDS door de raad Expliciete rapportering in de beleidsrapporten Overig beleid Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten Enkel de financiële weerslag Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

De registraties De rapporten beleidsrapporten beheersrapporten digitale rapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken: Budgettaire dagboeken Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven Meerjarenplan Budget Vastlegging van de verbintenissen Jaarrekening Aanrekening van de transacties Algemeen dagboek

Het budgettair dagboek De registraties Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek Een volgnummer De invoerdatum De algemene rekeningen De bedragen Een omschrijving De budgettaire entiteit De boekhoudkundige periode ... De algemene rekening(en) Het bedrag Het beleidsveld De budgethouder Het actieplan De economische sectorcode Het deelrapport Dit boekhoudsysteem laat toe een vermogensboekhouding per kostenplaats te voeren, met de budgettaire verrichtingen daaraan gekoppeld. Het geeft bovendien de mogelijkheid om een groot deel van de vereiste managementinformatie te produceren. Met één registratiesysteem kunnen op deze wijze verscheidene rapporteringen opgesteld worden opgesteld ten behoeve van verschillende gebruikers zoals subsidiërende overheden, het management, de fiscus,…

Digitale rapportering Onderscheid tussen: Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht Meerjarenplan (+ aanpassingen) Budget (+wijzigingen) Jaarrekening Digitale rapportering De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) Het budget (+wijzigingen) De jaarrekening Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

Digitale rapportering Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet een digitale versie van het rapport gezonden worden naar ABB ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport = digitale versie van geaggregeerde registraties Bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

Digitale rapportering Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid beschikken over: statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95) informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten gegevens in functie van de planlastvermindering ... Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

Digitale rapportering Officieel registratiesysteem Eigen registratiesysteem Beleids- rapporten ABB Digitale rapportering Beheers- rapporten NBB Sectorale admin. MARAP Toezicht BTW

Digitale rapportering

Planlastvermindering Doelstelling Planlasten op de besturen verminderen door: de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies Procedure Stemmen kaderdecreet planlastvermindering Aanpassen sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

Planlastvermindering Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag (oktober 2012) De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten De besturen bezorgen ABB de digitale rapportering van hun meerjarenplan (2013)

Planlastvermindering Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de geplande beleids-doelstellingen en actieplannen De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidieaanvraag Eventuele bijsturing na 3 jaar

Planlastvermindering Proces evaluatie toegekende subsidie De besturen maken hun jaarrekening op Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen en actieplannen

Meerjarenplan - Inhoud 3.1 Inleiding 3.2 Samenstelling van het meerjarenplan 3.3 De toelichting bij het meerjarenplan 3.4 Procedure 3.5 Bestuurlijk toezicht

Meerjarenplan - Inleiding De functies van het meerjarenplan Beleidsfunctie Financiële planning Evaluatiefunctie (toetssteen) Statistische functie Het meerjarenplan is het resultaat van een intern planningsproces Het meerjarenplan is opgebouwd op basis van registraties in dagboeken

Meerjarenplan - Inleiding De periode van het meerjarenplan Start:het tweede jaar van de legislatuur Eindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuur Financiële nota: altijd minstens 3 jaar

Samenstelling van het MJP Samenstelling van het meerjarenplan 3.2.1 De strategische nota 3.2.2 De financiële nota De toelichting bij het meerjarenplan

Samenstelling van het MJP Strategische nota Organieke decreten Beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren beleid BVR-BBC Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Raming van de uitgaven en ontvangsten

Samenstelling van het MJP Financiële nota Organieke decreten Financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota Financieel evenwicht

Samenstelling van het MJP Financiële nota BVR-BBC Het financieel doelstellingenplan (schema M1): Per boekjaar Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere De staat van het financieel evenwicht (schema M2) Resultaat op kasbasis (=toestandsevenwicht) Autofinancieringsmarge (=structureel evenwicht)

Financieel evenwicht Toestandsevenwicht Exploitatie: ontvangsten – uitgaven + Investeringen (ontvangsten – uitgaven) + Andere ontvangsten – uitgaven ------------------------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren ------------------------------------------------ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden -------------------------------------------------------------- = Resultaat op kasbasis Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

Financieel evenwicht Structureel evenwicht Exploitatie (ontvangsten – uitgaven) + Netto intresten ------------------------------------------------ = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten = Autofinancieringsmarge

