Inhoud: hoe werkt de dienst financiën? VAN KREDIET TOT BETALING  VOORSTELLEN VAN DE DIENSTEN BEGROTING KREDIETEN BESTELBON INKOMENDE FACTUREN BEVELSCHRIFTEN BETALING  ONTVANGST RETRIBUTIE- EN BELASTINGREGLEMENTEN

Van krediet tot betaling Voorstellen van de diensten Begroting Kredieten Bestellen Formulier T Inkomende facturen Bevelschriften Betaling

Begroting: voorstellen van de diensten Begroting en begrotingswijzigingen worden besproken op basis van voorstellen (advies) van de diensten Inspraak

Begroting en begrotingswijziging Is een precieze raming van alle ontvangsten en uitgaven die zich kunnen voordoen in de loop van een financieel dienstjaar. Beslissing op gemeenteraad van begin december voor het volgende jaar. Onmiddellijk uitvoerbaar na vastlegging door de gemeenteraad. Begrotingswijziging Wijziging aan de begroting. Twee keer per jaar, in principe mei (juni) en oktober (november). Zelfde procedure als begroting.

Kredieten: begrotingsartikel Begrotingsartikel FFFff EEE 00 FFFff = doel van de verrichting EEE = aard van de verrichting EEE = 123 kantoorbenodigdheden EEE = 124 technische benodigdheden EEE = 125 benodigdheden gebouwen EEE = 127 voertuigen 00 00 = 02 aankopen 00 = 06 prestaties van derden 00 = 12 huur- en onderhoudskosten 00 <= 48 gewone dienst 00 >= 51 buitengewone dienst Uitgave E5E 5 of lager Ontvangst E6E 6 of hoger

Kredieten / 2 / (buiten-)gewone dienst Begrotingsartikel FFFff EEE 00   Gewone dienst Alle ontvangsten en uitgaven die ten minste éénmaal per financieel dienstjaar voorkomen en die de gemeente regelmatige inkomsten en een regelmatige werking waarborgen. Buitengewone dienst Alle ontvangsten en uitgaven die rechtstreeks en op een duurzame wijze invloed hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van de gemeente, uitgezonderd de normale onderhoudswerken. Bij twijfel raadpleegt u de dienst financiën.

Kredieten / 3 / (niet-)verplichte uitgaven Interne wijziging 104 123 02 10401 123 48 Niet-verplichte uitgaven FFFff 123 16, subsidies, buitengewone dienst, … Raadplegen in Daphne (boekhoudprogramma). Alle begrotingartikelnummers zijn gekoppeld aan een dienst.

Bestelbon / 1/ gewone dienst gewone dienst = gebruiks- of verbruiksgoederen, lopende uitgaven, het patrimonium van de stad vergroot er niet door 1 (dienst financiën) 2 (economaat, Luc Thijs) 3 (economaat, Luc Thijs) tot 1.250 euro excl. btw van 1.250 euro tot 5.500 euro excl. btw van 5.500 euro, excl. btw tot krediet ingeschreven in de begroting onderhandelingsprocedure delegatie: schepencollege stelt last-voorwaarden en gunningswijze vast bestelbon met aangenomen factuur (= beslissing college+bestelbon) schepencollege gunt uitzondering: tot 2.500 euro excl. btw voor herstellingen aan machines en voertuigen uitzondering: aankoop bibliotheekcollecties, papier en omslagen vaststellen lastvoorwaarden = beslissen aan welke vereisten de goederen of diensten en/of de leverancier moeten voldoen vaststellen gunningswijze = beslissen volgens welke procedure de aankoop moet gebeuren bedrag van de bestelling = bedrag excl btw

Bestelbon / 2 / buitengewone dienst = investeringen, het patrimonium van de stad wordt groter 4 (economaat, Luc Thijs) 5 tot 5.500 euro excl btw vanaf 5.500 euro excl. btw onderhandelingsprocedure volgens gemeenteraadsbeslissing gemeenteraad stelt de lastvoorwaarden en gunningswijze vast vraag aan minstens drie leveranciers prijs schepencollege gunt schepencollege gunt

Bestelbon / 3 / bestelaanvraag Bestelaanvragen: aandachtspunten Bestel enkel wat u nodig hebt. Geef een algemene beschrijving waarvoor de bestelling dient, voorbeeld: herstellen deur, … Vermeld bij voertuigen de nummerplaat, voor gebouwen over welk gebouw het gaat, … Vermeld of het over een aankoop van goederen gaat voor herstelling in eigen beheer of een herstelling door derden. Geef ook uw eigen volgnummer op. Vermeld het leveringsadres. Geef voor uw leveranciers naam, adres en btw-nummer door. Vermeld het aantal x eenheidsbedrag + btw.

