Boordtabellen - Indicatoren RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Indicatoren en boordtabellen Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Omgaan met boordtabellen RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Indicatoren en Boordtabellen Indicatoren zijn een middel: dienen bepaald in functie van wat men wenst op te volgen; wat men wenst op te volgen bundelt men in een boordtabel (controlebord) RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Indicatoren en Boordtabellen Wat dient er te worden opgevolgd? Alle essentiële elementen die van belang zijn voor de organisatie RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Wat dient er te worden opgevolgd? Bijdrage tot de strategie (incl. engagementen volgens BO) Beheersing van de recurrente kernprocessen activiteitsindicatoren effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid (economy) (ethiek, integriteit) Tevredenheid van klanten en stakeholders RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Wat dient er te worden opgevolgd? Kwaliteitsbeheersing Beheersing van de ondersteunende processen, en van de inzet van de middelen (effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid, ethiek, integriteit) financiële middelen, ontvangsten en uitgaven personeel ICT Informatie en communicatie facility management legisiteke ondersteuning RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Dient dit alles in de boordtabel te worden opgenomen? JA: voor alle belangrijke bedrijfsaspecten dienen indicatoren te worden gedefinieerd Maar: voorzien in tabellen specifiek voor elk hiërarchisch niveau. Op niveau agentschap vs. niveau afdeling Geconsolideerd voor alle activiteiten vs. een specifieke Voor het geheel vs. voor een provinciale afdeling …. RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Dient dit alles in de boordtabel te worden opgenomen? Uitzonderingen: Doelstelling (SOD) prestatieniveau’s ivm recurrente processen projectmatige ontwikkelingen/verbeteringen Individuele prestatieopvolging elementen uit zijn/haar boordtabel functioneringscriteria persoonlijke verbeteringsacties RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Definitie van een indicator? Een indicator is een grootheid ( een parameter) die men in het oog dient te houden om de prestatie te meten (te kunnen opvolgen) Niet limitatief: Een aantal te leveren prestaties Een doorlooptijd Monetaire termen (max. kostprijs, bestedingen, efficiëntie, …) Een ratio (productiviteit, …) Een percentage Een tevredenheidsscore (waardering t.o.v. een waardenschaal, ) RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Wat is een goede indicator? Relevant: Een directe maatstaf voor de beoogde doelstelling Specifiek: Voldoende precies en éénduidig Geconsolideerd: Op voldoende niveau geaggregeerd – een beperking van het aantal indicatoren Meetbaar: Gegevens zijn beschikbaar; +/- makkelijk te meten en te rapporteren Stabiel: Stabiel in de tijd (niet nodzakelijk het resultaat) en reproduceerbaar RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Hoe ziet de totale set van indicatoren eruit? Alle belangrijke zaken dienen te worden opgevolgd Het aantal blijft beheersbaar RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Soorten indicatoren? Outcome indicatoren: Geven een aanduiding ivm de (externe resultaten die men in de maatschappij wenst te bereiken. Output indicatoren: Geven een aanduiding ivm de directe output van de processen; of m.a.w. van de geleverde prestaties Proces indicatoren: Geven een aanduiding ivm het verloop van de processen (effectiviteit, efficiëntie, …) Input indicatoren: Geven een aanduiding ivm de ingezette middelen RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Zijn de effecten meetbaar ? Kan de causaliteit worden vastgesteld? Is de output meetbaar? Outcome indicator Output indicator Proces- indicator Input- indicator middelen inspanningen RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Beheer van indicatoren? Voor elke indicator een beheerfiche: Duidelijke definitie Doel van de indicator De normstelling bij de indicator (vereist min.; gradatie; zone;…) Manier van meting en rapportering Frequentie van meting en rapportering Verantwoordelijke(n) voor meting en rapportering De ‘beheerder’ van de indicator De omschrijving van de processen voor aanpassingen RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren T.o.v. wat worden indicatoren gerelateerd? De vastgestelde waarde van een indicator krijgt slechts zin bij afweging: Afweging t.o.v.? Een vooropgestelde waarde (prestatienorm) Vorige perioden (M-1) Een vergelijkbare periode (J-1) Een cumulatieve evolutie Externe waarden (benchmarks) …. RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Indicator Maandresultaat Jaarcumul Nr Omschrijving J-1 J Doel % Afw. RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Het bepalen van de gewenste prestatienorm Een leerproces; basis: waarden uit het verleden verbeteringspercentages t.o.v. huidige toestand (internationale) vergelijking positionering t.o.v. ‘best-practices’ relatieve kwaliteitsniveaus en/of tevredenheidsniveaus op basis van enquêtes tijdsnormering …. RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Omgaan met boordtabellen Dienen in de eerste plaats om sturing te geven bij het nastreven van de doelstellingen. = instrument voor de betrokken manager (PDCA) Niet alle indicatoren dienen in aanmerking te komen voor de ‘prestatierapportering’. (Sommige indicatoren worden sterk beïnvloedt door externe factoren) (Zijn wel nodig om te kunnen evalueren en bijsturen) Boordtabellen vormen de basis voor overleg Indicatoren en streefwaarden worden aanvaard door de betrokken manager (cf. SMART) RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Omgaan met boordtabellen Opvolgingsinstrumenten zijn slechts een middel; geen doel op zich! Het doel van dit alles: resultaatgerichtheid - verbeteringsgerichtheid – betere communicatie - participatie, betrokkenheid - responsabilisering. Niet: afrekeningsgerichtheid Basis voor open communicatie; coaching; feedback; ondersteuning Opvolging en bijsturing is ook teamwerk Deelaspecten kunnen worden gedelegeerd. RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Omgaan met boordtabellen Verdere aandachtspunten bij evaluatie: Om misverstanden te voorkomen is het van belang om te voorzien in de toelichting van: - de keuze van de voorgestelde indicatoren, - de omschrijving van de indicatoren, - de toegepaste wijze van meten en rapporteren, - de keuze van de vooropgestelde prestatienorm, - de uitgangshypothesen, - de mogelijke invloed van externe factoren Evaluatie vraagt steeds overleg en een goede dosis gezond verstand. “If a manager manages only by results, than every fool can be a manager” RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen

Bronnen voor oplijsting op te volgen elementen Het eigen strategisch plan: - Strategische Organisatiedoelstellingen (SOD’s) - Operationele doelstellingen MLT De beheersovereenkomst De ‘Strategy-map’ en bijbehorende KSF’s (cf. Balanced scorecard benadering) De ‘Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing’ Ordenen volgens: SOD’s Ondersteunende processen RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen