Priority Management

Dit is geen grap! Wat zou je ermee doen? Stel je ontvangt heel veel geld per dag Je mag het uitgeven, ermee doen wat je wil Op het einde van de dag ben je kwijt wat je niet gebruikt Het kan ook plots stoppen Wat zou je ermee doen?

When God created time, He made plenty of it (Iers gezegde)

Comfortzone We doen de dingen zoals we ze gewoon zijn te doen, zonder ons veel vragen te stellen. Zelfs als de voorwaarden veranderen blijven we in onze zelfde gewoonten hangen. Dit is de weg van de minste weerstand. Willen we dit veranderen moeten we de structuur veranderen en oefenen, oefenen, oefenen … Het aanleren van een nieuwe werkwijze vraagt een investering in tijd, maar daarna win je tijd … en vrijheid.

In deze presentatie: tips voor de structuur van je bureau en je PC Bakjes en A-Z klassement (1) met Referenties To do list A-Z klassement (2) met afgewerkte zaken tools: agendasysteem technieken Bepalen van prioriteiten (3 jarig strategisch plan, maandplan, dagelijks plan + activiteiten) Concrete communicatie (CP’s) Delegeren en hoe opvolgen (Opvolgblad) Actieplan: The Morning After

Persoonlijke productiviteit Om productief en efficiënt te zijn, heb je: een beslissingsbasis nodig Doelstellingen (wat is belangrijk? Waar willen we onze aandacht op richten?) Zakelijk èn Privé Taken Prioriteiten een overzicht op korte en lange termijn nodig

Prioriteiten in realiteit Hij die het luidste roept De baas De taak die bovenaan de stapel ligt De taak die je het liefst doe De ‘kleine taken’ die niet veel tijd in beslag nemen en die snel kunnen worden beëindigd De crisis van het ogenblik

Waar geen prioriteit aan gegeven wordt. Plannen van de toekomst Vermijden van de crisis van de volgende maand Grote taken Taken waar je een hekel aan hebt Taak die onderaan de stapel ligt

Je kunt geen neen zeggen als je geen JA zegt tegen iets anders (Loesje)

Bepalen van doelstellingen Max. 9 resultaat- of hoofdgebieden Sleutelresultaatgebieden (Doelen) Werking hersenen (bewustzijn, sub-bewustzijn, onderbewustzijn) Doelen: What am I here for? Where do I wonna go? Definieer ze SMARTTER Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar/Achievable, Relevant/Realistic, Traceerbaar/Timely, Teasing, Exiting, Re- evalueerbaar

Bepalen van taak-prioriteiten Sleutelresultaatplanning: Omzetten van doelen naar taken/activiteiten Op korte en lange termijn Taken/activiteiten plannen Vastleggen in agenda (met deadline)  afsprakenbeheer met Referenties! Taken/activiteiten beheren: Eisenhower Belangrijk / dringend Actief / reactief

Eisenhower principe Belangrijk Ja Nee Dringend Nu doen Delegeren Plannen Elimineren

Taakverlichting Waarom eigenlijk? Elimineren Waarom juist ik? Delegeren/uitbesteden Waarom uitgerekend nu? Plannen / Doe nu Waarom in deze vorm? Rationaliseren

Afspraken Gewone afspraken AFSPRAKEN MET UZELF Begin- en eind-uur bepalen en realistisch weergeven in je agenda (beter de tijdsduur overschatten dan te onderschatten) AFSPRAKEN MET UZELF Tijdsblokken die je voor jezelf uittrekt om bepaalde dingen te doen (administratie, iets leren, lezen, een bepaalde activiteit,…)

1ste basisregel Elke activiteit > of = 2 uur wordt een afspraak met uzelf Een afspraak met uzelf is ook een afspraak! Neem jezelf au sérieux

Tools Op de luchthaven is er slechts één controletoren … Agenda’ (zakagenda, time manager,…) Organizers (Palm,…) software (Outlook,…) Op de luchthaven is er slechts één controletoren …

De dagelijkse harde realiteit Reactief handelen zonder erbij na te denken of deze actie werkelijk zo belangrijk of dringend was Druk van anderen maar ook Door onszelf Iets vergeten en plots duikt het weer op Iets te lang uitgesteld … Terug de situatie onder controle krijgen zodat men terug kan kiezen wat te doen Geen keuze  stress!

