INTERNE CONTROLE 11 oktober 2008 [ ] Van Havermaet – Groenweghe Bedrijfsrevisoren INTERNE CONTROLE 11 oktober 2008

INHOUD Woord vooraf Inleiding Interne controle Interne versus externe audit Soorten audit Belang van I.C. Interne controle volgens COSO Algemeen kader voor auditing Scheiding van functies soorten taken voorbeelden oplossing in kleinere ondernemingen

INHOUD ./. Praktische uitwerking Aankoopcyclus Verkoopcyclus Productie- en voorraadcylus Personeelscyclus Investeringscyclus Financiële cyclus Aanpak beoordeling van de interne controle

Woord vooraf ./. Het voorgaande dient gerealiseerd te worden binnen grenzen van aanvaardbare risico’s. Via de media stellen we vast dat dit jammer genoeg niet steeds het geval is met vaak dramatische gevolgen voor iedereen. Zowel interne als externe audit spelen hierdoor een steeds belangrijkere rol.

INLEIDING Controle “controle” is een algemeen begrip dat wordt gebruikt in diverse domeinen en waarvan tal van definities bestaan. 2 belangrijke dimensies van controle kunnen we onderscheiden : het verzamelen van informatie om activiteiten te reguleren en/of bij te sturen met als doel een gewenst gevolg, toestand of actie te bereiken; het installeren van processen waardoor een systeem haar intern gedrag aanpast als respons op veranderingen in de externe omgeving.

INTERNE CONTROLE er bestaan een hele reeks definities definitie van het I.I.A. (Institute of Internal Auditors) : interne controle omvat het organisatieplan en alle maatregelen en methodes die door een onderneming genomen worden om : haar activa te beveiligen en fraude te voorkomen (Safeguarding of assets) de naleving van de ondernemingsdoelstellingen, procedures, wetgeving, reglementen en afgesloten contracten te bewerkstelligen (Compliance with policies, plans, procedures, laws, regulations and contracts).

INTERNE CONTROLE ./. definitie volgens het COSO-rapport : Interne controle is een proces beïnvloed en uitgevoerd door de leiding van de onderneming, het management en het personeel, en ontworpen om redelijke zekerheid te bekomen ten aanzien van het bereiken van de volgende objectieven : effectiviteit en efficiëntie van de operationele activiteiten betrouwbaarheid van de financiële rapportering (intern en extern) naleving van de wettelijke bepalingen en de regelgeving

Interne versus externe audit Interne audit behoort tot het interne controlesysteem van de onderneming en kan aanzien worden als het sluitstuk van een degelijk opgezette I.C. De rechtstreekse supervisie door de hiërarchische meerderen, de administratieve organisatie en de financiële rapportering worden omschreven als controle-elementen van eerste orde. Interne audit wordt aangeduid als controle van tweede orde.

Interne versus externe audit ./. Externe audit behoort NIET tot het interne controlesysteem van de onderneming. Zij wordt uitgevoerd door van de onderneming onafhankelijke personen : op contractuele basis of overeenkomstig wettelijke bepalingen Hoewel er verschillende types externe controleurs zijn die diverse diensten aanbieden, vinden wij hier vnl. externe auditoren terug die een deskundig oordeel (verklaring) over de financiële staten van de onderneming afleveren. De externe controleur bij uitstek is de commissaris (bedrijfsrevisor).

Interne versus externe audit ./. Vergelijkende tabel interne versus externe audit Criterium Interne audit Externe audit

Interne versus externe audit ./. Criterium Interne audit Externe audit

Interne versus externe audit ./. Criterium Interne audit Externe audit

Interne versus externe audit ./. Criterium Interne audit Externe audit

Soorten audits Naar gelang de doelstelling kunnen volgende types van audits worden onderkend : financiële audit operationale audit overeenstemmingsaudit managementaudit computeraudit speciale onderzoeken (due diligence, fiscale audit, sociale audit, …)

Belang van I.C. Operationele audit Hoewel de organisatie van de interne controle binnen de onderneming, de opvolging en de bijsturing ervan tot de verantwoordelijkheden van het management behoort, is de studie van de interne controle (of interne controlesysteem) het onderzoeksterrein van de operationele audit. Bedoeling is hier immers de adequaatheid en de effectieve toepassing in de praktijk te beoordelen.

