Analyse van de interne werking van de bibliotheek

Welkom! Welkom! ANALYSE VAN DE INTERNE WERKING VAN DE BIBLIOTHEEK

Welkom! Heeft u er al eens aan gedacht om stil te staan bij de interne werking van de bibliotheek? Wil u daarbij een opbouwend advies krijgen waar u praktisch mee aan de slag kan? Hecht u belang aan de betrokkenheid van alle medewerkers in dit traject?

In deze workshop Laten we u proeven van de analyse van de interne werking van de bibliotheek Uitgevoerd door consultants van WIVO In opdracht van WINOB, provinciebestuur West-Vlaanderen

Wat doet WIVO? Vorming, opleiding, training Selectie Consulting Coaching

Missie van WIVO WIVO WIL: WIVO WERKT: WIVO GARANDEERT: de openbare besturen helpen om een modern en harmonisch personeelsbeleid uit te bouwen kwalitatieve oplossingen bieden in Human Resources en organisatieontwikkeling WIVO WERKT: op vraag van de klant en garandeert resultaat vanuit een sterke, theoretische onderbouw en volgt met een open blik de nieuwste ontwikkelingen op WIVO GARANDEERT: een sterk geloof in het potentieel en de groei van mensen, teams en organisaties dat de consultants vertrouwelijk en ethisch handelen

Even opwarmen Helemaal oneens Oneens Neutraal Akkoord Helemaal akkoord Ik weet waar onze bibliotheek naartoe wil, welke droom wij nastreven Ik heb het gevoel dat het beleidsplan invloed heeft op waar ik dagelijks mee bezig ben De taken en verantwoordelijkheden in onze bibliotheek zijn correct volgens werklast verdeeld Ik beschik over voldoende informatie (instructies, algemene info) om mijn werk goed uit te voeren Er is volgens mij voldoende intern overleg in de bibliotheek Ik vind de omgangsvormen tussen bibliotheekmedewerkers aangenaam

Even opwarmen Helemaal oneens Oneens Neutraal Akkoord Helemaal akkoord Ik vind de omgangsvormen tussen de leidinggevende(n) en de medewerkers professioneel Ik heb het gevoel dat mijn inspraak gewaardeerd wordt tijdens overlegmomenten In de bibliotheek worden mensen met de juiste competenties (vaardigheden, kennis, attitude) aangeworven Ik heb het gevoel dat ik iets leer uit de functionerings- of evaluatiegesprekken Op de werkvloer gebeurt er werkelijk iets met wat iemand leerde in een opleiding Ik word voldoende op de hoogte gebracht van de resultaten die de bibliotheek bereikt

BOUWSTENEN Welkom! ANALYSE VAN DE INTERNE WERKING VAN DE BIBLIOTHEEK

Analyse van de interne werking Vijf bouwstenen of aandachtspunten van een bibliotheekwerking: strategie structuur en werkorganisatie organisatiecultuur en omgangsvormen mensen resultaten sterktes waar men binnen de bibliotheek verder op kan bouwen verbeterpunten waar de bibliotheek aan kan werken en waar men zelf voldoende invloed op heeft verbeteringen die de bibliotheek zelfstandig kan aanvatten verbeteringen waarvoor men externe ondersteuning kan zoeken

Structuur en werkorganisatie Organisatie-cultuur en omgangsvormen Strategie Structuur en werkorganisatie Resultaten Organisatie-cultuur en omgangsvormen Mensen

Strategie: definitie Het aandachtsgebied strategie gaat over de doelstellingen van de bibliotheek en de manier waarop men die tracht te bereiken. Een goede strategie gaat zowel over de buitenkant van de bibliotheek (wat willen we bereiken) als over de interne organisatie van de bibliotheek (welke structuur, cultuur, mensen, middelen hebben we nodig om de gewenste resultaten te behalen).

Structuur en werkorganisatie: definitie Het aandachtsgebied structuur en werkorganisatie gaat over de organisatie-structuur, taakverdeling, werkprocessen en communicatie. Kern van de zaak is hoe de activiteiten in de bibliotheek georganiseerd zijn en welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerkers hebben.

Organisatiecultuur en omgangsvormen: definitie Het aandachtsgebied cultuur en omgangsvormen gaat over vraag hoe mensen met mekaar omgaan. Het gaat hier over de zachte of informele vorm van omgangsvormen. In essentie gaat het om de basiswaarden van de bibliotheek.

Mensen: definitie Het aandachtsgebied mensen gaat in hoofdzaak over het managen van competenties (kennis en vaardigheden). Daarbij denken we enerzijds aan hoe de bibliotheek kennis en vaardigheden verwerft en verankert. Anderzijds gaat het ook over de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van de organisatie.

Resultaten: definitie Het aandachtsgebied resultaten gaat over wat de werkzaamheden van de organisatie hebben opgeleverd. Hier gaan we op zoek naar hoe de medewerkers dit beleven.

