COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November, 2000 Brussel, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck Tom Auwers Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Besturen Luc Van den Bossche

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 2/31 Inhoud l Sturing & Controle en Copernicus l Voorstellen van de werkgroep Controlecyclus  Nieuwe budgettaire cyclus  Evaluatierol Inspectie van Financiën  Interne audit  Interne controle

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 3/31 Copernicus: 5 radicale moderniseringsprogramma’s Nieuw organogram Invoeren mandaatsysteem Herdefiniëren budgettaire controlecyclus Invoeren HRM-policy Invoeren van communicatiebeleid

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 4/31 Objectief van Copernicus Responsabilisering van de FOD’s l de FOD’s moet aan integraal management kunnen doen l FOD als een aparte bedrijfsentiteit met verregaande autonomie m.b.t. operationele beslissingen l elke FOD moet ook voldoen aan een aantal minimumnormen en heeft verantwoordings- en rapporteringsverplichtingen. l de FOD’s moeten een intern controlesysteem opzetten l de FOD’s moeten de nodige instrumenten en gegevens ontwikkelen

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 5/31 Stelling 1 Responsabilisering in de federale administratie had momenteel weinig zin

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 6/31 Argumentatie Federale ministeries nu: l Beleidsmatig deficit:  verstrengeling politiek en administratie  visie ‘Begroting’: focus op ex-ante controle l Beheersmatig deficit:  aansturingscapaciteit van contractualisering  geen homogene takenpakketten  visie ‘Ambtenarenzaken’: dwangbuis van personeelsformaties  gebrek aan prestatie-informatie  onaangepaste financiële informatiesystemen  onaangepast evaluatiesysteem l

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 7/31 Stelling 2 Responsabilisering in de federale overheid zal leiden tot een suboptimale situatie

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 8/31 Redenen voor suboptimaliteit Geen eenduidigheid over sturings- en controlemechanismen Gebrekkige visie op personeelsbeleid voor topmanagement Geen goede afbakening van de managementdomeinen

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 9/31 Hervorming van de federale administratie l Zinvolheid responsabilisering wordt gefaciliteerd door herziening/invoering van  Organisatiestructuur, inclusief relatie politiek en administratie  Wettelijke onderbouw mandaatsysteem  Aangepaste Sturing- en Controlemechanismen

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 10/31 Mandaatsysteem: principes in het ontwerpKB l  Evaluatie  Eindbeoordeling  Jaarlijkse engagementen  Contractbijlagen  Contractuele verbintenis  Verloning  Duur  Selectie  Aantal managementniveaus

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 11/31 Responsabilisering: Copernicuswerkgroepen Werkgroep Budget & Beheerscontrole Werkgroep Interne controle Werkgroep Interne audit Consultants: Nieuwe organisatie B&BC

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 12/31 Modernisering Sturings- & Controle-instrumentarium Principe De opvolging en controle van de FOD’s moet op een adequate manier gebeuren, in lijn met de responsabilisering  evolutie van externe controle naar interne controle  evolutie van a priori controles naar a posteriori controle (evaluatie en audit)  garanties en stimuli voor een secuur financieel beheer door een goede combinatie van maatregelen van allerlei aard De horizontale FOD B&B heeft een sleutelrol in:  de samenvoeging van gegevens  het vastleggen van richtlijnen en normen (in overleg met de FOD’s)  monitoring en onderzoek  ondersteuning van de FOD’s

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 13/31 Modernisering Sturing & Controle-instrumentarium Acties Herziening van de budgettaire cyclus Herziening van de controletaken Inspectie van Financiën Invoering interne auditfunctie Ontwikkeling van systemen voor interne controle

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 14/31 Betrokken actoren  Minister en beleidsraad  Lijnmanagement  Inspectie van Financiën  Interne audit  Directie Budget en Beheerscontrole  FOD Budget en Beheerscontrole

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 15/31 Cascadeprincipe l Strategisch plan van minister/beleidsraad:  visie 4 jaar l Jaarlijks operationeel plan met streefdoelen en prestaties:  horizon 3 jaar l Prestatiebegroting:  budget 1 jaar

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 16/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Technischebilaterales Opmaak operationeel plan Beoordeling Consolidatie Politiekebilaterales Definitievegoedkeuring Afbakening budgettaire ruimte Afbakening egislatuur

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 17/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 0: aanvang legislatuur l Inschatting globale budgettaire ruimte l Definitie macrobudgettair beleid legislatuur Stap 1: begrotingsjaar X-1 l Vastlegging budgettaire ruimte jaar X l Samenstelling bundel enveloppes per FOD