Belang van I.C. ./. Financiële audit Het onderzoeksterrein van de financiële audit zijn de boekhouding en de financiële staten, maar ook het administratief proces dat deze cijfers en staten dient op te leveren. Het eigenlijke controlewerk op deze cijfers kan heel anders worden gepland en uitgevoerd indien het systeem waarborgt dat alle en de juiste cijfers worden aangeleverd.

Interne Controle volgens COSO Doelstellingen COSO-rapport het management bijstaan bij de verbetering van hun intern controlesysteem alle belangstellenden in interne controle een uniform en gemeenschappelijk referentiekader aanbieden

Interne Controle volgens COSO ./. Definitie van interne controle Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories : effectiveness and efficiency of operations reliability of financial reporting compliance with applicable laws and regulations

Interne Controle volgens COSO ./. Concepten een proces : continu alle mensen redelijke zekerheid verwezenlijken van doelstellingen : operations : werking/activiteiten financial reporting : financiële verslaggeving compliance : naleving wetten en reglementeringen

Interne Controle volgens COSO ./. Componenten van het I.C.-systeem Het interne controlesysteem bestaat uit 5 met elkaar in verband staande delen : de controle-omgeving de risico-beoordeling de controlemaatregelen informatie en communicatie de controlebewaking .

Interne Controle volgens COSO ./. 4.1. Controle-omgeving 4.1.1. Algemeen fundament waarop de andere componenten zijn geënt bepaalt de algemene sfeer en de voorwaarden hoeksteen zijn de mensen effectiviteit kan nooit uitstijgen boven de integriteit en de ethische waarden v/d mensen (medewerkers) ethisch gedrag en de integriteit van het management zijn een product van de bedrijfscultuur het topmanagement speelt een sleutelrol in de vastlegging van de bedrijfscultuur Set the tone at the top !

Interne Controle volgens COSO ./. 4.1.2. Bepalende factoren integriteit en ethische code gedragscode de juiste man op de juiste plaats functiebeschrijvingen Raad van Bestuur & Auditcomité onafhankelijkheid vergaderfrequentie tijdige info

Interne Controle volgens COSO ./. Managementstijl dynamisch – defensief risicozoekend - risicomijdend Organisatiestructuur aangepastheid Bevoegdheidsverdelingen toewijzen van verantwoordelijkheden HR-beleid adequate procedures

Interne Controle volgens COSO ./. 4.2. Risico-beoordeling risico’s op elk echelon wat is aanvaardbaar ? identificeren & evalueren risicobeoordeling ondernemingsdoelstellingen risicoanalyse management van veranderingsprocessen

Interne Controle volgens COSO ./. 4.3. Controlemaatregelen Beleidsregels en procedures 3 types operationele financiële wet-regelgeving soorten controleactiviteiten accounting & administratieve controles preventieve & repressieve controles

Interne Controle volgens COSO ./. vergelijkend of analytisch nazicht functioneel management informatieverwerking fysische controles cijferbeoordelingen functiescheidingen

Interne Controle volgens COSO ./. 4.4. Informatie en communicatie info op elk niveau nodig aspecten verzamelen benodigde interne en externe informatie juiste informatie aan juiste mensen voldoende middelen voor noodzakelijke informatiesystemenen communicatie is een onderdeel van het informatiesysteem zowel intern als extern informatiedragers

Interne Controle volgens COSO ./. 4.5. Controlebewaking IC-systemen zijn dynamisch bewaking nodig 2 niveau’s permanent discontinu voorbeelden

