De hoeden van Edward de Bono Zaakgericht werken toegepast

Zaakgericht werken toegepast Vanuit de theorie lijkt voor de vraagstukken rondom de decentralisatie het Zaakgericht Werken een voor de hand liggende oplossing. In VISD rapportage is juist gesproken over ‘adaptive casemanagement’. Maar denken gemeenten hier ook zo over? Wie werkt er al zaakgericht en ziet men dit ook als oplossing? Ondersteunt deze manier van werken ook daadwerkelijk de professional in een wijkteam of levert dit juist beperkingen op? Immers, een gezin is geen ‘zaak’, mogelijke onderdelen van dienstverlening daarbinnen juist weer wel. Waarom zou het niet kunnen en waar is behoefte aan vanuit gemeenten om in dit kader zaakgericht te gaan werken?

Thema uitwerking ronde 1 (welke vragen/beelden hebben de deelnemers bij het thema) Onduidelijk is de hoe-vraag van zaakgericht werken (ZGW) Integraal klantbeeld sociaal domein en integraal klantbeeld gemeente Omlijning van processen in sociaal domein door ZGW Gegevens inzien, dossier opbouwen; in processen zonder duidelijk begin-eind Klant laat zich niet regiseren ZGW is lastig en dan ook nog in het sociaal domein? Aantekeningen verslaglegger 0.05 – 0.10

Rode hoed ronde 2 0.10 – 0.15 Kunnen de mensen het wel? Het hoeft niet zo complex te zijn Het gezin is ‘de zaak’? Wie centraal; de mens of de zaak? Wat is de definitie van ‘het gezin’? Uitvoering decentralisatie is te complex Te veel in korte tijd Privacy-issues Geld (te weinig) Aantekeningen verslaglegger 0.10 – 0.15

Witte hoed ronde 3 2015 gereed, 25% besparing (VISD rapport) 32 leveranciers bieden Zaaksysteem aan (leveranciers informatie) 15 leveranciers bieden Zaaksysteem aan in sociaal domein (aanbestedingen) 70% van alle processen zijn standaard processen 5% multiprobleem, merendeel zelfstandig (VISD rapport) 5% multi-probleem = 80% van de kosten (VISD rapport) 50 – 100 gemeenten hebben een zaaksysteem (leveranciers informatie) Huidige zaaksystemen zijn niet afdoende voor Multiproblemen (leveranciers Zaaksysteem) Aantekeningen verslaglegger 0.15 – 0.20

Zwarte hoed ronde 4 Vele diensten, vele definities, onvermogen tot verbinden Enorme kostenpost, geen verbindingen tussen afdelingen en organisaties Gemeentelijke organisatie is er niet klaar voor Kwaliteit is beperkt: Zelfs bij kleine gemeenten wordt langs elkaar heen gepraat Veel (financiering, taken, klantgroepen, etc.)nog onduidelijk Privacy (wetgeving) is niet gewaarborgd De planning van de aanbesteding KING is niet haalbaar Verschilllende gemeenten in SSC, verschillende diensten = lappendeken Bestuurlijk onvermogen Gemeenten nog niet klaar met beleid, er zijn geen eenduidige oplossingen voorhanden Medewerkers willen niet mee in de ontwikkeling Aantekeningen verslaglegger 0.20 – 0.25

Gele hoed ronde 5 0.25 – 0.30 Nieuwkomers (leveranciers) op de markt Informatie bij elkaar over 1 gezin Minder verspilling, administratieve lasten verminderen, kleinschaliger, Burger beter helpen met minder financiele middelen 80% sneller helpen en efficiency in uitvoering Ontkokering – los van systemen Het wiel wordt al voor gemeenten uitgevonden Ambtenaar in z’n kracht zetten Aantekeningen verslaglegger 0.25 – 0.30