Dubbel evenwichtscriterium Financieel evenwicht Dubbel evenwichtscriterium Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht → elk financieel boekjaar ≥ 0 Autofinancieringsmarge: = structureel evenwicht → op einde van elke planningsperiode ≥ 0 → OCMW: Σ AFM ≥ 0 Jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan

De toelichting bij het MJP Verplichte onderdelen (1/2): Omgevingsanalyse Financiële risico’s Volledige lijst met de beleidsdoelstellingen Interne organisatie Organogram Personeelsbestand (schema TM1) Budgethouders Samenstelling beleidsdomeinen

Toelichting bij het MJP Verplichte onderdelen (2/2): Verbonden entiteiten Fiscaliteit Aanslagvoeten PB & OV Belastingsreglementen Gewijzigde aanslagvoeten Opbrengst belastingssoorten Financiële schulden (schema TM2)

Procedure Administratieve totstandkoming Secretaris/griffier Financieel beheerder MAT De vaststelling van het meerjarenplan Agendering Vaststelling raad (wanneer?) Stemming Specifieke procedure voor de OCMW’s

Bestuurlijk toezicht MJP is een inzendingsplichtig besluit Schorsing en/of vernietiging van het meerjarenplan Financieel niet in evenwicht Ontbreken van gekende of verwachte ontvangsten of uitgaven Ten onrechte ingeschreven ontvangsten of uitgaven Ontbreken van ontvangsten of uitgaven uit vroeger vastgestelde investeringsenveloppen Bijkomende opmerkingen

Het Budget - Inhoud 4.1 Inleiding 4.2 De samenstelling van het budget 4.3 Aansluiting bij het meerjarenplan 4.4 De toelichting bij het budget 4.5 Procedure 4.6 Bestuurlijk toezicht 4.7 Het budget in relatie tot de beheersbudgetten 4.8 Voorlopige twaalfden

Het Budget - Inleiding De functies van het budget Beleidsfunctie Financiële planningsfunctie Beheers- en controlefunctie Autorisatiefunctie Statistische functie Het budget volgt uit het meerjarenplan Het budget komt tot stand op basis van registraties in dagboeken

De samenstelling van het budget De organieke decreten: Een beleidsnota Een financiële nota De beleidsnota het beleid dat het bestuur gedurende het financiële boekjaar zal voeren concretiseert de beleidsdoelstellingen een toelichting omtrent de financiële toestand verwoordt de aansluiting met de financiële nota

De samenstelling van het budget De beleidsnota BVR-BBC Doelstellingennota Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Acties Raming van de uitgaven en ontvangsten

De samenstelling van het budget De beleidsnota BVR-BBC Doelstellingenbudget (schema B1) Sluit aan bij de financiële nota van het MJP Sluit aan bij de financiële nota van het budget Indeling Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere

De samenstelling van het budget De beleidsnota BVR-BBC Financiële toestand Vergelijking resultaat op kasbasis MJP Vergelijking autofinancieringsmarge MJP Lijst met overheidsopdrachten Lijst met dadingen Lijst met nominatief toegekende subsidies

De samenstelling van het budget Financiële nota Organieke decreten Exploitatiebudget (schema B2) Investeringsbudget (schema B3 & B4) Liquiditeitenbudget (schema B5)

Exploitatiebudget Organieke decreten BVR-BBC Financieel plan van de exploitatie BVR-BBC Transactiekredieten voor de exploitatie Transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven) Exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van Toegestane investeringssubsidies Min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA Opgesplitst Niet-verzelfstandigde diensten Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)

Investeringsbudget Organieke decreten financieel plan van de uitgaven en ontvangsten, en van de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de aanschaf, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen bestaat uit één of meer investeringsenveloppen 3 jaar geldig als de investering nog niet in uitvoering is als de investering in uitvoering is, blijft het budget geldig tot en met 31 december van het jaar na de definitieve oplevering de raad kan die termijnen verlengen

Investeringsbudget BVR-BBC Nieuwe investeringsenveloppen (schema B3) Per PBDS Overig beleid Algemene financiering Overzicht van de transactiekredieten van het FBJ (schema B4) Niet verzelfstandigde diensten Per IVA

