Leiding geven aan projecten Commercie en subsidie

Kennismaken Rolf Teekens Trainer / Projectmanager Zelfstandig ondernemer

Materialen en lessen Boek ‘IPMA D ontsloten’ Presentatie Oefeningen Niet helemaal! Enkele onderdelen hieruit Presentatie Oefeningen Discussie

Doel van de module Opdoen van kennis over de financieel management in projecten in het algemeen Begrijpen hoe een goede financiële projectadministratie helpt om controle te houden op het project Gebruiken van eenvoudige instrumenten om de projectfinanciën onder controle te houden

Wat gaan we doen Les 1 Wat is een project, definitie, aard, oorsprong Geld in projecten Investeringen Sturen op geld, tijd Sturen op resultaten Subsidie voorwaarden in projecten

Wat gaan we doen Les 2 Risico’s Kwaliteit Identificeren Berekenen Kiezen Kwaliteit Geschikt voor doel Subsidie criteria in je project

Wat gaan we doen Les 3 Plannen van het project Voortgang monitoren Tijd en geld Voortgang monitoren Earned Vallue Slipchart Escalaties Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

Wat gaan we doen Les 4 Meten van resultaten Projectsucces borgen ROI, Terugverdientijd, Break Even Point, NCW Projectsucces borgen Leren uit ervaring Wat werkt goed, wat kan beter Subsidie borging Bewijs van subsidie criteria overleggen en auditen

Les 1 Start

Project Wat is een project? Waarom is een project nodig? Tijdelijke organisatie om binnen vastgestelde tijd en budget een vooraf bepaald, wenselijk en nuttig resultaat te behalen Waarom is een project nodig? Als we met de bestaande processen en systemen niet in staat zijn om de wijziging of nieuwe resultaten te maken.

Project Wat zijn voorbeelden van projecten?

Project voorbeeld Dagelijks boodschappen doen past in de dagelijkse taken, je weet exact wat nodig is, hoeveel, wat niet, etc. (routine) Boodschappen voor een feestje geeft extra voorbereiding, maar kan nog net zonder plannen (improviseren) Boodschappen doen voor een 5 dagen durend schoolkamp voor 200 studenten vereist meer voorbereiding (project)

Project Wat zijn oorzaken dat projecten mislukken? Geen keuzes maken Te hoge ambitie Onduidelijk wat echt nodig is Risico’s niet goed ingeschat Slecht plan Onduidelijke taken en taakverdeling

Project

Project = werkvorm! Improvisatie Vraaggericht Ad hoc Flexibiliteit Proces aanpak Routine Werkgericht Continue Efficiënt Routine aanpak Planmatig werken Resultaatgericht Te voorzien Effectiviteit Planaanpak Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg

Project Tijdelijk Uniek resultaat Duidelijk begin en eind Multi functionele inzet Risicovol

Project Eerst denken, dan doen Van grof naar fijn Bewust kiezen, waarbij alternatieven afvallen Faseren Beheersen Beslissen

Project methode Methode kan helpen: Zelfde definities Te leren Succes is herhaalbaar Te coachen Methoden internationaal: PRINCE2, IPMA, PMI

Gebruik, beheer, onderhoud Project Idee Studie Specs Ontwerp Bouw Test Gebruik, beheer, onderhoud Afdanken Project levenscyclus €

Project voorbereiding Projectuitvoering Fase 1 Projectuitvoering Fase 2 Project afsluiting

Projectvoorbereiding aanvraag Projectvoorbereiding

Projectvoorbereiding aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Projectopdracht, plan project- inrichting Projectvoorbereiding

Projectvoorbereiding aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Projectopdracht, plan project- inrichting Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Project

Projectvoorbereiding aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Beslispunt Projectinrichting Projectopdracht, plan project- inrichting Beslisdocument, Faseplan 1e uitv. Fase Fase-eindrapport Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Project ‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

Projectvoorbereiding aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Beslispunt Projectinrichting Projectopdracht, plan project- inrichting Beslisdocument, Faseplan 1e uitv. Fase Fase-eindrapport Autorisatie Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Uitvoeringsfase Project ‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

Projectvoorbereiding Projectbeslissing (1e beslispunt) Beslispunt Projectinrichting Beslispunt Projectinrichting Eindresultaten opleveren Beslisdocument, Faseplan 1e uitv. Fase Fase-eindrapport Decharge Autorisatie Autorisatie Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Uitvoeringsfasen Project afsluiting Project ‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

Project Justification: (business case = REDEN) Willen we dit? (ambitie) Kunnen we dit? (aanpak) Kunnen we dit ons veroorloven? Hoe gaan we het dan doen? (plan) Wie zijn er voor nodig? (planning) Wat als (risico’s)

Investeringen Investeringen worden berekend of ze uitkunnen. Hoe berekenen we dit?

Meerdere methoden Netto Contante waarde Terugverdientijd of Break Even Point Return on Investment

Investeringen NCW = Wat is het waard bij een vooraf gesteld rendement (winsttarget) Return on Investment = Wat is het rendement Break Even Point = Bij hoeveel producten kan dit uit Terugverdientijd = Hoelang duurt het voordat we het terugverdienen

Waarom berekenen Wat levert het project op? Wat kost het? Geeft richting bij: Nemen van risico’s Bepalen van eisen en wensen Wijzigingen in het project op basis van nieuwe inzichten

Is dat het enige? Er zijn vaak meerdere redenen en belangen Geld is niet altijd doorslaggevend Wat we het waard vinden wel

Wanneer doen we dit Niet alleen in de voorbereiding Elke fase herijken Doelen stellen voor na project

Wat mag iets kosten Nieuwe stal of schuur kost 10.000 Wat is het waard? Wat vind je het waard? Wat laat je meewegen?

Oefening 1 Return on Investment

Oefening ROI Een machine kost 100.000,- en stelt het bedrijf in staat om hier per jaar 30.000,- extra opbrengst mee te behalen. De machine gaat naar verwachting 4 jaar mee. Het jaarlijkse onderhoud is 10.000,- Wat is de Return on Investment?

Uitwerking Return on Investment ROI = Kasstroom totaal / investering x 100%

Uitwerking Return on Investment Per jaar = fout!!! ROI = Kasstroom totaal / investering x 100% Per jaar = fout!!! ROI = ( 30.000,- - 10.000,-) / 100.000,- X 100% = 20% Totaal = goed!!! ROI = (-100.000 + 120.000 - 40.000) / 100.000 x 100% ROI = -20%

Oefening 2 Break Even Point

Oefening Break Even Point Een machine maakt 2000 producten per week. De machine kost 80.000,-. De vaste kosten om de machine te laten draaien zijn 5000. De kosten aan grondstoffen zijn per product 1,-. De verkoopprijs van de producten is gesteld op 2,50. Bij hoeveel producten kan deze machine uit?

Uitwerking Break Even Point TKf X = ------------- P – Kv X = Aantal eenheden waarbij de rentabiliteitsdrempel optreedt TKf = Totale vaste kosten P = Verkoopprijs per eenheid Kv = Variabele kosten per eenheid

Uitwerking Break Even Point TKf 85000 X = ------------- ------------- = 56.667 stuks P – Kv 2,50 – 1,- X = Aantal eenheden waarbij de rentabiliteitsdrempel optreedt TKf = Totale vaste kosten P = Verkoopprijs per eenheid Kv = Variabele kosten per eenheid

Einde les 1 Voor de volgende les

Einde les 1 Voor de volgende les leren: Boek: hoofdstuk 2 en 3 (project) Boek: pagina 120 + Bijlage F4