Graduate School TU Delft Achtergrond en graduate office

Aanleiding Graduate School Cijfers promotierendement van totale instroom cohort 2001 t/m 2006: gemiddeld 15% in 4 jaar of minder gemiddeld 40% in 5 jaar of minder Business Case Project Graduate School: september 2010: 2077 promovendi geregistreerd aan TU Delft promotieduur meestal > 4 jaar + prognose 25 % haakt af (zou betekenen 519 personen) risico op mislopen 519 x 93.000 euro promotiebonus (48,3 miljoen) Punchline: ambitie is om het aantal afhakers terug te brengen, 10% is redelijk. Dit zou bij aantal beteken 29 miljoen euro extra inkomsten promotiebonus over periode van vijf jaar. Ipv verlies van 48,3 miljoen (25%) maar 19,3 miljoen (10%)

Redenen vertraging promoties (uit enquête Promood 2005) Door promovendi werd de supervisie als inadequaat ervaren - qua tijd - soms ook qua contact en expertise - probleem het grootst aan het eind van het traject en voor niet-Europese promovendi Onduidelijkheid over het onderzoeksproject Moeite met het (tijdig beginnen met) publiceren Elders aan het werk voor afronden proefschrift

Doelen Graduate School Promotietraject meer als opleidingstraject zien en beter structureren Verder ontwikkelen van begeleidingskwaliteit van supervisors Kwaliteit van promovendi verhogen zodat zij: minder vaak uitvallen binnen 4 jaar promoveren aantrekkelijk blijven voor (internationale) academia & overige arbeidsmarkt 4. Nadrukkelijker positioneren TU Delft als excellente promotieplek Overall doel: de promotieopleiding te verbeteren. De gepromoveerde is de hoogst opgeleide professional en tegelijk highly developed researcher Promoveren is uniek aspect van de universiteit en het is belangrijk om dit zo Goed mogelijk te laten verlopen

De Graduate School TU Delft De Graduate School bestaat uit Facultaire Graduate Schools (1 per Faculteit) met daarin opgenomen Graduate Programma’s en vakinhoudelijke Doctoral Education ondersteund door een Graduate Office Een Universitaire Graduate Office die centrale intake verzorgt generieke trainingsaanbod coordineert promotiemonitoringsysteem draait en algemene support aanbiedt en ontwikkelt

Uitgangspunten Centraal blijft: het onderzoek op de faculteit binnen een afdeling het promotieproces is de relatie tussen promovendus, promotor en dagelijks begeleider Meer aandacht voor de voortgang van de promotie met het doel overal een goede kwaliteit te waarborgen Good practices worden gedeeld De relatie tussen promotor en promovendus (en dagelijks begeleider) blijft de essentie in het promotietraject. Deze relatie is daarmee een belangrijke ingang of aangrijpingspunt voor het beinvloeden van rendement etc. Verduidelijken wat verwachtingen zijn naast de Codes of Good Practice for Supervision

Kwaliteit promotieproces Nadrukkelijke aandacht voor kwaliteit en monitoring door: verbetering promotie registratiesysteem signaleren kritieke momenten naar promotor en supervisor per faculteit een Directeur Graduate School & medewerker Graduate Office als centraal punt bij Universitaire Graduate Office vraagbaak voor TUD brede informatie (website, ABC voor promovendi etc.) stimuleren mentorschap op Faculteiten (zie good practices EWI, IO en OTB) Op plekken waar promoveren nu te lang duurt en zich problemen voordoen is het van belang het proces van het doorlopen van het promotietraject kwalitatief te verbeteren en efficienter te maken

Fasering Graduate School Start Regiegroep en Werkgroepen Pilot fase Graduate School (GS) en Graduate Office (GO) 2012 Besluit over definitieve inrichting GS/GO: Nu dus volop in Pilotfase. Ontwikkelingen lopen door, vanaf 2012 misschien samenwerking in GS met Leiden en Rotterdam ?

Actuele stand van zaken Regiegroep Graduate School o.l.v. Rector Projectplan en begroting pilot eind 2010 vastgesteld door CvB Pilot Graduate Office synergieproject O&S en HR: Projectdirecteur: Anka Mulder, projectleider: Stella van der Meulen Werkgroepen actief op zes thema’s: Doctoral Education Promotiebegeleiding Promotie monitoring HR instrumenten voor promovendi Marketing en Communicatie Graduate School Administratie en Organisatie processen promovendi In Regiegroep en werkgroepen werken ondersteuning en Faculteiten nauw samen aan het realiseren van deelresultaten. Onderwerp promotiebegeleiding vraagt nog extra aandacht, waarover later meer.

