Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem Vaardig vergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem

Kennismaking vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”

Vaardig vergaderen - doelstellingen Als deelnemer heb je meer inzicht in elementen die je vergadering efficiënter kunnen maken leer je je vergaderstijl beter kennen oefen je vergadervaardigheden denk je na over de rol van voorzitter in een vergadering keer je terug met concrete actiepunten aanpak: individuele- en groepsreflectie inbrengen van kader ervaringsoefening

Intro Een goede vergadering is voor mij … (vul de zin aan op een post-it)

Wanneer vergadering inschakelen? informatie bij de groep probleem ingewikkeld groep heeft er belang bij belangrijke onderwerpen tijd beschikbaar aanvaarding groep belangrijk leren van elkaar belangrijk

Vergadering als systeem

Effectief vergaderen: basisbouwstenen Het doel is duidelijk voor iedereen Consensus over wat we willen bereiken De meeting is noodzakelijk Het soort vergadering is afgestemd op het doel ervan We wijken niet van het doel af Doelen De juiste mensen zijn aanwezig Iedereen gebruikt zijn expertise en ervaring Iedereen is voorbereid Iedereen kent zijn rol en neemt deze correct op De voorzitter focust op het doel, de rollen, de procedure en de interactie De secretaris noteert Rollen Er is een agenda We zijn het eens over de organisatie van de vergadering Duidelijke afspraken Het beslissings-proces wordt aangepast aan het onderwerp Er wordt een rapport en actieplan opgemaakt De vergadertijd is gestructureerd Procedures Ik luister Ik draag actief bij Ik ben bereid mijn eigen mening in vraag te stellen Er is een open communicatie met respect en vertrouwen Interactie

Diagnose van een eigen vergadering Neem één van je (lastige) vergaderingen voor ogen Oefening in duo Maak een diagnose aan de hand van de basisbouwstenen Formuleer 3 verbetervoorstellen voor de vergadering Draai de rollen om

Een vergadering kan mislukken als … de vergadering geen zin heeft het doel van een vergadering niet duidelijk is de vergadering onvoldoende goed voorbereid is praktisch-organisatorische elementen niet in orde zijn je niet met de juiste mensen rond de tafel zit er een gebrek aan vaardigheden is er een gebrek aan dossierkennis is persoonlijke belangen primeren, waardoor onderhandelen aangewezen is er geen, onjuist of onduidelijk leiderschap is ...

Communicatieve functies (1) Groepsdoel aan de orde stellen Groepsdoel verduidelijken Vragen om door te werken Een gespreksvolgorde voorstellen Naar het onderwerp terug brengen Proberen tot besluitvorming komen Vragen naar heldere werkafspraken

Communicatieve functies (2) Feiten en meningen inbrengen Uitwerken van de inbreng van anderen Samenvatten van de gespreksfases Coördineren wat gezegd is Akkoord gaan met anderen Actief luisteren Vragen om anderen te laten uitspreken

Communicatieve functies (3) Aanmoedigen om mee te doen Vragen om op elkaar in te gaan Groepsgevoel formuleren Bemiddelen bij conflict of spanning Waardering uitspreken Zorgen dat iedereen een taak krijgt

Rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter Doel (=Effectiviteit) Voorzitter Procedures (=Efficiëntie) Mensen (=Rollen & Interactie)

De 5 V’s van voorzitten en vergaderen Verduidelijken Wat bedoel je? Hoezo? Kun je een voorbeeld geven? … Verbreden Hoe kunnen we dit nog bekijken? Zijn er nog andere invalshoeken? Met wat heeft dit nog te maken? Wat is de volgende stap? Verdiepen Waarom is dat zo? Wat is er concreet veranderd wanneer het probleem is opgelost? Verbinden Hoe sluit wat je nu zegt aan bij wat [naam] vertelde? Welke standpunten sluiten bij elkaar aan? Hoe hebben we deze bijeenkomst ervaren? Verkorten Wat is de essentie van je idee? Wie kan dit samenvatten? Laat ons samenvatten, wie doet wat wanneer?

Oefening De goed werkende vergadergroep, opdracht: Je taak bestaat er in een rangschikking te maken van 12 uitspraken betreffende de kenmerken van een goed werkende vergadergroep. Dit is een groepstaak. Je kan je organiseren zoals je dat zelf wenst, maar je moet als groep tot een besluit komen.

Afronden Hoe heb je deze vorming ervaren?

Agenda, een voorstel titel vergadering datum, plaats, uur genodigden per agendapunt onderwerp (+ wie voorzit) bedoeling: informatie, gesprek, ... vragen suggestie over ‘hoe voorbereiden?’ wervende stijl

Soorten agendapunten Informeren Gesprek voeren informatie geven informatie krijgen informatie vragen informatie geven informatie uitwisselen beide Gesprek voeren gedachtewisseling mee praten probleemoplossing mee denken besluitvorming mee beslissen beslissingsuitvoering mee uitvoeren

Effectiviteit van een agenda

Het diverse werk tussen twee overlegmomenten overleg X zoeken naar input van externe verslag typen en verspreiden verslag brengen aan iemand bepaalde informatie verzamelen voorbereidende nota’s opstellen een kwestie onderzoeken … tussentijds overleg met subgroep overleg X+1