Interne Controle volgens COSO ./. Beperkingen van het IC-systeem relatieve zekerheid beperkingen beoordelingsfouten break downs management override collusie kosten-batenanalyse

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING Het auditproces Fase 1 Planning Fase 2 Uitvoering Fase 3 Afsluiting Fase 4 Opvolging

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 1.1. Planning Definiëren van de doelstelling en werkwijdte Risicobeoordeling Samenstelling van het auditteam Voorbereiding van het auditprogramma Materiële voorbereiding van de audit

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 1.1.1. Doelstellingen 9 algemene doelstellingen voor de getrouwheid van de financiële staten: algemene redelijkheid rechtmatigheid volledigheid eigendom waardering classificatie toerekening tot de juiste periode accuratesse openbaarmaking

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 1.1.2. Risicobeoordeling inschatten van het auditrisico AR = IR x CR x DR waarbij AR = auditrisico IR = inherent risico CR = controle risico DR = detectie risico

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING auditrisicomodel

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING Beschrijving en evaluatie van het ICS 2.1. Beschrijving Studie ICS volgens de aanwezige bedrijfscycli : aankoopcyclus verkoopcyclus voorraadcyclus betalingscyclus investeringscyclus personeelscyclus Procedurebeschrijvingen

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 2.2. Walk-through tests 2.3. Proceduretests

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING De belangrijkste algemene internecontroledoelstellingen m.b.t. de boekhoudkundige registratie zijn : de transacties worden uitgevoerd in overeenstemming met de door het management vastgelegde bevoegheidsverdelingen (rechtmatigheid); de toegang tot de activa is vastgelegd in autorisatieprocedures (rechtmatigheid); alle te registreren transacties moeten opgenomen zijn (volledigheid); enkel de verrichtingen behorend tot het patrimonium van de onderneming orden geregistreerd (eigendom);

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING de registratie gebeurt voor de juiste waarde (juistheid); de transacties worden tijdig en in de juiste periode in het informatiesysteem opgenomen (tijdigheid); correcte opname in de sub-administraties (juistheid); juiste classificatie van de transacties in de rekeningen (classificatie); de boekhoudkundige informatie wordt geregeld vergeleken met de onderliggende inventarissen en evt. verschillen worden verantwoord (juistheid);

ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 2.4. Transactietests overeenstemmingstransactietests substantieve transactietests

SCHEIDING VAN FUNCTIES Soorten taken : Er kunnen 4 soorten taken worden onderkend : Autorisatie of de beherende functie (A) Bewaren van activa (B) Registratie en rapportering (R) Controle procedures (C)

Voorbeeld : Scheiding van functies Activiteit A B R C Akkoord aankoop X Aankoop aankooporder Ontvangst van de goederen Ontvangst van de factuur Verificatie van de factuur Aanmaak betalingsvoorstel Controle betalingsvoorstel Uitvoeren van de betaling Aanmaak en onderhoud stamgegevens leveranciers

Voorbeeld (standard SAP) Activiteit A B R C Akkoord aankoop X Aankoop aankooporder Ontvangst van de goederen Ontvangst van de factuur S Verificatie van de factuur Aanmaak betalingsvoorstel Controle betalingsvoorstel Uitvoeren van de betaling Aanmaak en onderhoud stamgegevens leveranciers

Oplossing in kleinere ondernemingen In kleinere organisaties is het soms moeilijk om voor de verschillende afdelingen effectief al die verschillende functies te voorzien. Oplossing : bepaalde sleutelfiguren in de organisatie meerdere functies laten combineren, doch op hetzelfde niveau (bv. over de verschillende afdelingen heen).

