1

Stand van zaken van de bereidingen in de ziekenhuisapotheek FAGG: Wie zijn wij? Missie Organogram Contact BEREIDINGEN EN GRONDSTOFFEN: Definities en verantwoordelijkheden Analyses: resultaten, oorzaken en maatregelen uit de praktijk Uitbesteding PIC/S 2

FAGG: wie zijn wij? Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (voormalige Algemene Farmaceutische Inspectie) Parastatale instelling, categorie A Oprichting en werking: wet van 20/07/2006 3 comités: Raadgevend Comité Doorzichtigheidscomité Wetenschappelijk Comité Xavier De Cuyper, Administrateur-generaal Recente herstructurering (01/02/2009) van 5 afdelingen naar 3 pijlers : DG Pre: mevr. Greet Musch, directeur-generaal DG Post: dhr. Wim Penninckx, directeur-generaal a.i. DG Inspectie: mevr. Paule Jacqmain, directeur-generaal a.i. Rol: het FAGG bewaakt, in het belang van de volksgezondheid, de kwaliteit, de veiligheid en de doeltreffendheid van geneesmiddelen en gezondheidsproducten, in klinische ontwikkeling en op de markt. 3

FAGG: missie Het FAGG verzekert, vanaf hun ontwikkeling tot hun gebruik, de kwaliteit, de veiligheid en de doeltreffendheid van geneesmiddelen voor menselijk gebruik en van geneesmiddelen voor diergeneeskundig gebruik (met inbegrip van homeopathische geneesmiddelen en geneesmiddelen op basis van planten, magistrale bereidingen en officinale bereidingen), alsook van medische hulpmiddelen en hulpstukken en grondstoffen bestemd voor de bereiding en de productie van geneesmiddelen. Het FAGG verzekert, vanaf hun wegneming tot hun gebruik, van alle operaties met bloed, weefsels en cellen. 4

FAGG: organogram (01/02/2009) DG POST vergunning DG INSPECTIE DG PRE vergunning (Speciale Onderzoekseenheid) SOE Afdeling R&D (humaan) Afdeling Marketing Authorisation Variaties & Hernieuwingen Afdeling Controlebeleid Afdeling Marketing Authorisation (humaan) Afdeling Vigilantie (farmaco, materio, hemo, bio) Afdeling “Industrie” Afdeling Geneesmiddelen voor dierengeneeskundig gebruik Afdeling Gezondheidsproducten Afdeling “Aflevering” Afdeling Evaluatoren Afdeling Goed Gebruik 5

FAGG: contact FAGG Eurostation, blok II Victor Hortaplein 40, bus 40 1060 Brussel Tel: 02/524 80 00 Fax: 02/524 80 01 www.fagg.be (nieuwe website!) welcome@fagg-afmps.be Mevr. Paule Jacqmain, directeur-generaal a.i. « DG Inspectie » tel: 02/524 82 50 Dhr. Louis Jacobs, apotheker-directeur « DG Inspectie - Afdeling Aflevering » tel: 02/524 82 79 Mevr. Marianne Van Malderen, apotheker-inspecteur « DG Inspectie - Afdeling Aflevering » tel: 02/524 82 76 6

Bereidingen en grondstoffen: definities, verantwoordelijkheden (1/2) Bereidingen: vallen onder definitie van geneesmiddel (wet 25/03/1964 art.1), zijn niet onderworpen aan registratie Magistrale bereiding (wet 25/03/1964 art.6quater, §3, 1°): geneesmiddelen die in de apotheek volgens een voorschrift voor een bepaalde patiënt of (een) bepaald(e) dier(en) worden bereid Officinale bereiding (wet 25/03/1964 art.6quater, §3, 2°): geneesmiddelen die in de apotheek overeenkomstig de aanwijzingen van een farmacopee of het Therapeutisch Magistraal Formularium worden bereid en die voor rechtstreekse aflevering voor de patiënten of de eindgebruikers van die apotheek bestemd zijn De apotheker is verantwoordelijk voor de hoedanigheid en de conformiteit van de geneesmiddelen die hij/zij aflevert, m.a.w.: - zowel de bereidingen, incl. de uitbestede, als de specialiteiten - zowel de geneesmiddelen die hij-/zijzelf aflevert als de geneesmiddelen die door zijn/haar helpers worden afgeleverd onder zijn/haar werkelijk en rechtstreeks toezicht 7