Investeringsbudget Investeringsenveloppe Transactiekredieten = Kredieten voor de jaarlijkse transacties Verbinteniskredieten = som van de transactiekredieten = kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven

Liquiditeitenbudget Organieke decreten: BVR-BBC Financieel plan van de geldstromen BVR-BBC Exploitatie Investeringen Andere O & U ---------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het FBJ + Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ = Gecumuleerd budgettair resultaat Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

Aansluiting bij het MJP Inhoudelijke aansluiting Doelstellingennota bevat dezelfde BDS & actieplannen als strategische nota Financiële aansluiting Resultaat op kasbasis ≥ 0 AFM FBJ in budget ≥ AFM FBJ in MJP

Toelichting bij budget Toelichting bij het exploitatiebudget Per BDOM (schema TB1) Evolutie (schema TB2) Toelichting bij het investeringsbudget Transactiekredieten per BDOM (schema TB3) Evolutie transactiekredieten (schema TB4) O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe van een PBDS Toelichting bij het liquiditeitenbudget Evolutie (schema TB5) Overzicht te verstrekken werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Procedure Administratieve totstandkoming Secretaris/griffier Financieel beheerder MAT De vaststelling van het budget Agendering Vaststelling raad (wanneer?) Stemming Specifieke procedure voor de OCMW’s

Bestuurlijk toezicht Budget is een inzendingsplichtig besluit Schorsing of vernietiging als Budget past niet in MJP Resultaat op kasbasis 1e FBJ < 0 Ontbreken van gekende of verwachte ontvangsten of uitgaven Ten onrechte ingeschreven ontvangsten of uitgaven

Het budget in relatie tot de beheersbudgetten

Het budget in relatie tot de beheersbudgetten

Voorlopige twaalfden BVR-BBC: Exploitatie één twaalfde van het overeenkomstige krediet in het exploitatiebudget van het vorige boekjaar, per verlopen of begonnen maand, tot maximaal drie twaalfden. de beperking is niet van toepassing voor de afwijkingen toegestaan door de minister Periodieke aflossingen van lening- en leasingschulden

Aanpassing planningsdocumenten Inleiding: soorten aanpassingen Wat zeggen decreten en BVR? Bespreking soorten aanpassingen - voorbeelden Samenstelling en procedure aangepaste planningsdocumenten

Inleiding Planningsdocumenten: niet statisch 4 soorten aanpassingen: Aanpassing ramingen Interne kredietaanpassing (beheersrapport) Budgetwijziging (beleidsrapport) Aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport) Vorm planningswijziging: Invloed op PBDS Invloed op financieel evenwicht Niveau autorisatie

Wat zeggen decreten en BVR? Over BW ? Over IKA? Over aanpassing MJP? Over aanpassing ramingen?

Aanpassing ramingen Nr. Dat. FBJ BE BH AR BV AP IE ESC DR Bedrag Om. Raming budget 1 1.11.2010 2011 GD SF 6202 0740 AP1 50 SP 75.000 Tijd. contr … Aanpassing ramingen 1000 1.04.2011 -75.000 1001 6100 60 Uitbe-steden

Kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie! Aanpassing ramingen Lichtste procedure Wijziging die geen invloed heeft op een rubriek van de financiële nota van het budget of een beheersbudget Elke rubriek in financiële nota budget of een beheersbudget: limitatief krediet ! Kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie!

Decreten over BW en IKA BW: kredietaanpassingen aan budget die niet via IKA kunnen doorgevoerd – VR definieert IKA De raad stelt BW vast op basis van de voorgelegde cijfers en de verklarende nota ervan Ontwerp BW: Wordt uiterlijk samen met de agenda aan ieder lid van de raad bezorgd Rest procedure: cf. budget CBS / RMW / DEP beslist over IKA + informeert raad, FB, BH RMW kan delegeren aan VB / BC / secretaris Uitzonderingsprocedure: dwingende en onvoorziene omstandigheden - schade bij geringste uitstel

Decreten over aanpassing mjpl De raad past jaarlijks waar nodig MJP aan voor beraadslaging over budget volgende boekjaar Aanpassing facultatief bij vaststelling budget laatste financiële boekjaar periode MJP Vanaf voorlaatste boekjaar: financiële nota met financiële consequenties voor min. 3 boekjaren Ontwerp jaarlijkse aanpassing min. 14 dagen vóór vergadering aan ieder lid van de raad

