Centrale Aanpak van AGION-dossiers… 8 oktober 2009

2 De Leielandscholen •5 secundaire scholen  Lyceum Onze-Lieve-Vrouw van Vlaanderen: ASO  Sint-Niklaasinstituut: TSO-BSO  Sint-Niklaasinstituut Gemeente Zwevegem: 1 ste en 2 de graad ASO-TSO-BSO  Sint-Theresia-Instituut: TSO-BSO  Stella-Marisinstituut: TSO-BSO •Aantal leerlingen 3750 •Aantal personeelsleden okt Administratieve directeurs DPB Brugge

3 Raad van Bestuur •Centralisatie enkel mogelijk dankzij  sturing én  ondersteuning door de leden van de Raad van Bestuur 8 okt. 2009

4 Raad van Bestuur •17 raadsleden •Verschillende werkgroepen samen met directies •Volgens de competenties van de leden •Een beperkt aantal leden per werkgroep •Terugkoppeling vanuit de werkgroep naar de Raad van Bestuur 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

5 Raad van Bestuur •Werkgroepen betrokken bij bouwdossiers  Bouwcomité 3 raadsleden + CADI  Werkgroep Masterplan: alle raadsleden + 1 directie per school + CADI + ALDI  Financieel comité: 4 raadsleden + financieel directeur 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

6 Raad van Bestuur •Bouwcomité  3 leden van de Raad van Bestuur  Centraal Administratief Directeur - CADI  volgen alle AGION-dossiers op voor de 5 scholen  overleggen met de lokale directie over de inhoud  brengen in elke Raad van Bestuur verslag uit van de stand van zaken 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

7 Masterplan Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken •Oplijsten  Lokale directies geven noden aan infrastructuurwerken door aan CADI  In volgorde van prioriteiten  met raming van kostprijs  CADI lijst op •Timing  Voorstel door lokale directies  Cadi past masterplan aan 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

8 Masterplan Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken •Bespreking met de werkgroep masterplan  Bespreking van prioriteiten van infrastructuurwerken •Bespreking met het bouwcomité  Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken  In overleg met lokale directie •Bespreking met het financieel comité  Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

9 Wijziging Masterplan Nieuwe noden •Motivering van vraag door lokale directie •Kostenraming door lokale directie ondersteund door CADI •Bij het indienen van de begroting •Bespreking met het bouwcomité  Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken  In overleg met lokale directie •Bespreking met het financieel comité  Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

10 Aanstelling van Architecten, Studiebureau en Veiligheidscoördinator CADI •Ontwerp van offertevraag •Offertevraag voorleggen aan leden bouwcomité •Offertes ontvangen en analyseren •Overzicht bespreken met leden bouwcomité •Aanstelling door bouwcomité •Contracten opstellen en laten ondertekenen 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

11 Aanvraag AGION •Bespreking van het concrete project met  Leden bouwcomité  CADI  TAC en/of lokale directie  Preventieadviseur  Architect (afhankelijk van complexiteit van dossier)  Studiebureau 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

12 Aanvraag AGION CADI •Aanvraagdossier opmaken •Communicatie naar DIKO en/of AGION •Bestek opgesteld door:  Architect  TAC  CADI •Offertevraag bij onderhandelingsprocedure •Opvolgen openbare aanbesteding 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

13 Aanvraag AGION •Analyse van offertes  bij onderhandelingsprocedure oTAC oCADI  bij openbare aanbesteding odoor architect •CADI bespreekt analyse van offertes met bouwcomité •CADI zorgt voor communicatie met DIKO en/of AGION •CADI controleert of de aannemers in orde zijn met RSZ en inkomstenbelasting op de website: •Gunning door leden van bouwcomité 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

14 Opvolging werken CADI •Elke werfvergadering volgen steeds in communicatie  ofwel samen met lokale directie of TAC en PA  ofwel alleen maar dan met een samenvattende communicatie naar de lokale directie of TAC •De leden van het bouwcomité op de hoogte houden van  het verloop van de werken  noodzakelijke meerkosten •Overleg met de leden van het bouwcomité bij  keuzemogelijkheden in de uitvoering  gewenste meerwerken •Maandelijks rapporteren van stand van zaken aan de Raad van Bestuur 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

15 Facturen en subsidie CADI •Na controle van vorderingsstaat door architect •Controle van de aannemers met het oog op de inhoudingplicht voor RSZ en inkomstenbelasting •Kopie van facturen naar centrale boekhouding •Communicatie met DIKO en AGION •Kopie van brief van AGION met mededelen van subsidie bezorgen aan centrale boekhouding 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

16 Oplevering CADI •Opleveren van het werk samen met lokale directie en een lid van bouwcomité •Opvolgen van de opmerkingen van de voorlopige oplevering •Vrijgeven borg 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

17 Voordelen centrale werking -1 contactpersoon voor alle grote dossiers -1 contactpersoon voor de leden van het bouwcomité -ervaring stijgt naargelang je meerdere dossiers moet opvolgen -1 offerte-adres en 1 facturatieadres -1 contactpersoon ivm. bouwdossiers voor de centrale boekhouding, dus overzichtelijker 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

18 Voordelen centrale werking -Verlichten taakbelasting van lokale directie  centraliseren administratieve beslommeringen  vervangen lokale directie op werfvergaderingen waar mogelijk  centraliseren communicatiestroom en correspondentie  centraliseren van de communicatie met aannemers = tijdswinst voor lokale directie 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

19 Voordelen centrale werking -1 contactpersoon voor de architecten -voor meerdere werken -verhoogt de betrokkenheid -1 contactpersoon voor de aannemers -versterkt de motivatie -vergemakkelijkt de administratieve opvolging 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

20 Voordelen bouwcomité -Gedeelde verantwoordelijkheid  Ondersteuning door ervaren mensen uit de Raad van Bestuur  Maandelijks overleg met bouwcomité  Ad hoc ondersteuning bij dringende vragen  Rechtstreekse communicatie tussen leden van bouwcomité en Financieel comité en Raad van Bestuur. 8 okt Administratieve directeurs DPB Brugge

Zijn er nog vragen??? vzw Leielandscholen Beverlaai Kortrijk