Bereidingen en grondstoffen: definities, verantwoordelijkheden (2/2) Grondstoffen die door de officina-apothekers (apotheker in officina opengesteld voor publiek, ziekenhuisapotheek, strafinrichting) gebruikt worden (KB 19/12/1997): alle enkelvoudige of samengestelde substanties die, zonder op zichzelf geneesmiddel te zijn volgens de Wet van 25/03/1964, door een officina-apotheker worden aangeschaft om ze als dusdanig of na verdeling af te leveren of om ze te verwerken in een magistrale of officinale bereiding Belangrijk: - vóór eerste gebruik controle op conformiteit met criteria van art. 3 (o.m. vergunningsnummer, verzegelde verpakking), - bewaren in oorspronkelijke verpakking, - register volgens bepalingen van art. 5, - volgnummer uit register op recipiënt, - uitzondering voor niet-vergunde grondstof indien voor magistrale bereiding en indien analysecertificaat bij elk recipiënt 8

Magistrale bereidingen Bereidingen en grondstoffen: analyses resultaten (bron: hoofdbestuur FAGG) Offic. publiek ZHapotheken Magistrale bereidingen 2002-03 2007 2007-08 thema # bruikbare resultaten gelulen steriele bereidingen suppositoria zalven andere (vnl. tritur., sir., opl. uitw. gebr.) 374 207 1 60 106 166 118 16 14 12 6 56 43 2 3 5 49 % conform 66,1% 70,9% 59,6% 65,4% 65% % niet-conform massaspreiding gehalte massaspr. + gehalte identificatie andere (EC, …) 33,9% 29,1% 22% 61,5% 12,8% 1,8% 40,4% 36,6% 60,6% / 2,8% 34,6% 15,8% 78,9% 5,3% 35% 24% 64% 12% 9

Bereidingen en grondstoffen: analyses oorzaken en maatregelen uit de praktijk Resultaten onafhankelijk van grootte ziekenhuis Apparatuur (weegschalen, LAF, koelkasten, …): (her)ijking / keuring, onderhoud, t°-registratie, … + gevolg geven aan bevindingen Reële voorbeelden: - niet-geijkte balansen, niet waterpas, poederresten, net onder airco, cave specificatie - weegbereik - LAF afgekeurd (gescheurde HEPA), maar na maanden nog in gebruik - grote fluctuaties koelkast, zelfs -°C, maar na jaar nog in gebruik Grondstoffen: vergunde gebruiken (cave « pro analyse »), vervallen verwijderen (cf. omzendbrief gerichte actie DGG), correcte bewaring, … Reële voorbeelden: - vervallen acetylsalicylzuur -> azijnzuur - zeer oude grondstoffen zonder vervaldatum 10

Bereidingen en grondstoffen: analyses oorzaken en maatregelen uit de praktijk Infrastructuur: compartimentering, gladde afwerking, drukverschillen, … (kruiscontaminatie, partikels, microbiologische contaminatie, …) Reële voorbeelden: - verspreiding poeders door passage personeel - bereidingslokalen soms ook koffieruimte - bereidingslokalen vaak ook opslagplaats (cave o.m. karton) - te beperkte oppervlakte - geen logische stroom personeel / goederen - slecht reinigbare materialen, voegen, poreus - steriele niet-cyto’s in bureau, geen afzonderlijk lokaal - lekkende leidingen thv. vals plafond - schimmel op muren 11

Bereidingen en grondstoffen: analyses oorzaken en maatregelen uit de praktijk Personeel: kwalificatie apotheker / farmaceutisch-technisch assistent, bijscholing, responsabilisering, … Reële voorbeelden: - bereidingen door niet-farmaceutisch opgeleiden - geen werkelijk en rechtstreeks toezicht door apotheker Standaardisatie: kwaliteitssysteem (o.m. ISO), procedures en protocollen, incl. traceability, software (o.m. « Apotheek in balans », printer voor registratie van afgewogen massa’s), Therapeutisch Magistraal Formularium, GPP, GMP, … 12

Bereidingen en grondstoffen: analyses oorzaken en maatregelen uit de praktijk Massaspreiding: gemakkelijk zelf te controleren, sterk aanbevolen! Reële voorbeelden: - onvoldoende excipiens waardoor gelulen niet voldoende gevuld - gelulen in hoeken vaak minder gevuld - ongelijke deeltjesgrootte van verschillende bestanddelen Gehalte: meestal te laag, bepaald % actief bestanddeel meer afwegen? Reële voorbeelden: - afwegen van te kleine massa’s, onvoldoende gebruik maken van trituraties - gehalte van trituraties niet conform, fout factor 10! - gelulen in hoeken vaak minder gevuld - verdeling poedermengsel over foutief aantal gelulen 13