Top 10 tijdverslinders Telefonische onderbrekingen, e mail Onverwachte bezoekers, collega’s, medewerkers Gebrek aan prioriteiten , teveel prioriteiten Verschuiving van prioriteiten / crisismanagement Te veel tegelijkertijd willen doen Niet of slecht delegeren Slordig bureau, zoeken naar dingen Uitstellen Onvermogen om neen te zeggen Vergaderingen

Resultaat Stress Vermoeidheid Verminderde resultaten Ontgoocheling Gevoel van faling

2de basisregel activiteiten = (werktijd/2) – afspraken Routine Onvoorziene opdrachten Gecontroleerde tijd voor medewerkers VOORdenken (i.p.v. nadenken) Dag evaluatie (verlies doel niet uit het oog) Planning Plan vandaag de dag van morgen

Stoorders Telefoon, e mail, collega’s,… Papertalk en mindtraffic De luidruchtige stoorders Hoe ermee omgaan? Papertalk en mindtraffic De stille stoorders!

Hoe omgaan met luidruchtige stoorders? Hou je onderbrekingen kort Laat vanaf het begin duidelijk zien dat je met iets bezig bent Vertel waarmee je bezig bent en hou met je handen contact met wat je bezig bent als er een onderbreking is, ga dan zorgvuldig om met mensen Ga op de ander in, luister zorgvuldig en onderbreek niet Vraag de ander ter zake te komen: wat is nu je probleem?

Keer daarna snel terug naar waar je zelf mee bezig was. Laat hem niet met lege handen vertrekken (ik heb het genoteerd en kom er later op terug, vraag een memo te schrijven,…) Sta op en beëindig het gesprek. Keer daarna snel terug naar waar je zelf mee bezig was. Laat het geen excuus zijn om niet verder te doen. Ga niet nasudderen of je afreageren, pak je eigen draad meteen weer op

Wees hoffelijk voor mensen Wees hard voor tijd

Hoe omgaan met stille stoorders? Structuur aan het bureau Vuilbak In Te lezen Uit A-Z klassement: doe later. Structuur op je PC analoog

De 4 D’s Dump Delegeer Doe later Doe nu Aan wie, tegen wanneer, schrijf op, klasseer, volg op, beloon Doe later Beslis wanneer, schrijf op, klasseer Doe nu Handle each piece of paper only once and finish it!

Beter voorkomen dan genezen De 4 W’s voor het bijhouden van informatie, materiaal, … of zaken die je nog wil kopen. Wanneer ga je het gebruiken? Wees eerlijk met jezelf. Waarom wil ik het houden? Wat is precies de toegevoegde waarde? Waar hou ik het bij (zodanig dat ik het later nog terugvind)? Twijfel je bij 2 van de 4 W’s gooi het dan weg!

Technieken Bepalen van prioriteiten Concrete communicatie Delegeren en hoe opvolgen

Concrete communicatie Communicatieplanner Per persoon Naam, Firma, Functie Onderwerp, Dossier Datum, Nr., Onderwerp, Antwoord, Follow-up datum Per project

Delegeren … VW’n om goed te delegeren Zelf goed georganiseerd zijn. Delegeer taken én bevoegdheden De persoon in kwestie moet in staat zijn de taak (te leren) uitvoeren en hoe lang duurt het tot hij/zij het kan Delegeren is niet de zaak helemaal loslaten, het is wel Een oogje in het zeil houden Bereikbaar zijn voor vragen/overleg Voortgang en sleutelmomenten checken Anderen informeren

… en hoe opvolgen Opvolgingstabel Take your hands off, but Datum, Persoon, nr Take your hands off, but keep your eyes on it.