BVR over aanpassing planningsdocumenten Art. 15: waaruit bestaat aanpassing MJP? Art. 27: past budget in MJP? Art. 28: BW of IKA Art. 29: samenstelling verklarende nota BW

Aanpassing planningsdocumenten Art. 27 BVR: budget (inclusief BW) past in MJP als: Inhoudelijk: de doelstellingennota bevat de beleidsdoelstellingen en actieplannen die ook in de strategische nota van het MJP zijn opgenomen Financieel: resultaat op kasbasis v/h financiële boekjaar > = 0 de AFM v/h financiële boekjaar in budget >= AFM van hetzelfde financiële boekjaar in MJP

Aanpassing planningsdocumenten Art. 28 BVR: Budget kan in volgende 5 gevallen niet door middel van een IKA gewijzigd worden: Inhoudelijk en financieel wijzigingen waardoor het budget niet meer past in het MJP overeenkomstig artikel 27 Financieel wijzigingen van het exploitatiebudget van een budgettaire entiteit die, per beleidsdomein, een daling van het saldo tussen de ontvangsten en de uitgaven tot gevolg hebben wijzigingen van een verbinteniskrediet van een investeringsenveloppe wijzigingen per beleidsdomein van het totaal van de transactiekredieten van het investeringsbudget van een budgettaire entiteit wijzigingen van het liquiditeitenbudget voor wat betreft de transactiekredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven

Aanpassing planningsdocumenten Exploitatiebudget  Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo Algemene financiering   Beleidsdomein 1 Beleidsdomein 2 Beleidsdomein 3 … Beleidsdomein N Totalen

Aanpassing planningsdocumenten Investeringsbudget  Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo Algemene financiering   Beleidsdomein 1  3.600  6.000  -2.400 Beleidsdomein 2 Beleidsdomein 3 … Beleidsdomein N Totalen

Aanpassing planningsdocumenten Investeringsbudget BDOM 1 Transactiekredieten Jaar 1 Jaar ... Jaar N Jaar Z Uitgaven 3.000 6.000 7.000 Project 1 ... 5.000 2.000 Project 29 1.000 Ontvangsten 1.800 3.600 1.500 500 600

Autorisatie planningsrapporten Investeringsenveloppe Verbintenis-kredieten Transactiekredieten 2011 2012 2013 2014 Uitgaven 15.000 3.000 6.000 3.500 2.500 Gebouwen 10.000 5.000 2.000 Installaties 1.000 1.500 Meubilair Ontvangsten 9.000 1.800 3.600 2.100 Invest.subsidie

Aanpassing planningsdocumenten Inhoudelijk AMJP BW IKA ICS Wijziging, toevoeging, schrapping PBDS W/T/S NPBDS W/T/S AP PBDS W/T/S AP NPBDS W/T/S AP zonder BDS

Aanpassing planningsdocumenten Inhoudelijk AMJP BW IKA ICS Wijziging, toevoeging, schrapping PBDS X W/T/S NPBDS W/T/S AP PBDS W/T/S AP NPBDS W/T/S AP zonder BDS

Aanpassing planningsdocumenten Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging O/U (AP) PBDS Wijziging O/U (AP) NPBDS Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk Wijziging EB U BDOM, saldo daalt Wijziging VK IE U Wijziging VK IE O

Aanpassing planningsdocumenten Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging O/U (AP) PBDS X Wijziging O/U (AP) NPBDS Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk Wijziging EB U BDOM, saldo daalt Wijziging VK IE U Wijziging VK IE O

Aanpassing planningsdocumenten Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt Wijziging LB U Wijziging LB O

Aanpassing planningsdocumenten Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk X Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt Wijziging LB U Wijziging LB O

Interne kredietaanpassing Samenstelling Verklarende nota Interne kredietaanpassing (= financiële nota) Procedure Beslissing Gemeente en provincie: CBS/deputatie Niet delegeerbaar OCMW Raad Delegeerbaar aan vast bureau, bijzonder comité of secretaris

Budgetwijziging Samenstelling Procedure Verklarende nota (art. 29 BVR) Motivering van de wijzigingen Ev. doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand Ev. lijsten Financiële nota Gewijzigde onderdelen Procedure Analoog met procedure budget met uitzondering van de timing van de agenda Specifieke procedure voor de OCMW’s