Groene hoed ronde 6 Kijken naar huidige systemen en witte vlekken dichten In wijkteams aan de slag (samenwerken, ervaren wat nodig is) Geen ict maar organisatie Eerst organiseren dan automatiseren Samenbrengen van huidige elementen (gegevens, systemen, processen) Sturen op kennis – aanleveren van gegevens zodanig dat gemeenten het kunnen verwerken/gebruiken Digitaal werken: regie en daardoor gegevens delen Collaboratie: gebruik maken van de keten en haar partners Elkaar inspireren Kijk naar andere ontwikkelingen in andere domeinen en daarvan hergebruiken (veiligheidsketen)

Discussie ronde 7 (Groep 1) Kijken naar huidige systemen en gaten dichten, in wijkteams aan de slag (samenwerken, ervaren wat nodig is), Geen ict maar organisatie, eerst organiseren dan automatiseren Eerst view maken (landschap in kaart brengen): 1) waar hebben we het over, 2) wat betekent het nu echt 3) wat doe ik nu, 4) wat is de invloed van wetgeving, 5) ketenpartners in beeld brengen, 6) wat is hun verhaal 7) wat betekent dit alles voor de organisatie? Eerst deze analyse, dan organiseren vanuit burger perspectief! Ga maar eens vragen aan de burger waar hij/zij mee is geholpen. Aantekeningen verslaglegger 0.40 – 0.55

Discussie ronde 7 (Groep 2) Sturen op kennis – aanleveren van gegevens zodanig dat gemeenten het kunnen verwerken/gebruiken Starten met heel eenvouding delen! Via een Dropbox-achtige werkomgeving documenten (gespreksverslagen, sjablonen, plannen, etc.) delen met ketenpartners. (dit vraagt voor de discussie om over de gevoeligheden heen te stappen). In later stadium pas realiseren (wanneer duidelijk is wat nodig is) Suwinet koppelingen leggen, signalen van landelijk schakelpunten, infrastructuur, systemen, apps, etc. Aantekeningen verslaglegger 0.40 – 0.55

Discussie ronde 7 (Groep 3) Digitaal werken: regie en daardoor gegevens delen, collaboratie: gebruik maken van de keten en haar partners Suwinet kan een bijdrage leveren De verschillende domeinen met haar verschillende definities laten voor wat het is. Wel vertaling maken om elkaar te begrijpen. De burger het keukentafelgesprek laten ranken Aantekeningen verslaglegger 0.40 – 0.55

Herijking ronde 8 Er heeft geen herijking van het thema plaatsgevonden. Aantekeningen verslaglegger; Deze goed vastleggen 0.55 – 0.65

Rode hoed ronde 8 Eerst analyseren van opgave vanuit burgerperspectief Eerste slag is nodig Niet lang blijven hangen, snel doorpakken Heb er een ‘hard hoofd’ in en ‘ik weet niet wat ik ervan moet vinden’? Aan de slag in de praktijk – starten met pilots Vol enthousiasme (‘dolle pret’) Dropbox-achtige omgeving Gelijk doen, praktische en pragmatische oplossingen zijn nu vereist Geeft ruimte voor aandacht voor de klant De wereld heeft allang oplossingen Is MijnOverheid hiervoor ook geschikt? Alles is goed als het maar simpel is voor de professional en klant Digitaal werken = Kennisdelen Zorg-agenda Ranking is van deze tijd Met elkaar aan tafel gaan zitten (ict, professional, ketenpartner) Aantekeningen verslaglegger; Deze goed vastleggen 0.65 – 0.75

Samenvatting De 3D’s zijn een lastige opgave voor gemeenten. Maar bieden ook weer kansen. De deelnemers stellen voor eerst een analyse te maken van deze opgave vanuit verschillende perspectieven en daarna de ICT en het Zaakgericht Werken te organiseren. De oplossingen moeten praktisch en pragmatisch zijn (denk aan Dropbox-achtige omgevingen voor het delen van documenten). En vooral voordelen opleveren voor professional en klant. Aantekeningen verslaglegger; Deze goed vastleggen 0.75 – 0.85