Bestelbon / 4 / bestelaanvraag Vanaf acht regels aan bestellingen maakt u best een lijst in Excel waarbij u automatisch het totaal laat berekenen. Voor de btw vult u het percentage in: 6 % of 21 %. Hou ook rekening met verzendkosten recupelbijdragen zie www.recupel.be andere kosten hoeveelheidkorting en andere kortingen. Vermeld de datum van de collegebeslissing over de aankoop. Denk aan de veiligheidsvoorschriften voor de goederen die u bestelt (zie onderaan officiële bestelbon). Voorkom dat u kredieten van andere diensten gebruikt. De bestelaanvraag moet komen van de dienst die het krediet beheert. Dat is de dienst waaraan de artikelnummer gekoppeld is.

Bestelbon / 5 / toekomst Diensten gaan zelf bestelaanvragen intypen in Daphne Proefproject binnen financiële dienst: maart – april Daarna cultuurdienst en bibliotheek: april – mei Daarna alle diensten: mei - juni Dossiers CBS of GEM Op basis van het dossier van het CBS of GEM maakt de financiële dienst een bestelbon. Hiermee is het krediet gereserveerd voor dat specifieke project. Deze bonnummer moet u vermelden bij de effectieve bestelaanvraag.

Bestelbon / 6 / buitenland Aankopen buitenland Er zijn extra bankkosten aan verbonden die kunnen oplopen tot 15,00 euro. Vraag aan de leverancier de Iban-code en de swiftnummer.

Bestelbon / 7/ drie exemplaren Roze bon = voor het klassement van de betrokken dienst kan achteraf gebruikt worden om te vergelijken met de factuur Witte bon zonder bedragen = voor de leverancier Witte bon met bedragen = voor de financiële dienst Openingsuren van uw dienst en eventueel ook een plannetje van het leveringsadres toevoegen.  

Bestelbon / 8 / prijsbewust bestellen Vraag drie prijzen. Zorg voor een optimale prijs-kwaliteitsverhouding. Vraag de best mogelijke prijs aan de leverancier. Vraag (opnieuw) prijs aan meerdere (minimum 3) leveranciers. Het is niet omdat u (al jaren) tevreden bent over een leverancier en zijn service, dat die leverancier ook de goedkoopste is. Maak een prijsvergelijking op basis van de gevraagde prijzen en hou rekening met alle bijhorende kosten.

Formulier T Lijst van alle overgedragen bestelbons van de vorige jaren: X –1, X-2, … Datum van vaststellen formulier T +/- 15 februari jaar X

Inkomende facturen / 1 / inschrijven secretariaat Sommige leveranciers geven facturen mee bij het afhalen of leveren van de goederen, vb Colruyt, Eureco, abonnementen, … Laat het secretariaat een stempel zetten op de facturen en bezorg ze aan de financiële dienst. Hoe langer u wacht met het behandelen van de facturen, hoe langer de leverancier moet wachten op zijn geld.

Inkomende facturen / 2 / controle Vraag aan de leverancier om de bestelbonnummer te vermelden op de factuur. Voor facturen die u meekrijgt, doet u dit zelf. Controleer of de leverancier effectief levert en factureert wat u besteld heeft. Gaat u niet akkoord met de factuur, stuur dan onmiddellijk een aangetekende brief naar de leverancier met de bemerkingen en stuur een kopie van de brief naar de financiële dienst. Motiveer de verschillen in bedragen tussen bestelbon en factuur. Voeg verantwoordingsstukken toe aan de factuur: beslissing CBS, GEM, lastenboek, prijsvraag, … De goedkeuring door ondertekening van facturen is niet vrijblijvend!

Inkomende facturen / 3 / onkostennota’s Geef naam, adres en rekeningnummer. Pas de juiste tarieven toe. Geef de reden van terugvordering van onkosten, vb. opleiding, afhalen goederen, … Vermeld de datum van de collegebeslissing.

Bevelschriften Facturen en kostennota’s die ten laatste donderdagmiddag aankomen op de financiële dienst, kunnen de volgende maandag / dinsdag geagendeerd worden op het schepencollege om betaalbaar gesteld te worden.

Betaling De betaling gebeurt door de ontvanger. In principe op het einde van de week als het schepencollege begin die week de bevelschriften betaalbaar heeft gesteld.

Diverse aandachtspunten Aandacht voor boeken, abonnementen en tijdschriften, zowel nieuwe aankopen als bestaande abonnementen

ONTVANGST Retributie- en belastingsreglementen Deze reglementen worden voorbereid door de diensten en komen voor advies naar de financiële dienst voordat ze op het schepencollege komen. Het advies van de financiële dienst wordt indien nodig besproken met de betrokken dienst. Na behandeling van het reglement door het schepencollege stuurt u het dossier naar de financiële dienst. Zij agenderen het dossier voor de gemeenteraad. De dienst financiën zorgt ook dat de procedures die we na de beslissing moeten volgen, toegepast worden.

VRAGENRONDE

EINDE