Adviescomité IT Noord RAAMOVEREENKOMST VOOR HUUR EN ONDERHOUD VAN MULTIFUNCTIONALS EN PRINTERS MET BEHEERSYSTEEM Infodag 24 januari 2014 - Grimbergen

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Grimbergen De opvolging door VERA CANON stelt zich voor

Adviescomité IT Noord Inleiding project Op bijeenkomsten van de ‘Brabantse Kouters’ meldde Grimbergen dat ze een bestek zouden maken voor Multifunctionals. VERA kreeg via ‘Hageland’ ook de melding dat er nood was aan een lastenboek. VERA heeft vooronderzoek gedaan naar gelijkaardige dossiers (Provincie Oost-Vlaanderen, …) Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Adviescomité IT Noord Inleiding project VERA heeft oproep gedaan via online enquête (20 besturen hadden direct interesse) VERA heeft gemeentebestuur Grimbergen in contact gebracht met stad Landen om een dossier te maken voor alle samenwerkende besturen. Gemeentebestuur Grimbergen was bereid om dit project te leiden. Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Adviescomité IT Noord Inleiding project Doel: raamcontract voor alle leden van de virtuele centrumsteden, gemeentebestuur Grimbergen neemt de rol op van opdrachtencentrale. “Toen men ons vroeg om binnen dit project als opdrachtencentrale op te treden, dienden we niet lang te twijfelen. Door de schaalvergroting hoopten we nog betere prijzen en voorwaarden te bekomen. Binnen het bestek wilden we ook rekening houden met de wensen van andere besturen.” Benny Moens, ICT verantwoordelijke, gemeentebestuur Grimbergen Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Het projectteam Gemeentebestuur Grimbergen: Adviescomité IT Noord Het projectteam Gemeentebestuur Grimbergen: Jean Pierre De Wit (diensthoofd logistiek) Benny Moens (ICT beheerder) Ann De Raedemaecker (administratief medewerker logistiek) Anderen (nalezen, inbreng…): Johan Meirens (ICT verantwoordelijke stad Landen) Stefan Wuyts (VERA) Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Inleiding project Grimbergen + projectleiding VOORBEREIDING Adviescomité IT Noord Inleiding project VOORBEREIDING Stad Landen Grimbergen + projectleiding VERA Raamovereenkomst Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Grimbergen De opvolging door VERA CANON stelt zich voor

Vroegere situatie en beperkingen Huurcontract voor 28 MFP en 26 printers 60 tal printers in aankoop (verschillende merken) Beperkingen: Basis beheersysteem (Alleen bestelling toners en automatische opname tellers) Geen restricties (alles was mogelijk) Geen statistieken

Nieuwe wensen Beter beheerssysteem Gebruiksvriendelijker Opleggen restricties (verplicht recto/verso, kleur enkel indien nodig..) Betere beveiliging (beveiligd afdrukken batch/ code) Gebruiksvriendelijker Scan to my-mail/mail/map Individuele profielen Follow-me functie Afbouw printerpark (afdrukken MFP = goedkoper)

Procedure Algemene offerteaanvraag Contractduur: 60 maanden (max. duur volgens wetgeving 48 maanden) mits motivatie (5 jaar = meest gebruikte periode voor huurcontracten en qua prijs voordeliger) VCS kunnen voor 60 maanden bij het raamcontract aansluiten tot 31/10/2018 1 prijsherziening op 1 november van het vierde jaar van het contract

Waarom een raamcontract? Extra schaalvoordelen (zie www.virtuelecentrumsteden.be) Betere service Bestek aanpassen aan alle doelgroepen 9 types MFP (90-25) en 2 types printers Beheersysteem (optioneel)

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Grimbergen De opvolging door VERA CANON stelt zich voor

De opvolging door VERA: specifieke constructies Opdrachtencentrale? Raamovereenkomst?

Raamovereenkomst “De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid”

Opdrachtencentrale: Definitie Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006: Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid die: • Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“aankoopcentrale”); • Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“opdrachtencentrale” = niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen);

Opdrachtencentrale: Voorbeelden België: Centraal Bureau voor Benodigdheden Federaal Aankoopbureau Cel FOD-overschrijdende Raamcontracten Cel aankoopbeleid en advies Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5 e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.) VERA Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)

Opdrachtencentrale: Doelstelling Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door: • Know-how samenbrengen • Besparingen / gunstigere tarieven - beperking transactiekosten • Verbreden van de mededinging • Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor de private sector gelet op grotere volumes) • Uitbouw competenties binnen één organisatie Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale, inbegrepen duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden (wat indien centrale de regels niet goed heeft nageleefd…)

Opdrachtencentrale: rol van de opdrachtencentrale Penhouder = overheid of entiteit : treedt in naam en voor rekening op voor leden samengevoegde opdracht treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam

Opdrachtencentrale: Rol van de aanbestedende overheid Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006) Maar! Geen misbruik; Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid;

Resultaat CANON Een zeer scherpe prijs: VERA heeft na de gunning voor 3 besturen hun huidige situatie bekeken tov de prijzen van het raamcontract. Een forse besparing , soms zelfs 40% besparing op huidige contracten.

Resultaat: Minder werk Door dit raamcontract kunnen de lokale besturen zich focussen op andere zaken. Er is veel tijdswinst, niet enkel van de ICT medewerker maar van de aankoopdienst, ontvanger, secretaris enz. De tijd die anders voorzien moet worden voor eigen lastenboeken te maken is een kost die niet eenvoudig in kaart te brengen is.

Resultaat: optimalisatie Samen standaardisatie, kennis delen Het bestaan van een raamcontract is altijd nuttig om te gebruiken als drukkingsmiddel bij het zelf onderhandelen (wat natuurlijk niet wenselijk is bij samenwerken). Toch is dit een neveneffect.

Hoe verder? Opvolging VERA VERA zal het platform onderhouden waarop alle informatie staat http://www.virtuelecentrumsteden.be Voor een aanbestedende overheid: Lid zijn van een Virtuele Centrumstad Vertrouwelijkheidsverklaring (reeds 28 ingevuld) Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor meer informatie en model raadsbesluit

Hoe verder? Praktische informatie Prijslijst en simulatietool online beschikbaar Extra documentatie op aanvraag CANON kan een demo geven in hun kantoor te Diegem Indien u nog geen lid bent van een Virtuele Centrumstad, kan u hier iemand aanspreken van VERA of mailen naar info@vera.be.

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Grimbergen De opvolging door VERA CANON stelt zich voor

Vragen? ?