Praktische uitwerking De waardekringloop: liquide middelen  grondstoffen/ apparatuur/ arbeid = aankoop/ investering en financiering/ personeel grondstoffen/ apparatuur/ arbeid  gereed product = productie en voorraad Doelstelling: praktische uitwerking van de interne controle

Uitgangspunt Gereed product  handelsvorderingen = verkoop Handelsvorderingen  liquide middelen = financiele cylus

eindejaarsgerelateerde gegevens Andere cycli: Rapportering eindejaarsgerelateerde gegevens Met name: Voorzieningen Uitgestelde belastingen Kapitaalsubsidies Belastingen Resultaatverdeling Buiten balans opgenomen rechten en verplichtingen Formele vereisten inzake rapportering

Relevante vormen van interne controle maatregelen: Voorkomen van fouten: functiescheiding autorisatie van transacties en activiteiten procedures beveiliging toegang tot activa en informatie Detectie van fouten: Toetsing aan werkelijkheid Toetsing aan ex-ante gegevens Ex-ante gegevens: budget, norm, voorcalculatie Interne controle is in de praktijk voornamelijk gericht op het voorkomen van fouten/ externe controle is uitsluitend gericht op de detectie van fouten

Aankoopcyclus Ondernemingsdoelstellingen: enkel bestellingen van noodzakelijke goederen plaatsing van bestellingen tegen optimale prijzen en hoeveelheden controle op de ontvangen hoeveelheden en kwaliteit betaling enkel van goedgekeurde aankoopfacturen de aankoopfacturen worden juist en volledig verwerkt in de boekhouding

Aankoopcyclus Procedures: identificatie van de aankoopbehoefte goedkeuring van de aankoop door de bevoegde persoon vergelijkende studie van kandidaat-leveranciers keuze van de leverancier plaatsing van de bestelling bevestiging van de bestelling door de leverancier ontvangst van de bestelde goederen goedkeuring van de ontvangen goederen ontvangst en registratie van de factuur controle van de factuur betaling van de factuur waarborgen op gekochte goederen

Aankoopcyclus Identificatie van de aankoopbehoefte: Timing Automatisch of manueel systeem Opmaak van een bestelvoorstel Goedkeuring van de bestelvoorstellen Timing: Voortijdige bestelling: verspilling van bedrijfskapitaal en magazijnruimte Laattijdige bestelling: in gevaar brengen van productie of verkoop

Aankoopcyclus Goedkeuring van de aankoop door de bevoegde persoon: Centralisatie bij de aankoopdienst Toetsing aan budget of strategisch/ tactisch plan Gekende leverancier en aankoopvoorwaarden  plaatsen van de bestelling Niet gekende leverancier  studie van de kandidaat-leveranciers

Aankoopcyclus Vergelijkende studie van kandidaat-leveranciers: Voorafgaandelijk aan plaatsing van bestelling of periodieke afspraken Opvragen van offertes Minimum vereisten van de kandidaat-leveranciers (capaciteit, financiële toestand, trackrecord, kwaliteit,…) Betrokkenheid van diverse specialismen (aankoop, productie,…)

Aankoopcyclus Keuze van de leverancier: Vastleggen van de beoordelingscriteria Beslissing door aankoopafdeling Beoordelingscriteria: prijs, kwaliteit, levertermijn, reputatie, waarborg, onderhoud, korting, … Beslissing door aankoopafdeling  aankoopafdeling = fraudegevoelig

Aankoopcyclus Plaatsen van de bestelling: Vastleggen van de contractuele voorwaarden Gebruik van standaardovereenkomst Regularisatie van bestellingen Toegang tot de bestelgegevens Bevestiging van de bestelling door de leverancier: - Opvolging van de niet-bevestigde bestellingen Contractuele voorwaarden: éénmalige bestelling of raamovereenkomst Standaardovereenkomst: Volgnummer Datum van bestelling Identificatie van de leverancier Identificatie van de aan te kopen goederen of diensten Aantal (met eenheidsmaat) en prijs Kortingen (per eenheid, per volume) Betalingskorting Levertermijn Plaats van levering Verzendingsmodaliteiten (FOB, CIF,…) Bevestiging van de bestelling door de leverancier: - Nazicht van de contractvoorwaarden van de leverancier

