Associatie KU Leuven Dag van Europa KU Leuven Kulak 6 november 2012

Afbakening projecten (1/4) EFRO (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling) Doelstelling 1 Convergentie (economische achterstand, niet Vlaanderen) Doelstelling 2 Regionaal Concurrentievermogen en Werkgelegenheid (Vlaanderen) Doelstelling 3 Europese Territoriale Samenwerking

Afbakening projecten (2/4) Transnationale en Interregionale samenwerkingsprojecten Noordzee Noord West Europa

Afbakening projecten (3/4) Grensoverschrijdende samenwerkingsprojecten : 2 Zeeën Vlaanderen - Nederland

Afbakening projecten (4/4) Grensoverschrijdende samenwerkingsprojecten : Frankrijk – Wallonië – Vlaanderen

Interreg-projecten Kulak (1/2) O(U)VER(T) 1 en O(U)VER(T) 2 Bipartiet onder Interreg II (1999 – 2001) en onder Interreg III (2002 – 2008). en COBALT Bipartiet onder Interreg III (2005 – 2007) en onder Interreg IV (2008 – 2012). GODIS Bipartiet onder Interreg IV (2009 – 2013) TANDEM Bipartiet onder Interreg IV (2011 – 2013) De Metropole Universiteit Tripartiet onder Interreg IV (2011 – 2013) 2 PROJECTEN

Interreg-projecten Kulak (2/2) Waarom Interreg ? Duidelijke return voor Kulak Voor het Campusrectoraat : aansluitend bij het beleid van Kulak Voor onderzoeksgroepen : aansluitend bij het onderzoek (valorisatie) Uitbouwen van structurele samenwerking met non-profitsector Naast “technology-driven” ook mogelijkheid tot “human-driven” projecten (Beperkte) ruimte voor nog niet gekende factoren

Voorbereiding projecten (1/5) 1. Partnerstructuur Voortbouwend op bestaande relaties (en hun netwerken) Aantal partners beperken Gedragen door de volledige instelling (cultuurverschillen) Gemeenschappelijke interesses en doelstellingen “Alles” moet bespreekbaar zijn (inhoud, budget,…) Nood aan een “leidende” persoon (initiatief)

Voorbereiding projecten (2/5) 2. Schrijven projectaanvraag (efficiëntie !) Aansluitend bij onderzoek of beleidsopties (inbedding in lopende activiteiten) Evenwicht zoeken tussen doelstellingen van Interreg en eigen doelstellingen (in onderzoek of beleid) Coherent geheel van activiteiten (verlagen coördinatiekost) Duidelijke afbakening van de acties (met oog op financiële rapportering) Haalbare doelstellingen (rekening houden met opstartkost) Grensoverschrijdende meerwaarde (acties gezamenlijk uitvoeren)

Voorbereiding projecten (3/5) 3. Opmaak budget Grondige kennis van de vrij definitieve projectactiviteiten Grondige kennis van de (niet-)subsidiabele uitgaven en de bewijslast Opbouw o VTE per partner en per activiteit o Duidelijke afgebakende kosten (uitrusting, consultancy, communicatie,…) o Aanvullen met algemene werkingskosten (vertaling !) o Evenredige verdeling over de partners en de projectleider 4. Informatie en advies o Interreg-secretariaat Provincie West-Vlaanderen !

Voorbereiding projecten (4/5) 5. Budgetoverleg met partners Eenvoudige weergave in XLS- tabel (op basis van Interreg-sjabloon) : o Eenvoudige uitwisseling en duidelijke communicatie (1 vs. 10 pag.) o Resultaat wijzigingen onmiddellijk zichtbaar (“hands on”) o Vermijden interpretatie-ruimte bij omzet naar Interreg-sjabloon o Motivatie tot wijziging budget : steeds bijhouden Reduceren budget in functie van haalbaarheid : o Tijdstip van indienen binnen programmaperiode o Vinden van cofinanciering (subsidievoet = 50%) o Tussen indiening en goedkeuring project

Voorbereiding projecten (5/5) 6. Cofinanciering Max. 80 % van overheden (Provincie, Vlaanderen) o Raakpunten zoeken met project en overheidsbeleid o Actief onderhandelen (brief, afspraak met kabinet of administratie,…) Max. 20 % eigen inbreng of bedrijven o Personeelsinzet of expertise (consultancy) o Eigen middelen of producten aan marktwaarde (bijv. licentie) Lobby-werk ! o Niet onderschatten : intensieve en tijdsrovende opdracht o Elke partner voor eigen budget in eigen regio (samenwerking !) o Engagement noodzakelijk voor indiening van het project

Uitvoering projecten (1/4) 1. Bij de start van het project Nauwe samenwerking met de financiële diensten KU Leuven o Voorfinanciering o Correcte opbouw van het krediet (SAP) o Afstemming tussen regelgeving KU Leuven en Interreg o Vlotte feedback bij bijkomende vragen van Interreg Steeds bijkomend VTE voorzien op het project o Uitvoering van de activiteiten o Opvolgen Interreg-regelgeving (i.c. rapportering en communicatie) Persconferentie o Ontmoeting met alle partners en medewerking voor kennismaking en bedanking

Uitvoering projecten (2/4) 2. Tijdens het project Belang van coördinatie over de regio’s o Regelmatige overlegvergaderingen (2-wekelijks tot maandelijks) o Afwisselende locatie o Behoud gelijke snelheid in voortgang project o Snel ontdekken en opvangen van problemen of verschillen o Verder uitbouwen vertrouwensbasis Rapportering activiteiten en financiën o Volg de richtlijnen van Interreg, ontdek de logica van de sjablonen o Advies van de Interreg-secretariaten of andere Interreg-partners

Uitvoering projecten (3/4) 3. Begeleidingscomité (halfjaarlijks) Is meer dan een formaliteit ! Moment om het project te “verkopen” (evaluatie project) Begeleidingscomité “gebruiken” o Beslissingen voor het volledige project (verplaatsingen) o Aankaarten moeilijkheden, vooral financieel (Europese regelgeving, controlecellen van Interreg,…) o Beslissingen met betrekking tot hangende knelpunten Verder uitbouwen eigen expertise (voor volgende projecten) Goede voorbereiding = vlotte uitvoering !

Uitvoering projecten (4/4) 4. Communicatie en disseminatie Algemeen publiek vs. doelpubliek Logo (alle logo’s !) Website, Facebook, blog,… Informatiemateriaal (mapjes, folder, sjabloon voor mails, brieven,…) Persconferenties (Google, eigen publicaties partners,…) Publicaties (tijdschriften, congressen,…) Foto’s

Nabeschouwingen (1/3) 1. Remmende factoren Onzekere, onevenwichtige of “zware” partnerstructuur Onduidelijke aansturing binnen netwerk van betrokkenen Te grote overhead bij uitvoering project Financiële rapportering (afwijkend van interne regelgeving, moeilijke bewijslast,….)

Nabeschouwingen (2/3) 2. Motiverende factoren Onverwachte bijkomende effecten : o Gezamenlijke publicaties, congressen, seminaries,… o Uitwisseling stagiairs o Andere projecten (al dan niet gefinancierd) Grote kennis van reilen en zeilen van de partnerinstellingen Hefboom voor nieuwe (of vernieuwende) acties in de instelling 7 projecten voor Kulak o Totaal = 7,50 mio euro o Totaal voor Kulak = 2,25 mio euro

Nabeschouwingen (3/3) 3. Besluit : grensoverschrijdende samenwerking is een traag proces. Transactiekosten (waaronder coördinatiekosten) : zeer hoog Grensoverschrijdende samenwerking zonder financiële tussenkomst is niet mogelijkheid Een investering over de jaren heen loont => de kwaliteit en de ambitie in de projecten stijgt Door herhaalde samenwerking : nieuwe opportuniteiten en structureren van samenwerking

Vragen ? Virginie Coucke KU Leuven Kulak