Aanpassing van het meerjarenplan Samenstelling Wijzigingen aan de strategische nota Financieel doelstellingenplan Staat van het financieel evenwicht Motivering van de wijzigingen Procedure Analoog met procedure MJP Specifieke procedure voor de OCMW’s

Beleidsrapporten algemeen Verplichting vermelden enkele gegevens Welke vermeldingen Per beleidsrapport (BW, aanpassing MJPL) Type beleidsrapport en rapporteringsperiode Identificatie bestuur en verantwoordelijken Volgnummers dagboeken (registraties! ) Per pagina Identificatie bestuur Waarom? Identificeerbaarheid Reproduceerbaarheid

De Jaarrekening - Inhoud 6.1 Inleiding 6.2 De samenstelling van de jaarrekening 6.3 De toelichting bij de jaarrekening 6.4 Procedure 6.5 Bestuurlijk toezicht 6.6 De jaarrekening in relatie tot de beheersrekeningen

De Jaarrekening - Inleiding De functies van het jaarrekening Beleidsevaluatie Evaluatie van de autorisatie Financiële functie Beheers- en controlefunctie Statistische functie De jaarrekening is het resultaat van een evaluatieproces Het jaarekening komt tot stand op basis van registraties in dagboeken Tijdigheid van de jaarrekening

De samenstelling van de jaarrekening De organieke decreten: ??? BVR-BBC: De beleidsnota De financiële nota De samenvatting van de algemene rekeningen

De samenstelling van de jaarrekening De beleidsnota Doelstellingenrealisatie Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Acties Uitgaven en ontvangsten = Wat hebben we bereikt? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

De samenstelling van de jaarrekening De beleidsnota Doelstellingenrekening (schema J1) Indeling Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere Financiële toestand Vergelijking resultaat op kasbasis budget Vergelijking AFM budget

De samenstelling van de jaarrekening Financiële nota Exploitatierekening (schema J2) Investeringsrekening (schema J3 & J4) Liquiditeitenrekening (schema J5)

Exploitatierekening Samenvatting van de gerealiseerde transacties van de exploitatie Transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven) Exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van Toegestane investeringssubsidies Min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA Opgesplitst Niet-verzelfstandigde diensten Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)

Investeringsrekening Samenstelling een overzicht, per beleidsdomein, van alle ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen, investeringssubsidies en schenkingen (schema J3) de rekeningen van de in het financiële boekjaar afgesloten investeringsenveloppes (schema J4)

Liquiditeitenrekening Exploitatie Investeringen Andere O & U ---------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het FBJ + Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ = Gecumuleerd budgettair resultaat Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

De samenvatting van de algemene rekeningen Samenstelling Balans (schema J6) Activa Vlottende activa Vaste activa Passiva Schulden op korte termijn Schulden op lange termijn Nettoactief Staat van opbrengsten en kosten (schema J7)

Toelichting bij de jaarrekening De toelichting bevat minstens Toelichting bij de financiële nota Toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen

Toelichting bij de jaarrekening Toelichting bij de financiële nota Toelichting bij de exploitatierekening Een verklaring van de materiële verschillen Een overzicht per BDOM (schema TJ1) De evolutie (schema TJ2) Toelichting bij de investeringsrekening Een overzicht per BDOM (schema TJ3) Evolutie transacties (schema TJ4) Stand van de kredieten per invest.enveloppe (schema TJ5) Toelichting bij de liquiditeitenekening Evolutie (schema TJ6) Overzicht van de verstrekte werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Toelichting bij de jaarrekening Toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen Toelichting bij de balans (schema TJ7) Een overzicht van de waarderingsregels De niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Andere ...

Procedure Administratieve totstandkoming: ??? Organieke decreten: Financieel beheerder Praktijk: Secretaris/griffier Financieel beheerder MAT De vaststelling van de jaarrekening Agendering Vaststelling raad (wanneer?) Stemming Specifieke procedure voor de OCMW’s Gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening

Bestuurlijk toezicht De jaarrekening is een inzendingsplichtig besluit Externe audit of goedkeuring ???

De jaarrekening in relatie tot de beheersrekeningen