Aankoopcyclus Ontvangst van de bestelde goederen: Controle en registratie van de ontvangst Ontvangstafdeling <> magazijn Behandeling van niet-goedgekeurde leveringen en specials Controle: aard van de goederen, bestelde en geleverde hoeveelheden, kwaliteit, moment van ontvangst,… Niet-goedgekeurde leveringen: retour, ontvangst onder voorbehoud Specials: gratis leveringen, ontvangst door alternatieve ontvangstpunten, goederen in consignatie, investeringsgoederen

Aankoopcyclus Goedkeuring van de ontvangen goederen: - Vrijgave voor intern gebruik - Boekhoudkundige registratie

Aankoopcyclus Ontvangst en registratie van de factuur: Door de leveranciersboekhouding Controle van de factuur: Door onafhankelijk persoon Afstemming met bestelling en ontvangst Afhandeling van probleemgevallen Pre-invoicing Onafhankelijk persoon: <> opstellen van de bestelaanvraag, plaatsen van de bestelling, controle van de ontvangst, opmaak van de betaling Probleemgevallen: prijsverschil  aankoopafdeling Hoeveelheidsverschil  ontvangstafdeling kwaliteitsverschil  ontvangstafdeling/ productieafdeling Niet: leveranciersboekhouding opvolging van de ontvangst van de creditnota’s

Aankoopcyclus Waarborg op gekochte goederen: Betaling van de factuur: Tijdigheid Waarborg op gekochte goederen: Identificatie van de verkregen waarborgen Opvolging van de schadegevallen Opvolging van de schadegevallen: door de aankoopdienst

Aankoopcyclus aankoop-behoefte kandidaat-leveranciers goed-keuring selectie leverancier Orderbe-vestiging BESTELBON RECEPTIE GOEDEREN afstemming betaling FACTUUR

Aankoopcyclus Inherente risico’s: Aard van het product of de dienst Aard van de bedrijfstak Organisatiestructuur binnen de onderneming Aard van het product of de dienst: controleerbaarheid, meetbaarheid (bv weging), telbaarheid, identificeerbaar, cost/ revenu recognition Aard van de bedrijfstak: * aankopen van groot aantal goederen en diensten * aankopen onder bijzondere voorwaarden bv proefperiode, verhuur, deellevering * aankopen van niet-gestandaardiseerde producten * wisselende aard of omvang van de producten of leveranciers * levering van goederen na ontvangst van betaling * ingewikkelde berekening van de aankoopprijzen * wisselende aankoopprijzen * facturen worden niet automatisch opgemaakt door de leverancier Organisatiestructuur binnen de onderneming: gecentraliseerde vs gedecentraliseerde aankoopprocedure bv ontvangst in een filiaal of bij een klant betrokkenheid van meerdere partijen bij de besluitvorming meerdere leveranciers die met elkaar verbonden zijn (bv intercompany)

Aankoopcyclus Interne controle maatregelen: 1. Volledigheid: Nummering van de bestellingen Registratie en nummering van de ontvangsten Nazicht van de openstaande bestellingen Nazicht van de openstaande betalingen Opvolging van de geweigerde goederen

Aankoopcyclus 2. Realiteit: matching van AF met ontvangst en bestelling (hoeveelheid) Enkel ontvangst van bestelde goederen 3. Waardering: Matching van AF met bestelling (prijzen) Beveiliging van de prijzen Pre-invoicing

Aankoopcyclus 4. Cut off - Matching van de factuur <-> ontvangst - Registratie van aankoop (r/3) en verbruik (r/60) 5. Rubricering Matching grootboekrekening met artikelnummer Afstemming van omschrijving op factuur met ontvangstgegevens  geïntegreerd aankoopsysteem