Bekwaamheidsladder medewerker Wachten op instructies Instructies vragen Actie voorstellen Uitvoeren / rapporteren Doen

Uitstellen Als je iets 3 keer uitstelt, stel je dan de vraag: Waarom? Taak is te groot Taak is te ingewikkeld Taak heeft moeilijke beslissingen nodig Taak is onplezierig Taak is niet belangrijk en niet dringend Angst Weten waarom je uitstelt is vaak al een eerste stap om er toch aan te beginnen!

Tijd verdelen Ga om met je tijd als een actief dat je maar 1 keer kunt verdelen Besteed tijd aan het verdelen Het is een leerproces Ervaring opdoen Ervaring evalueren Conclusies trekken De volgende stap plannen Opnieuw ervaring opdoen  succes

Discipline: plannen Neem tijd om te plannen Doe het: Als je niet weet waar je naartoe wil, maakt het niet uit wat je doet (Alice in Wonderland), maar als je je doelstellingen kent, verlies dan niet langer tijd… Start morgen en stel niet uit.

Actieplan: The Morning After Noteer alle afspraken in je agenda (ook reistijd, voorbereidingstijd) Noteer ook de afspraken met jezelf (P-Time) Noteer alle to do’s meteen in een takenlijst Pas de 4 D’s toe op je bureau, je kasten,… Maak een A-Z klassement van nog niet afgewerkte zaken Plan je dag voor morgen (dagelijks) Maak een adressenboek van de veel gebruikte namen, adressen en telefoons

Actieplan (vervolg) Plan wekelijks Plan maandelijks een update van je kalender, Controle van je maanddoelstelling Opruimen/verwijderen van opgestapelde rommel Plan maandelijks Het opmaken van een planning voor volgende maand Een check van je A-Z klassement Een check van je CP’s Repetitieve taken inplannen

Het probleem is niet tijdsgebrek maar gebrek aan energie. (Lars Wiberg) Je komt er niet toe om iets te doen. (vergelijk met zieke)

Veel energie toegewenst!!!

Tips: Efficiënt vergaderen Wees kritisch op de deelnemerslijst, stimuleer gedeeltelijke deelname Verstuur minstens 2 dagen op voorhand een degelijke agenda inclusief doel, door en tijdsschema (niet meer dan 3 punten) Wees voorbereid Houd ‘afleidingen’ buiten het lokaal of zet ze op stil Begin & eindig op tijd Volg de agenda Laat mekaar uitspreken en luister naar elkaar To the point: formuleer kort en bondig Stimuleer actieve betrokkenheid Stuur bondig een verslagje door met actielijst

Tips: Efficiënt e mail verkeer Check of er geen betere communicatiemiddelen zijn (telefoon) Er zijn geen dringende e-mails Gebruik trefwoorden in uw onderwerp Gebruik groepsmail adressen To: actie gewenst, cc = informatief Wees kort, bondig en duidelijk Vermijd grote attachments, gebruik dan een link Reageer snel (eventueel voorlopig) Vermijd ‘reply to all’ Zorg voor e-mailmomenten

Tips: Je tijd dubbel gebruiken Regelmaat Wachttijden nuttig gebruiken Vaklitteratuur door medewerkers laten samenvatten 1 uur per dag walking around (verschillende tijden) Opbergsysteem minstens 1 keer per jaar opschonen (1/2 jaar niet ingekeken  obselete) Niet alle documenten zelf bijhouden, maak een lijst met waar je ze kan terugvinden Werk eventueel een paar uur per week thuis in een gezellige sfeer (doen als het nuttig is) Neem eigen functioneren onder de loep en beloon jezelf