Bereidingen en grondstoffen: analyses oorzaken en maatregelen uit de praktijk Analyseresultaat « niet-conform »: ! gevolg geven aan melding ! bereiding verwijderen uit af te leveren voorraad, corrigerende maatregelen treffen tav. apparatuur, personeel, procedures, …, zelf analyses laten uitvoeren, … Reële voorbeelden: - maanden na melding niet-conforme bereidingen nog steeds in voorraad (cave: 200€ tot 15000€ x opdeciemen) - balans tekens opnieuw niet waterpas - herhaling berekeningsfout, procedure niet aangepast Inspecteurs FAGG tonen begrip en hebben veel geduld, maar … repressief optreden is soms nodig. Proces-verbaal: - voorstel tot minnelijke schikking, administratieve boete van 50 € tot 500 € x opdeciemen + kosten analyse (Wet 25/03/1964 art. 16, §1) - Parket 14

Bereidingen en grondstoffen: uitbesteding (1/3) KB 29/01/2007 tot wijziging van KB 19/10/1978 Indien geen adequate installatie en uitrusting Magistrale bereidingen die betrekking hebben op: - risicohoudende geneesmiddelen of grondstoffen - allergenen - cefalosporines en penicillines - alle steriele bereidingen Sterilisatie en daarmee verband houdende verrichtingen van herbruikbare medische hulpmiddelen Fractionering van geregistreerde geneesmiddelen: - geen vergunde primaire verpakkingsgrootte voor duur behand. - van grote naar kleinere verpakking - geen wijziging aan eigenschappen van geneesmiddel - geen wijziging aan farmaceutische vorm - aflevering aan gehospitaliseerde patiënten - vervaldatum respecteren 15

Bereidingen en grondstoffen: uitbesteding (2/3) KB 29/01/2007 tot wijziging van KB 19/10/1978 Van ziekenhuisapotheker naar: - andere ziekenhuisapotheker met gevalideerde en adequate installatie en uitrusting voor die activiteit - een firma met fabricagevergunn. voor die activiteit, met geva- lideerde en adequate installatie en uitrusting voor die activiteit Ziekenhuisapotheker die vraagt om uitbesteding: - gegevens mee te delen aan diegene die ingaat op vraag: naam, adres, tel., datum aanvraag aanduiding van type bereiding, sterilisatie, fractionering met kwalitatieve en kwantitatieve samenstelling - indien magistrale bereiding: op basis van schriftelijke opdracht of voorschrift, naam patiënt niet meedelen - vóór aflevering etiket aanbrengen met naam patiënt, vervaldatum, in voorkomend geval posologie - protocol (cf. sub) ondertekenen ter controle van conformiteit van gevraagde verrichting met protocol - protocol 10 j bewaren in register / hechten aan schriftelijke opdracht of voorschrift van arts 16

Bereidingen en grondstoffen: uitbesteding (3/3) KB 29/01/2007 tot wijziging van KB 19/10/1978 Ziekenhuisapotheker of verantwoordelijke van firma die op vraag tot uitbesteding ingaat: - resultaat van zijn werk - protocol met: naam, adres, tel. datum van activiteit aanduiding van type bereiding, sterilisatie, fractionering met kwalitatieve en kwantitatieve samenstelling en vorm uitgevoerde controles en beschikbare gegevens ivm vervaldatum voorzorgsmaatregelen inzonderheid voor bewaring, manipulatie, gebruik,transport - op verpakking: lotnummer datum van verrichting in voorkomend geval kwalitatieve en kwantitatieve samenstell. alle info voor goede bewaring en manipulatie 17

Bereidingen en grondstoffen: PIC/S Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme Organisatie van inspectiediensten, breder dan EU PIC/S Expert Circle on Hospital Pharmacy Document «PIC/S guide to good practices for the preparation of medicinal products in healthcare establishments » versie PE 010-3 van 01/10/2008 van idee tot publicatie: 8-tal jaren structuur: ~GMP industrie - hoofddocument met 9 hoofdstukken - bijlagen: steriele bereidingen niet-steriele vloeibare vormen, crèmes en zalven www.picscheme.org Momenteel aanbeveling, niet afdwingbaar Implementatie in wetgeving? Werkgroep? Timing? 18

Tot slot Uw geneesmiddelen en gezondheidsproducten, onze zorg Binnen tijdsbestek slechts beperkt aantal wettelijke bepalingen besproken. Volledige vigerende farmaceutische wet- en regelgeving: cf. o.m. www.fagg.be www.staatsblad.be Dank aan organisatoren voor uitnodiging Dank aan aanwezigen voor interesse 19