STAPPEN Welkom! ANALYSE VAN DE INTERNE WERKING VAN DE BIBLIOTHEEK

Stap 1: startvergadering met de bibliothecaris We maken een planning op en leggen afspraken vast: uitwerken verloop van het traject overlopen schriftelijke vragenlijst bepalen van geïnterviewden en andere te betrekken actoren informatie verzamelen (beleidsplan, jaarverslag, brochures,…)

Stap 2: infosessie voor alle medewerkers We informeren over het verloop van het traject: info over project: aanpak, doelstellingen… toelichten en verdelen schriftelijke vragenlijst

Stap 3: vragenlijsten De medewerkers vullen individueel een vragenlijst in en dienen deze in bij de bibliothecaris (in gesloten omslag). De bibliothecaris bezorgt de vragenlijsten aan WIVO. WIVO verwerkt de vragenlijsten en baseert op deze resultaten de vragen voor de volgende stap.

Stap 4: interviews De bibliothecaris en de medewerkers hebben een gestructureerd individueel of groepsgesprek met een consultant van WIVO.

Stap 5: observatie De consultants van WIVO observeren de werkzaamheden in de bibliotheek tijdens de openingsuren.

Stap 6: advisering en rapportering WIVO verwerkt de informatie uit de interviews en observaties en formuleert adviezen. Het rapport bespreken we eerst individueel met de bibliothecaris en stellen we tot slot van het traject voor aan alle medewerkers.

RESULTATEN Welkom! ANALYSE VAN DE INTERNE WERKING VAN DE BIBLIOTHEEK

23 bibliotheken gingen de uitdaging aan Anzegem Avelgem Beernem Blankenberge Damme De Haan Deerlijk Diksmuide Harelbeke Ichtegem Ingelmunster Kortemark Kortrijk Kuurne Lendelede Menen Meulebeke Staden Tielt Waregem Wervik Wevelgem Zwevegem

Voorbeelden van adviezen: strategie Mooie resultaten Fierheid op zichtbare mooie resultaten Ondernemende bib die inpikt op nieuwe trends En deze op een kwaliteitsvolle manier weet te integreren en te verankeren binnen de werking Afwegen van inspanningen en rendement Open, coöperatieve houding Basis voor brede publiekswerking Mix in aanbod Toegankelijkheid en laagdrempeligheid staan centraal Goede verstandhouding en afstemming met beleid Verder uitbouwen constructieve samenwerking op vlak van geïntegreerde beleidsplanning met cultuurdienst

Voorbeelden van adviezen: strategie Strategisch de focus scherp te houden op een brede publiekswerking Bereiken van moeilijkere doelgroepen (allochtonen, middelbare scholenwerking) Persoonlijk contact Meer uitpakken met troeven en realisaties Denkoefening over de verdere digitalisering van de bib

Voorbeelden van adviezen: structuur en werkorganisatie Informeel en formeel communiceren én meer systematiek in de werkorganisatie en interne communicatie Veel informele communicatie Valkuil: zaken gaan verloren; e-mail als communicatiemiddel volstaat vaak niet Manieren om informatie zo optimaal mogelijk te delen: balieboek of logboek, infomapje per medewerker, webmailtoepassing zodat iedereen informatie op PC terugvindt Afspraken via e-mails: leidt tot versnipperde communicatie Meer vanuit een structurele invalshoek en systematische manier informatie bijhouden (gedeeld systeem) Interne communicatie = zaak van iedereen Personeelsvergadering: meer inzetten als sterkte door frequentie/duur te verhogen en/of werken in kleinere groepen (creatieve werkvormen, cf. bibliotheekweek)

Voorbeelden van adviezen: organisatiecultuur en omgangsvormen Een goede sfeer en samenhorigheid Aangenaam (samen)werken Respect en waardering voor mekaars eigenheid en talenten Een mensgerichte leidinggevende Veranderingen in het team bespreekbaar maken Bespreekbaar stellen van spanningen Voorbereiden terugkomst medewerker Individueel gesprek met bibliothecaris: wederzijdse verwachtingen Indien nodig, een groepsgesprek: samen werken aan een teamgeest voor de toekomst Zie rapport bib Kuurne

Voorbeelden van adviezen: mensen Een nieuwe blik op verantwoordelijkheden (1) Herverdelen van verantwoordelijkheden: Tegengaan van afschermen van taken Competentieontwikkeling stimuleren Van deelgebieden  naar oplijsting deeltaken/verantwoordelijkheden Herverdelen van deze deeltaken/verantwoordelijkheden Flexibel omgaan met verantwoordelijkheden Aan bod laten komen op overleg Laten roteren Bij nieuwkomer totale taakverdeling herbekijken Nieuwe domeinen bespreken in functioneringsgesprekken Nieuwe domeinen bespreken op het overleg Zie rapport Kortrijk

Voorbeelden van adviezen: mensen Een nieuwe blik op verantwoordelijkheden (2) Opvolgen van verantwoordelijkheden  opvolging aangepast naargelang competenties en situatie: Weinig ervaring: kort-op-de-bal aansturing (nieuwkomers, nieuwe taken, andere werkwijze)  geleidelijk meer afstand Ruime ervaring: responsabilisering, geen detailcontrole (organisatie activiteiten, inrichten filiaal, routinematige taken) Zie rapport Kortrijk

Voorbeelden van adviezen: resultaten Behouden Grote klantentevredenheid: snel inspelen op vragen, hulpvaardig, ongedwongen sfeer Interessante activiteiten Bereiken Resultaten in team te bespreken, samen te evalueren en te zoeken naar alternatieven Zoeken naar sterkere lokale verankering Zie rapport bib Lendele