Planning acties Pilot 2011 14 maart: voorlichtingsochtend GS voor WP en ondersteuners mei: aanbieden loopbaanadvies en psychologische support zomer: start Universitaire Graduate Office (GO) en diverse Facultaire Graduate Schools september: aanbod trainingen & workshops Doctoral Education najaar: verbeteren selectieproces promovendi winter: masterclasses PhD Supervision (modulair programma) eind 2011: evaluatie pilot en opbouw GS Gefaseerde oplevering varierend van inrichting Graduate Office met meer eenduidige en transparante processen rond promoveren tot aanbod Doctoral Education + betere selectie van promovendi Bevordering en facilitering van werken in community, leren van/door peers etc

Rollen en taken Graduate School

Verwachte taken Directeur Graduate School Faculteit* *Is rol voor Directeur Onderwijs of Onderzoek Stuurt inhoudelijk Facultaire GS aan kent op hoofdlijnen de opleidingsaspecten van de Graduate Programma’s stemt af met de onderzoeksscholen actief binnen de Faculteit maakt jaarplannen voor de GS zit namens decaan in board van GS (met collega directeuren, RM, directeuren O&S + HR en coördinator GS/GO) stelt in board het universitaire GS beleid vast ondertekent het diploma supplement namens de Facultaire GS Door instellen van deze rol komt er op de Faculteit een gezicht en aanspreek punt voor promovendi onderwerpen op beleids- en kwaliteitsniveau Aandachtspunten: 1.Relatie Dir GS tov afdelingsvoorzitters cq hoogleraren. Idee: Dir GS levert informatie aan voor Previews R&O zodat de afdelingsvoorzitter zijn HL/UHD/UD kan aanspreken op Tijd/kwaliteit promotiebegeleiding 2.Idem relatie Dir GS tov decaan: van info voorzien voor MT agendering van GS 3.afstemming OZS; zij zullen groot deel van facultair opleidingsprogramma verzorgen Dingen die Fac GS kan doen voor supervisors, benefits: informatie geven over vaktrainingen: bv een aio kan niet programmeren en wil men een korte cursus geven. Nu weet men soms niet waar die te zoeken. administratieve deel van werving van PhD's uit handen nemen en/of een voorselectie maken als de kwaliteitsverhoging van de GS zijn vruchten afwerpt dat PhD's makkelijker overal terecht kunnen; nuttig wanneer ze over de hele wereld op mooie plekken zitten

Taken/rollen Facultaire GO: bijv. ondersteunen Directeur GS, d.w.z.: organisatie onderdelen onderwijsprogramma informeren en voorlichten van promovendi met promotiesysteem monitoren voortgang promotietrajecten en HR ondersteunen bij R&O cyclus optimaliseren en ondersteunen werving en selectieproces stimuleren begeleidingskwaliteit supervisor Het is de bedoeling dat er met de Graduate School en Graduate Office meer focus op en aandacht voor het promoveren komt. En er een nauwere samenwerking tussen WP, HR en O&S ontstaat binnen de Faculteiten en uitwisseling tussen faculteiten en met de universitaire GO.

Personeel Universitaire Grad Office In de loop van 2011 start aanbod support promovendi en GO: counselor 0,8 fte, schaal 11 loopbaanadviseur 0,5 fte, schaal 11 functioneel beheer promotiesysteem 0,2 fte, schaal 10 Vanaf 2012 komt daar bij: intake & administratie promotie systeem 1,0 -2,0 fte, schaal 8 beleidsmedewerker GS 0,7 - 0,8 fte, schaal 12 Defintieve invulling + formatie hangt af van evaluatie en besluitvorming CvB

Vragen en discussie Welke vragen bestaan er t.a.v. de graduate school/graduate office? Welke ideeen/tips etc wil je de projectgroep meegeven?

Stelling 1 Een goed georganiseerd Graduate Office zal het promotierendement aanzienlijk verbeteren

Stelling 2 Dit plan leidt tot een forse toename van de werkdruk in faculteiten

Stelling 3 O&S en HR zullen goed moeten samenwerken om de graduate school tot een succes te brengen.

Stelling 4 Dit plan is te ambitieus