Verkoopcyclus Ondernemingsdoelstellingen: tijdige levering van alle goederen en diensten facturatie tegen de overeengekomen en geautoriseerde prijzen volledige en tijdige inning van de uit deze transacties resulterende vorderingen

Verkoopcyclus Procedures: ontvangst van het verkooporder evaluatie van de kredietwaardigheid van de potentiële klant goedkeuring van het verkooporder interne ordervoorbereiding fysieke transfer van de goederen verzending en ontvangst door de klant orderopvolging facturatie inning van de vordering waarborgtermijnen

Verkoopcyclus publiciteit orderontvangst beoordeling krediet beoordeling order goedkeuring order verzending klant afstemming facturatie inning

Verkoopcyclus Interne controle maatregelen: 1. Volledigheid Nummering van de orders Registratie en nummering van de leveringen Levering na aanmaak van order en leverbon Nazicht van de niet-geleverde orders Nazicht van de niet-gefactureerde leveringen Goedkeuring van de crediteringen Nazicht van de niet-geleverde orders: Te leveren geannuleerde orders Regelmatige facturatie: Automatische opmaak van de verkoopfactuur bij opmaak van de leverbon feedback van de niet-uitgevoerde leverbonnen

Verkoopcyclus 2. Realiteit matching van VF met levering en order(hoeveelheid) Enkel levering van bestelde goederen Identificatie van klant en goederen Opmaak van leverbon na orderpicking Opmaak van factuur na levering Opvolging van voor- en tussentijdse facturatie Identificatie van de klant: Automatische opmaak van het order, leverbon en de verkoopfactuur op basis van klant- en productgegevens in het systeem Opmaak van factuur na levering: - Feedback en controle van de niet-uitgevoerde of laattijdige leveringen

Verkoopcyclus 3. Waardering Matching van VF met order (prijzen) Beveiliging van de prijzen en kortingen Automatische berekening van het totaalbedrag 4. Cut off Matching van de factuur <-> levering Regelmatige facturatie Identificatie van de leverdatum inventarisatie Automatische berekening van het totaalbedrag: inclusief BTW en taksen Identificatie van de leverdatum: Probleem van tijdstip van eigendomsoverdracht Probleem van revenu recognition Inventarisatie: - Analyse van de gepickede, niet geleverde goederen

Verkoopcyclus 5. Rubricering Matching grootboekrekening met artikelnummer Verwerking van de financiële korting  Geïntegreerd verkoopsysteem

Productie- en voorraadcyclus Productie: procedure Voorcalculatie Werkvoorbereiding Planning Voortgangscontrole Nacalculatie Voorcalculatie: wat, hoeveel en tegen welke prijs is er nodig om te produceren wat nodig is (= theorie) Werkvoorbereiding: hoe zal dat gemaakt worden Planning: wanneer zal dat gemaakt worden Voortgangscontrole: hoe moet het productieproces bewaakt worden Nacalculatie: wat, hoeveel en tegen welke prijs is er verbruikt (werkelijkheid)

Productie- en voorraadcyclus Meetpunten: Analyse van de verschillen tussen theorie en werkelijkheid: hoeveelheidsverschillen prijsverschillen Productie- en voorraadcyclus Gereed product/ goederen in bewerking Grond-stoffen 1 2 3 4 productie Eerste punt: werkelijk verbruik grondstoffen (hoeveelheden en prijs) volgens grondstoffenmagazijn Tweede punt: theoretische verbruik grondstoffen (hoeveelheden en prijs) volgens productiegegevens Derde punt: theoretische productie gereed product (hoeveelheden en kostprijs) volgens productiegegevens Vierde punt: werkelijke productie gereed product (hoeveelheden en kostprijs) volgens voorraadgegevens

