Over belanghebbendenmanagement At stake or not at stake? Over belanghebbendenmanagement Dezeure Karolien Hogeschool Gent

Waarom stakeholders betrekken? Bron: Van Damme, J. & Brans, M. (2008) Over het design en management van inspraakprocessen‘, Leuven: SBOV rapport.

Waarom stakeholders betrekken? Instrumentele argumenten Inhoudelijke verrijking Het realiseren van een hoger ambitieniveau Verbetering van het proces Verbetering van de samenwerking met externe partijen Vergroting van draagvlak Verkorting van tijdsduur Uitbreiding van participatie en democratie Verbetering van de interne organisatie Verbetering van het imago

Outline Aandachtspunten bij het plannen en managen van participatieve processen Anticiperend plannen Opdracht helder krijgen Randvoorwaarden onderzoeken en bepalen Analyse van actoren Rollen bepalen Kernelementen van het proces Inbedding in de organisatie Model gebaseerd op De Rynck, F. (2010). Aandachtspunten bij de start van participatieve processen.

Anticiperend plannen Anticiperend plannen Starten met een brede kijk Verder kijken dan het eigen project Wat gebeurt waar door wie? Wie doet wat? Interne afstemming Hoe werken we samen? Belang van ‘interne’ participatie Hoe spelen we in op bestaande processen vanuit de samenleving Wat leeft er daar civiel? Welke mogelijke stakeholders zijn er mogelijks al actief? Op welke manier? Het bepalen van stakeholders start in feite hier al – hoe ruimer men kijkt, hoe breder men denkt des te meer stakeholders er zijn

Opdracht helder krijgen Waarover gaat het? Wie definieert de doelstellingen? Eventueel samen met de stakeholders? Is er daar ruimte voor of niet? ---- Eerlijk communiceren Welke schaal wordt gehanteerd? Fase in de besluitvorming? De benadering naar stakeholders toe hangt af van de besluitvormingsfase Meestal worden stakeholders niet betrokken bij de uitvoering – hoewel er dan nog dikwijls grote veranderingen zijn Is er ruimte voor ontwerpend onderzoek? Wat met kennis en ervaringen aangebracht door stakeholders?

Randvoorwaarden Randvoorwaarden onderzoeken en bepalen Welke is de aanwezige beleidsruimte? Wat zijn de harde randvoorwaarden? OPCZ Rekem: gebonden door ziekenhuiswetgeving VLM: RUP… Hoe ziet het financiële plaatje eruit? Welke zijn de verschillende procedures die rond het proces hangen? Welke zijn de ‘zachte’ randvoorwaarden? Openheid en bereidheid politici Transparantie van informatie Verantwoordelijkheden m.b.t. Informatieverspreiding Beslissingstermijn Welke administratieve ondersteuning is nodig?

Actoren - Stakeholders Actorenanalyse en stakeholdermanagement Houdt in dat een projectorganisatie een aantal activiteiten onderneemt ten aanzien van de stakeholders (Edelenbos 2000; Sörensen 2005; participatieplaza): Netwerkanalyse Stakeholders-selectie Mobiliseren van stakeholders Analyse van stakeholders Proces wordt georganiseerd en stakeholders krijgen een bepaalde rol

Stakeholders Netwerkanalyse - Alle actoren in kaart brengen Zowel intern – welke diensten zijn betrokken? Als extern Beïnvloede en beïnvloedende actoren Primaire en secundaire stakeholders Beslissers en medewerkers Actoren met politiek bestuurlijke, ambtelijke, maatschappelijke, wetenschappelijke functies, private partijen, burgers Quid toekomstige gebruikers?

Stakeholders Welke stakeholders betrekken? Prioriteiten? Waarom? De relevantie van een bepaalde actor wordt bepaald Effectnorm Doelgroepnorm Weerstand norm Verrijkingsnorm (geld, kennis, middelen) Representativiteit of variëteit? Afhankelijk van het doel Draagvlak: representativiteit Inhoudelijke verrijking: variëteit Stakeholders dragen een verleden mee

Stakeholders Mobiliseren en motiveren Opletten voor de participatieparadox In het begin inactieve houding van de stakeholders, pas op het einde zijn er verwachtingen (…de beleidsruimte is dan kleiner) Stakeholders op tijd betrekken Anticiperend plannen Helder krijgen van het probleem Het bepalen van de randvoorwaarden Besluitvorming en implementatie Quid non-participanten Waarom niet? Wantrouwig, onverschillig, idee dat ze niet echt invloed zullen hebben, ingekapseld in het proces (en dus meedoen aan iets waar ze niet aan willen meedoen), vertrouwen in beleid is gewoon groot

Stakeholders Stakeholderanalyse Leer je stakeholders kennen Motivatie Verwachting Bekwaamheid Beschikbaarheid Belangen van de stakeholders benoemen Materieel Politiek Sociaal Informatie Spiritueel