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 18/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 2 l Opmaak operationeel plan binnen enveloppe  strategische en operationele doelstellingen (zowel ‘routine’ als ‘nieuw beleid’)  verwachte volumes aan prestaties  kostprijzen van de te leveren prestaties  kostprijzen van de te leveren prestaties. l Plan per opdracht  Voortrollend over 3 jaar  Consolidatie van operationele plannen verschillende operationele directies

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 19/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 3 l Beoordeling operationeel plan  budgettaire weerslag  uitvoerbaarheid  correctheid van inputs en outputs  toets op het doelmatigheidsonderzoek l Advies van IF aan minister Stap 4 l Technische bilaterales  in kaart brengen opportuniteitsvragen  oplossen van budgettaire knelpunten  validatie berekeningsmethode tussen doelstellingen en prestaties

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 20/31 Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 5 l Consolidatie van alle operationele plannen  Inventarisatie knelpunten  Vastleggen berekeningsmethode transversale knelpunten Stap 6 l Politieke bilaterales  wegwerken van overblijvende budgettaire  heroverwegingen Stap 7 l Goedkeuring resultaat bilaterales op ministerraad l Voorlegging aan parlement

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 21/31 Controle ex ante: invoering types dossiers l Onderscheid tussen dossiers van :  Type 1  Type 2  Type 3 l Risicograad als doorslaggevend criterium l Beperkter toepassingsgebied van opschortend advies van IF

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 22/31 Type 3: Inperking opschortend advies van IF Beoordeling blijft nodig inzake Wettigheid Regelmatigheid Budgettaire inpasbaarheid Opportuniteit

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 23/31 Controle ex nunc & ex post Ex-nunc l horizontale knipperlichtfunctie Ex-post l accent op interne auditfunctie l ad hoc onderzoeken door IF l evaluatie van jaarverslag van FOD door IF l IF in auditcomité

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 24/31 Positionering interne auditfunctie Operationele directies DG Ministerraad Minister Beleidsraad Voorzitter: Minister Voorzitter Directiecomié Algemeen Secretariaat enLogistieke Diensten Directie ICT (X) Directie Personeel &Organisatie(X) Directie Begroting &Beheerscontrole(X) Persoonlijk kabinet Cel Beleids- voorbereiding Dienst Interne Audit Auditcommité

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 25/31 Taakstellingen interne auditfunctie  Oordelen over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het interne controlesysteem binnen een FOD.  De werking en de doelmatigheid van het systeem van kwaliteitszorg binnen een FOD nagaan.  Bijdragen tot de ontwikkeling van Control Self Assessment (CSA) in de FOD  Specifieke opdrachten

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 26/31 Rapportering vanuit interne auditfunctie l Gedetailleerd vertrouwelijk verslag   het betrokken diensthoofd;   het hoofd van de operationele directie;   de voorzitter van het directiecomité.   het auditcomité l Syntheserapport  de minister   het directiecomité.   het auditcomité l Opvolging implementatie aanbevelingen   het hoofd van de operationele directie;   de voorzitter van het directiecomité.   het auditcomité

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 27/31 Opdrachten auditcomité l Interne controle l Het auditproces l De financiële informatie

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 28/31 Basisprincipes interne controle: verleden çsterk gericht op budgettaire cyclus / boekhouding ç doelstelling = rechtmatigheid ç gebaseerd op supervisie en verificatie ç nul - tolerantie ç absolute zekerheid

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 29/31 Basisprincipes interne controle: toekomst RechtmatigheidEfficiëntie RechtszekerheidEffectiviteit RechtsgelijkheidZuinigheid Risico-aversOndernemend Interne controle = het bereiken van de van de FOD

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 30/31 Basisprincipes Interne controle Interne controle is een continu proces, verweven in de organisatie en geen “bijkomend systeem” Interne controle is de zaak van iedereen in de organisatie Interne controle geeft redelijke maar geen absolute zekerheid Interne controlemaatregelen bestaan om risico’s af te dekken en zijn geen doel op zich en zijn geen doel op zich

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 31/31 Implementatietraject Stap 4 Implementeer de controle- maatregelen Implementeer de controle- maatregelen Stap 0. Verbeter de controleomgeving Stap 5. Bouw een monitoringsysteem Stap 3 Schat de risico’s in Schat de risico’s in. Stap 2 Identificeer Identificeer de doel- stellingen de doel- stellingen Stap 1 Map de processen

IRG Belgium Dagconsgres 24/11/00Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten 32/31 Randvoorwaarden l Uitbouw van een interne kwaliteitsborging op de regelmatigheid en wettigheid van uitvoeringsdossiers l Invoering nieuw boekhoudkundig instrumentarium l Versoepeling van mogelijkheden tot verschuiven van kredieten l Parallellisme tussen afbouw en uitbouw van nieuw controle-instrumentarium