Productie- en voorraadcyclus Afgesloten magazijnen Registratie van alle inkomende en uitgaande bewegingen Toetsing van de theoretische voorraad aan de werkelijke voorraad Analyse van de verschillen Registratie van alle inkomende en uitgaande bewegingen: inclusief uitval, pick-ups, monsters,… Toetsing van de theoretische voorraad aan de werkelijke voorraad:

Personeelscyclus Ondernemingsdoelstellingen: Analoog met aankoopcyclus Bijzonderheden: Arbeidswetgeving Uitstel van vergoeding Vertrouwelijkheid van gegevens Uniform karakter Uitstel van vergoeding: Vakantiegeld Eindejaarspremie Recuperatie van overuren Uniform karakter: Aankoop van arbeidstijd Beperkt onderscheid: arbeider/ bediende

Personeelscyclus Procedures: Beslissing tot aanwerving van een extra werknemer Selectie van de meest geschikte kandidaat Aanwerving Tijdsregistratie Loon Sociale zekerheid Vakantiegeld, eindejaarspremie en fiches personenbelasting Selectie van de meest geschikte kandidaat: intern of extern Vastleggen van criteria Eerste selectie door personeelsdienst Uiteindelijke keuze door afdelingshoofd Uitzondering op loonschalen goed te keuren Aanwerving: Ondertekening contract ten laatste op eerste werkdag Ondertekening door gevolmachtigde Gebruik van standaardovereenkomst Tijdsregistratie: Aandacht voor manuele aanpassingen Loon: Minimaal volgens CAO Bijkomende voordelen Beveiliging van de loongegeven Sociale zekerheid: - Meestal verantwoordelijkheid van sociaal secretariaat

Personeelscyclus Procedures (vervolg): h. Berekeningen per einde boekjaar i. Informatieverstrekking (toelichtingen, ondernemingsraad) j. Evaluatie/ loonaanpassing k. Ontslag Berekeningen per einde boekjaar: Vakantiegeld Eindejaarspremie Ontslagvergoeding pensioenverplichting Informatieverstrekking: Sociale balans Ondernemingsraad Evaluatie/ loonaanpassing: Schriftelijke vastlegging Ontslag: Stopzetting van de uitbetaling van het loon

Personeelscyclus Inherente risico’s: Aard van uitgevoerde werkzaamheden Aard van de bedrijfstak Organisatiestructuur binnen de onderneming Aard van uitgevoerde werkzaamheden: invloed op de meting van de prestaties Bv aantal gepresteerde uren, aard van de prestaties (bv zwaar werk), geproduceerde hoeveelheid, bereiken van targets Aard van de bedrijfstak: Invloed van de CAO op de vergoeding voor prestaties en op wettelijk kader (deeltijdse arbeid, loopbaanonderbreking, interimarbeid, seizoensarbeid,…) Organisatiestructuur binnen de onderneming: Externe of interne prestaties Gebruik van extern sociaal secretariaat

Personeelscyclus Interne controle maatregelen: 1. Volledigheid Gebruik van tijdsregistratiesysteem Afstemming van arbeidsovereenkomst met loonstaat (gepresteerde uren/ dagen) Opvolging van te recupereren overuren en op te nemen verlof Gebruik van tijdsregistratiesysteem: gekoppeld aan toegangssysteem Registratie van gepresteerde uren en bijkomende voordelen (ploegvergoeding, zwaar werk, forfaitaire onkostenvergoeding,…) Loonberekening aan de hand van tijdsregistratie Bevestiging van de registratie door afdelingsverantwoordelijke

Personeelscyclus 2. Realiteit: Gebruik van tijdsregistratiesysteem Registratie van de loonkosten aan de hand van loonstaten Afstemming loonstaten met arbeidsovereenkomst Verantwoording van ziekteverlof Voormalige werknemers Gebruik van tijdsregistratiesysteem: Zie volledigheid Verantwoording van ziekteverlof: doktersbriefje of controlegeneesheer Werknemers niet meer in dienst: feedback naar loonadministratie

