22 juni 2005 Impact van de nieuwe VZW wetgeving op de dagdagelijkse werking van uw VZW

22 juni 2005 Agenda Wie zijn we Nieuwe wetgeving Impact ervan op uw VZW Wat stellen we voor Planning Vragen en verdere inlichtingen

22 juni 2005 Wie zijn we Geboren en getogen Limburgers Bvba sinds 1997 (twee personeelsleden) Informatisering administratie grote en kleine bedrijven (Agfa, Volvo Cars, CBR, Eternit) Begeleiding Internationale VZW’s (IVF, ISFE) Samenwerking D-Delta (Vlaams Brabant)

22 juni 2005 Nieuwe wetgeving: 2 mei 2002 Legale aspecten: statuten Intern reglement Openbaarmakingsformaliteiten Boekhoudkundige verplichtingen

22 juni 2005 Statuten Vermelding: –gerechtelijk arrondissement –minimum aantal leden (min 3) –benoeming, beëindiging en afzetting van bepaalde personen –omschrijving, doel - en toetredingsvoorwaarden –maximum lidgeld –vastleggen bij authentieke akte

22 juni 2005 Intern reglement Verwittiging leden voor algemene vergadering Statutenwijziging Kwijting bestuurders Jaarlijks goedkeuring rekeningen vorig jaar en goedkeuring begroting volgend jaar

22 juni 2005 Openbaarmakingsformaliteiten Jaarlijks dossier bij griffie rechtbank van koophandel: –statuten –akten betreffende samenstelling RvB –ledenregister –jaarrekeningen Benoemingen en ontslagen RvB in staatsblad

22 juni Wet van 2 mei 2002 –Legale aspecten: statuten –Inhoudelijk reglement –Verenigingsdossier - leden register –Nieuwe formulieren voor wijzigingen Raad van Bestuur –Boekhoudkundige verplichtingen

22 juni 2005 Boekhouding (1) Kleine versus grote VZW: maximum 1 van volgende criteria –vijf voltijdse werknemers –balanstotaal van € –€ ontvangsten (excl BTW en uitzonderlijke ontvangsten) Opmaak begroting

22 juni 2005 Criteria (1) Werknemers –eigen loondienst (zie « sociale balans ») Ontvangsten –inkomsten tgv « normale » werking VZW: lidgelden, sponsors, subsidies, inkomsten, etc –uitzonderlijke ontvangsten: schenking, verkoop meubilair, etc

22 juni 2005 Criteria (2) Balanstotaal –gebaseerd op staat van vermogen, gezien geen balans (kolom bezittingen) –waarderingsregels vastgelegd door RvB –nieuwe VZW’s: raming door RvB

22 juni 2005 Kleine VZW ’s Kasboekhouding –registreren mutaties in contant geld en/of rekeningen –dagboek wordt correct bijgehouden –ieder boeking moet worden verantwoord (externe of interne stukken) –model volgens bijlage A

22 juni 2005 Kasboekhouding: Bijlage A

22 juni 2005 Kleine VZW ’s Staat van ontvangsten en uitgaven –model volgens bijlage B Vermogensstaat (inventaris) –waarderingsregels vastgelegd door RvB –model volgens bijlage C Model B + C + toelichting = « Jaarrekening »

22 juni 2005 Staat van ontvangsten en uitgaven: Bijlage B

22 juni 2005 Vermogensstaat: Bijlage C

22 juni 2005 Boekhouding (2) Grote VZW ’s –dubbele boekhouding –neerlegging rekeningen NBB

22 juni 2005 Boekhouding (3) Zeer grote VZW –of > 100 werknemers –of aan twee van de drie criteria: –jaarlijks gemiddeld > 50 werknemers –ontvangsten > € –balanstotaal > € –benoeming commissaris door RvB voor controle boekhouding

22 juni 2005 Boekhouding (4) Kleine VZW ’s mogen vrijwillig dubbele boekhouding voeren (aangeraden indien BTW nummer) Indien groot door één activiteit in 1 jaar, geen verplichte dubbele boekhouding Voor VZW op grens: best volledige boekhouding Wet niet van toepassing indien al boekhouding volgens overheidsregels (beslissing RvB)

22 juni 2005 Impact op uw VZW (1) Aanpassing statuten ten laatste voor Aanpassing boekhouding voor Voordelen: –transparantie verhogen –drempel tot aanvraag BTW nummer verkleint –moderner beheer: begroting tov werkelijkheid

22 juni 2005 Impact op uw VZW (2) Van nood deugd maken Beleidsinstrument Verplicht vanaf: –VZW van voor 1 juli 2003: tegen –VZW na 1 juli 2003: onmiddelijk

22 juni 2005 Wat stellen we voor Informatisering boekhouding –Ciel, Excel –Opleiding en gebruik Periodieke nazicht boekhouding Objectief rapport naar RvB Periodieke verwerking financiële documenten (Overname verantwoordelijkheid ipv bij vrijwilligers)

22 juni 2005 Boekhoudsoftware of Excel (1)? Interne controles in software zijn veel groter Automatische back-up Stap naar volledige boekhouding eenvoudiger indien BTW nummer, of grote VZW Gestructureerder Voorbereiden jaarrekening

22 juni 2005 Boekhoudsoftware of Excel (2)? Indien Excel: uitprintsels plakken en dagtekenen in dagboek Uitwisseling boekhouding via mail voor nazicht/aanvulling

22 juni 2005 Bijkomende diensten (1) Nakijken jaarrekening voor neerlegging Opmaken jaarlijkse vermogensstaat en inventaris (bijlage B en C) Uitvoeren periodieke back ups Nakijken en/of voorstellen van interne procedures ( ter vergemakkelijking eindejaar procedures)

22 juni 2005 Bijkomende diensten (2) Advies bij bepalen waarderingsregels Opmaken inventaris bij opstart Opmaken begrotingsmodel Bewaren financiële stukken (bewaarplicht 10 jaar) BTW aangifte

22 juni 2005 Waarom Optimal Solutions? Lokaal en flexibel Geen jaarlijkse vergoeding Vergoeding voor werkelijke geleverde diensten Specialisatie en reeds opgebouwde ervaring voor VZW’s Boekhoudkundige en administratieve ervaring

22 juni 2005 Enkele Tarieven Ciel VZW:€ 129 Ciel Club:€ 169 Ciel Boekhouding:€ 299 Boekhouding:per transactie of forfaitair Anderen: forfaitair uurtarief: –waarderingsregels; inventaris opmaak, nazicht, interne procedures, etc

22 juni 2005 Planning Opmaken inventaris Opstellen boekhouding Opleiding Invoering openingsbalans Procedures uitwerken en invoeren Statuten nakijken en aanpassen ….

22 juni 2005 Vragen en antwoorden

22 juni 2005 Versnapering