Stakeholders Ter info Richtvragen naar de stakeholders toe What financial or emotional interest do they have in the outcome of your work? Is it positive or negative? What motivates them most of all? What information do they want from you? How do they want to receive information from you? What is the best way of communicating your message to them? What is their current opinion of your work? Is it based on good information? Who influences their opinions generally, and who influences their opinion of you? Do some of these influencers therefore become important stakeholders in their own right? If they are not likely to be positive, what will win them around to support your project? If you don't think you will be able to win them around, how will you manage their opposition? Who else might be influenced by their opinions? Do these people become stakeholders in their own right? (Overgenomen van Rachel Thompson, Stakeholder analysis – winning support for your project, http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_07.htm)

Stakeholders

Stakeholders Relaties en dynamieken tussen interne en externe actoren Deze relaties veranderen doorheen het proces! Conflict Eenrichtings-ondersteuning Wederzijdse ondersteuning Goedkeuring Strategische dialoog Allianties … Stakeholders kunnen verschillend aangesproken worden doorheen het proces Duidelijkheid van rollen!

Stakeholders Ter illustratie Infor- meren Consul- teren Advi- seren Co-produ- ceren Meebeslis sen Beleidsvoorbereiding Besluitvorming Implementatie Evaluatie Verankering

Rollen Rollen bepalen Belang van duidelijkheid Ontwerper Proces-designer Procesmanager Intern of uitbesteding? Cfr VLM – uitbesteed aan een communicatiebureau Cfr. OPZC Rekem – bevraging georganiseerd door synthetron Rollen van stakeholders Rollen van collega’s interne organisatie en afstemming! Koppeling back office met frontlijners Rollen van politici

Let wel: sterke professionalisering & verkokering Rollen Let wel: sterke professionalisering & verkokering Twee paradoxen fnuikend voor participatie Professionaliteitsparadox Het oplossen van maatschappelijke problemen is zo verregaand geprofessionaliseerd dat de samenleving heeft afgeleerd om sommige vraagstukken veel simpeler door burgers zelf op te laten lossen. Bestuurlijk plafond De informele cultuur van burgerinitiatieven en de logge bureaucratie gaan slecht samen. Is er voldoende aandacht voor civiele participatie? Quid ‘negatieve’ civiele participatie?

Kernelementen van het proces Open of gesloten? Helemaal ontworpen bij aanvang? Of ruimte voor bijsturing? In de literatuur geen eensgezindheid daaromtrent Procesplanning Welke afspraken kunnen over de planning van de besluitvorming worden gemaakt? Welke eerste fase plannen we? Wie is best betrokken? Ruimte voor overlegrondes? Terugkoppeling mogelijk? Procedureplanning Welke procedures? Kunnen er nog bijkomen? Weten burgers op welke manier ze juridische bezwaren kunnen maken?

Proces Afspraken interne organisatie en aansturing Welke diensten nodig voor info en communicatie? Wie is verantwoordelijk voor de organisatie? Welke gestructureerde overlegvormen zijn er? Wat verwachten we ervan? Welke afspraken worden er gemaakt? Keuze methodieken en detail-ontwerp Keuze gebeurt in functie van zaken zoals doelstellingen, expertise, complexiteit, controverse,budget, timing, beoogd aantal deelnemers, bereik van deelnemers,… Ook uitvoering Op maat van de doelgroep Zie VLM – heel wat ingezette instrumenten Conflictmanagement

Proces 1. Openheid Alle relevante partijen worden bij het besluitvormingsproces betrokken Inhoudelijke keuzes worden getransformeerd tot procesmatige afspraken Transparantie van proces en procesmanagement 2. Bescherming kernwaarden De centrale belangen van de partijen worden beschermd Commitment aan het proces, niet aan het resultaat Commitments kunnen door partijen worden uitgesteld Het proces kent exit regels

De Bruijn et al. Procesmanagement 3. Voortgang Het proces kent winstmogelijkheden en prikkels voor coöperatief gedrag, vooral bij de afronding van het proces Het proces kent een zware personele bezetting De omgeving van het proces wordt benut voor de versnelling van het proces Conflicten worden zo diep mogelijk in het proces weggelegd Command and control wordt als aanjager van het proces benut 4. Inhoud Inhoudelijke inzichten worden faciliterend gebruikt Het proces kent een inhoudelijke variëteit naar selectie De Bruijn et al. Procesmanagement

Inbedding van de organisatie Inbedding in de organisatie Project van één dienst of project van de stad als geheel? Wie stuurt aan, ook vanuit het topmanagement? Interne afspraken en opvolging Hoe organiseren we het overleg met de betrokken diensten? Wie trekt dat? Hoe plannen we dat in?

Partners K.U.Leuven Instituut voor de Overheid Centrum voor Overheid en Recht Universiteit Hasselt Centrum voor Lokale Politiek Universiteit Gent Onderzoeksgroep Management & Bestuur Universiteit Antwerpen Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde

Informatie Algemeen secretariaat Steunpunt beleidsrelevant onderzoek BESTUURLIJKE ORGANISATIE VLAANDEREN Parkstraat 45 bus 3606 - B-3000 Leuven Tel: 0032 16 32 36 10 - Fax: 0032 16 32 36 11 sbov@soc.kuleuven.be www.steunpuntbov.be