Personeelscyclus 3. Waardering: Input van de loongegevens aan de hand van arbeidsovereenkomst en loonaanpassingen Beveiliging van loongegevens Opmaak van de loonstaten aan de hand van de loongegevens en tijdsregistratie Goedkeuring van de loonstaten

Personeelscyclus 4. Tijdigheid: Registratie en waardering van uitgestelde betalingen 5. Rubricering: Matching grootboekrekening met loonstaat Gebruik van aangepast rekeningschema Registratie en waardering van uitgestelde betalingen: Eindejaarspremie Vakantiegeld Te recupereren overuren Op te nemen verlof Gebruik van rekeningschema: Wetsverzekering (r/61) Commissies (r/61) Interims (r/61) Voordelen van alle aard(r/62 en r/74) Recuperatie van loonkosten (r/74)

Investeringscyclus Ondernemingsdoelstellingen: Analoog met aankoopcyclus Bijzonderheden: Projectopvolging Registratie van de factuur Projectopvolging: beoordeling van de tussentijdse facturen Registratie van de factuur: afschrijvingstabel: beoordeling van de levensduur Activaregister: identificatie van de investering

Financiële cylus Koppeling tussen verkoop- en aankoopcyclus Contante betalingen: Onderscheid tussen bewaren en beslissen Ontvangst en betaling na instructie van verantwoordelijke Fysische beveiliging van kasgelden en gelijkaardige middelen Verantwoording aan de hand van een kasboek Onafhankelijke controle van het kassaldo Fysische beveiliging: beveiligde ruimte, verzekering Bewaren van kasgelden en gelijkaardige middelen: gelijkaardige middelen = cheques, tegoedbonnen,… Verantwoording aan de hand van een kasboek: onderscheid tussen kasboek (verantwoording van het kassaldo door de kassier) en verantwoordingsstukken van de boekhouding (ontvangst- en betalingsopdrachten)

Financiële cylus Contante betalingen (vervolg): Gebruik van een kasregister bij contante verkopen Afstemming van het kasboek met rapporten van het kasregister Afhankelijkheid van kritische instelling van de klanten Afhankelijkheid van kritische instelling van de klanten  steekproeven door middel van test-buyers Opmaak van een betalingsvoorstel aan de hand van goedgekeurde aankoopfacturen en leveranciersgegeven:  Beveiliging van factuur- en leveranciergegevens

Financiële cylus Girale betalingen: Aansluiting tussen boekhouding en bankuittreksels Opmaak van een betalingsvoorstel aan de hand van goedgekeurde aankoopfacturen en leveranciersgegevens Formele goedkeuring door leveranciersboekhouding Opmaak van betalingsopdracht Formele goedkeuring door volmachthouder Afstemming tussen geregistreerde betaling en betalingsopdracht

Aanpak beoordeling van de interne controle beschrijving sterkte- zwakte analyse testing Beschrijving: Narrative Flow chart Vragenlijst Sterkte-zwakte analyse: Identificatie van de relevante IC maatregelen met het oog op het bereiken van de auditdoelstellingen Testing: - Vaststelling van de werking van de relevante IC maatregelen besluit/ (her)beoordeling van de risico’s

Denk eraan : “ Meten is weten “ “ Kennis is macht “ “ Geloven is goed “ “ Controle is beter”

Veel succes met het verdere verloop van de stage en het vervolg van uw carrière !

Contact [VAN HAVERMAET - GROENWEGHE BEDRIJFSREVISOREN ] Johan De Coster Vennoot | Bedrijfsrevisor – Accountant (+32) (11) 30 13 51 www.vanhavermaetbedrijfsrevisoren.be

[ ] INTERNE CONTROLE Van Havermaet - Groenweghe Johan De Coster Bedrijfsrevisor | Accountant IAB johan.decoster@vanhavermaet.be Didier Corthouts Bedrijfsrevisor didier.corthouts@vanhavermaet.be