Financieel beheer ouderwerkingen

Agenda 1.Aanleiding 2.Uitgangspunten 3.De gemeentekas 4.Schenking aan de school 5.Een rekening openen als feitelijke vereniging (fv) 6.Huishoudelijk reglement 7.Nuttige tips

Aanleiding -Ouderwerking werkt (financieel) ondersteunend  positief -Veel vragen vanuit ouderwerkingen, directies en schoolbesturen -Af en toe een probleemsituatie

Uitgangspunten -Ouderwerking, ouderraad zijn meestal feitelijke verenigingen, zelden vzw’s -Ouderwerking en school (schoolbestuur) zijn twee afzonderlijke entiteiten

De gemeentekas -eenheid van kas  verboden om als gemeentelijke dienst apart geldcircuit te hebben  gelden ouderwerking en gemeentelijke gelden (school) mogen niet vermengd worden  geldstromen moeten in de gemeenteboekhouding terug te vinden zijn -gemeente moet regels overheidsopdrachten respecteren

De feitelijke vereniging -heeft geen rechtspersoonlijkheid  geen afgescheiden vermogen  geen strikte scheiding tussen het vermogen van verenigingen en dat van de leden  kan geen verbintenissen aangaan

Schenkingen aan de school -school kan gelden ouderwerking niet mee beheren -bij schenkingen onderscheid maken:  verbruiksmateriaal (rechtstreeks naar kinderen; geen ‘ materiële meerwaarde’ voor de school) (vb. chocolade voor Sinterklaas)  gebruiksmaterialen voor de school (vb. speeltuig, smartboard, muziekinstallatie,…) (geeft ‘materiële meerwaarde’ aan de school)

Schenkingen aan de school Verbruiksmateriaal: geen probleem Gebruiksmateriaal:  inschrijven in gemeenteboekhouding (schoolbestuur wordt eigenaar materialen)  formulier schenking opmaken (model bij KOOGO) Let op:  aansprakelijkheid en onderhoud (speeltuigen, smartboards,…)  overleg met gemeentebestuur

Een rekening openen als fv fv: geen rechtspersoon, geen natuurlijke persoon  geen identificatie Oplossingen:  uitschrijven huishoudelijk reglement (hr)  verslag stichtingsvergadering  verklaring van personen die rekening willen openen

Een rekening openen als fv Ondertekenaars zijn geen eigenaar van het geld. Geld moet aangewend worden voor de realisatie van de doelen van de vereniging.  Leden kunnen geen aanspraak maken op tegoeden

Huishoudelijk reglement Bepalingen met betrekking tot financiën: -doel(en) van de vereniging goed omschrijven -schenkingen  procedure, afspraken school en schoolbestuur -beheer rekening -volmachten (door 2 verschillende personen laten tekenen) -transparant maken van de rekeningen (bij voorkeur ook naar de school) -wat bij stopzetting fv

Nuttige tips -Transparantie en openheid vormen de basis voor beperking risico’s -Maak goede afspraken tussen school en ouderwerking m.b.t. beheer en schenkingen -Vermijd dat 1 persoon grotere bedragen kan beheren -Vermijd gebruik van betaal- of kredietkaarten -Ga als ouderwerking in overleg met gemeente (financieel beheerder) -Geef aan de bank de namen van de bestuursleden door, zeker ook na wijziging

Meer weten? Ondersteuning nodig?